公文档案整理规范

附件5

长沙市经发房地产开发有限公司八方小区二期项目

工程档案整理规范

一、资料整理的原则

根据城建档案管理的有关规定及公司要求，为进一步规范项目档案工作，提高档案的案卷质量，根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》

（GB/T11822-2000）、《城建档案业务管理规范》（GJJ/158-2011）以及《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）制定本标准。建设工程竣工档案的整理立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用；电子档案和声像档案的归档整理按有关规定执行。

二、资料整理的要求

建设工程竣工档案整理工作内容包括工程档案的分类、排列、编号、编目、装订、填写移交目录六个工作程序。

（一）文件材料的组卷要求

1、资料的排列：建筑工程档案的排列按照本规范及附件5.1《长沙市经发房地产开发有限公司八方小区二期项目建筑工程竣工档案移交目录》进行组织排列，排列时应考虑各项工程管理程序或施工工序之间的联系。

2、资料的组卷：一个建设工程项目由多个单位工程组成时，应按单位工程组卷；工程综合性文件（如：施工许可证、规划许可证、施工图审查意见书、联合验收备案表等相关综合性文件）由建设单位整理组卷，分片区开

文书档案整理规范

市档案局企事业业务指导科

档 案

档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录，是社会成员（组织与个人）在其社会活动中直接形成并具有保存价值的原始记录。

类别设置

机关、事业单位档案分类

1、文书档案

2、会计档案

3、基本建设档案

4、设备、仪器档案

5、照片档案

6、底片档案（也可与照片档案合装）

7、录音、录象带、光盘档案

8、其他特殊载体档案（如磁盘、软盘、缩微胶片）

9、 教学档案

10、科研档案

11、病历档案

12、其他专门档案

（如水利工程档案、城市建设档案、诉讼档案）

工业企业档案分类

1、党群工作类（代字：DQ）

2、行政管理类（代字：XZ）

3、经营管理类（代字：JY）

4、生产技术管理类（代字：SC）

5、产品类（代字：CP）

6、科学技术研究类（代字：KY）

7、基本建设类（代字：JJ）

8、设备仪器类（代字：SB）

9、 会计档案类（代字：KJ）

10、干部职工档案类（代字：GB）

11、特殊载体档案（声像档案）（代字：TS）

12、实物档案（代字：SW）

文书档案的概念

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的。概括地讲，文书档案是国家机关

文书档案归档整理规范

作者：王大忠文章来源：本站原创点击数：401 更新时间：2012-5-19

一、总设 （一）、归档文件

广义上的归档文件是一个泛指性概念，包括机关形成须归档保存的所有文件材料。《规则》对这一概念的使用和限定，使“归档文件”具有了专指性意义，即“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案、保存的各种纸质文件材料”。 其中，“办理完毕”是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中否定在发挥作用。比如请示与批复，在复文发出或收到以后。在文书处理上就算已办理完毕；本机关的发文，文件印发也就算办理完毕。但：有的文件如请示、报告等需要上级部门给予批复、批示和答复的，要等待批复，批示答复，收到后再归档。有的文件，如计划，规则、请示、规定等，在贯彻执行上需要很长时间，但印发或传阅后，其文书处理程序已经完成，也算办理完毕。

《规则》对适用的归档文明种类进行了限定，明确为纸质文书材料。这是因为本标准旨在对文书立卷工作进行改革。暂不涉及科技、会计等专门档案，以及声像、电子等特殊载体档案的整理工作。（也就是过去科技档案用什么方法，现在继续用什么方法。） （二）、归档文件整理

归档文件整理，就

1、法定公文又称通用公文，是指在党政机关、团体、企事业单位中普遍通行适用的，具有法定效力和规范体式的公文；专用公文是指局限在一定的工作部门和特定的业务范围内根据特殊需要而使用的公文；事务文书又称业务文书或日用文书，是机关、团体、企事业单位处理日常事务所使用的非正式文件的统称，如计划、总结、简报、报表、记录、调查报告等 2、公文的主要特点有：法定作者、法定效力、特定体式

3、法定作者：大多公文是以机关名义制发的，但有时也以领导名义制发，如命令、议案等，都在文件上签名，撰拟公文的不能视为法定作者，他们只是机关的代言人，法定作者这一特点，体现了公文高度的严肃性；公文法定效力大小取决于制发机关地位的高低和职权范围的大小与公文内容的重要程度；

4、公文办理主要包括：收文办理、发文办理和整理归档；收文办理包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复；发文办理包括复核、登记、印刷、核发等，这些程序不能随意省略或颠倒 5、公文处理程序：公文拟制、公文办理、公文管理 6、公文拟制包括草拟、会签、审核(办公室（厅）)、签发 7、公文分类

按适用范围分为15类；按性质作用分为法规性公文、指挥性公文（命令、决定、通知、意见、批复）、报请性公文（报告、请示、议案

公文格式规范标准

一、公司常用对外公文种类及区别

（一）请示。请示是向主管上级机关请求对某项工作或问题作出指示、给予答复、审核批准时所使用的公文。 撰写请示需掌握的三要领：一是详细、准确地写明请示事由。不仅应在标题上写清，还要在正文里写明请示什么问题，为什么要向上级请求。请示事项要专题专文，以便上级及时答复。二是明确提出本单位对解决这一问题的意见，供上级参考。意见要写得有理有据，必要时可引证有关现行政策、规定条文。如单位意见分岐，要分别陈述不同意见内容，并加以分析比较，还可提出倾向性意见，供上级权衡、批复。三是具体提出对上级的要求。包括希望按某个最佳方案批示；由于时间限制，或事态严重，希望上级尽快答复，甚至务请在什么时限内答复；提请上级批复时需要注意或强调的问题，否则可能引起什么不良后果；行文中切勿使用要挟的言辞。

