公文处理的程序

细化公文处理 提高办文效率

——浅谈精细化管理在公文处理中的应用

公文处理是机关工作的一项重要基础性工作，随着时代的变化、社会的发展，各级领导对办公室工作的要求越来越高。作为机关文秘人员，如何适应新变化，如何与时俱进，如何满足领导越来越多样化、越来越细化的要求，是当代文秘们需要深入思考的问题。本文试以科学发展观理论为指导，将企业管理中的“精细化”理念融入公文处理工作的各个环节，精化、细化各项内容，在“精益求精”的追求中，不断推进公文处理的规范化，提高公文处理工作的实效和领导的满意度。

一、 一般公文处理的四环节分析

一般公文处理简易流程图 公文签收 分 流 签收、启封 登记、分送 处理收文 拟办、批办 承办 分送传阅与催 办 传 阅 催 办 处 置 办结公文 立卷、归档清退、销毁相关领导 值班室 综合科 相关部门 机要科 主要领导或分管领导 主任或副主任 第一环节：公文的签收与分流

公文的签收与分流是公文处理的开始环节，一般由文件收发室

对接收到的上级、平级和下级机关来文，进行签收、登记、附公文处理笺，再经由专人分类分送至各联系秘书。

第二环节：处理收文

处理收文包括：拟办、批办、分发、承办。它的公文流转程序是先由综合科对口秘书，

公文处理制度

为认真做好公文处理工作，规范本项目部各类办公文件的管理，提高工作效率，根据国家相关规定，结合本项目部实际情况，特制定本管理制度。

基本原则

一、公文必须遵照?中共中央办公厅关于印发?中国共产党机 公文处理条例?的通知?有关规定办理。

二、坚持注重实效，少而精的原则，防止和克服官僚主义、形式主义、文牍主义。

三、按照件件有着落、事事有反馈的要求，认真负责地处理公文，做到不误事、不积压、不泄密和准确、及时、规范、安全。

基本程序

公文处理的程序分为收文办理和发文办理。收文办理包括公文的签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办和催办等程序。公文经起草、核稿和领导审批签发后转入发文办理，发文办理包括公文的核发、登记、印制和分发等程序。 一、公文的签收

签收公文要逐件清点，重要文件要逐页查点；如发现问题，应及时向发文单位查询并采取相应的处理措施。急件要注明签收的具体时间。

二、公文的登记

1

登记时应将公文标题、发文字号、发文单位、份数、收发日期逐项填写清楚。收文登记工作由收文签收科室负责。 三、公文的拟办

1、常用公文文种

（1）公文包括决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案

公文管理办法

1.本公司使用的公文种类有：通知、通报、报告、请示、会议纪要等。 1.1通知

用于批转上、下级的公文，转发政府部门和不相隶属单位的公文，发布企业规章制度，要求下级办理和有关单位周知或共同执行的事项，员工职务任免等（此类为最常用的公文种类）。 1.2通报

表彰先进，批评错误，奖惩员工，传达重要事项（部门对员工奖惩，凡涉及《员工手则》中嘉奖和处惩条款的必须报请人力资源部批准）。 1.3报告

用于向政府机关、业务主管部门或上级领导汇报工作，反映情况，提出意见、建议或答复政府机关、上级的询问（不需要有回复的公文种类）。 1.4请示

用于向上级或政府机关请求指示、批准（需要有回复的公文种类）。 1.5会议纪要

用于记载和传达会议情况和议定事项。 2. 公文格式

2.1公文一般由发文字号、秘密等级、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、行文单位、印章、成文时间、抄报、抄送单位等部份组成。 2.1.1发文号的编排

A. 公司制作的公文，由办公室编排发文号,形式如下：

XXX字（××××） 第×××号 年代号 序号 具体的排版格式见附件1。

B. 公司二级单位发出的各项通知及会议纪要不参与公司编号,

第十章 公文处理办法

第一节 总则

第一条 为建立科学、合理、规范的公文处理程序，提高公文处理的工作效率和公文的质量，特制定本办法。

第二条 本办法适用于公司的公文管理。 第二节 公文的种类

第三条 公文的常用公文种类主要有： 请示：向上级请求请示、批准的事项。

报告：向上级汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级的询问。 决定：对公司重要事项或重大活动做出安排，奖惩有关部门或人员。 决议：经过会议讨论或议定，要求贯彻执行的事项。 批复：上级答复下级的请示事项。

