电子文件管理与传统档案管理的区别

介绍了电子文件的特点,论述了档案信息电子化的优势,指出了当前应抓好的几项主要工作以及今后应该注意的问题。

维普资讯

科技情报开发与经济文章编号：0 5 6 3 (06)8 0 9— 2 10 - 0 3 2 0 1— 0 6 0

S IT C F R A I N D V L P E T&E O O C- E H I O M TO E E O M N N C N MY

20 06年第 l卷 6

第 l期 8

收稿日期：06 0— 0 20 - 5 1

试论电子文件时代的档案管理陈奇星(太原市广播电视总台，山西太原，3 0 4 002 )摘要：介绍了电子文件的特点，论述了档案信息电子化的优势，出了当前应抓好的指

几项主要工作以及今后应该注意的问题。

关键词：电子文件；档案管理；档案信息电子化中图分类号： 2 6 G 7文献标识码： A

信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

1电子文件及其特点 3档案信息电子化的特点与优势所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：第一

所谓档案信息电子化，就是以馆(藏档案资料(室

; 随着办公自动化的进一步深化和CAD、CAM技术的推广应用，特别是电子计算机和现代通信技术相结合的信息技术产业的迅猛发展，电子文件大量产生。由电子文件“转会”形成的电子档案的入盟给档案管理带来了一次革命性的挑战。如何正确认识这种挑战，笔者欲就教于档案界同仁，以便正确认识我们“新的记忆”。 挑战之一：实现思维方式的转变和观念更新。电子档案是档案的重要组成部分，然而有些人却将其拒之门外，或者只作为资料或副本保管，果真如此，则在不久的将来，我们将没有象样的档案可以接收，人类的历史将面临断代。对电子档案重要性的认识需要转变长期以来以纸质档案管理利用为基础的传统思维模式，建立以电子档案为基础的新型思维模式，实现由纸质文件的“现代观念”向电子档案的“后现代观念”转变。 挑战之二：要保证电子文件信息的可识读性。纸质文件信息与载体安全，信息的可识读性是自然而然的。而电子文件却不同，外表看来保存完好的磁盘，由于环境（硬件、软件、加密、编码方式等）的变化，信息去不可读。电子文件的信息内容是以特定的编码形式记录下来的，信息技术的发展不断有新的编码替代原来的编码，电子文件各自所有的编码方式和迅速变化的计算机系统运行环境间矛盾会越来越尖锐。这是电子档案管理遇

武汉市红利医用纺织品有限责任公司

文 件 档 案 管 理 制 度

编制单位：行政部

编制时间：二 ○ 一 一 年 二 月 十 七 日

文件档案管理制度

《文件档案管理制度》

为了加强公司文件、合同等重要资料的档案管理工作，进一步规范档案管理工作秩序，特制定本制度。 一、档案管理方式与组织

公司档案以集中管理为主，采取集中与分散管理相结合的方式。即公司档案由综合办公室集中统一管理，相关部门分类管理相关档案，以便及时利用、维护档案的完整与安全。各部门要落实专人具体抓好自行管理部分的档案管理工作。 二、归档档案范围

（一）政府机关、上级部门发来的与本公司有关的决定、建议、提示、命令、条例、规定、通知等等资料。

（二）公司对外的正式发文、与有关单位来往的文书、公司的请示及上级机关的批复等。

（三）内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报等。

（四）与有关单位签订的合同、协议书等法律文书。

 （五）主管任命书等资料，以及关于员工奖励、处分的文件资料。 （六）公司的历史沿革、大事记及反映主要活动的简报、照片、录音、录像等资料。



百度文库- 让每个人平等地提升自我

1 安全生产文件档案管理制度

1 目的

为了规范安全生产文件档案的管理，确保文件档案的完整性、合理性、科学性，使其为今后工作开展提供参考资料和文献，特制定本制度。

本制度适用于公司与安全生产有关的文件档案的管理。

2 职责

2.1 生产部负责制定本制度，并负责综合监督管理。

2.2 各单位负责本单位文件档案的管理，并负责监督检查和考核。

2.3 各单位安全员负责本单位文件档案的收集、归档和保管。

3 内容

3.1 文件资料收集

安全生产文件档案内容如下：

3.1.1 国家有关安全生产法律法规、标准规范及其他要求。

3.1.2 上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等。

3.1.3 公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、领导指示材料等。

3.1.4 安全生产工作计划、总结、报告等。

3.1.5 各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等。

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2 3.1.6 供应商、承包商相关材料。

3.1.7 安全设施检测、校验报告、记录等。

3.1.8 安全、职业卫生评价报告。

3.2 立卷归档

3.2.1 文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷，保证档

案的

安全生产文件档案管理制度

1 目的

为了规范安全生产文件档案的管理，确保文件档案的完整性、合理性、科学性，使其为今后工作开展提供参考资料和文献，特制定本制度。

本制度适用于公司与安全生产有关的文件档案的管理。 2 职责

2.1 生产部负责制定本制度，并负责综合监督管理。

2.2 各单位负责本单位文件档案的管理，并负责监督检查和考核。 2.3 各单位安全员负责本单位文件档案的收集、归档和保管。 3 内容

3.1 文件资料收集

安全生产文件档案内容如下：

3.1.1 国家有关安全生产法律法规、标准规范及其他要求。 3.1.2 上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等。

