体系文件记录改编号格式

中粮生化能源(龙江)有限公司

文件、记录格式及编号规定

1 目的

对与管理体系有关文件的进行制定管理。 2 范围：

适用于本公司的管理体系有关的内部文件的编制。 3 职责：

3.1各部门负责使用本文件。

3.2品控部体系运行处负责按本文件内容形式审核各部门所制定的文件。 4 内容： 4.1文件形式

4.1.1每页的页眉左侧中粮生化能源（龙江）有限公司，右侧为4.1.2中间为文件的正式名称。 4.1.3文件内容

1 目的：简单扼要地说明制定该文件的目的是什么。

2 范围：该文件适用于哪些范围或应用领域。必要时还应说明不适用的范围和应用领域。 3 职责：哪些部门、岗位或人员对贯彻执行该文件负有责任。 4 内容：该文件的执行过程。 5 记录：本文件涉及的记录。 6 相关文件：与该文件相关的文件。 7 外来文件：与该文件相关的外来文件。 8附录：该文件具体需描述添加的内容。

4.1.4与上行文字空两行签写：批准、日期、审核、制定。

4.1.5页脚分别填写：编号按文件编号方式进行制定填写。版次用大写字母A,B,C,D等表示。修订次数用阿拉伯数字1,2,3,4等表示。发布、实施日期用XXXX.XX.XX表示。页数的表示形式

文件编号：WJ/SMP/002-01 第 1 页 共 7 页

1. 目的：为了规范本公司各类生产质量管理文件的分类编号及编写工作，特制定本规程。

2. 范围：本规程适用于公司内部各类生产质量管理文件的编号、编写及印刷。 3. 责任：质量管理部对本规程的实施负责。 4. 内容：

4.1 本公司的GMP文件系统按《药品生产质量管理规范》（98年版）分为“机构与人员”、“厂房与设施”、“设备”、“物料”、“卫生”、“验证”、“文件”、“生产管理”、“质量管理”、“产品销售与收回”、“投诉与不良反应报告”和“自检”共计十二部分组成， 每部分文件用其汉语拼音字母词头的大写字母表示，其缩写字母如下表：

4.2 每一部分文件包括“标准”和“记录”两大类。标准包括“技术标准（TS）”、“管理标准（SMP）”和“工作标准（SOP）”三类；记录（R）包括批生产记录、批检验记录、物料管理记录、设备使用、清洁记录等以及表、卡、证等凭证。

4.2.1 技术标准类文件：为技术性规范、准则、规定、办法、标准、规程和程序等 书面程序。

文件编号：WJ/SMP/002-01

重庆富士电梯有限责任公司管理文件

1.目的

为了使公司文件易于识别和检索，特制定此编号方法

2.适用范围

适用于富士电梯公司各部门制定的与质量、环境、职业健康安全管理体系相关的文件及记录。 3.职责分配 3.1质安中心负责编号方法的解释工作。

3.2质安中心负责公司管理手册和程序文件的编号，其它文件及记录由各制定部门根据此编号方法进行编号。

4.内容和要求

文件编号写在公司标准模板相应的位置，受控文件的分发号写在右上侧，分发号按部门代号来编。 记录编号应写在记录的上左侧，记录的序号写在右上侧。

4.1质量手册编号为： FJ/QCTEOMS/M口口 -口口口口

FJ是本公司的代号

QCTEOMS 代表质量环境职业健康安全（五标）管理体系

M是管理手册的代号 口口是顺序号

口口口口为编制时的年号 4.2程序文件编号为：FJ/QCTEOMS/P口口-口口口口 FJ是本公司的代号

QCTEOMS 代表质量环境职业健康安全（五标）管理体系

P是程序文件代号

口口是程序文件顺序号

口口口口为编制时的年号

4.3其他文件编号为： FJ/QCTEOMS/口/口口 口口口-口口口口

FJ本公司的代号

QCTEOMS 代表质量环境职业健康安全（五标）管理体系

口是文件种类代号，管理制度为 C;

