电子文件归档管理办法

内蒙古第二电力建设工程有限责任公司

企 业 管 理 体 系 文 件

QB/MEDJ-206-04-2006

电子文件归档管理办法

2006-01-01 发布 2006-01-01 实施

内蒙古第二电力建设工程有限责任公司 发 布

前 言

本制度由公司工程管理部归口管理并负责解释

本办法起草人：苑书林

本办法校核人：苑书林

本办法审核人：靳 江 崇 莉 杨浩维 王占军

本办法批准人：武 斌

目 次

1.目的

2.适用范围

3.引用依据

4.术语

5.职责

6.管理内容和方法

内蒙古第二电力建设工程有限责任公司

电子文件归档管理办法

QB/MEDJ—206— 04 —2006

1. 目的

为了加强公司电子文件的规范化管理，保障电子文件和电子档案的安全和有效利用，更好地为公司各项工作服务。根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，特制定本办法。

2. 适用范围

本办法适用于公司企业电子档案的管理。

3. 引用依据

3.1 《中华人民共和国档案法》

3.2 GB/T 18894—2002《电子文件归

编 号: xxxx 研发体系质量文件 设计文件归档、交接管理办法 共 3 页 第 1 页

目的和适用范围 为了贯彻执行 SJ/T207 设计文件管理制度，保证设计文件归档的完整性、齐 套性以及设计文件交接的及时性。 公司范围内需要归档到总工办信息室管理的设计文件。 2 术语 2.1 试制设计文件：设计性试制过程中编制的各种设计文件。 1 2.2 设计定型设计文件：指设计性试制完成后，经过修改整理的设计文件。 3 职责 3.1 总工办标准化负责人负责监督归档设计文件的完整性、齐套性。总工办信息

管理员负责保证设计文件存档的安全性、保密性，负责设计文件的复制、交接， 并做到及时准确。 3.2 设计人员(或项目经理)负责设计文件的准确性、完整性、齐套性保证，负

责设计文件的底图更改。 3.3 文件接收部门负责已接收文件的执行、保密和保全。 4 工作程序 4.1 归档 4.1.1 试制设计文件归档 试制设计文件可以阶段性提交或设计完成时提交存档。设计人员将签署完整 的设计文件提交到总工办信息室，并在设计文件归档登记表上签字。电子文档由 设计人员提交测试室测试，测试人员完成测试后，将源文件、执行文件、说明文 件、测试报告等一并提交到资料室，其中源文件、执行文

编 号: xxxx 研发体系质量文件 设计文件归档、交接管理办法 共 3 页 第 1 页

目的和适用范围 为了贯彻执行 SJ/T207 设计文件管理制度，保证设计文件归档的完整性、齐 套性以及设计文件交接的及时性。 公司范围内需要归档到总工办信息室管理的设计文件。 2 术语 2.1 试制设计文件：设计性试制过程中编制的各种设计文件。 1 2.2 设计定型设计文件：指设计性试制完成后，经过修改整理的设计文件。 3 职责 3.1 总工办标准化负责人负责监督归档设计文件的完整性、齐套性。总工办信息

管理员负责保证设计文件存档的安全性、保密性，负责设计文件的复制、交接， 并做到及时准确。 3.2 设计人员(或项目经理)负责设计文件的准确性、完整性、齐套性保证，负

责设计文件的底图更改。 3.3 文件接收部门负责已接收文件的执行、保密和保全。 4 工作程序 4.1 归档 4.1.1 试制设计文件归档 试制设计文件可以阶段性提交或设计完成时提交存档。设计人员将签署完整 的设计文件提交到总工办信息室，并在设计文件归档登记表上签字。电子文档由 设计人员提交测试室测试，测试人员完成测试后，将源文件、执行文件、说明文 件、测试报告等一并提交到资料室，其中源文件、执行文

