商务英语电子邮件写作格式

商务英语电子邮件写作培训

撰稿人：秦垚磊

目录

1

商务英语电子邮件的基本格式

2

英文商务邮件超实用的技巧

3

英文商务邮件写作必备的黄金句子

前言

商务英语电子邮件以其方便快捷，在现 代商务活动中起着重要作用。商务往来中的 电子邮件代表着公司的形象，显示着公司的 水平和实力，直接影响到客户对公司的评估。 所以，商务电子邮件的写作在业务往来中占 据着举足轻重的地位。 据调查，约有88%的互联网用户使用电 子邮件，而在商务领域中约有90%的员工通 过电子邮件的形式来联系公务。随着全球经 济一体化的发展，商务英语电子邮件的写作 越来越受到重视。本次培训将着重探讨商务 英语电子邮件写作的格式、应遵循的相关原 则以及相应的写作技巧。

商务英语电子邮件的基本格式

Dear Mr. xx/Mrs. xx/Sir/Madam/all，

正文

Best Regards, /Yours Sincerely, XXX 常见的商务英语电子邮件包括以下五部分： ①写信人、收信人、抄送收信人、密送收信人的Email地址。②标题。③称呼、开头、正文、结 尾句。④礼貌结束语。⑤写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。 商务信件中要特别注意称呼的礼貌得体。如不知对方姓名只知头衔，可

简析商务英语电子邮件的写作特色

一、商务英语电子邮件的定义

电子邮件，简称E-mail，也被大家昵称为“伊妹儿”，又称电子信箱、电子邮政，它是—种用电子手段，提供信息交换的通信方式。是Internet应用最广的服务。通过网络的电子邮件系统，用户可以用非常低廉的价格（不管发送到哪里，都只需负担电话费和网费即可），以非常快速的方式（几秒钟之内可以发送到世界上任何你指定的目的地），与世界上任何一个角落的网络用户联系，这些电子邮件可以是文字、图像、声音等各种方式。同时，用户可以得到大量免费的新闻、专题邮件，并实现轻松的信息搜索。

二、商务英语电子邮件的格式

电子邮件地址的格式由五部分组成。第一部分“USER”代表用户信箱的账号，对于同一个邮件接收服务器来说，这个账号必须是唯一的；第二部分“”是分隔符；第三部分是用户信箱的邮件接收服务器域名，用以标志其所在的位置。第四部分，体现邮件主题的内容即正文部分。在正文部分选词应当引人注目，意思明确，结构应当简单清楚，让人一目了然，称呼应当亲切礼貌。最后，结束语通常是写信人向收信人表达对其的敬意之情，因此应当选择含有致敬之意的语句。 三、商务英语电子邮件的写作特色

商务英语电子邮件吸收电话、

商界人士在使用电子邮件对外进行联络时， 应当遵守一定的礼义规范， 如何正确使用电子邮件， 撰写规范的商务 Email， 顺利的进行对外联络。 下面做详细介绍。撰写邮件有三种方式： 写邮件、 回复邮件、 转发邮件。

三种方式各有所长， 但在撰写格式方面都一至分为四点： 收件人， 抄送， 主题， 内容。

一、 收件人

1 .确认传送讯息的对象， 并将人数降至最低。

2.传送电子讯息之前， 确认收信对象是否正确， 以免造成不必要的困扰和笑话。

二、 抄送

1 .在必要和确定的情况下， 抄送给相应需要知道进展情况的人员(比如项目经理)。

2.一般情况下不要给普通客户抄送。

3.确认抄送讯息的对象， 并将人数降至最低， 以免造成不必要的困扰和笑话。

三、 主题

电子邮件一定要注明主题， 因为有许多网络使用者是以主题来决定是否继续详读信件的内容(网络的世界什么都有 广告最讨厌但是带来的收入是相当可观的 呵呵)。

此外， 主题要明确、 精练与内容相关， 表达出对方需要了解的信息， 而且可以区分对同一事物的不同信息。 让人一望即知， 以便对方快速了解与记忆。

四、 内容

在线沟通讲求时效， 所以电子邮件的内容力求简明扼要， 并求沟通效益。 一般信件所用的起头语、 客套语、 祝贺词等，

项目四 网店推广

知识链接

一、电子邮件的基本常识

电子邮件又称E－mail，它是英文Electronic mail的简写，是利用计算机网络进行信息传输的一种现代化通信方式。E－mail与传统邮件相比具有速度快、价格低、可同时传送文本、图像、声音、动画等多种信息的特点。

要使用电子邮件，除了能够上网之外，拥有一个E－mail账号也是必不可少的，在互联网服务商那里申请开户时，会免费提供一个E－mail账号。不过如果用户存储的邮件容量超过了它的规定（一般是1M），就会按照0.1元/K的标准进行收费，因此大家更倾向于使用免费电子邮箱。

免费电子邮箱申请容易，同时免费电子邮箱大多提供了垃圾邮件过滤和邮件转发功能。在特殊情况下，我们还可以登录免费邮箱提供者的页面，在Web页面上处理信件。目前网上提供免费邮箱服务的站点很多，如常见的www.163.net、www.263.net、www.21cn.com等，只需登录到这些站点，就可以申请一个可长期免费使用的电子邮箱。

电子邮件地址的格式为user@hostname，

咨询的邮件格式范文电子邮件的格式写商务电子邮件格式

一、关于主题

1. 一定不要空白标题。

2. 标题要简短，不要让outlook用….才能显示完标题。

3. 最好写上**公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。时间可以不用注明，一般邮箱会自动生成，写了反而累赘。

4. 标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。

5. 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多宗事情，以便于日后。

6. 可适当用使用大写字母字符（如“* ！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，

特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7. 回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE 一大串。

