会务服务和会议服务

会议接待服务标准和会务流程

一、目的

为了规范会议接待行为，统一服务标准，为市直机关提供优质高效的会务保障。

二、范围

适用于市各级机关、各层次、各级别会议。

三、职责

会议厅负责会务接待的具体实施。

会议厅主任负责会议登记和提前确认工作，确保会议如期召开；记录好会议召开的单位、出席人数和召集的领导职务、会议的大小，采取相应的服务措施；负责安排工作人员对会议室进行布置，保障会议室整洁舒适；负责会议进行期间巡查，及时处理突发事件，确保会议顺利进行。

四、服务流程

（一）接待流程和标准

1）每天轮流安排一名会议接待员于早上7：30上班，于8：00-8：15分时段完成以下工作：将所有会议室的门及部分灯打开；将开水器的烧水阀打开，保证会议开水供应。

2） 会议厅主任根据实际情况安排每天的工作。

3） 会议接待员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，于会议开始前15分钟将茶水准备到位。

4） 会议厅工作人员到岗后首先检查会议室内的灯是否打开、空调温度是否舒适、设备、会议物资是否到位、会议桌面是否清洁，发现异常无法处理时及时向会议厅主任报告。

5） 参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，当会议开始时会议接待员应在自己管理区轮流巡查，以便能及时给新到的客人送上茶

篇一：会议会务服务合同-范本 会议会务服务合同

甲方： 某某个人/企业/单位/团体 乙方： 某某旅行社/会议公司

甲方委托乙方组织安排有关2013 会议（活动），乙方接受委托。为明确双方的权利义务，根据《中华人民共和国合同法》及其他有关法律法规，达成如下协议： 一、基本情况

1、会议（活动）时间：2013年 月 日——2013年 月 日。

2、活动安排：由双方另行商定并由授权代表盖章，作为本协议附件。 3、活动人数： 人（具体人数按照实际人数计算）。 4、活动地点： 二、委托事项

甲方委托乙方组织和安排本次 活动（会议），包括活动的日程安排、与会人员的交通、食宿、接送及甲方要求的其他服务项目，具体内容可由乙方向甲方提供方案，经双方授权代表盖章后作为本协议的附件，双方应严格执行。 三、费用

此次会议单人活动费为人民币 元/人，甲方为本次服务须向乙方支付会议（活动）费合计人民币 元（大写： ）。费用明细见行程表。本协议生效后3个工作日内甲方向乙方支付首付款人民币 元， 2013年 月 日之前，甲方向乙方支付第二笔款项 元人民币；本委托事项履行完毕后，乙方提交实际费用明细表，甲方在收到费用明细表后五个工作日内将剩余款项划入乙方指定的银行账户

兴安企业年会策划公司

明阳天下会议服务公司，成立于2002年2月，依托明阳天下拓展培训公司和明阳天下旅游公司的强大优势，为客户提供更为专业的会议服务，经过多年的发展 ，成为全国性会议服务公司，各城市设置办公和实体会场。主要为客户提供活动策划执行，会议会务服务，礼仪庆典活动、展览展示设计，会展租赁搭建，各类商务会议、培训会议、企业年会、新闻发布会、产品推介会、开业奠基、会场布置、礼仪礼品、商务旅行、会议旅游、商务考察等，是一家专业化、标准化的综合性会务服务公司。

企业愿景：

明阳天下会议服务公司自成立以来，已在全国各地成功策划并执行了几万场各种类型的大小活动，我们拥有专业的策划设计、执行团队，以及丰富、实用的活动经验，每一个明阳天下人本着诚信、热情、周到的服务态度，从细节做起，不断努力拼搏、奋进创新，组建成一支

专业、优质、高效、团结、忠诚的精良团队，已经在行业内赢得了众多荣誉和良好口碑。明阳天下会议服务公司，真诚期望能为您的成功奉献力量，我们将全心全意为您提供优质、高效、高档次的专业服务。 服务项目：

