涉密电子文件管理规定

xxx有限公司 涉密载体管理规定

第一章总则

第一条为加强xxx有限公司（以下简称“公司”）涉密载体（以下简称“涉密载体”）保密管理，确保国家秘密安全，根据国家法律和上级有关保密要求，制定本规定。

第二条依据：

（一）《中华人民共和国保守国家秘密法》

（二）《中共中央保密委员会办公室、国家保密局关于国家秘密载体保密管理的规定》（国办发【2000】年58号）

（三）《国家秘密载体销毁管理规定》厅字【2009】18号 第三条本办法所称的涉密载体是指以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载国家秘密信息的纸介质、磁介质、光介质、产品实物（密品）等各类载体。

第四条涉密载体的保密管理，遵循“实行积极防范、突出重点、依法管理、既确保国家秘密安全，又便利信息资源合理利用”的方针，和“业务谁主管，保密谁负责”的原则。

第五条本办法适用于公司涉密载体制作、收发、传递、使用、复制、保存、维修和销毁等环节的保密管理。

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第二章职责

第六条各部门职责

（一）各部门第一责任人及项目负责人对本部门、本项目涉密载体管理工作负领导责任。经批准使用涉密载体的人员，对涉密载体的安全负直接责任；

（二）各部门及涉密项目组，要明确本部门、本项目涉密载体的制作、收发、传递、

北变电气(上海)有限公司

电子文件和电子记录管理规定

QZ/BD.02-001-2010

版本状态 ：A

编 制 ：日期 ： 审 核 ：日期 ： 批 准 ：日期 ：

2010年1月8日发布2010年1月8日实施

北变电气(上海)有限公司发布

第一条为进一步规范我公司电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安

全有效地利用，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，特制订

本暂行办法。

第二条电子文件，是以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等

数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传送的文件。

第三条行政部对电子文件归档及管理工作实行监督和指导。

第四条凡有保存价值的电子文件，形成单位均必须归档。电子文件的归档范围、

保管期限和密级划分，参照国家有关纸质文件归档的有关规定执行。

第五条电子文件一般应在办理完毕后，即时向行政部传递并归档。

第六条电子文件物理归档的基本要求：

1．办理完毕的电子文件应在三个月内进行物理归档；

2．电子文件应按照本单位纸质文件的分类方案和整理方法进行分类、整理，

下载到耐久性的载体上，（按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、

可擦写光盘、硬盘等）；

3．经过过程中的情况随时记录在相应的文件中；

4．专用软件

涉密文件与密码电报管理制度

第一条 涉密文件是指以文字、符号、图形、图像、声音等方式记载国家秘密信息的纸介质、磁介质、光介质等。

第二条 涉密文件的管理

（一）指定专人负责本单位(部门)涉密文件的制作、收发、传递、使用、清退、归档、销毁等工作。

（二）涉密文件制作应标明密级、保密期限，注明发放范围及制作数量，绝密级、机密级涉密文件应当编排顺序号。其印制应在学院机要室进行。制作涉密文件所收集的原始材料过程中形成的中间材料包括文件、资料的草稿、废稿、废页、讨论稿、征求意见稿、审议稿等，都应当由专人负责，妥善保管，不得随意丢弃或者泄露。涉密文件制作完成后不需要保存的，应当按秘密文件、资料销毁的要求，及时销毁或送学院保密办统一销毁。

（三）涉密文件收发 以各种形式传递的涉密文件，除注明个人、单位的亲启件、特殊件外，一律由机要人员拆封登记后方可使用。在接收时，要严格履行清点、核对、签收手续，并及时编号、登记造册。如发现问题，

应及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。参加会议带回的秘密文件、资料，个人不得保存，必须及时移交学院机要人员保管，移交时要认真履行移交手续。如有需要下发至学院二级单位的涉密文件，由主管领导根据涉密文件的密级、知悉范围和工作需要

涉密文件与密码电报管理制度

第一条 涉密文件是指以文字、符号、图形、图像、声音等方式记载国家秘密信息的纸介质、磁介质、光介质等。

第二条 涉密文件的管理

（一）指定专人负责本单位(部门)涉密文件的制作、收发、传递、使用、清退、归档、销毁等工作。

（二）涉密文件制作应标明密级、保密期限，注明发放范围及制作数量，绝密级、机密级涉密文件应当编排顺序号。其印制应在学院机要室进行。制作涉密文件所收集的原始材料过程中形成的中间材料包括文件、资料的草稿、废稿、废页、讨论稿、征求意见稿、审议稿等，都应当由专人负责，妥善保管，不得随意丢弃或者泄露。涉密文件制作完成后不需要保存的，应当按秘密文件、资料销毁的要求，及时销毁或送学院保密办统一销毁。

