备件采购管理流程

备品备件流程管理规范

第一条、目的及定义

一、为规范、科学、合理地组织备件供应，满足设备运行需要，在保证公司设备正常维修和维护的基础上，保持合理库存，最大限度降低采购成本和储备资金，提高公司经济效益，特制定本流程管理规范。

二、备品备件是指已投入运行的生产线所用设备、物品和设备零部件（以下统称备件）。

第二条、备件供应流程的组织架构和职责分工

一、供应组织机构框图

二、部门职责分工：

1、各生产使用单位：备品备件采购需求的提出

2、设备管理部或生产技术部：负责入围供应商的选择、技术规范的把控、监造，并参与最终的验收和入库检验。

3、物资部：负责公司备品备件的招议标、合同签订、付款、催货等采购工作，同时负责设备的接货、保管、出库等库房管理工作；

三、备件流程涉及的主要岗位及岗位职能

1、采购员：负责提报本单位材料需求计划，严格按照标准的物资分类填报物资名称、规格型号、图号、需求数量、用途、需求时间。填报材料支领申请单。负责汇总出库物料出现的质量问题并进行反馈。对于生产部门的材料员要求具备一定的专业技术水平。

2、部门部长：审核本单位的材料需求计划，审核材料支领申请单

3、主管公司经理: 审核管辖单位的需求计划的合理性,审核支领单

4、计划员：

机电辅材：审核物资需求计划的合

1、目的

为规范备件采购管理工作，防止设备因备件短缺而停机待修，或因备件质量不良引起设备运转不正常， 为降低采购成本，并防止因管理不善或使用不当而造成浪费，特对零配件采购做出分级采购制度。 2、范围

