文书档案的归档整理规则

文书档案归档整理规范

作者：王大忠文章来源：本站原创点击数：401 更新时间：2012-5-19

一、总设 （一）、归档文件

广义上的归档文件是一个泛指性概念，包括机关形成须归档保存的所有文件材料。《规则》对这一概念的使用和限定，使“归档文件”具有了专指性意义，即“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案、保存的各种纸质文件材料”。 其中，“办理完毕”是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中否定在发挥作用。比如请示与批复，在复文发出或收到以后。在文书处理上就算已办理完毕；本机关的发文，文件印发也就算办理完毕。但：有的文件如请示、报告等需要上级部门给予批复、批示和答复的，要等待批复，批示答复，收到后再归档。有的文件，如计划，规则、请示、规定等，在贯彻执行上需要很长时间，但印发或传阅后，其文书处理程序已经完成，也算办理完毕。

《规则》对适用的归档文明种类进行了限定，明确为纸质文书材料。这是因为本标准旨在对文书立卷工作进行改革。暂不涉及科技、会计等专门档案，以及声像、电子等特殊载体档案的整理工作。（也就是过去科技档案用什么方法，现在继续用什么方法。） （二）、归档文件整理

归档文件整理，就

内附文书档案整理的具体方法

文书档案归档整理操作方法--收集 装订 归档判断 分类 排列 编目 装盒

作者：国昌档案 来源： 发布时间：2009-6-21 23:04:03| 收藏

文书档案归档整理操作方法

档案分为文书档案盒、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。

一、基本要求：

要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《归档文件整理规则实施细则》。

二、基本概念：

（一）归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。

（二）归档文件的整理，将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。

归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。

（三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要

（档案管理）文书档案归档制

度

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西北有色地质勘查局七一七总队

《文书档案归档制度》

第一章总则

第一条为加强本队文书档案管理工作，特制订本制度。

第二条实行文书处理部门或业务部门兼职文书人员立卷制度。各单位（部门）文书人员或业务部门兼职文书将处理完毕的文件（连同处理结果）整理为归档文件并装盒后，定期移交档案室归档。

第三条本单位各级领导和业务工作人员，将办理完毕的文件材料及时送交文书人员。公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文的各种附件一律不准抽存），为结后连同处理结果一并转交文书人员，以便他们按期整理、组件、归档。任何个人不得以任何理由将应归档的文件材料据为已有或私自销毁。工作变动或因故离岗（职）时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第二章归档范围

第四条凡是在本单位工作中形成的并办理完毕的，又具有查考和利用价值能在维护国家、单位权益等方面提供凭证价值和信息的各种门类和不同载体的文件材料，包括文字、声像、实物等均属归档范围。

第五条归档范围详细如下：

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一、收发文件

1、收文、来自两个渠道，一是本单位办公室收到后经文书处理程序分发各业务部门或业务人员承办的文件；二是各业务部门或业务人员直接收到或者向上级部门索取的需本部门承

一、什么是文件材料的归档整理

是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

三、文件材料归档整理的具体操作方法 （一）收集

收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。

要求：材料齐全完整、内容真实准确 （二）确定“件”

归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。一般以每份文件为一件。

具体情况作如下规定：

1、文件正本与定稿为一件；

2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；

3、正文与附件为一件。附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。

4、原件与复制件为一件；

5、转发文与被转发文为一件；

6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等； 7、成套的会议材料分别为件；

1. 目的与范围

1.1. 本标准规定了档案的分类原则、类目设置与分类编号、案卷排架、归档范围的基本要求。 1.2. 本标准规范了公司档案的管理，明确公司各类档案的归口管理部门。 1.3. 本标准适用于公司档案的管理。

2. 引用标准

——《中华人民共和国档案法》 ——《山东省档案条例》

——G/WLAI 0112—2011《档案分类和文书档案编号管理》 ——DA/T1—2000档案工作基本术语 3. 定义 3.1. 档案

是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。 3.2. 档案管理

是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。 3.3. 文书档案

是指反映党务、行政管理、生产经营等活动的档案。 3.4. 科学技术档案

是指反映科学技术研究、生产技术、基本建设等应当归档保存的各种材料。 3.5. 电子文件

是指以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通讯网络上传输的文件。 3.6. 员工档案

是指在招用、调配、培养、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。 3.7. 会计档案

是指会计

文书档案整理规范

市档案局企事业业务指导科

档 案

档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录，是社会成员（组织与个人）在其社会活动中直接形成并具有保存价值的原始记录。

类别设置

机关、事业单位档案分类

1、文书档案

2、会计档案

3、基本建设档案

4、设备、仪器档案

5、照片档案

6、底片档案（也可与照片档案合装）

7、录音、录象带、光盘档案

8、其他特殊载体档案（如磁盘、软盘、缩微胶片）

9、 教学档案

10、科研档案

11、病历档案

12、其他专门档案

（如水利工程档案、城市建设档案、诉讼档案）

工业企业档案分类

1、党群工作类（代字：DQ）

2、行政管理类（代字：XZ）

3、经营管理类（代字：JY）

4、生产技术管理类（代字：SC）

5、产品类（代字：CP）

6、科学技术研究类（代字：KY）

7、基本建设类（代字：JJ）

8、设备仪器类（代字：SB）

9、 会计档案类（代字：KJ）

10、干部职工档案类（代字：GB）

11、特殊载体档案（声像档案）（代字：TS）

12、实物档案（代字：SW）

文书档案的概念

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的。概括地讲，文书档案是国家机关

关于当前文书档案归档整理的几个问题

自从2008年起，余杭区有了电子政务平台（内含电子公文系统），还有必要一五一十地贯彻《公文处理办法》吗？我认为可以研究。以下讲的可能不符合某些“标准”或“规范”，但更接地气。只要在党委政府的大力协调下，区XX局与信息化管理中心达成共识，就合法了。

