会议室的管理和使用

枣庄经济学校关于会议室接待室使用管理的规定

为加强对学校会议室、接待室的管理，充分发挥其作用，提高利用率，特对学校会议室、接待室的使用管理作如下规定：

一、学校综合实训楼六楼会议室、接待室，由学校办公室统一管理。学校办公室负责协调安排会议室、接待室的使用，对室内设备和物品的管理和维护、易耗用品的添置和卫生清洁等工作。

二、六楼会议室主要用于迎接上级机关检查、评估等对外接待和由学校主要领导主持、参会人数在6—17人（如：党总支会议、校长办公会、行政办公会议等）的重要会议。

三、接待室主要用于学校领导接待来宾或召开小型座谈会使用。 四、会议室、接待室的使用须由承办部门提前与办公室联系，提出申请，办公室按照轻重缓急、先后有序的原则统筹安排。

五、会议室、接待室备有纯净水和茶叶，如有特殊需要，须提前申请。

六、在会议室悬挂、张贴物品要规范，不得破坏、弄脏原有装修。 七、会议室、接待室使用完毕后，使用部门须及时对悬挂、张贴物等进行清理，关闭电器电源，关好门，并及时与会议室、接待室管理人员联系，办理验收交接手续。由于使用部门未关电器电源、未关门、使用不当等原因，造成设备和物品损坏或丢失的，由会议承办部门承担责任。

八、本规定自公布之日起执行。

会议室管理细则

第一章 总则

第一条 目的

为了使会议室的管理规范化、有序化，确保会议室的合理使用，特制定本细则。

第二条 使用范围

会议室只供本公司内部举行各种会议、举办各种活动和对外接待使用，原则上不向外单位开放。

第二章 管理职责与使用规定

第三条 管理职责

地产集团会议室由总经办统一管理、各项目公司会议室由所属单位综合部统一管理。

（一）负责会议室物品和设备的管理、登记、清点、调配等。 （二）协调安排会议室的使用。

（三）总经办（综合部）负责会议室各类设备的日常维护，条幅制作、各类物品配备等，并监督其他人员对会议室的使用及值班人员的卫生检查。

第四条 使用管理规定 （一）会议的安排

1．需要使用会议室，必须提前一天将要求报至总经办（综合部），在OA中进行会议室使用审批，由总经办（综合部）统一安排，以免造成场地冲突，确有冲突者，视情况给予合理安排。

2．凡已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前2天报请总经办调整会议计划。未经总经办同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。

3．对于准备不充分、有重复性或无多大作用的会议，总经办有权拒绝安排。 4．对于参加人员相同、内容接近、时间相临的几个会议，

会议室管理规章制度

一、目的

为了加强会议室的管理，做到合理的使用，有效管理保证各类会议顺利召开及相关工作开展有序使用，提高会议室的利用率，特制订本规定。

二、范围

本规定适用于集团公司会议室管理。

三、职责

1、企业发展中心负责公司会议室的安排和管理，保证室内整洁卫生，设施完好。

2、企业发展中心负责会议室钥匙，会议室设施、卫生等管理。

四、内容

1、会议室仅限本公司用于举行会议、接待访客、商务研讨，招聘等工作，各部门安排的各种会议、工作需提前登记，由企业发展中心负责安排时间，避免发生时间冲突。未经允许不得擅自使用，如特殊情况需借他人使用，需要申请经企业发展中心行政人员同意方可。 2、各部门在使用会议室时，不得在会议室吸烟、大声喧哗。不得乱扔垃圾、纸屑，或者在办公室吃有机食品，也不能随便动用影音等设备，如果损坏将追究当事人的责任。