记录报告编号编制办法

一、编制目的

为保证质量记录具有唯一性身份识别编码，并建立统一的编号规则，便于试验人员在为质量记录进行编号时有据可循，编制本办法。 二、编号规则

1、委托单：委托单的以汉语拼音大写WT+年月号+流水号编制，流水号每月一个循环。

如：WT-201405-01

2、任务单：委托单的以汉语拼音大写RW+年月号+流水号编制，流水号每月一个循环。

如：RW-201405-01

3、样品：样品的以汉语拼音大写YP+年月号+流水号编制，流水号每月一个循环。

如：YP-201405-01

当样品为多个时，应在流水号后加顺序号，以示区别。如混凝土试件在两组以上时：第一组YP-201405-01-1、第二组YP-201405-01-2、第三组YP-201405-01-3。 4、记录、报告：

记录采用：JL（记录的拼音大写）+年月号+试验项目拼音大写+流水号，流水号每月一个循环。

报告采用：（BG报告的拼音大写）+年月号+试验项目拼音大写+流水号，流水号每月一个循环。

三、试验项目样品标识对象见下表：（按计量认证附件编制）

序号 1 2 3 4 5 6 7

样品类别（项目名称） 水泥 粉煤灰 硅灰 矿粉 火山灰 砂（细集料）

文件名称 文件分类与编号管理规程 修 订 人 批 准 人 颁发部门 质量部 日期： 年 月 日 日期： 年 月 日 编 号 SMP-WJ-002-01 审 核 人 生效日期 日期： 年 月 日 年 月 日 文件页码 第1页 共6页 分发部门 ⑴质量部⑵办公室⑶生产部⑷供销部⑸设备动力部⑹财务部⑺技术开发部⑻质量保证室⑼中心化验室⑽提取一车间⑾颗粒车间⑿丸剂车间⒀糖浆车间⒁固体制剂一车间⒂发酵车间 ⒃饮片车间⒄锭剂车间⒅仓库⒆机修车间⒇提取二车间(21)固体制剂二车间 一、目 的：

制定文件分类与编号管理规定，规范文件分类与编号方法。 二、适用范围：

适用于所有GMP的文件分类、编号。 三、责 任 者：

质量部档案管理员对本规程的实施负责；质量部部长负责抽查本规程执行情况。 四、内 容： 1 文件命名要求 1.1 用字精简规范。

1.2 文件名称与文件目的和适应范围密切联系。

1.3 文件名称不能重复，同一个文件不能有两个不同名称，同一名称只能有一个文件。 1.4 文件名称除与目的和适应范围一致外，还要能体现文件系统的分类方法，并与内容相联系。 2 文件的分类规定

2.1文件

学海无涯

质量管理体系文件编号规定和标识规则

一、一级文件（质量手册）编号规定

质量手册编号由三部分组成：

第一部分：公司英文简写，即XX

第二部分：文件级别。质量手册的文件级别用A表示。

第三部分：版本号。版本号从0开始，第一次修改变为1，第二次修改变为2，依此类推。

举例：

质量手册

XX – A – 0

英文简写版本号

二、二级文件（程序文件）编号规定

程序文件编号由四部分组成：

第一部分：公司英文简写，即XX。

第二部分：文件级别。程序文件的文件级别用B表示。

第三部分：流水号。用1、2、3……依次排序。

第四部分：版本号。版本号从0开始，第一次修改变为1，第二次修改变为2，依此类推。

举例：

程序文件版本号

XX – B – 1 - 0

英文简写流水号

三、三级文件编号规定

三级文件编号由五部分组成：

第一部分：公司英文简写，即XX。

1

学海无涯

第二部分：文件级别。三级文件的文件级别用C表示。

第三部分：文件类别。

三级文件包括：工作依据、作业指导书、岗位职责。

a）工作依据类型：

“法规”表示为“FG”

“规章”表示为“GZ”