（二）报告。报告是陈述性文件。按内容可分为专题报告、综合报告、总结报告；按时间可分为年度报告、季度报告、月份报告和工作进程报告等。

报告的撰写一般可分为四个部分：一是情况或问题。二是原因。三是建议意见。

（三）函。函是不相隶属单位之间相互洽谈工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的

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公文。

公文格式规范标准

一、公司常用对外公文种类及区别

（一）请示。请示是向主管上级机关请求对某项工作或问题作出指示、给予答复、审核批准时所使用的公文。 撰写请示需掌握的三要领：一是详细、准确地写明请示事由。不仅应在标题上写清，还要在正文里写明请示什么问题，为什么要向上级请求。请示事项要专题专文，以便上级及时答复。二是明确提出本单位对解决这一问题的意见，供上级参考。意见要写得有理有据，必要时可引证有关现行政策、规定条文。如单位意见分岐，要分别陈述不同意见内容，并加以分析比较，还可提出倾向性意见，供上级权衡、批复。三是具体提出对上级的要求。包括希望按某个最佳方案批示；由于时间限制，或事态严重，希望上级尽快答复，甚至务请在什么时限内答复；提请上级批复时需要注意或强调的问题，否则可能引起什么不良后果；行文中切勿使用要挟的言辞。

（二）报告。报告是陈述性文件。按内容可分为专题报告、综合报告、总结报告；按时间可分为年度报告、季度报告、月份报告和工作进程报告等。

报告的撰写一般可分为四个部分：一是情况或问题。二是原因。三是建议意见。

（三）函。函是不相隶属单位之间相互洽谈工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的

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公文。

一、单选题

1.保持档案的历史联系，首先应保持档案在( C )。 A.时间上的联系 B.内容上的联系 C.来源上的联系 D.形式上的联系 2.全宗内档案分类的基本要求是（ D） A.主观性 B.抽象性 C.多样性 D.逻辑性 3．档号2-6-38-15中的38代表（C） A.页号或件号 B.目录号 C.案卷号 D.全宗号

4.全宗有多种补充形式，其中一种按照一定的特征组成的、档案的数量很少的若干全宗的集合的形式是（ B ） A、联合全宗 B、全宗汇集 C、档案汇集 D、全宗群

5.两个单位合并，一般应形成（ C ）个全宗。 A、1 B、2 C、3 D、4 6.全宗汇集的形成原因是（ B ）。

A、文件联系密切，难以分开 B、性质相近，档案数量少 C、所属全宗不复存在 D、档案不知所属全宗 7.整理工作的第一项工作是（B）。

A.立卷 B.区分全宗 C.拟定案卷标题 D.编目 8.以下内容中，（ C ）不属于档案整理的编目程序内容。

A、填写卷内文件

党政机关公文处理工作条例

第一章 总则

第一条 为了适应中国共产党机关和国家行政机关（以下简称党政机关）工作需要，推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，制定本条例。

第二条 本条例适用于各级党政机关公文处理工作。

第三条 党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条 各级党政机关应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作。

第七条 各级党政机关办公厅（室）主管本机关

的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章 公文种类

第八条 公文种类主要有：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布

1、Word下如何使用着重号

在Word中我们可以把着重号请到工具栏上。打开“工具—自定义”命令选项，打开“自定义”对话框。在“命令”标签卡下的“类别”栏里选中“所有命令”选项。此时在右边“命令”栏中会出现按字母升序排列的所有命令，我们找到ABC头上有三点的“DotAccent”命令，选中后按下鼠标左键，将它拖到工具栏上，释放鼠标。当你在Word中选中要着重标示的文字后，再点击这个“着重号”命令就可以了。

2、让Word表格快速一分为二

将光标定位在分开的表格某个位置上，按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键。这时你就会发现表格中间自动插入一个空行，这样就达到了将一个表格一分为二的目的。

3、Word中巧用Alt键

按住Alt键再拖动左右（上下）边距，可进行精确调整，在标尺上会显示具体值。

4、巧用定位选条件单元格

Excel表格中经常会有一些字段被赋予条件格式。如果对它们进行修改，那么首先得选中它们。可是，在工作表中，它们经常不是处于连续的位置。按住ctrl键逐列选取恐怕有点麻烦，其实，我们可以使用定位功能来迅速查找并选择它们。方法是点击“编辑—定位”菜单命令，在弹出的“定位”对话框中，选中“条件格式”单选项，此时，下方的“全部”和

公文管理：

一．公文管理介绍

公文管理的定义

公文，全称公务文书，是指行政机关、社会团体和企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。

那么公文管理的定义就是对公文的创制、处置和管理，即在公文从形成、运转、办理、传递、存贮到转换为档案或销毁的一个完整周期中，以特定的方法和原则对公文进行创制加工、保管料理，使其完善并获得功效的行为或过程。

公文管理包括两部分：收文管理与发文管理。收文是指该文件是需要传递到哪个部门的，或者是哪各部门进行签发存档的；发文则是指该文件是有哪个部门制定和引发的。而于同一个单位，收文处理和发文处理就是两个“口”，即文件的进口与出口，而此处的文件指的不是同一个文件。 公文管理的特点

1、操作简易：直接通过IE浏览器浏览访问，在机器上不用安装客户端，这样既减少了工作量，又使系统的使用和维护变得非常的方便。

2、灵活运转：可跳越式审批，撤回。（与工作流紧密衔接即多个参与者之间按照某种预定义的规则传递文档、信息或任务的过程）

3、即时监控：实时跟踪系统传递信息情况，提醒用户及时对文件进行处理。 4、安全可靠：用户和权限设置完全可靠，用户无权查看非自己呈报、签发或待办文