一、电子公文系统产生的公文如何归档与整理？

（一）要落实“出处生根”的归档理念，也即谁发文谁归档。不是本单位的发文，即以区委区政府或两办名义发的文件，也不再作为永久性文件归入职能部门的文件中。当然，以本单位为主办的联合发文还有必要由本单位归档。

（二）要树立“电子公文的纸质归档是异质备份”的思想，这类文件既然有了电子备份（当然，电子备份库内文件要尽快实现共享），那么，纸质归档也只是一个异质备份，这样的纸质备份可以简化整理。如何简化？比如，区XX局即将“余党组”“余档”“余档学”等几个发文系列的文件下载到后打包由印刷厂印制成“发文汇集”就可以了。

（三）要抓好“落实性文件材料”的归档。电子公文的归档简化后不是没有事情可做了，而是要把重点放在往往由职能部门经办的落实性文件材料的归档上，扭转“红头文件”反映情况有始无终的尴尬局面。以下“群众路线

一、名词解释

1. 文书：有两种含义：一是指作为信息载体的文字材料，二是对从事文书管理工作人员的职务称谓。 文书是指作为信息载体的文字材料，是社会组织和个人在社会实践活动中用来记录、传递信息的书面文字材料，是以文字形式并使用特定文体格式处理各种事务的凭证性工具。

2. 档案：是指过去和闲杂的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。简言之，档案是指社会组织与个人在其社会活动中所直接形成并具有保存价值的原始记录。

3. 公务文书

4. 事务文书

5. 上行文

6. 下行文

二、单项选择题

1. 下列选项中不属于文书性质的是（ ）。 A. 现实性 B. 特定性 C. 信息性 D. 凭证性

2. 下列选项中不属于文书特点的是（ ）。

A. 作者的特定性 B. 格式的规范性 C. 文书处理程序的特定性 D. 历史性

3. 下列选项中不属于档案性质的是（ ）。 A. 原始性 B. 历史性 C. 凭证性 D. 考查性

4. 下列选项中不属于档案特点的是（ ）。 A. 原始性 B. 价值

文书档案归档操作技能培训讲稿

2013年4月17日

牟德洪

同志们：

今天，讲在具体工作中文书档案如何收集，归档和不归档范围,如何划分保管期限，如何按照《归档文件整理规则》进行整理：

首先，我要为大家介绍的是文书档案整理方式的历史变革情况，让大家了解、掌握：

第一，整理方式的历史演变：

1、按“卷”整理的方式的时间界限、依据： 2002年以前的文书档案按“卷”进行整理。

按“卷”整理，是指按照一事一卷的原则，对归档文件进行分类、组卷、编号、编目、装订的过程。

1987年12月，国家档案局颁布了《机关档案工作业务建设规范》，正式将立卷作为机关档案室归档文件的规范整理方法确定下来，并在全国范围内加以普及。1988年9月，随之配套的国家标准《文书档案案卷格式》（GB/T9705—2008）由国家质量技术监督局颁布实施，这种以“卷”为整理单位的方式，我市一直执行到2002年。2008年11月，《文书档案案卷格式》重新修订颁布，并于2009年5月1日起实施，仍然适用于按立卷方法整理档案。

2、按“件”整理的方式的时间界限、依据： 2003年以后的文书档案按“件”进行整理。

按“件”整理，就是指以“件”为单位，将归档文件进行

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装订、分类、排列、编号、编

文书档案

文书档案实习报告

任晓燕 文秘091 25号

一、实习目的：

巩固文秘专业的主业知识，进一步提高文书档案实际操作技能，丰富实际工作和社会经验，掌握操作技能，将所学知识用于实际工作。

二、实习时间：

2011年5月3日至2011年5月31日。

三、实习单位：

丽水市公安局

四、实习主要内容：

按照老师的安排，我制定了相应的实习计划。注重在实习阶段对所学的文书档案理论知识进行进一步的巩固和提高，以达到根据理论知识，指导日常的工作实践的目的。在这段时间我收到了较好的效果。

现就主要实习情况报告如下：实习是每个大学生必须拥有的一段经历，它使我们在实践中了解社会，让我们学到了很多在课堂上根本就学不到的知识，受益匪浅，也打开了视野，增长了见识，为我们以后进一步走向社会打下坚实的基础，这次实习，根据各单位对档案管理需求的实际情况，老师帮忙联系了丽水市公安局，于是，我很荣幸地在那里开始我的工作。在实习期间，我主要负责的工作内容是丽水市公安局干部处办公室文秘。在办公室的这段时间，由于处在干部处

文书档案

这个重要的枢纽地位，既联系着上级领导，又管理下级公务员，因此我们的工作很繁忙又紧张。我不仅要负责档案工作，更是一个万事都要帮忙的文秘工作者。

我的实习工作主要有以下几项内