XX监理公司

项目监理文件资料整理归档管理办法

【目的】

对项目监理组监理工作实施过程中有关的文件和资料的收集、组卷、装订归档、编码、保管等全过程进行控制，确保监理资料归档规范、完整、及时。 【适用范围】

适用于各项目监理组项目监理文件及外来文件（如业主提供的资料包括施工许可证、测量控制成果资料、竣工备案证明（如有）等）的组卷、装订、归档、编码、保管。 【职责】

1、 总工办负责本工作的归档管理。

2、 各项目监理组负责本项目竣工文件和资料的收集、组卷、装订和归档。 3、 档案室负责监理档案的接收和保管。 【实行办法】 1、 收集

1） 项目监理资料内容应完整，资料应具备有效性，签字盖章手续齐备。 2） 资料反映的事件应已经完结,否则应作为待处理文件,另行保管。 2、 立卷

1） 该项工作由各项目监理组总监理工程师组织并负责落实。 2） 各项目监理组在完成项目竣工质量验收合格后15天内完成。

3） 项目监理档案（完成装订和装盒）须在项目监理组退场前移交公司工程监

理部。

4） 资料的组卷装订应在监理项目完成后进行。

5） 当监理项目由多个单位工程组成时，应按单位工程组卷。

6） 不同单位工程的监理资料可视实际情况按单位工程、分部工程、专业、阶

一、范围

在企业活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。

二、定义

电子文件是在计算机系统中生成的以数码形式和一定的格式存储在磁带、磁盘、光盘等介质（或载体）上，并且通过计算机等数字设备才能识别、处理，可以在通信网络上传递的文件。

三、电子文件的种类

管好电子文件，科学分类是前提。对电子文件的分类目前一般如下：

1、按存储载体分，电子文件有三类：

（1）磁盘文件（包括软盘和硬盘）；

（2）磁带文件；

（3）光盘文件。

2、按内容形式分，电子文件有八类：

（1）记载文字、符号和插图的文本文件；

（2）用扫描仪、数码像机获得的图像文件；

（3）通过计算机辅助设计获得的图形文件（CAD电子文件）；

（4）用音频设备获得的声音文件；

（5）用视频设备获得的影像文件；

（6）用多媒体技术制作的多媒体文件；

（7）存放数据的数据库文件；

（8）生成电子文件所依赖的操作系统文件和命令文件。

3、按生成形式分，电子文件有两类：

（1）原始文件，即通过计算机直接产生的电子文件；

（2）转换文件，即通过扫描仪、数码像机等设备对传统文件进行载体转换等处理而产生的电子文件。

4、按属性分，电子文件有五类：

（1）普通文件；

（2）只读文件；

（3）隐含文件；

（4）加密文件

这是靖江市的电子文件归档与管理规范

镇江市电子文件归档与管理规范
　1总则

　　1.1为了加强对全市电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》、国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规和规定的要求，结合镇江市实际，特制定本规范。

　　1.2本规范适用于镇江市各级机关、人民团体、企事业单位及其它不同所有制形式的单位。

　　1.3本规范所称的电子文件是在数字设备环境中生成，以数码形式储存于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可以在通信网络上传输的文件。

　　1.4归档电子文件应与其它门类和载体的档案集中统一管理。各单位应建立健全相应的工作制度和管理网络，并结合相应的技术措施，对电子文件的形成、收集、整理、交接、保管、利用等环节实施全过程管理与监控，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。

　　1.5在电子文件的管理过程中应明确职责，责任到人。电子文件的形成、运转、整理、归档等工作一般由承办的业务部门负责，档案部门在归档时给予必要的指导和监督；电子档案的管理、鉴定、保管和开发利用等工作，一般由档案部门负责，电子文件形成部门提供必要

一、范围

在企业活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。

二、定义

电子文件是在计算机系统中生成的以数码形式和一定的格式存储在磁带、磁盘、光盘等介质（或载体）上，并且通过计算机等数字设备才能识别、处理，可以在通信网络上传递的文件。

