电子档案和纸质档案

浅析电子档案与纸质档案并存

[提要] 随着高科技信息时代的发展，电子档案的产生，打破了单一传统的纸质档案管理模式，如何将电子档案与纸质档案并存，是又一新兴课题。本文从多角度剖析在实际管理当中存在的各种问题，并提出相应的对策。

关键词：纸质档案；电子档案；并存；策略

随着信息技术和网络技术的飞速发展，各类信息处理技术和设备的大量运用，办公自动化的普及，电子商务的广泛开展，我国档案管理打破了传统单一的纸质管理模式，电子档案应运而生，使档案管理工作发生了深刻的变化。国家档案局局杨冬权在2012年全国档案局长馆长会议上提出，在全国档案事业发展“十二五”规划基础上，到2020年全国各级综合档案馆纸质档案数字化数量要比2010年翻两番。如何使纸质档案与电子档案更加合理地并存，成为档案管理又一新兴课题。

一、高速信息时代发展对档案管理的影响

当今社会已步入一个高速的信息时代，网络与通信的飞速发展，各种新型信息处理技术、多媒体技术的广泛应用，已渗透到我们日常的工作和生活当中，同时也影响到档案的管理工作中，使现阶段的档案管理工作翻开了崭新的一面。网络化、数字化、信息化是现代档案管理工作的发展方向。

二、纸质档案与电子档案并存现状

在当今飞速发展的信息时代

纸质档案整理工作步骤

根据国家档案局发布的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》和湖南省档案局关于《〈归档文件整理规则〉实施细则》的规定，从2001年1月1日起，立档单位对应归档的纸质文件以“件”为单位进行整理。为了确保归档档案的质量，规范我校归档文件的整理方法，现确定我校十大类档案均为以“件”为单位进行整理归档。所谓“件”的概念，即：一个事由（问题）或一个项目的材料可视为一件。

一、归档文件在进行整理时，首先必须明确几种情况 1、 下列文件或文本在实体装订时，可作为一件：

①正本与定稿作为一件；②法律法规等重要文件的历次修改稿（包括定稿）可合为一件；③正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件，原则上为一件（附件页数多，也可各为一件）；④具有保存价值的文件处理单应与正文作为一件；⑤原件与复印件或手抄件，应作为一件；⑥转发文件与被转发文件，应作为一件；⑦报表、名册、图表类文字材料按其原装订方式，一册（本）作为一件；⑧请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书，原则上作为一件。如果报请性文件归档整理后才收到回复性文件，也可各为一件，并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明。

2、 以“件”为保管单位的各文种和稿本的排列顺序为： ①正本在

XXX集团股份有限公司档案培训教材

编辑：XXX集团档案馆

2011年9月10日

档案管理及整理和编目

目录

1．第一章档案管理基础知识---------------------------------------------------------------1 2．第二章档案整理方法及质量要求----------------------------------------------------19 2.1第一节档案整理方法------------------------------------------------------------------19 2.2第二节档案整理质量要求------------------------------------------------------------20 2.3 第三节文书档案简化立卷十步法----------------------------------------------------38 3．第三章科技档案整理编目--------------------------------------------------------------41 4．第四章声像档案整理和编目-------

剧毒、易制爆化学品从业单位

企业名称：企业地址：安全管理档案

目 录 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 目录 说明 公司简介 易制爆危险化学品从业单位登记表 企业相关资质证明或批准文件复印件、机构代码 供货方相关资质复印件 申请购买剧毒、易制爆化学品信息登记备案表 剧毒、易制爆化学品储存情况登记备案表 单位法人治安防范责任书 企业安全管理责任体系示意图 逐级签订的责任状 安全管理人员基本情况 使用、接触易制爆化学品人员登记表 易制爆化学品品名、数量、管理人变更情况说明 突发事件应急预案 安全检查记录台帐 24小时值班巡查、交接班记录 剧毒、易制爆化学品使用台账 剧毒、易制爆化学品销售台帐 安全教育培训记录 消防承诺书 消防演练相关图 易制爆化学品储存地相关图 安全管理制度、监控室（技防）制度 剧毒、易制爆化学品转让信息登记报告表 1 2 3

1

说 明

剧毒、易制爆等危险化学品从业单位在报公安机关治安部门备案及单位安全管理过程中形成行之有效的文件、管理制度、防范举措等档案，应当建立

精心整理

纸质档案数字化基本流程及技术要求

纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份等。具体流程如下：

（一）档案整理

在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保12排34? ? 5、档案整理登记

制作并填写纸质档案数字化加工过程登记表，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。

（二）档案扫描

1、扫描方式（扫描前必须准备一台专业的高速扫描仪，并带平板）

? 根据档案幅面的大小(A4、A3、AO 等)选择相应规格的扫描仪或专业担描仪，如工程图纸可

精心整理

采用0号图纸扫描仪进行扫描。

?普通A4纸质文件，采用高速扫描仪的自动进纸方式扫描；

?纸质过薄、透明的（如信纸、便签纸）采用高速扫描仪的平板扫描；

?纸质过厚、照片等档案采用高速扫描仪的平板扫描；

?对文件页面贴有附属小页面、纸张时，将大小页面单独在平板中扫描；

2、扫描模式（纸质档案扫描一般采用黑白、灰度和彩色三种模式）

?页面为黑白两色，字迹清晰的、不带图片的档案材料，采用黑白方式；

?

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3

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?

