电子照片档案整理方法

照片档案整理方法步骤

照片档案整理方法步骤

?一、照片档案的定义

?照片档案就是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片与题名三部分。

?二、照片档案整理原则

?照片档案的整理应遵循照片档案的有机联系、便于保管与利用。照片档案的底片、照片应存放在照片盒内,数字照片的光盘,移动硬盘应单独存放。

?三、照片档案整理方法步骤

?收集——分类——排列——编号——装袋——装盒——编目?(一)照片档案收集

?1、收集范围

?(1)记录本单位主要职能活动与重要工作成果的照片。

?①领导人与著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。

?②本单位组织或参加的重要外事活动的照片。

?③记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其她异常情况与现象的照片。

?(2)记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗与著名人物的照片。

?(3)其她具有保存价值的照片。

?2、收集要求:及时、齐全、完整。

?(1)对属于收集与归档范围的照片,应按照规定定期向本单位档案机关或档案工作人员归档,集中管理,任何单位或个人不得据为已

照片档案整理方法步骤

有。

(2)对存有真伪疑义的照片应采取

各种专门档案的整理方法 二、会计档案的整理方法

会计档案是指会计凭证、会计账薄、财务报告（会计报表等）和其他会计核算专业材料，是记录和反映本单位经济业务的重要史料和证据。主要包括：①会计凭证：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；②会计账薄：总账、明细账、日记账（银行日记账、现金日记账）、固定资产卡片、辅助账薄、其他会计账（公积金、养老金明细账）；③财务报告：月报、季报、年报（包括附表及文字说明）、其他财务报告；④其他：银行存款余额调节表、银行对账单及其他应当保存的会计核算专业资料，还有会计档案的移交清册和销毁清册（此项也可放在全宗卷内）。

会计档案整理工作的内容主要包括：分类、立卷、排列与编目等环节。根据国家有关规定，会计档案的立卷工作由财务会计部门按照本单位会计档案分类方法承担，其它整理环节的工作，原则上由档案部门负责。

（一）会计类档案分类有2种方法：会计部门将当年年度的会计凭证、会计账薄、财务报告及其他会计核算专业材料收集齐全、完整，然后按照凭证、账薄、报告等几种主要形式进行分类。通常采用1、采用种类——保管期限——年度分类法。即把报表、账簿、凭证、其他分开，再按年度时间排列，历年各编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量少的

内附文书档案整理的具体方法

文书档案归档整理操作方法--收集 装订 归档判断 分类 排列 编目 装盒

作者：国昌档案 来源： 发布时间：2009-6-21 23:04:03| 收藏

文书档案归档整理操作方法

档案分为文书档案盒、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。

一、基本要求：

要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《归档文件整理规则实施细则》。

二、基本概念：

（一）归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。

（二）归档文件的整理，将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。

归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。

（三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要

- -- 基本建设项目档案的整理方法

一、基本建设项目档案的概念

基本建设项目档案是指从建设项目(工程)的提出、调研、可行性研究、评估、立项、审批、勘察、设计、施工、生产准备到竣工投产(使用)的全过程中形成的应归档保存的全套文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。

二、基本建设项目文件的整理

㈠、基本建设项目文件(以下简称基建档案)的归档范围和保管期限表（详见附表）

整理基建档案注意的事项：

1、应将反映基本建设职能活动中形成的全部文件材料、图纸及其他载体作为归档范围的主体：

2、划清科技资料与基本建设文件材料之间的界线，不要将科技资料列入基本建设文件材料范围内归档；

3、基本建设文件材料的原件由建设单位归档，施工单位归档用复印件。

㈡、归档时间：

1、各施工单位应在项目建设完成三个月内将项目文件向建设单位归档，有尾工的应在尾工完成后及时归档；

2、大、中型项目建设，按阶段归档。

- . -word资料-

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㈢、归档要求

1、归档文件材料必须是准确反映基本建设及其管理活动的真实情况；

2、归档文件材料必须齐全、完整；

3、归档文件材料应选用优质的制成材料，纸张规格尺寸要统一，不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸书写，总之书写材料应符合耐

一、单选题

1.保持档案的历史联系，首先应保持档案在( C )。 A.时间上的联系 B.内容上的联系 C.来源上的联系 D.形式上的联系 2.全宗内档案分类的基本要求是（ D） A.主观性 B.抽象性 C.多样性 D.逻辑性 3．档号2-6-38-15中的38代表（C） A.页号或件号 B.目录号 C.案卷号 D.全宗号

4.全宗有多种补充形式，其中一种按照一定的特征组成的、档案的数量很少的若干全宗的集合的形式是（ B ） A、联合全宗 B、全宗汇集 C、档案汇集 D、全宗群

5.两个单位合并，一般应形成（ C ）个全宗。 A、1 B、2 C、3 D、4 6.全宗汇集的形成原因是（ B ）。

A、文件联系密切，难以分开 B、性质相近，档案数量少 C、所属全宗不复存在 D、档案不知所属全宗 7.整理工作的第一项工作是（B）。

A.立卷 B.区分全宗 C.拟定案卷标题 D.编目 8.以下内容中，（ C ）不属于档案整理的编目程序内容。

A、填写卷内文件

附件5

长沙市经发房地产开发有限公司八方小区二期项目

工程档案整理规范

一、资料整理的原则

根据城建档案管理的有关规定及公司要求，为进一步规范项目档案工作，提高档案的案卷质量，根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》