本制度适用于公司所有设备的备品配件管理。 3、定义 无 4、职责

4.1各生产部门、设备部负责备件的申购，设备部负责备件验收。 4.2供应链负责对备件按分级要求进行采购。 5、流程

无 6、内容 6.1 备件分级

6.1.1按照备件使用环境及重要性，将配件的采购分A、B、C级三类进行采购管理。 6.1.2分级原则

1）A类：设备关键部位零配件，需采购原装或进口配件。如胶机类、刀辊类、伺服电机类、 精密电气类配件以及特殊皮带和轴承等。

2）B类：设备次关键部分零配件，需采购进口或国产质量优等的配件。如传动同步带类、 输送平皮带类、高负载加工类、传动轴承类，普通电气类以及发热管等。

3）C类：设备一般部分或低负载零配件，需采购国产正规厂家生产配件；如导辊类、低负 载加工类、劳保用品、日常用品。 6.2外协加工件分级

按照外协加工件使用环境及重要性，将外协机械配件分A、B

一，下单：

1.一般情况下，采购人员接到缺料，获取缺料以下基本信息：存货编码，产品型号，数量。

2.分析缺料信息是否合理，再将订单下给供应商，订单必须含有以下信息：材料型号，数量，单价，金额，计划到货日期。

3.采购审核员按照具体情况进行订单审核

4.订单FAX给客户以后，采购人员需要与客户核对采购信息，同时要求签字回传。

二，跟催：

采购订单完毕以后，采购人员按照采购订单上要求的供货日期，采用时间段向供货商反复核对到货日期直至材料到达我公司。

三，入库：

一）.实物入库：

收货员收材料之前需核对供应商的送货单是否具备以下信息：供应商名称，订单号，存货编码，数量；如订单上的信息与采购订单不符，征求采购人员意见是否可以收下。

二）.单据入库：

采购人员按照检验合格单，将检验单上的数据入到中，便于以后对帐。但也存在些问题，表现为：1.外加工的检验合格单没有入库；2.采购入库订单号和数量比较混乱。

四，退货：

采购填写退货单，进行订单退货。

五，对帐：

一），月结表：

每个月月初，各供应商将上月月结表送至我公司，采购人员按照我公司收货员签字的送货单，我公司的入库单据和单价表核对月结表。

目前月结表中出现以下不足之处：无订单号，存货编码，退货数量，上月欠款余额，发生额至本期欠款余额等

运营手册

包头市蒙康医药连锁有限公司

2016 年 01 月 01 日

（内部资料、严谨外泄）

1

蒙康药房采购、配送管理

蒙康医药连锁依托于2015年GSP认证达标企业内蒙古益福医药有限责任公司进行委托配送，相关流程如下：

1、普药、中药计划（流程图1）

门店接到货后凭随货单与实货进行核对验收，并从系统提取配送申请单

完成审核入库并打印入库验收单

进入结算流程

由商业公司直接送货至相应门店 商业（升华、信泰恒、腾翔等）各门店电话报计划至相应商业（升华、信泰恒、腾翔等）并说明门店名称

各店依据实报计划在海典系统填写配送申请单 货物流转的信息（批号、效期、电子监管码等）发至益福医药，由李堃负责将数据经系统传输至蒙康连锁总部 开销售出库至益福医药 由连锁总部传输至各门店 门店验收人员在随货单和入库验收单上签字确认，将票交商业送货员 商业凭益福入库票据结款

业务员凭签字票据换取益福入库票据

2

2、统采产品计划

为了防止断货，降低成本，统采产品须备有库存。 益福公司内代理人的产品合作办法

因代理人和连锁部同属于一个委托配送企业，故每周六由连锁采购部填写调拨申请单，经代理人同意后，按照2015年益福医药结算价（详见附

采购管理（草案） 1.目的 ............................................................................................................................................ 2 2.适用范围 .................................................................................................................................... 2 3.权责 ............................................................................................................................................ 2 4.名词定义 ...........................................................................

