照片档案整理规则

照片档案整理方法步骤

照片档案整理方法步骤

?一、照片档案的定义

?照片档案就是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片与题名三部分。

?二、照片档案整理原则

?照片档案的整理应遵循照片档案的有机联系、便于保管与利用。照片档案的底片、照片应存放在照片盒内,数字照片的光盘,移动硬盘应单独存放。

?三、照片档案整理方法步骤

?收集——分类——排列——编号——装袋——装盒——编目?(一)照片档案收集

?1、收集范围

?(1)记录本单位主要职能活动与重要工作成果的照片。

?①领导人与著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。

?②本单位组织或参加的重要外事活动的照片。

?③记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其她异常情况与现象的照片。

?(2)记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗与著名人物的照片。

?(3)其她具有保存价值的照片。

?2、收集要求:及时、齐全、完整。

?(1)对属于收集与归档范围的照片,应按照规定定期向本单位档案机关或档案工作人员归档,集中管理,任何单位或个人不得据为已

照片档案整理方法步骤

有。

(2)对存有真伪疑义的照片应采取

附件3

档案编码规则

投资发展01 规划设计 02 市场营销 03 人力资源 04 行政管理05 财务管理 06 法律事务 07 战略运营 08 计划管理09 成本管理10 投资发展01 规划设计 02 市场营销 03 人力资源 04 行政管理 05 财务管理 06 法律事务 07 战略运营 08 计划管理09 成本管理10 项目公司 XM 各部门 各部门 各部门 各部门 集团各部门 JT 东方城置地 ZD 田园农业 NY 集团总部 JT 物业管理 WY 文旅资产 WL 田园投资 TZ 项目公司 XM 项目公司 XM 项目公司 XM 项目公司 XM

附件3

一、档号结构

全宗号（公司+部门/项目代码）—类别号（年度类别〃分类代码）—案卷号—件号

（一）全宗号（公司+部门）：全宗号为档案

附件3

档案编码规则

投资发展01 规划设计 02 市场营销 03 人力资源 04 行政管理05 财务管理 06 法律事务 07 战略运营 08 计划管理09 成本管理10 投资发展01 规划设计 02 市场营销 03 人力资源 04 行政管理 05 财务管理 06 法律事务 07 战略运营 08 计划管理09 成本管理10 项目公司 XM 各部门 各部门 各部门 各部门 集团各部门 JT 东方城置地 ZD 田园农业 NY 集团总部 JT 物业管理 WY 文旅资产 WL 田园投资 TZ 项目公司 XM 项目公司 XM 项目公司 XM 项目公司 XM

附件3

一、档号结构

全宗号（公司+部门/项目代码）—类别号（年度类别〃分类代码）—案卷号—件号

（一）全宗号（公司+部门）：全宗号为档案

一、单选题

1.保持档案的历史联系，首先应保持档案在( C )。 A.时间上的联系 B.内容上的联系 C.来源上的联系 D.形式上的联系 2.全宗内档案分类的基本要求是（ D） A.主观性 B.抽象性 C.多样性 D.逻辑性 3．档号2-6-38-15中的38代表（C） A.页号或件号 B.目录号 C.案卷号 D.全宗号

4.全宗有多种补充形式，其中一种按照一定的特征组成的、档案的数量很少的若干全宗的集合的形式是（ B ） A、联合全宗 B、全宗汇集 C、档案汇集 D、全宗群

5.两个单位合并，一般应形成（ C ）个全宗。 A、1 B、2 C、3 D、4 6.全宗汇集的形成原因是（ B ）。

A、文件联系密切，难以分开 B、性质相近，档案数量少 C、所属全宗不复存在 D、档案不知所属全宗 7.整理工作的第一项工作是（B）。

A.立卷 B.区分全宗 C.拟定案卷标题 D.编目 8.以下内容中，（ C ）不属于档案整理的编目程序内容。

A、填写卷内文件

1. 目的与范围

1.1. 本标准规定了档案的分类原则、类目设置与分类编号、案卷排架、归档范围的基本要求。 1.2. 本标准规范了公司档案的管理，明确公司各类档案的归口管理部门。 1.3. 本标准适用于公司档案的管理。

2. 引用标准

——《中华人民共和国档案法》 ——《山东省档案条例》

——G/WLAI 0112—2011《档案分类和文书档案编号管理》 ——DA/T1—2000档案工作基本术语 3. 定义 3.1. 档案

是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。 3.2. 档案管理

是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。 3.3. 文书档案

是指反映党务、行政管理、生产经营等活动的档案。 3.4. 科学技术档案

是指反映科学技术研究、生产技术、基本建设等应当归档保存的各种材料。 3.5. 电子文件

是指以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通讯网络上传输的文件。 3.6. 员工档案

是指在招用、调配、培养、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。 3.7. 会计档案

是指会计

附件5

长沙市经发房地产开发有限公司八方小区二期项目

工程档案整理规范

一、资料整理的原则

根据城建档案管理的有关规定及公司要求，为进一步规范项目档案工作，提高档案的案卷质量，根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》

（GB/T11822-2000）、《城建档案业务管理规范》（GJJ/158-2011）以及《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）制定本标准。建设工程竣工档案的整理立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用；电子档案和声像档案的归档整理按有关规定执行。