（GB/T11822-2000）、《城建档案业务管理规范》（GJJ/158-2011）以及《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）制定本标准。建设工程竣工档案的整理立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用；电子档案和声像档案的归档整理按有关规定执行。

二、资料整理的要求

建设工程竣工档案整理工作内容包括工程档案的分类、排列、编号、编目、装订、填写移交目录六个工作程序。

（一）文件材料的组卷要求

1、资料的排列：建筑工程档案的排列按照本规范及附件5.1《长沙市经发房地产开发有限公司八方小区二期项目建筑工程竣工档案移交目录》进行组织排列，排列时应考虑各项工程管理程序或施工工序之间的联系。

2、资料的组卷：一个建设工程项目由多个单位工程组成时，应按单位工程组卷；工程综合性文件（如：施工许可证、规划许可证、施工图审查意见书、联合验收备案表等相关综合性文件）由建设单位整理组卷，分片区开

浅析电子档案与纸质档案并存

[提要] 随着高科技信息时代的发展，电子档案的产生，打破了单一传统的纸质档案管理模式，如何将电子档案与纸质档案并存，是又一新兴课题。本文从多角度剖析在实际管理当中存在的各种问题，并提出相应的对策。

关键词：纸质档案；电子档案；并存；策略

随着信息技术和网络技术的飞速发展，各类信息处理技术和设备的大量运用，办公自动化的普及，电子商务的广泛开展，我国档案管理打破了传统单一的纸质管理模式，电子档案应运而生，使档案管理工作发生了深刻的变化。国家档案局局杨冬权在2012年全国档案局长馆长会议上提出，在全国档案事业发展“十二五”规划基础上，到2020年全国各级综合档案馆纸质档案数字化数量要比2010年翻两番。如何使纸质档案与电子档案更加合理地并存，成为档案管理又一新兴课题。

一、高速信息时代发展对档案管理的影响

当今社会已步入一个高速的信息时代，网络与通信的飞速发展，各种新型信息处理技术、多媒体技术的广泛应用，已渗透到我们日常的工作和生活当中，同时也影响到档案的管理工作中，使现阶段的档案管理工作翻开了崭新的一面。网络化、数字化、信息化是现代档案管理工作的发展方向。

二、纸质档案与电子档案并存现状

在当今飞速发展的信息时代

一、什么是文件材料的归档整理

是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

三、文件材料归档整理的具体操作方法 （一）收集

收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。

要求：材料齐全完整、内容真实准确 （二）确定“件”

归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。一般以每份文件为一件。

具体情况作如下规定：

1、文件正本与定稿为一件；

2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；

3、正文与附件为一件。附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。

4、原件与复制件为一件；

5、转发文与被转发文为一件；

6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等； 7、成套的会议材料分别为件；

科技档案的整理工作，就是由档案部门对收集来的科技档案，按其形成规律和特点，进行科学分类、系统排列及编目的工作。这项工作包括系统整理和科学编目两部分。系统整理包括对案卷的分类和排列，以真实反映科技、生产活动的历史面貌，保持其有机联系。科学编目包括编档号和编目录，用以固定案卷分类、排列的整理成果，揭示各类案卷的内容和构成。科技档案整理的原则：遵循科技档案的自然形成规律，保持科技档案材料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，便于保管和利用。

科技档案的整理方法：一般讲，基层档案部门对科技档案的整理，大体要经过分类、案卷组织与排列、编目几个环节。

（一）分类。科技档案分类，就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范围的科技档案划分成不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库藏系统。

1、工程项目分类法。它适用于对基本建设工程档案的分类，就是在本单位全部基建档案范围内，以工程项目为分类单元，划分科技档案的类别。

2、型号分类法。它适用于产品档案和设备档案的分类，就是以各个型号的产品或设备为分类单元，划分科技档案的类别。

3、课题分类法。适用于对科研档案的分类，以各个独立的研究课题为分类单元，划分科

学校档案整理要点

A级指标——宣传工作

A5.1创设良好的语言文字规范化宣传环境：全市中小学、师范院校设立永久性宣传标语牌

永久性宣传牌、宣传挂图等宣传物品的文字、图片资料 A5.3精心组织每年的“推普周”活动，搞好语言文字规范化的宣传

（1）“推普周”活动

“推普周”活动计划、活动通知、活动开展原始资料（简报、照片影音资料、活动经费支持等）、活动总结、奖状证书等（含09、10、11三年）。

另：（1）“中华诵 中华赞”活动、“规范汉字书写大赛”活动（资料同上）。

（2）学习宣传《国家通用语言文字法》有举措（可通过“国旗下的演讲”形式，有图片音像资料、学习宣传资料等，09、10、11三年）。

B级指标——普及普通话

B3.1主管部门将普及普通话纳入教育教学要求，作为教育督导、检查、评估的内容，措施到位，制度健全，认真检查落实

（1）各区教体局将普及普通话纳入到教育教学要求，

各级各类学校有落实此项要求的措施。

（2）普及普通话作为教育督导、检查、评估内容，措施到位，制度健全

①各区教体局有将普及普通话作为教育督导、检查、评估内容的相关文件或制度。

②各区教体局有普及普通话的措施或要求。

③各级各类学校有接受教育督导、检查、评估时的方案、总结、