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4

否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

（三）图像处理

对图像进行处理，以获得最好的图像质量，保证图像

XXX集团股份有限公司档案培训教材

编辑：XXX集团档案馆 2011年9月10日

档案管理及整理和编目

目录

1． 第一章 档案管理基础知识---------------------------------------------------------------1 2． 第二章 档案整理方法及质量要求----------------------------------------------------19 2.1第一节 档案整理方法------------------------------------------------------------------19 2.2第二节 档案整理质量要求------------------------------------------------------------20 2.3 第三节 文书档案简化立卷十步法----------------------------------------------------38 3． 第三章 科技档案整理编目--------------------------------------------------------------41 4

学生电子档案袋案例

swansong 发表

为了各位老师对学生电子档案袋有比较直观、感性的认识，我们在这里给大家提供若干运用电子档案袋典型案例。值得注意的是，这些案例并不是让大家照搬照套的标准模板，而只是这些教师在实践中所做的有益的尝试。其实，由电子档案袋的性质所决定，它本身就没有也不应该有任何标准的模板。之所以提供这些案例，希望大家透过这些案例直观地感受和触摸电子档案袋，克服陌生感和畏难情绪，以便在自己的教育教学实践中去创造更多的成功经验。 案例l

化学学习档案袋的主要内容

重视学生个体的自我评价与反思。学生自我评价与反思可以采用建立化学学习档案的方式。学生在学习档案中收录化学学习的重要资料，包括单元知识总结、疑难问题及其解答、探究活动的设计方案与过程记录、收集的化学学习信息与资料、学习方法和策略、自我评价与反思以及他人评价的结果等。 例如，学习“身边的化学物质”这一主题的有关内容时，可在学习档案中收录以下资料：

（1）自己或同伴收集到的有关化学物质的资料，如新闻和科技动态的剪报、图片、照片和实物等。

（2）学习空气、水与溶液、金属、生活中的化合物等项内容后，对这些物质的性质及其与社会生活关系的认识。

（3）有关氧气、二氧化碳气体学习的探究活动资料（包括

沙海中心学校教师个人业务档案（基本内容和要求）

2014年9月以来教师个人业务档案材料归纳为八大类，每类材料已建立材料目录，具体分类如下：

一、个人基本信息表(附件1)

1．毕业证书复印件（收集大专及以上各级学历证书） 2．学位证书复印件(收集本科及以上各级学位证书) 3．职称、职务资格证书、聘书复印件

二、职称、职务、学历学位变动情况表(附件2) 三、教学情况

1．教学常规档案(每学期教案一式两份、听课记录、教学手册、集体备课组长的集体备课手册、教研组长的教研活动手册、班主任的班主任工作手册、问题及课题等)

2．教学业绩档案 3．其他教学任务

四、教研、科研材料(附件3)

1．自编或参编教材或参考书（封面、序言、目录复印件）

2．教学、科研论文（封面、目录、论文复印件、三大检索工具收录、转载情况）

3．科研课题、科研获奖证书复印件（立项材料、结题材料、成果鉴定材料复印件）

4．论著（封面、序言、目录复印件） 5．专利材料复印件 五、奖励材料(附件4)

1．教师竞教及获奖证书复印件

2．各级（国家、省、市、区、校）评奖、荣誉称号证书复印件 3．教学指导学生竞赛及获奖证书复印件 六、进修、培训材料(附件5) 1．岗前培训有关证明材料

2．访学、进

《档案工作实务》之电子文件管理、档案信息化建设试题

一、单项选择题：

l、电子文件的结构信息是( )

A、反映文件来龙去脉和与其它文件的关联信息 B、表达作者意图的信息

C、文件内容信息所依托的载体和所呈现的形式 D、文件保管系统的功能要求和系统环境信息

2、电子文件归档方式主要有两种，即逻辑归档和( )。 A、在线归档 B、离线归档 C、物理归档D、实时归档

3、根据《电子文件归档与管理规范》规定，归档电子文件应一式( )套保存。 A、二 B、三 C、四 D、五

4、根据《电子文件归档与管理规范》规定，不允许( )作为归档电子文件长期保存的载体。

A、只读光盘 B、磁带 C、一次写光盘D、软磁盘

5、根据《电子文件归档与管理规范》，对磁性载体每满( )年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10％。 A、1 B、2 C、4 D、6

6、下列关于电子文件的说法，哪个是不正确的?( ) A、电子文件对计算机软硬件具有依赖性

B、相对于纸质文件，电子文件的信息存取具有不可靠性 C、电子文件的信息和载体可以分离 D、电子文件的信息和载体不可以分离

7、关于电子文件可读性鉴

关于印发《大连市建设工程电子文件与电子档案管理办法（暂行）》的通知

大连市城乡建设委员会文件

大建委发[2009]182号

关于印发《大连市建设工程电子文件

与电子档案管理办法（暂行）》的通知

各建设、施工、监理、勘察、设计、检测检验等单位：

为进一步贯彻落实中华人民共和国行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范》

（CJJ/T-2007），规范我市建设工程电子文件和电子档案的管理工作，现将《大连市建设工程电子文件与电子档案管理办法（暂行）》印发给你们，请遵照执行。

大连市建设工程电子文件与电子档案 大连市城乡建设委员会 二OO九年七月八日

管理办法（暂行）

第一条 为加强大连市建设工程电子文件的归档管理，建立真实、准确、完整、有效的建设工程电子档案，保证建设工程电子文件和电子档案的安全形成、科学归档、妥善保管与有效利用，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》、《建设工程质量管理条例》（国务院279号令）、中华人民共和国国家标准《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、中华人民共和国行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T-2007）、《大连市城市建设档案管