明阳天下会议服务公司本着全心全意为您提供优质、高效、高档次服务的宗旨，为各类企业和公司提供以下服务项目：

1、会所服务：协助主办单位选择会议场

会务服务执行标准

为做好会务工作，提高服务质量，做到周密、严谨、高效、务实，使会务工作科学化、规范化、制度化，特制定服务标准。

站姿：头正，颈直，下颌微收，双目平视前方，面带微笑，双腿并拢，小丁字步，右手上，左手下，微握，放在小腹部。

一、会前准备（贵宾、经理）

1、开窗通风：会前一小时开窗通风，并根据订会人员要求适当调整室内光线，适当调整空调、地热和沙盘。

2、会前检查：会前40分钟再次检查会议室内灯光、音响、话筒、桌椅、花卉等设施，并拉好窗帘，会前30分钟到场，在会议室门口做引导工作。

3、打水：会议当天会前30-40分钟打好热水，保证壶内水温。

二、接待贵宾摆台

1、水果盘：不同颜色水果三种以上（例如：草莓、红提、哈密瓜）每种水果6粒，切水果时戴一次性手套，草莓切两瓣和红提交替摆在果盘外围，哈密瓜切6块小方型放中间，摆好后用保鲜膜包装好，并准备好叉，客人入座后，再把保鲜膜打开，叉子放入盘中。

2、鲜花放在主贵宾室茶几上，放在茶几后方中间位置。

3、主贵宾室茶几摆台：主人一套茶具，客人一套茶具，分别放在茶几两侧，第一排先放茶具，茶叶放入15粒—20粒，上

边放湿巾盘，杯盘字标对外，杯把在左侧，湿巾盘上边放水果盘，叉把对着客人，水果盘上边放话筒，排列整齐。

4、倒

定位和目标 进度安排 拟建立的中心框架 服务规范 经费概算 存在的困难和建议

定位和目标应用高标准的会务经营模式 应用高标准的会务经营模式 务经营

建设高素质会务管理、 建设高素质会务管理、服务团队 提供优质、 提供优质、高效的一站式会务服务平台 满足仓前校区开放性大学会务服务要求

进度安排 过渡阶段(实行经费划拨模式) 实行经费划拨模式)

启用阶段

(实行经费划拨模式和服 务收费模式相结合) 务收费模式相结合)

完善阶段

(实行服务收费模式) 实行服务收费模式)

运作模式说明A.经费划拨模式 A.经费划拨模式人员经费——中心根据学校要求、会场数量等配备相应 人员经费——中心根据学校要求、 ——中心根据学校要求 人员，学校按年划拨经费。 人员，学校按年划拨经费。 专业设备维护经费——每年按设备总价的8%划拨。 专业设备维护经费——每年按设备总价的8%划拨。 ——每年按设备总价的8%划拨 运行经费——管理费用按每平方4元划拨，楼宇维修每 运行经费——管理费用按每平方4元划拨， ——管理费用按每平方 平方6元划拨。 平方6元划拨。 服务用品及消耗品——会务用品及会务服务消耗品由学 服务用品及消耗品——会务用品及会务服务消耗品由学 —— 校购买。 校购买。

B.服务

定位和目标 进度安排 拟建立的中心框架 服务规范 经费概算 存在的困难和建议

定位和目标应用高标准的会务经营模式 应用高标准的会务经营模式 务经营

建设高素质会务管理、 建设高素质会务管理、服务团队 提供优质、 提供优质、高效的一站式会务服务平台 满足仓前校区开放性大学会务服务要求

进度安排 过渡阶段(实行经费划拨模式) 实行经费划拨模式)

启用阶段

(实行经费划拨模式和服 务收费模式相结合) 务收费模式相结合)

完善阶段

(实行服务收费模式) 实行服务收费模式)

运作模式说明A.经费划拨模式 A.经费划拨模式人员经费——中心根据学校要求、会场数量等配备相应 人员经费——中心根据学校要求、 ——中心根据学校要求 人员，学校按年划拨经费。 人员，学校按年划拨经费。 专业设备维护经费——每年按设备总价的8%划拨。 专业设备维护经费——每年按设备总价的8%划拨。 ——每年按设备总价的8%划拨 运行经费——管理费用按每平方4元划拨，楼宇维修每 运行经费——管理费用按每平方4元划拨， ——管理费用按每平方 平方6元划拨。 平方6元划拨。 服务用品及消耗品——会务用品及会务服务消耗品由学 服务用品及消耗品——会务用品及会务服务消耗品由学 —— 校购买。 校购买。