“公司内部制度”表示为“ZD”（意为“制度”）

“其他文件”表示为“QT”（意为“其他”）

b）作业指导书

作业指导书按用途分类，可分为：规范类、指南类、标准类、综合类。

技术文件编号及命名规则 湖南科明电源有限公司 编号： km-001 版/次：A/1 1 目的和适用范围 对湖南科明电源有限公司开发部技术类文件实行有效控制和规范管理，适用于湖南科明电源有限公司2016年02月1日以后的技术文件的编制。 2 编号规则 由文件类别、部门代号及文件顺序组成 例如： J S 1 0 0 0 1 / 0 0 1 -W 0 0 0 P 文件类别公司部门产品代号图纸类别图纸流水号英语字母 文件类别 部 门 顺序号 2．1 文件类别组成 JS1：为结构技术文件； JS2：软件技术文件； JS3：为工艺技术文件； JS4：硬件技术文件； JS5：为检验技术文件； JS6：设计技术管理文件； 2.2 部门代号 部门代号：00：科明电源公司 01：开发部 02：技术部03：质管部 2.3 顺序号组成 顺序号由产品代号（前三位数）+图类代号（字母+

技术文件编号规范

（ISO9001：2015）

1. 目的

规范和统一设计文件的编号，使设计文件便于生产组织及存档管理。 2． 范围

适用于公司内所有技术图纸及技术文件。 3． 职责

3.1 设计人员对各类图纸、表格、设计变更单，技术核定单要统一分类，随

时记录，避免编号重复。

3.2 各设计小组主任负责各单项工程的编号登记工作。 4． 程序

4.1 工程设计文件中只有设计图纸、图表及材料表进行统一编号，设计说明、

图纸目录、工程项目表、计算书不编制图号、分别编写页次、总页次。 4.2 工程设计图纸和图表必须标明工程名称，项目名称、图号或编号等。 4.3 工程设计图纸、图号编制方法。 4.3.1 结构图纸、图号编制。

分格图（或立面图）图号 A 例 顺序号 A01 立剖图 B B05 平剖图 C

学海无涯

质量管理体系文件编号规定和标识规则

一、一级文件（质量手册）编号规定

质量手册编号由三部分组成：

第一部分：公司英文简写，即XX

第二部分：文件级别。质量手册的文件级别用A表示。

第三部分：版本号。版本号从0开始，第一次修改变为1，第二次修改变为2，依此类推。

举例：

质量手册

XX – A – 0

英文简写版本号

二、二级文件（程序文件）编号规定

程序文件编号由四部分组成：

第一部分：公司英文简写，即XX。

第二部分：文件级别。程序文件的文件级别用B表示。

第三部分：流水号。用1、2、3……依次排序。

第四部分：版本号。版本号从0开始，第一次修改变为1，第二次修改变为2，依此类推。

举例：

程序文件版本号

XX – B – 1 - 0

英文简写流水号

三、三级文件编号规定

三级文件编号由五部分组成：

第一部分：公司英文简写，即XX。

1

学海无涯

第二部分：文件级别。三级文件的文件级别用C表示。

第三部分：文件类别。

三级文件包括：工作依据、作业指导书、岗位职责。

a）工作依据类型：

“法规”表示为“FG”

“规章”表示为“GZ”

“公司内部制度”表示为“ZD”（意为“制度”）

“其他文件”表示为“QT”（意为“其他”）

b）作业指导书

作业指导书按用途分类，可分为：规范类、指南类、标准类、综合类。

技术文件编号规范

（ISO9001：2015）

1. 目的

规范和统一设计文件的编号，使设计文件便于生产组织及存档管理。 2． 范围

适用于公司内所有技术图纸及技术文件。 3． 职责

3.1 设计人员对各类图纸、表格、设计变更单，技术核定单要统一分类，随

时记录，避免编号重复。

3.2 各设计小组主任负责各单项工程的编号登记工作。 4． 程序

4.1 工程设计文件中只有设计图纸、图表及材料表进行统一编号，设计说明、

图纸目录、工程项目表、计算书不编制图号、分别编写页次、总页次。 4.2 工程设计图纸和图表必须标明工程名称，项目名称、图号或编号等。 4.3 工程设计图纸、图号编制方法。 4.3.1 结构图纸、图号编制。

分格图（或立面图）图号 A 例 顺序号 A01 立剖图 B B05 平剖图 C