3、各部门在使用会议室过程中，必须爱护公务保持会议室整洁，用完后所以设备放置原位。会议室配置的影音设备由企业发展中心IT专员负责监督管理。

4、及时做好会议室内设施设备、会务方面的一切安排，安排的清洁人员要做好会议室整洁工作，保证桌椅排放整齐，地面干净整洁，包括对花草及时浇水以及对枯叶的清理。

5、会议结束后，企

会议室(洽谈室)管理规定

第一章 总则

为加强会议室（洽谈室）管理，提高会议室（洽谈室）使用效率，规范会议室（洽谈室）服务，合理安排各类会议及培训，特制定本管理规定。

第二章 会议室(洽谈室)的管理和使用

由综合部统筹协调安排使用，各使用部门负责室内卫生清洁、桌椅摆放、设备设施维护保养对接等各项日常管理工作。综合部负责实施检查。

一、会议室(洽谈室)基本情况

二、大会议室使用须知

1、大会议室由综合部统一管理，主要用于项目开班、项目培训、重要会议召开等特殊活动。公司要求大会议室使用公司统一定制的会议专用杯，禁止其它非专用杯入内。

2、大会议使用流程：OA提前三天申请（OA会议室申请流程：行会议管理会议查询。OA中需注明实际参会人员的名额和级别，并注明会议召开类型（视频会议、部门例会或项

目培训等））合部配合检查各项设施是否完好使用完毕做基础的清理、整通知综合部检查设备设施，关闭音响、视频设备，关闭全部设施设备电源综合部安排对现场做深度清洁

注：未经过上述流程，如发现设备和物品损坏或丢失的，则由最近一次使用部门承担相应赔偿责任。

2、大会议室内的参会人员应自觉遵守相关管理规定，未经允许，不能随意移动室内设施，随意开关和调试电子设备设施。

3、使用人进入大会议室后，自觉

1、目的

为规范公司总部会议室的使用和管理，并使其制度化、合理化，更好的为公司与会人员提供优质的服务和良好的会议环境，防范会议室设备使用过程中可能存在的损坏，从而更好体现公司的整体形象，特制订本办法。

2、适用范围

公司总部的各类型会议室。 3、术语

原则：归口管理原则，分工负责原则；有效控制原则；资源共享原则，快速处理原则，责任追究原则。

4、职责

4.1公关传播部职责

4.1.1公关传播部负责《会议室管理操作规范》的制定（修订），以及在制度实施的整个过程中的考核工作，督促各部门严格执行，保证制度的顺利实施。

4.1.2公关传播部负责各部门会议室的统一分配，严格结合会议性质、会议重要性等，将会议室按需求分配给各部门。

4.1.3公关传播部负责检查会议室内的设施、流动用品等的日常使用情况:每日定时进行会议室点检，点检的内容主要包含环境卫生﹑物品设施等状态，并填写《会议室点检表》，详见附件；

4.2综合管理部职责

4.2.1综合管理部负责会议室管理系统的制作和维护;各类电子设备和设施由综合管理部指定专人管理调试。

4.2.2综合管理部负责公司对会议室系统设备的要求和提出规划及采购到位。 4.3 各部门职责

4.3.1各部门负责根据会议室申请

指导性文件 文 件 编 号： 版本/版次：A0 页 次：第 1 页 共 5 页 公司 会议及会议室管理办法 文件制订/修订履历 制/修订内容 编号 制/修订日期 制/修订原因 文件会审 / 签 名 □总经办 □财务部 □市场营销部 □生产部 □开发部 □外贸部 □采购部 □人力资源部

指导性文件 文 件 编 号： 版本/版次：A0 页 次：第 2 页 共 5 页 公司 会议及会议室管理办法 1.0目的 规范会议制度，提高会议效率和效果。确保开会必有决议；决议必有执行；执行必有效果? 2.0范围 周会、月会、年会，生产、品质异常等临时会议及管理评审与内部审核的首末次会议? 3.0权责 3.1总经理/总经理助理或人力资源经理或管理者代表 3.1.1主持月会、年会，必要时列席临时会议，对会议中的提议形成决议； 3.1.2 指定会议通知、记录、与会议决议所采取的相关措施之跟进者。 3.2临时会议召集/主持者 3.2.1针对需讨论问题通知相关部门负责人/管理人员参加会议，视必要提请总经理

会议应急预案

一、消防应急预案

（一）会场存在的安全风险

会场电器设备使用频率高，临时接线和移动电器较多，会议厅里放置桌椅以及桌布、幕布等易燃物品。召开会议室时，属人员密集场所，有可能由于电器线路短路等引发火灾事故，造成人员烟雾中毒、烧伤，拥挤踩踏伤害等重大人员伤亡和财产损失。 （二）应急疏散组织机构及职责 1.应急指挥小组人员：

某某某： 某某某： 某某某：

职责：发生紧急情况时，负责全面指挥会场内全体参会人员按逃生路线疏散，安全撤离，并维护公共秩序；根据紧急情况的内别和程度联系消防队、医院等单位。 2.休息室及寝室指挥：