3.1.3 公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、领导指示材料等。

3.1.4 安全生产工作计划、总结、报告等。

3.1.5 各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等。

3.1.6 供应商、承包商相关材料。

3.1.7 安全设施检测、校验报告、记录等。 3.1.8 安全、职业卫生评价报告。 3.2 立卷归档

3.2.1 文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷，保证档案的齐全、完整，能反映安全生产主要情况，

声像档案管理

一、声像档案的归档范围

?（一）本单位主要职能活动和重要工作成果的声像材料；

?（二）领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的声像材料； ?（三）本单位组织或者参加的重要外事活动的声像材料；

?（四）本单位重要工程建设、重大技术改造和技术引进中形成的声像材料； ?（五）本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象

的声像材料；

?（六）本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗

和著名人物的声像材料；

?（七）其他具有保存价值的声像材料。

二、声像档案的归档要求

?（一）属于归档范围的声像材料，形成部门和人员应当及时向本单位档案部门归档，不得私自保存或者据为已有；

?（二） 归档的声像材料必须是原版、原件，底片与照片影像应当一致；归档的声像材料必须图像清晰，声音清楚，底片不得磨损；

?（三）对于需要永久、长期保存以录音带、录像带和磁带等磁性材料为载体的声像资料，立档单位应当将其制成光盘。光盘与录音带、录像带和磁带等同时归档，分别整理、编目、保管，并注明互相参见号；

?（四）归档的数码照片必须按照规定格式和规格制作光盘保存； ?（五）归档的声像材料应当加以相应的文字说明；

安全生产许可证延期

X x x x

设

备

管

理

档

案

安全生产许可证延期

设备管理档案

目录

设备档案表 (1)

附属设备及附件 (2)

易损件明细表 (3)

主要零部件﹙更换﹚报废登记 (4)

设备（大、中）维修记录 (5)

设备事故台帐 (6)

设备验收记录 (7)

机械设备报废申请表 (8)

设备技术改造验收记录 (9)

安全生产许可证延期

设备档案表

1

安全生产许可证延期

附属设备及附件

2

安全生产许可证延期

易损件明细表

3

安全生产许可证延期

主要零部件﹙更换﹚报废登记

4

安全生产许可证延期

设备（大、中）维修记录

5

安全生产许可证延期

设备事故台帐

6

安全生产许可证延期

设备验收记录

7

安全生产许可证延期

机械设备报废申请表

8

安全生产许可证延期

设备技术改造验收记录

9

安全生产许可证延期

——因为专注 所以专业

公司档案管理规定

为规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。特制定本规定。

一、档案收存的范围

1、 公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；

2、 公司收到的公文，如政府职能部门及上级公司发来的与本公司有关的通知、条

例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件； 3、 本公司与其他单位来往的文书及权益文书等； 4、 公司领导的批示、指示等；

5、 重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会

议简报、会议记录等；

6、 反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等； 7、 公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报； 8、 本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料； 9、 本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工

劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料； 10、 本公司发布的各类广告、宣传材料；

11、 本公司的历史沿革、大事记

《档案管理》例题

第一章档案概述 单项选择题

1、档案产生的前提条件是（ ）

A、人类的产生 B、语言的出现 C、文字的发明 D、生产的发展 2、根据现有材料记载，“档案”一词最早出现在（ ）时期。 A、殷商 B、两汉 C、唐宋 D、明末清初

3、国家档案全宗是（ ）档案工作和档案学中的专业术语。 A、世界 B、欧美 C、亚洲 D、社会主义国家 4、革命历史档案的年限为（ ）。

A、1949年以前 B、1949年以后 C、1921年~1949年 D、1919年~1949年 5、私人档案可通过（ ）的方式进馆，但档案的所有权仍归个人所有。 A、捐赠 B、出售 C、寄存 D、交换

6、公务档案在形成单位保存一定时期后，（ ）国家档案馆。 A、必须捐赠给 B、必须出售给 C、必须寄存在 D、必须移交给 7、迄今我国所发现的最早档案是（ ）档案。 A、结绳 B、甲骨 Ｃ、刻契 Ｄ、陶器 8、档案的( )作用，是档案不同于和优于其他各种资料的最基本的特点。 A、参考 B、历史 C、法律 D、凭证

9、档案作用发挥程度取决于人们对档案的（ ）程度。 A、关心 B、利用

《档案管理》例题

第一章档案概述 单项选择题

1、档案产生的前提条件是（ ）

A、人类的产生 B、语言的出现 C、文字的发明 D、生产的发展 2、根据现有材料记载，“档案”一词最早出现在（ ）时期。 A、殷商 B、两汉 C、唐宋 D、明末清初

3、国家档案全宗是（ ）档案工作和档案学中的专业术语。 A、世界 B、欧美 C、亚洲 D、社会主义国家 4、革命历史档案的年限为（ ）。

A、1949年以前 B、1949年以后 C、1921年~1949年 D、1919年~1949年 5、私人档案可通过（ ）的方式进馆，但档案的所有权仍归个人所有。 A、捐赠 B、出售 C、寄存 D、交换

6、公务档案在形成单位保存一定时期后，（ ）国家档案馆。 A、必须捐赠给 B、必须出售给 C、必须寄存在 D、必须移交给 7、迄今我国所发现的最早档案是（ ）档案。 A、结绳 B、甲骨 Ｃ、刻契 Ｄ、陶器 8、档案的( )作用，是档案不同于和优于其他各种资料的最基本的特点。 A、参考 B、历史 C、法律 D、凭证

9、档案作用发挥程度取决于人们对档案的（ ）程度。 A、关心 B、利用