通告：在公司范围内公布应当遵守或周知的事项。

通知：传达、批转上级、同级、不相属部门的公文；传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项；发布规章、任免聘用事项（人事方面分为聘用令、任免令、调令）。

通报：表彰先进、批评错误，传达重要情况。

函：对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题，请求批复或答复审批。

会议纪要：记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会人员或单位共同遵守执行。

第三节 公文格式

第四条 涉及公司的秘密文件应当在文件右上角标明密级和保密期限。如无密级，则可省去。

第五条 紧急文件应当根据紧急程度

公 文 写 作 要 点

一、公文

１、涵义：公文是党政机关处理党务政务,人民团体和企事业单位处理行政事务所使用的正式文字材料。

２、作用：(1)发布和传达机关决策的载体。(2)强制或指导对决策贯彻执行的工具。(3)工作依据和检查的凭据。(4)公务联系的纽带。(5)宣传教育的手段。

３、特点：(1)内容上鲜明的政治性和政策性。(2)效能上的权威性和行政约束力。(3)形式上的程式化规范化。(4)使用上的一定范围和时限。(5)文风上的准确与庄重。

4、公文处理：是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 二、公文写作要求

１、具有合法性，即符合党和国家的路线、方针、政策和法律、法规以及有关规定。

２、实事求是，讲究实效。从实际出发，要有明确的目的性与针对性，反对文牍主义、形式主义；要有真实性、可行性。注重时效。

３、主题明确，结构完整，格式规范。 ４、用语庄重、严谨、简明、通顺、平实。 三、公文缮写要求 １、序码

拟写公文按规定最常用的有四层序码：第一层：一、二、三、......；第二层：（一）（二）（三）.

金碧物业有限公司重庆分公司·作业文件 内部行政公文处理办法 1.0 目的

文件编号 WI-4.2.3-02-01 版本号 A 修订状态号 1 页 码 1/10 为有效的控制和管理重庆分公司内部行政公文。规范公文的写作，明确公文的处理流程，提高办文效率和质量,特制定本办法。 2.0 范围

适用于重庆分公司各部(室)及所属各项目客户服务中心的公文处理。 3.0 职责

3.1重庆分公司行政人事部是本处理程序的归口管理部门，负责制定或修订公司

内部行政公文处理程序和实施细则；负责对重庆分公司本部公文进行具体管理；负责监督检查各客户服务中心的公文处理。

3.2 各项目客户服务中心客户服务部是该中心公文处理的归口管理部门，负责对

公文进行具体管理。 4.0 定义

4.1重庆分公司的公文是指公司在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范的

文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

4.2 文的处理指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的

工作。

4.3重庆分公司本部发文字号为：金物渝（行）字?****?第*号、金物渝（纪）

字?****?第*号、金物渝（人）字?****?第*号、金物渝（办）字?****?第*号、金物渝（薪）字?****?第

金碧物业有限公司重庆分公司·作业文件 内部行政公文处理办法 1.0 目的

文件编号 WI-4.2.3-02-01 版本号 A 修订状态号 1 页 码 1/10 为有效的控制和管理重庆分公司内部行政公文。规范公文的写作，明确公文的处理流程，提高办文效率和质量,特制定本办法。 2.0 范围