某某某：电话号码

职责：发生紧急情况时，负责指挥休息室以及寝室人员从逃生路线疏散，安全撤离。 （三）应急预案要求

1.会议代表及工作人员应遵守安全的有关规定，要对会场和住宿进行风险识别，熟悉紧急疏散通道方向，出口位置，消防器材位置。

加强风险防范意识，严格遵守安全管理规定，避免引发事故。

2.当发生火灾等意外事件时，要保持冷静，服从指挥，迅速疏散，避免伤亡。

3．会场和宿舍一旦发生火灾，在指挥人员统一指挥下按照紧急疏散指定方向迅速疏散，自觉维护秩序，不得拥挤，防止挤伤、跌伤、踩踏等。

4.会场和宿舍一旦发生火灾，立即通

会议室装修合同

篇一：装修合同 合同编号：

XXXXXXXX会议室装修 施工合同

合同签定地点： 日 期：

XXXXXXXX人民政府会议室装修 施工合同

甲方：XXXXXXXX人民政府（以下简称甲方） 乙方：XXXX有限责任公司（以下简称乙方）

根据甲、乙双方充分协商以及遵守国家有关法律、法规，结

合本工程的具体情况，签订本合同，双方共同遵守。 一、工程概况

1、工程名称：XXXXX会议室装修改造工程 建设地点：XXXXX人民政府办公楼

2、工程内容：装修会议室主席台地板、新建主席台、安装会议室LED走字屏、会议室主席台配套椅子张、会议室配套桌椅28套。

3、本工程范围：包工包料、包工期、包质量、包安全和文明施工。

4、本工程工期为 天（日历天），自 年 月 日 至 年月 日，如遇不适宜施工特殊情况工期顺延。 二、工程质量和验收标准

按设计要求及国家颁发的施工验收规范、规程和质量检验标

准验收。

三、合同价款和支付方式

1、本工程预算总造价：四万九千九百八十元（￥ 元）整。

2、付款方式：工程竣工验

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会议室布置的声学要求

为保证声音绝缘与吸声效果，室内铺有地毯、天花板、四周墙壁内都装有隔音毯，窗户应采用双层玻璃，进出门应考虑隔音装置。同时吸声不要过量，避免声音干涩。 根据声学技术要求，一定容积的会议室有一定混响时间的要求。一般来说，混响的时间过短，则声音枯燥发干；混音时间过长，声音又混淆不清。因此，不同的会议室都有其最佳的混响时间，如混响时间合适则能美化发言人的声音，掩盖噪声，增加会议的效果。具体混响时间的计算公式如下（目前更多的是采用计算机辅助声学设计软件，如EASE3.0进行混响时间的计算）：

T=KV/{S[-2.3lg(1-a)]+4MV}

其中：K为房间形状的参变数，一般取0.161; V为房间容积（m3）；

S为房间内吸声物总表面面积（m2）； a为室内平均吸声系数； M为空气衰减系数； T为混响时间（s）；

会议室的高度大约在4m的情况下：

当会议室面积小于200平方米时，T=0.3-0

淘会场

会议室座位安排的方式

如何安排会议场地座位是会议筹备人员不能忽略的一个细节，会议室座位安排既要保证所有的参会人员能够看到和听到发言人的发言，还要考虑就座的礼仪，会议座位安排礼仪。

会议室座位安排通常有五种方式：

一、圆桌会议型

所有人围着桌子就座，方便所有人参与讨论，通常用于小型会议及需要讨论环节较多的会议。尽管圆桌会议型就座人员相对平等，但仍然需要注重就座的礼仪，可在座位上摆放姓名牌，用于提醒就座的次序。

二、正式演讲型

正式演讲时，要给演讲者、发言人一张讲台或办公桌，方便演讲者站立或座着讲话，同时，还要根据演讲人的要求及演讲需要，摆放相应的音像辅助设备。听众在演讲者对面，按排坐，面向演讲者。这样的布置有利于演讲者与听众的沟通。这种座位排列方式，应稍微多提供一些座位，因为在中间的座位有可能是空的，听众通常不会座得非常满。

三、小组讨论型

据会议的需要，把几张条桌拼成一个长方桌，参会人围桌而坐，形成独立的岛屿座位形式，在会议主要发言人发言结束后，参会人员分成几个小组进行讨论，培训经常采用这种形势，方便对课题进行小规模的深入研讨，保证更多的人对议题表达意见。

四、就餐座位安排

对于正式的晚餐或宴请，应选择这种方式安排座位，在餐桌上要摆放