（三）涉密文件收发 以各种形式传递的涉密文件，除注明个人、单位的亲启件、特殊件外，一律由机要人员拆封登记后方可使用。在接收时，要严格履行清点、核对、签收手续，并及时编号、登记造册。如发现问题，

应及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。参加会议带回的秘密文件、资料，个人不得保存，必须及时移交学院机要人员保管，移交时要认真履行移交手续。如有需要下发至学院二级单位的涉密文件，由主管领导根据涉密文件的密级、知悉范围和工作需要

1、（ ）是解决电子文件管理的重要工具。 元数据

2、 对磁性载体上的归档电子文件，应每（ ）年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。 4 3、（ ）是扫描仪最主要的技术指标。 分辨率

4、（ ）对实物档案与大幅面档案数字化具有明显优势。 数码相机

5、《电子文件管理条例》归档电子文件的形成单位和档案保管部门应当对归档电子文件，集中拷贝至耐久性好的载体上，（ ）保存。 一式三套

6、（ ）利用兼有文本和图像文件的优点，且文件中的文字信息可供检索、利用。 版式文件

二、多选题（共 6 小题，每题 5 分）

1、从实践经验来看，（ ）不应作为归档电子文件长期保存的载体。 硬盘、软盘 2、《电子文件归档与管理规范》规定保存音频电子文件以（ ）为通用格式。 MP3、WAV 3、常见的检索方式有（ ）。精确检索、模糊检索、多条件检索

4、电子文件的特性包括（ ）。 信息的游动性和共享性、易操作性、非直读性和依赖性、信息的复杂性 5、《电子文件归档与管理规范》中就保证电子文件有效性的规定有（ ）。迁移、转换 6、电子文件是（ ）两个概念的交集。文件、数字信息

三、判断题（共 8 小题，每题 5 分）

1、Windows中文版操作

文件名称 文件编号 编制

秘密文件管理规定 WI-HR-016

版本 文件阶层 核准

A/1 一级文件

页次 生效日期

1/6

版 本 变 更 履 历: 版次 日 期 变 更 内 容 摘 要

1.0 2012.08.04 新制订

会签部门

指定分发部门 制订部门 制 订 审 核 标准化审核 核 准 受控状态 □ 受控 □不受控 发 行

为规范密级文件管理工作，对密级文件进行有效控制，防止文件泄密行为的发生，特制定本规定。 2.范围：

本规定适用于公司所有密级文件的管理。 3.权责：

3.1 公司文控中心负责密级文件的归口管理。

3.1.1 负责文件密级的确定、变更核准和密级文件的标识； 3.1.2 负责外来密级文件的核准、保管、分发方式和范围； 3.1.3 负责对各部门密级文件使用、保管的监督检查。

3.2 公司各部门负责本部门涉及到的密级文件的管理，指定专人负责密级文件的调档借阅、

使用登记及归档等工作。

4.定义：

4.1秘密：公司主体基本资质、产品资质；公司人事档案、人事合同和协议、职员工资性收

入；尚未进入市场或尚未公开的各类信息属于秘密范围。

4.2机密：公司的规划；财务资料、统计资料；重要会议记录；公司对外交往中签订的合同、

协议；公司经营情况属于机密范围。

4.3绝密：

电子文件管理课程作业（一）共 3 大题，总分 100 分，60 分及格

一、单选题（共 6 小题，每题 5 分） 1、《电子文件管理暂行办法》第八条规定：“需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的（ ）。” A、操作日志 B、机读目录 C、浏览软件 D、驱动程序 2、（ ）是一个很好的文件格式转换工具，可用于在不同应用程序之间进行格式化文本文档的传送。