内部资料（注意保密，不得外传）

发布日期：

采购管理流程

文件编号： 版本：

编制： 李文益 日期： 审核： 徐国平 日期： 审批： 吕小平 日期：

主导部门：采购管理部

年 月 日 实施日期： 1 年 月 日

采购管理流程采购管理流程供应商原合作供方表 示合作意向 新供方自行推 销

版本/修订

A/1

施工单位

技术管理部/工程管理 部/市场营销部主动收集新供 方信息 供应商资质审 查及筛选 组织对供应商 考察 汇编合格供应 商资料库并组 织评审

采购管理部

成本管理部

项目公司主动提供新供 方信息

分管副总裁

总裁

支持性文件及记录

供应商关系日常维护

审核 三级节点计 划 编制项目材料设 备总体需求计划

审批

编制甲供材预 算书 图纸和选型 定板方案

《三级节点计 划》《采购范围及 方式分类表》 《战略采购作 业》 《材料设备招 标管理流程》

采购范围及方式 分类表 编制甲供材料 月度计划总表

审批

编制甲供材 采购计划及 招标计划

审批 《战略采购作 业指引》

材料设 备招标 管理

材料设 备招标 管理 战略采 购

《甲供材料月 度计划总表》

非战略 采购

采购管理

《材料设备选

篇一

一、目的：

规范公司采购流程，提高采购工作效率，从而为生产的顺利进行提供保障，并最大化降低企业成本，为企业带来更大的资金支持。

二、适用范围

适用本公司范围内采购管理

三、内容

（一）总则：为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。

（二）基本流程：采购需求—寻找供应商—询价、比价、议价—采购洽谈—合同的签订—交货验收—质检—入库—计划对账—财务结算

（三）采购流程图如下：

四、制度细则

（一）采购需求的提请

1、定义：采购需求是指某部门根据生产经营需要确定一种或几种物品，并按照规定的格式填写，按照即定流程申请获得这些物品的过程。

2、采购需求流程如图：
3、请购单的要素

完整的请购单应包括以下要素：

l 请购的部门；

l 请购物品所属项目；

l 请购的用途；

l 请购的物品名；

l 请购的物品数量；

l 请购的物品规格；

l 请购物品的样品、图纸或技术资料等；

l 请购物品的需求时间；

l 请购如有特殊需要请备注；

l 请购单填写人；

l 请购的部门负责人；

l 请购单的审核人；

l 财务审核人；

l 公司总经理。

4、请购单及其提请规定

l 请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门。

l 请购部门在提交

备件管理方案

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备件管理方案

结合公司备件管理的现状，制定加强管理的方案如下：

一．公司备件管理现状

1.备件库房里存放有常用易损备件，缺少一些重要设备的关键备件，而往往就是这些关键备件导致设备停机，影响生产。

2.机修班的一些体积大的备件存放不便，更换下来的旧备件存放混乱。

3.备件种类繁多：同种设备，由于制造厂家不同、制造时间不同，所用的同种备件的规格也不同。

4.有很多备件都是由设备制造厂家提供。

5.有些备件磨损后，可以修复再利用。

6.备件无统一管理，每个分厂的备件由各厂的设备管理员和机修管理。

7.备件的领用无严格规定。

通过在生产车间的了解，备件的管理存在以上诸多问题。为确保设备的正常运行，保证产品的产量和质量，应采取有效措施加强公司的备件管理。

二．加强备件管理的措施

为加强备件管理，首先要收集每台设备的备件情况；然后对备件进行分类；进而确定各种备件的合理储备额；建立《设备备件台帐》，详细记录各种备件信息，统计备件寿命；对关键备件现场使用进行质量跟踪调查；最后回收旧备件，修旧利废。

A.备件分类：

根据设备的实际情况，详细注明每台设备的备件信息：备件的名称、型号

备件管理制度

备件工作流程图 消耗量 资金计划\\制作备件订单 审批\\上报订单 库存清单 信息反馈 分析报告 其它信息 盘点 整理上架 定位存放 订货跟踪 到货验收 清点入库 备件索赔单 领料日报 领料单 清洁、保养 出库 入库清单 单据审批上报 收集信息，制订计划，审批上传，动态跟催。 凭单验货，依货制单，差异制单，单单相符。 出库凭单，先单后料，依单发料，验料签单。 人人有责，各负其责，出入分离，科学管理。

备件工作流程描述，

收集信息，制订计划，审批上传，动态跟催

1．备件计划员应根据备件的消耗情况、库存情况，服务顾问提供的缺件登记情况(对缺件要签字确认并30分钟内向业务部提供解决方案和预计解决时间)，车间提供的维修信息及季节等因素合理预测下一周期需求量（要用excel计算再调整，对突变量要了解分析原因），制定备件计划。由计划员制作《采购申请单》（订单底稿）报备件经理审核，报站长召开相关会议，修改订单，报材料会计审

核，站长、服务总监审批。

2. 审批完《订单底稿》后，计划员依《订单底稿》制作《采购计划》（订单），相关审核后，发往厂家完成订货并将单据及时报财务备案。备件计划员要电话跟踪催促主机厂及时发

备件管理制度

备件工作流程图 消耗量 资金计划\\制作备件订单 审批\\上报订单 库存清单 信息反馈 分析报告 其它信息 盘点 整理上架 定位存放 订货跟踪 到货验收 清点入库 备件索赔单 领料日报 领料单 清洁、保养 出库 入库清单 单据审批上报 收集信息，制订计划，审批上传，动态跟催。 凭单验货，依货制单，差异制单，单单相符。 出库凭单，先单后料，依单发料，验料签单。 人人有责，各负其责，出入分离，科学管理。

备件工作流程描述，

收集信息，制订计划，审批上传，动态跟催

1．备件计划员应根据备件的消耗情况、库存情况，服务顾问提供的缺件登记情况(对缺件要签字确认并30分钟内向业务部提供解决方案和预计解决时间)，车间提供的维修信息及季节等因素合理预测下一周期需求量（要用excel计算再调整，对突变量要了解分析原因），制定备件计划。由计划员制作《采购申请单》（订单底稿）报备件经理审核，报站长召开相关会议，修改订单，报材料会计审

核，站长、服务总监审批。

2. 审批完《订单底稿》后，计划员依《订单底稿》制作《采购计划》（订单），相关审核后，发往厂家完成订货并将单据及时报财务备案。备件计划员要电话跟踪催促主机厂及时发