适用于重庆分公司各部(室)及所属各项目客户服务中心的公文处理。 3.0 职责

3.1重庆分公司行政人事部是本处理程序的归口管理部门，负责制定或修订公司

内部行政公文处理程序和实施细则；负责对重庆分公司本部公文进行具体管理；负责监督检查各客户服务中心的公文处理。

3.2 各项目客户服务中心客户服务部是该中心公文处理的归口管理部门，负责对

公文进行具体管理。 4.0 定义

4.1重庆分公司的公文是指公司在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范的

文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

4.2 文的处理指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的

工作。

4.3重庆分公司本部发文字号为：金物渝（行）字?****?第*号、金物渝（纪）

字?****?第*号、金物渝（人）字?****?第*号、金物渝（办）字?****?第*号、金物渝（薪）字?****?第

公文处理办法

1 总 则

1.1 为使公文处理工作规范化、制度化，提高公文处理质量和效率，有效实施督办，特制定本办法。

1.2 本办法适用于蓝色海洋太阳能有限公司。

1.3 公司公文是在商务洽谈和运营管理中形成的、承接的具有法定效力和规范体式的文书，包括纸质文件和电子公文。

1.4 公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公司公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，公文内容应明确简洁，公文流转应快速到位。严格执行国家和公司的有关保密规定，确保公司机密的安全。

1.5 行政部是公文处理的管理机构，主管并负责指导公文处理工作。 1.5.1接收本公司外来公文、信件、传真，并对公文进行登记、编号、分发。 1.5.2各单位公文由各单位行政部统一复核、制发、盖章、分发、传递、立卷、归档、保管和销毁。

1.5.3督促、检查、指导本单位各部门文件管理工作。 2 收文办理程序

2.1 收文办理指对收到外单位公文的办理过程，收文处理流程为：签收→登记→分送→承办→批办→督办（详见收文办理流程图）。 2.2 签收

一切外来公文（含电子公文）统一由行政部文书管理人员签收。 2.3 登记

凡是

公文写作与处理

授课讲义

扬州大学管理学院

姜 苏

2010年9月

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第一章 绪论

一、写作概述

1、写作与文章的概念

写作是使用语言文字表达思想感情的一种创造性的脑力劳动的过程。

文章是反映客观事物或作者的思想感情，独立成篇的有组织的书面语言。

2、写作的涵义

1）写作是一种行为过程 2）写作是一种能力的体现 3）写作是一种工具和手段 3、日常写作的两种情形 奉命——赋得

（起于外力推动或实用的需要） 自主——偶成

（触兴而发全凭文兴，情思奔涌无外力 推动）

徐迟与陆幼青

4、基础写作与应用写作

——属于写作教学的两大门类

1）基础写作——学写作文（打基础）

2

应用写作——写应用文（重实用） 2）基础写作的基本理论框架 确立主题（命题炼意）

选择材料（取材聚事） 安排结构（谋篇布局） 恰当表达（表现手法） 锤炼语言（遣词造句）

选用文体（确定衣冠）

二、写作的功用

盖文章，经国之大业，不朽之盛事。年寿有时而尽，荣乐止乎其身，二者必至之常

期，未若文章之无穷。 ——曹丕

中国：

言志——表达个人情感 （诗者，志之

所之也。在心为志，发言为诗。情动于中

公文的写作和处理(125页)

第一节 公文概述 公文是法定机关与组织按照特定的规

范体式，经过一定处理程序制成的具有法定效力的文书，是依法管理

和进行公务活动的重要工具。 公文的作用 一、规范行为作用： 二、

领导与指导作用： 三、公务联系作用： 四、宣传教育作用： 五、

凭据和记载作用： 公文的分类 按来源分: 收文、发文 按行文关系

分: 上行文、平行文、下行文、泛行文 按阅读范围分: 公布性文件、

内部文件、机密文件 按使用范围分类: 专用文件、通用文件 规范

公文的意义 任何机关、团体和企事业单位都离

不开公文，尤其是管理国家行政事务的政府机关，对公文的依赖程度

非常之高。 一、是依法行政、建设法制政府的需要。 1．法

律、法规、规章等都以公文为载体，制发公文不符合权限和程序规范，

将影响公文的法律效力，影响依法行政。 ２．公文提供的信息不全面、不准确、不及时，制定的政策、发布的

决定不稳定，都会影响依法行政。 二、代表政府和机关水平与形象 一些公文出现细小的错误也许不至于引起严重的法律纠纷和经济损

失，但在当前信息化发展迅速的今天，会对政府和机关的声誉