B.服务

会议服务合同

甲方： （以下简称甲方） 乙方： （以下简称乙方）

甲、乙双方在平等自愿的基础上，经协商一致，同意按照下面的条款和条

件签订本合同

一、合同内容

本合同内容为“会议服务”。根据本合同约定，乙方向甲方提供会议策划、组织、执行等服务。包含但不限于会务接待、场地租赁及布置、参会人员接送、会议期间住宿用餐、会议用品采购制作、会议组织及秩序等的相关工作。

二、甲、乙双方的责任与义务 1. 甲方

1) 会议承办期间，在方便甲方工作的前提下，统一服从乙方安排； 2) 提供会议相关要求：包括但不限于会议室、会议设备、住宿、用餐、用车标准；参会人员人数及会议接待标准；会场布置标准及宣传用品要求；会议需要的录音录像要求；会议安排的安保要求等其他要求。

3) 有权根据当时具体情况向乙方提出调整并对乙方提供的服务进行监督，对不符合要求的部分进行纠正。

4）对会议涉及的甲方所有的标识、标志、公司名称、宣传文

（一）会议前期准备程序与标准： 序号 1 项目 清洁区域卫生 标 准 1.1清洁区域的顺序及标准：贵宾接待室，衣帽寄存间，各会议室及茶水工作间。 1.2标准：沙发干净整洁，寄存柜无灰尘，无杂物，地面干净整洁，墙纸表明无油迹，无破损，工作间干净无油迹，洗涤池无茶渣干净无水迹。 2.1根据会议任务单的内容做具体安排。 2.2任务单的内容包括： 2.2.1会议的主办单位、活动名称。 2.2.2会议主办方联系人及相关联系电话。 2.2.3会议承接人及相关联系电话。 2.2.4会议的地点、台型、人数及场租。 2.2.5宴会用餐的时间、地点、形式和菜金。 2.2.6会议的计划人数和保证人数。 2.2.7会议场地布置的具体要求：鲜花、白板、投影及横幅等。 2.2.8横幅的内容及相关收费。 2.2.9欢迎指示牌的地点及内容。 2.2.10是否安排会议茶歇：时间、地点、人数及标准。 2.2.11会议的预付款及结账方式。 3.1应根据会议的要求，确定会议服务人员数量以及各自的岗位职责，做到分工明确，职责落实到个人，确保服务质量。VIP会议需要进行具体布置和安排，并指定专人负责协调和检查。 4.1根据任务单准备好相应的摆台用具。 4.2布草：准备好相应尺寸及数量

（一）会议前期准备程序与标准： 序号 1 项目 清洁区域卫生 标 准 1.1清洁区域的顺序及标准：贵宾接待室，衣帽寄存间，各会议室及茶水工作间。 1.2标准：沙发干净整洁，寄存柜无灰尘，无杂物，地面干净整洁，墙纸表明无油迹，无破损，工作间干净无油迹，洗涤池无茶渣干净无水迹。 2.1根据会议任务单的内容做具体安排。 2.2任务单的内容包括： 2.2.1会议的主办单位、活动名称。 2.2.2会议主办方联系人及相关联系电话。 2.2.3会议承接人及相关联系电话。 2.2.4会议的地点、台型、人数及场租。 2.2.5宴会用餐的时间、地点、形式和菜金。 2.2.6会议的计划人数和保证人数。 2.2.7会议场地布置的具体要求：鲜花、白板、投影及横幅等。 2.2.8横幅的内容及相关收费。 2.2.9欢迎指示牌的地点及内容。 2.2.10是否安排会议茶歇：时间、地点、人数及标准。 2.2.11会议的预付款及结账方式。 3.1应根据会议的要求，确定会议服务人员数量以及各自的岗位职责，做到分工明确，职责落实到个人，确保服务质量。VIP会议需要进行具体布置和安排，并指定专人负责协调和检查。 4.1根据任务单准备好相应的摆台用具。 4.2布草：准备好相应尺寸及数量

目 录

序 言 ......................................................................................................................... 2 第一讲 公司会议体系的基本概念 ........................................................................... 2 第二讲 会议的前期组织 ........................................................................................... 5

第一节 会议前期准备 .......................................................................................... 5 第二节 会务服务前期准备 ........................................................................