电子文件归档的要求及过程

内蒙古第二电力建设工程有限责任公司

企 业 管 理 体 系 文 件

QB/MEDJ-206-04-2006

电子文件归档管理办法

2006-01-01 发布 2006-01-01 实施

内蒙古第二电力建设工程有限责任公司 发 布

前 言

本制度由公司工程管理部归口管理并负责解释

本办法起草人：苑书林

本办法校核人：苑书林

本办法审核人：靳 江 崇 莉 杨浩维 王占军

本办法批准人：武 斌

目 次

1.目的

2.适用范围

3.引用依据

4.术语

5.职责

6.管理内容和方法

内蒙古第二电力建设工程有限责任公司

电子文件归档管理办法

QB/MEDJ—206— 04 —2006

1. 目的

为了加强公司电子文件的规范化管理，保障电子文件和电子档案的安全和有效利用，更好地为公司各项工作服务。根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，特制定本办法。

2. 适用范围

本办法适用于公司企业电子档案的管理。

3. 引用依据

3.1 《中华人民共和国档案法》

3.2 GB/T 18894—2002《电子文件归

随着计算机技术的日益发展和广泛应用,档案已不再仅仅以单一的纸质形式存在,以磁、电、光等介质为主要信息载体的文件应运而生,产生了以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的电子文件。电子文件以其无可争议的生命力,成为人类社会记录信息、传达信息、留存信息的重要工具,这就给档案管理工作提出了一个新的课题。本文通过电子文

电子文件归档相关探讨

[摘要]电子文件归档是时代发展的必然要求，其不仅缩短了档案从接收到提供利用的流程，而且使档案管理流程扩展到电子文件生成、移交、存储及利用等各个阶段，从而实现了资源共享，提高了利用效率。

【关键词】电子文件；归档；电子档案

电子文件的诞生标志着档案发展到一个新的阶段——电子档案阶段。近些年来，档案工作者对电子文件和电子档案的管理问题越来越关注，主要是因为电子文件的数量剧增，形式不断翻新，而且有不少已经进入归档阶段并转化为电子档案。因此，研究如何利用生产、生活过程中产生的电子文件，制定一系列标准化规范，直接生成电子档案的工作在现阶段意义重大。

电子文件是指通过计算机进行操作，传输、存储等处理的数码序列，从社会生活的角度来认识，电子文件是人们在各种活动中使用电子计算机作为工具，产生的一类数字化形式的记录。按电子文件产生的工作领域，可分为两种：一种是记录人们在办理公务，处理一般事务或交流信息过程中产生的电子文件；另一种是记录人们生产或科研活动的技术性电子文件。

电子文件归档必须具备两个条件：一方面，档案管理部门现代化管理水平的提高。随着国务院”电子政务”目标的确定，各级管理部门均加快了现代化建设的步伐，档案管理部门作为信息资源

一、范围

在企业活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。

二、定义

电子文件是在计算机系统中生成的以数码形式和一定的格式存储在磁带、磁盘、光盘等介质（或载体）上，并且通过计算机等数字设备才能识别、处理，可以在通信网络上传递的文件。

三、电子文件的种类

管好电子文件，科学分类是前提。对电子文件的分类目前一般如下：

1、按存储载体分，电子文件有三类：

（1）磁盘文件（包括软盘和硬盘）；

（2）磁带文件；

（3）光盘文件。

2、按内容形式分，电子文件有八类：

（1）记载文字、符号和插图的文本文件；

（2）用扫描仪、数码像机获得的图像文件；

（3）通过计算机辅助设计获得的图形文件（CAD电子文件）；

（4）用音频设备获得的声音文件；

（5）用视频设备获得的影像文件；

（6）用多媒体技术制作的多媒体文件；

（7）存放数据的数据库文件；

（8）生成电子文件所依赖的操作系统文件和命令文件。

3、按生成形式分，电子文件有两类：

（1）原始文件，即通过计算机直接产生的电子文件；

（2）转换文件，即通过扫描仪、数码像机等设备对传统文件进行载体转换等处理而产生的电子文件。

4、按属性分，电子文件有五类：

（1）普通文件；

（2）只读文件；

（3）隐含文件；

（4）加密文件

如何归档文书电子文件

王卫森

按照中央办公厅、国务院办公厅印发的《电子文件管理暂行办法》、国家标准《电子文件归档与管理规范》以及《陕西省电子文件归档与管理规范》要求收集、归档电子文件，对于保护纸质等实体档案，便利地为社会提供档案利用服务，具有重要的意义，是各级各单位文秘和档案管理人员的重要职责。那么，如何收集和归档电子文件呢？下面以文书电子文件为例，谈谈我市电子文件的收集与归档的基本方法。

一、文书电子文件归档的基本思路

按照电子档案与纸质档案“双套制”的基本要求，按件将与纸质档案内容相同的电子文件收集归档，并使电子档案与纸质档案建立对应关系。

二、文书电子文件收集积累的方法要求

（一）发文电子文件的收集。发文办理完毕以后，将发文电子版（由word转化为xml格式）、由公文传输系统生成的发文板式电子文件（sep格式）和发文审签单电子版等3份电子文件，存入一个名称为该发文文件编号的文件夹中。

1

使用OA系统的，发文审签单可直接保存为电子文件；未使用OA系统的，应将纸质发文审签单扫描成电子文件保存。

（二）收文电子文件的收集。将本市公文传输系统收到的电子文件（sep格式）、收文办理单等2份电子文件存入一个名称为收文文件编号的文件夹中。收文和收文办

这是靖江市的电子文件归档与管理规范

镇江市电子文件归档与管理规范
　1总则

　　1.1为了加强对全市电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》、国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规和规定的要求，结合镇江市实际，特制定本规范。