二、资料整理的要求

建设工程竣工档案整理工作内容包括工程档案的分类、排列、编号、编目、装订、填写移交目录六个工作程序。

（一）文件材料的组卷要求

1、资料的排列：建筑工程档案的排列按照本规范及附件5.1《长沙市经发房地产开发有限公司八方小区二期项目建筑工程竣工档案移交目录》进行组织排列，排列时应考虑各项工程管理程序或施工工序之间的联系。

2、资料的组卷：一个建设工程项目由多个单位工程组成时，应按单位工程组卷；工程综合性文件（如：施工许可证、规划许可证、施工图审查意见书、联合验收备案表等相关综合性文件）由建设单位整理组卷，分片区开

公司档案文件编码规则

文件编号

行政类文件的编号，其代号组成：

XX1-XX2XX3-XXXX4—XXX5

XX1：企业代号，以大写的公司简体名称拼音表示，本公司以“CDRC”表示； XX2：文件一级类号，本公司文件类号见下表

XX3：文件二级类号，本公司文件类号见下表

XXXX4：文件年份；

XXX5：同类别下文件流水号；

1.1.1. 文件编号例：

GY-XZ05-2012-001

文件顺序号

年份

文件类别

公司简写

意为共远行政部通知通告类2012年001号文件

行政文件编号格式

一级类目 (代码)

二级类目 (代码) 证照 01 公司战略 02

归

档 范 围

各种证照(营业执照正副本，组织机构代码证正副本，税务登记证，生产 许可证，注册证，获奖证，商标证等) 企业经营战略、决策、发展规划、管理目标等文件材料，董事会决议等 公司各项规章制度 合同、协议、公证书、意向书、招投标及有关谈判材料 红头文件，通知，通报等 通联文件(上级下达的文件，下级上报的文件，平行部门往来文件等) 各职能部门工作总结，报告，计划等文件 公司级会议文件(报告，纪要，记录，简报，发言材料等) 公司申请、批复等有关材料(项目文件，产品注册文件等) 公司印刷、汇编材料、大事记等 公司大型活动的议程，领

科技档案的整理工作，就是由档案部门对收集来的科技档案，按其形成规律和特点，进行科学分类、系统排列及编目的工作。这项工作包括系统整理和科学编目两部分。系统整理包括对案卷的分类和排列，以真实反映科技、生产活动的历史面貌，保持其有机联系。科学编目包括编档号和编目录，用以固定案卷分类、排列的整理成果，揭示各类案卷的内容和构成。科技档案整理的原则：遵循科技档案的自然形成规律，保持科技档案材料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，便于保管和利用。

科技档案的整理方法：一般讲，基层档案部门对科技档案的整理，大体要经过分类、案卷组织与排列、编目几个环节。

（一）分类。科技档案分类，就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范围的科技档案划分成不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库藏系统。

1、工程项目分类法。它适用于对基本建设工程档案的分类，就是在本单位全部基建档案范围内，以工程项目为分类单元，划分科技档案的类别。

2、型号分类法。它适用于产品档案和设备档案的分类，就是以各个型号的产品或设备为分类单元，划分科技档案的类别。

3、课题分类法。适用于对科研档案的分类，以各个独立的研究课题为分类单元，划分科

学校档案整理要点

A级指标——宣传工作

A5.1创设良好的语言文字规范化宣传环境：全市中小学、师范院校设立永久性宣传标语牌

永久性宣传牌、宣传挂图等宣传物品的文字、图片资料 A5.3精心组织每年的“推普周”活动，搞好语言文字规范化的宣传

（1）“推普周”活动

“推普周”活动计划、活动通知、活动开展原始资料（简报、照片影音资料、活动经费支持等）、活动总结、奖状证书等（含09、10、11三年）。

另：（1）“中华诵 中华赞”活动、“规范汉字书写大赛”活动（资料同上）。

（2）学习宣传《国家通用语言文字法》有举措（可通过“国旗下的演讲”形式，有图片音像资料、学习宣传资料等，09、10、11三年）。

B级指标——普及普通话

B3.1主管部门将普及普通话纳入教育教学要求，作为教育督导、检查、评估的内容，措施到位，制度健全，认真检查落实

（1）各区教体局将普及普通话纳入到教育教学要求，

各级各类学校有落实此项要求的措施。

（2）普及普通话作为教育督导、检查、评估内容，措施到位，制度健全

①各区教体局有将普及普通话作为教育督导、检查、评估内容的相关文件或制度。

②各区教体局有普及普通话的措施或要求。

③各级各类学校有接受教育督导、检查、评估时的方案、总结、

XXX集团股份有限公司档案培训教材

编辑：XXX集团档案馆

2011年9月10日

档案管理及整理和编目

目录

1．第一章档案管理基础知识---------------------------------------------------------------1 2．第二章档案整理方法及质量要求----------------------------------------------------19 2.1第一节档案整理方法------------------------------------------------------------------19 2.2第二节档案整理质量要求------------------------------------------------------------20 2.3 第三节文书档案简化立卷十步法----------------------------------------------------38 3．第三章科技档案整理编目--------------------------------------------------------------41 4．第四章声像档案整理和编目-------