8. 最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前

忘记检查主题。

二、关于称呼与问候

1. 恰当地称呼收件者，拿捏尺度。

2. 邮件的开头要称呼收件人。在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

关于格式，称呼是第一行顶格写。 3. Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个HI, 中文的写个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两个写。

结尾常见的写个Best Regards,中文的写个“祝您顺利”之类的。若是尊长应使用“此致

课件

第二章第六节

网海漫游

网上邮局——电子邮件

课件

Ⅰ、认识电子邮件 什么是电子邮件。 电子邮件的特点 电子邮件传送原理

电子邮件信箱的表示方法

Ⅱ、申请电子邮箱 Ⅲ、思考与实践

课件

什么是电子邮件 电子邮件是指通过网络来收发邮件，即E-mail(伊妹儿)。

电子邮件是因特网上使用最广泛的服务之一。返回

课件

电子邮件的特点一、速度快，范围广 一般情况下，利用电子邮件发送邮件，使得 全球范围内的大多数用户可以自如地在短短几 秒内将信息发送到世界各个角落，比通过邮局 发送邮件(即使是特快专递)要快得多。 二、功能强大 电子邮件不仅可以发送文字，还可以邮寄图 片、音乐、视频、应用程序等许多其它东西。 电子信箱一般还提供有订阅各种杂志的功能。 三、使用方便：操作简单，使用方便。返回

课件

电子邮件的特点四、费用较低 电子邮件传送信息的费用比其它方法包括传真 (FAX)、电话以及通过邮局传送邮件的费用要低。 通过电子邮件，不仅可以传送文本信息，在适当的Email软件的支持下，还可以传送图像文件、报表和计 算机程序。 五、畅通无阻

返回

课件

电子邮件传送原理互联网通信线路邮 件 服 务 器 邮 件 服 务 器

通信线路

发 信 人

返回

收 信 人

课件

电子邮件信箱的表示方

广东第二师范学院考试试卷

商务英语写作（2）（ A卷 ）

2012－2013 学年 第二学期

姓名 试题 分值 得分 一 二 三 四 五 六 七 八 九 十 总分 100分 学号 系级班别 评卷教师

考试有关事项说明

考试日期：2013年 月 日（星期 ） 答题时间：90分钟。 考试地点： 考试形式：闭卷

Ⅰ. Fill in the blanks. (15%, 1 point for each blank)

分值 得分 15 (1) A successful employment process at least needs three kinds writing: , , and . (2) The purposes of advertisements can be concluded as follows: , , , and action.

(3) Doing a busines

广东第二师范学院考试试卷

商务英语写作（2）（ A卷 ）

2012－2013 学年 第二学期

姓名 试题 分值 得分 一 二 三 四 五 六 七 八 九 十 总分 100分 学号 系级班别 评卷教师

考试有关事项说明

考试日期：2013年 月 日（星期 ） 答题时间：90分钟。 考试地点： 考试形式：闭卷

Ⅰ. Fill in the blanks. (15%, 1 point for each blank)

分值 得分 15 (1) A successful employment process at least needs three kinds writing: , , and . (2) The purposes of advertisements can be concluded as follows: , , , and action.

(3) Doing a busines

1.3域名管理与域名的解析原理

1.3.1DNS域

为了方便对Internet上众多的主机名进行管理，在DNS系统中引入了域的概念。一个域表示一组逻辑相关的计算机的组合，可以按地区、行业或机构对计算机进行分组，所划分出来的每个组都可形成DNS的一个域。DNS中的域类似人类社会的各种组织关系，例如，一个地区、一个大学等就相当于人类的一个域，它们定义了一些人群的一种组合关系。人类的组织关系可以按照一定的层次结构进行划分，例如，“中国·湖北·武汉”表示的就是一种层次结构。DNS的域名也是按照层次结构进行设计的，每层之间使用点（.）进行分隔，且层次关系是按从右到左的顺序来指定的，即层次中的最高级别的域名位于最右边，例如，可以将“中国的湖北省下面的武汉市”这个机构的计算机所属的域命名为“”，其中“cn”代表整个“中国”的域名，“hb”代表中国的湖北省的域名，“wh”则代表湖北省下的武汉市的域名。由于“cn”位于域名中的最高级别，所以被称之为顶级域名，“hb”是“cn”的子域，属于二级域名，“wh”则是“hb”的子域，属于三级域名。

计算机的主机名就是在它所属的域名前增加一个不含点（.）的本地名称组成的，本地名称与域名之间也是用点（.）进行

《信息技术基础》（电子邮件部分）

强化练习

1．如果E-mail地址是wang@mail.edu.y11.cn，那么用该邮箱地址发送邮件范围：（ ）

A．只能是云南 B．只能是中国 C．只能是教育部门 D．可以是全世界

2．某同学以myname为用户名在新浪网(http://www.sina.com.cn)注册的电箱地址应该是:（ ）

A myname@sina.Com B．myname.sina.com C．myname.sina@com D．sina.com@myname

3．使用WEB方式(直接在网站上)收发电子邮件时，以下描述错误的是:（ ） A．不用设置SMTP服务域名 B．不用设置POP3服务域名 C．不用输入账号和密码登录 D．可以在附件中插入图片文件 4．在撰写邮件时，在收件人对话框的“收件人”栏中:（ ） A．只能输入一个人的收件地址 B．只能输人多个人的收件地址

C．既可以输入一个人的收件地址又可以输人多个人的收件地址 D．只能输入收件人的姓名

5．要将一封电子邮件同时发送给几个人，可以在收件人栏中输入他们的地址，并用（ ）分隔。（A） ”