　　1.2本规范适用于镇江市各级机关、人民团体、企事业单位及其它不同所有制形式的单位。

　　1.3本规范所称的电子文件是在数字设备环境中生成，以数码形式储存于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可以在通信网络上传输的文件。

　　1.4归档电子文件应与其它门类和载体的档案集中统一管理。各单位应建立健全相应的工作制度和管理网络，并结合相应的技术措施，对电子文件的形成、收集、整理、交接、保管、利用等环节实施全过程管理与监控，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。

　　1.5在电子文件的管理过程中应明确职责，责任到人。电子文件的形成、运转、整理、归档等工作一般由承办的业务部门负责，档案部门在归档时给予必要的指导和监督；电子档案的管理、鉴定、保管和开发利用等工作，一般由档案部门负责，电子文件形成部门提供必要

一、范围

在企业活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。

二、定义

电子文件是在计算机系统中生成的以数码形式和一定的格式存储在磁带、磁盘、光盘等介质（或载体）上，并且通过计算机等数字设备才能识别、处理，可以在通信网络上传递的文件。

三、电子文件的种类

管好电子文件，科学分类是前提。对电子文件的分类目前一般如下：

1、按存储载体分，电子文件有三类：

（1）磁盘文件（包括软盘和硬盘）；

（2）磁带文件；

（3）光盘文件。

2、按内容形式分，电子文件有八类：

（1）记载文字、符号和插图的文本文件；

（2）用扫描仪、数码像机获得的图像文件；

（3）通过计算机辅助设计获得的图形文件（CAD电子文件）；

（4）用音频设备获得的声音文件；

（5）用视频设备获得的影像文件；

（6）用多媒体技术制作的多媒体文件；

（7）存放数据的数据库文件；

（8）生成电子文件所依赖的操作系统文件和命令文件。

3、按生成形式分，电子文件有两类：

（1）原始文件，即通过计算机直接产生的电子文件；

（2）转换文件，即通过扫描仪、数码像机等设备对传统文件进行载体转换等处理而产生的电子文件。

4、按属性分，电子文件有五类：

（1）普通文件；

（2）只读文件；

（3）隐含文件；

（4）加密文件

这是靖江市的电子文件归档与管理规范

镇江市电子文件归档与管理规范
　1总则

　　1.1为了加强对全市电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》、国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规和规定的要求，结合镇江市实际，特制定本规范。

　　1.2本规范适用于镇江市各级机关、人民团体、企事业单位及其它不同所有制形式的单位。

　　1.3本规范所称的电子文件是在数字设备环境中生成，以数码形式储存于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可以在通信网络上传输的文件。

　　1.4归档电子文件应与其它门类和载体的档案集中统一管理。各单位应建立健全相应的工作制度和管理网络，并结合相应的技术措施，对电子文件的形成、收集、整理、交接、保管、利用等环节实施全过程管理与监控，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。

　　1.5在电子文件的管理过程中应明确职责，责任到人。电子文件的形成、运转、整理、归档等工作一般由承办的业务部门负责，档案部门在归档时给予必要的指导和监督；电子档案的管理、鉴定、保管和开发利用等工作，一般由档案部门负责，电子文件形成部门提供必要

归档电子文件登记表（首页）

形成部门 文件特征 文件起止日期 电 话 硬件环境（主机、 网络服务器型号、 制造厂商等） 年 月 日 年 月 日 总份数 联系人 设备操作系统 环数据库系统 境软件环境 特（型号、版本等） 相关软件（文字处理征 工具、浏览器、压缩或解密软件等） 文记录字符、图形、音件频、视频文件格式 记型号： 录数量： 文件载体 特备份数： 征 送交部门 文件交接 □一件一盘 □多件一盘 □一件多盘 □多件多盘 送交人（签名） 年 月 日 接收部门 通讯地址 电 话 联系人 接收人（签名） 年 月 日

归档电子文件登记表（续页）

文件 编号 题 名 形成 时间 文件 文件 载体 版本 类别 保管 注 期限 备

天津石化100万吨/年乙烯及配套项目

竣工图编制及归档要求

1 目的

为做好天津石化100万吨/年乙烯及配套项目竣工图的编制工作，提高竣工图的完整性、准确性、系统性和案卷质量，满足企业生产运维需要，特制订本要求。 2 编制依据

2.1 《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》（SH/T3503-2007） 2.2 《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》（DA/T28-2002） 3 各方职责 3.1 设计单位

3.1.1 负责编制竣工图，提交监理单位审核；

3.1.2 根据档案管理要求，进行竣工图整理组卷，并形成电子版竣工图； 3.1.3 将审查合格后的竣工图提交建设单位验收、移交、归档。 3.2 监理单位

3.2.1 负责完成对竣工图审核，并签署竣工图章。 3.3 建设单位

3.3.1 项目经理部设计部

3.3.1.1 负责组织、协调竣工图编制和审查工作；

3.3.1.2 负责组织设计单位按要求向建设单位归档竣工图； 3.3.1.3 负责单独签订设计合同的项目竣工图保证金的管理工作。 3.3.2 项目经理部工程管理部门

3.3.2.1 负责协调施工、监理单位审查竣工图； 3.3.2.2 负责依据现场实际情况