三、电子文件的种类

管好电子文件，科学分类是前提。对电子文件的分类目前一般如下：

1、按存储载体分，电子文件有三类：

（1）磁盘文件（包括软盘和硬盘）；

（2）磁带文件；

（3）光盘文件。

2、按内容形式分，电子文件有八类：

（1）记载文字、符号和插图的文本文件；

（2）用扫描仪、数码像机获得的图像文件；

（3）通过计算机辅助设计获得的图形文件（CAD电子文件）；

（4）用音频设备获得的声音文件；

（5）用视频设备获得的影像文件；

（6）用多媒体技术制作的多媒体文件；

（7）存放数据的数据库文件；

（8）生成电子文件所依赖的操作系统文件和命令文件。

3、按生成形式分，电子文件有两类：

（1）原始文件，即通过计算机直接产生的电子文件；

（2）转换文件，即通过扫描仪、数码像机等设备对传统文件进行载体转换等处理而产生的电子文件。

4、按属性分，电子文件有五类：

（1）普通文件；

（2）只读文件；

（3）隐含文件；

（4）加密文件

这是靖江市的电子文件归档与管理规范

镇江市电子文件归档与管理规范
　1总则

　　1.1为了加强对全市电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》、国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规和规定的要求，结合镇江市实际，特制定本规范。

　　1.2本规范适用于镇江市各级机关、人民团体、企事业单位及其它不同所有制形式的单位。

　　1.3本规范所称的电子文件是在数字设备环境中生成，以数码形式储存于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可以在通信网络上传输的文件。

　　1.4归档电子文件应与其它门类和载体的档案集中统一管理。各单位应建立健全相应的工作制度和管理网络，并结合相应的技术措施，对电子文件的形成、收集、整理、交接、保管、利用等环节实施全过程管理与监控，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。

　　1.5在电子文件的管理过程中应明确职责，责任到人。电子文件的形成、运转、整理、归档等工作一般由承办的业务部门负责，档案部门在归档时给予必要的指导和监督；电子档案的管理、鉴定、保管和开发利用等工作，一般由档案部门负责，电子文件形成部门提供必要

工程资料整理及归档管理办法

一、目的：为了规范各项目部施工资料的填写、整理、归档等工作，根据国家、地方等有关规范、标准的规定，结合公司的实际情况，特制定本办法。

二、适用范围：公司所属范围内的各项目部。

三、职责：

1、项目部负责资料的编写、收集、整理，移交建设单位、档案局等，配合公司技术质量部移交公司档案室，保证资料的真实、有效。

2、安装事业部技术科负责对安装项目施工技术资料编制内容完整性、可追溯性、与工程同步性进行定期核查，并做好核查记录。

3、公司技术质量部负责对所有项目施工技术资料编制内容完整性、可追溯性、与工程同步性进行定期核查，并做好核查记录。

4、公司技术质量部负责竣工资料的审核与移交到公司档案室，并对安装事业部技术科的核查记录进行检查，审核资料做好审核记录。

四、施工资料的编制要求

1、资料填写：省内工程严格按照《建筑工程资料管理规程》、《山西省建筑工程施工资料管理规程》、《山西省建筑工程质量验收管理规程》、太原市质监站《关于竣工工程档案资料整理有关要求的通知》、《关于建筑节能工程施工质量资料有关要求的通知》、《山西省住宅工

程质量分户验收管理办法》、各地档案建设工程文件归档管理要求及规范、标准等执行。省外工程按照国家或当地有关规范、标准等执行

电子文件归档相关探讨

[摘要]电子文件归档是时代发展的必然要求，其不仅缩短了档案从接收到提供利用的流程，而且使档案管理流程扩展到电子文件生成、移交、存储及利用等各个阶段，从而实现了资源共享，提高了利用效率。

【关键词】电子文件；归档；电子档案

电子文件的诞生标志着档案发展到一个新的阶段——电子档案阶段。近些年来，档案工作者对电子文件和电子档案的管理问题越来越关注，主要是因为电子文件的数量剧增，形式不断翻新，而且有不少已经进入归档阶段并转化为电子档案。因此，研究如何利用生产、生活过程中产生的电子文件，制定一系列标准化规范，直接生成电子档案的工作在现阶段意义重大。

电子文件是指通过计算机进行操作，传输、存储等处理的数码序列，从社会生活的角度来认识，电子文件是人们在各种活动中使用电子计算机作为工具，产生的一类数字化形式的记录。按电子文件产生的工作领域，可分为两种：一种是记录人们在办理公务，处理一般事务或交流信息过程中产生的电子文件；另一种是记录人们生产或科研活动的技术性电子文件。

电子文件归档必须具备两个条件：一方面，档案管理部门现代化管理水平的提高。随着国务院”电子政务”目标的确定，各级管理部门均加快了现代化建设的步伐，档案管理部门作为信息资源