A、DOC B、PDF C、HTML D、RTF

3、（ ）是指描述电子文件数据属性的数据。

A、背景信息 B、属性信息 C、元数据 D、环境数据 4、（ ）格式不支持在一个文件中存储多幅图像。 A、TIFF B、CEB C、PDF D、JPEG

5、（ ）利用兼有文本和图像文件的优点，且文件中的文字信息可供检索、利用。 A、版式文件 B、音频文件 C、视频文件 D、数据库文件 6、（ ）对实物档案与大幅面档案数字化具有明显优势。

A、平板扫描仪 B、高速扫描仪 C、零边距扫描仪 D、数码相机

二、多选题（共 6 小题，每题 5 分） 1、常见的

电子文件管理课程作业（一）共 3 大题，总分 100 分，60 分及格

一、单选题（共 6 小题，每题 5 分） 1、《电子文件管理暂行办法》第八条规定：“需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的（ ）。” A、操作日志 B、机读目录 C、浏览软件 D、驱动程序 2、（ ）是一个很好的文件格式转换工具，可用于在不同应用程序之间进行格式化文本文档的传送。

A、DOC B、PDF C、HTML D、RTF

3、（ ）是指描述电子文件数据属性的数据。

A、背景信息 B、属性信息 C、元数据 D、环境数据 4、（ ）格式不支持在一个文件中存储多幅图像。 A、TIFF B、CEB C、PDF D、JPEG

5、（ ）利用兼有文本和图像文件的优点，且文件中的文字信息可供检索、利用。 A、版式文件 B、音频文件 C、视频文件 D、数据库文件 6、（ ）对实物档案与大幅面档案数字化具有明显优势。

A、平板扫描仪 B、高速扫描仪 C、零边距扫描仪 D、数码相机

二、多选题（共 6 小题，每题 5 分） 1、常见的

流程文件编码管理规定

1、目的

确保每一个文件均有相应的编码，以便文件控制和识别。 2、范围

适用于公司内所有流程文件的编号制定。 3、职责

管理办公室负责流程体系文件的登记与编号制定。 4、文件编码

在流程文件评审通过后，由管理办公室按照文件编码原则确定该文件的特 定编码。此文件编码仅为该文件所专有，不得再为其他文件作标识之用。 （2）文件编号的编码原则

文件编码由12个字节组织成，格式为LC-XX（字母）-XX（字母）-XXX（数字）

说明：

1、第1、2个字节为流程拼音字母的首字母缩写； 2、第4、5个字节为一级流程拼音字母的首字母缩写； 3、第7、8个字节为二级流程拼音字母的首字母缩写；

4、第10、11、12年字节为代表改流程为文件是三级或四级流程文件的 识别;

当10、11、12个字节全为0时，代表该流程为二级文件，下面没有 三、四级文件;

当10、11个字节为非0时，12个字节为0时，该流程为三级文件； 当10、11个字节为非0时，12个字节为非

0时，该流程为四级文件；. 例如：《购买调研报告》这个流程是一个三级文件，在流程架构清单中如

附：各一级流程、二级流程文件编码说明

（3）文件版本的编码原则

文件的起始版本为1.0，如有小部分的修改则每

1.0 管理职责

1.1采购部是公司采购管理部门，负责公司各项采购管理规定及流程的制定及列入集中采购范围采购项目的执行；

1.2公司其它部门亦是采购管理的重要组成部分，参与采购过程与供应商评价等工作，同时负责自主采购范围采购项目的执行。

2.0管理内容

公司实行集中采购与自主采购相结合的采购管理体制，所有采购行为均应按照公司采购管理规定及各项采购程序执行。

2.1集中采购

2.1.1采购部负责公司的设备、物料、服务、工程项目等有关的采购管理工作，亦称集中采购。

2.1.2内容：包括设备、原辅材料、生产及非生产性低值易耗品、各类与日常生产运行相关的服务、新建改造工程、修缮工程及其它与工程建设有关的采购。

2.2自主采购

2.2.1公司其它部门根据各自职责分别负责专业性强、功能定向的某些特殊采购，亦称自主采购。

2.2.2内容：如咨询、培训、IT系统新建维护、党群工会费类采购、业务招待用品等。

3.0采购方式

根据采购项目内容、采购限额标准以及所购产品对服务、安全的影响程度，公司将采购分为三种方式：招标采购、直接采购、竞争性谈判或询价采购。公司所有的采购都应遵照以上的采购方式进行。

3.1招标采购：凡符合招标条件的都应采用招标的方式进行采购。详见公司《招投标管理规定》。