《浅谈锦屏二级水电工程监理档案管理》作者：申勋磊

浅谈锦屏二级水电工程监理档案管理

申勋磊

（四川二滩建设咨询有限公司 锦屏二级项目监理部，四川 西昌 615000）

摘 要：水电工程档案是指水电工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。对以后的水利水电工作及经济建设有着越来越重要的作用。 其中水电工程监理档案管理则是水电工程监理工作的重点之一，它不仅是监理工作的全过程记录，也是水电工程建设成果的结晶。资料管理工作的好坏，直接影响工程竣工验收，同时也反映出监理工作的管理水平，所以必须对此工作给予足够重视。

关键词：水电；监理；档案；管理 1 水电工程档案的特点

以锦屏二级导流隧洞工程档案为例，除与其他专业档案一样具有科学性、完整性、服务性等特点外，还有其固有的特点。 1.1 涉及行业广、综合性强

水利水电是国民经济的基础设施和基础产业，为社会和国民经济的发展提供防洪安全保障、供水保障、重要能源保障、生态保障，锦屏二级水电站导流隧洞涉及到工业、电力、通信、交通、环保等各个方面，而其作为水电工程，本身又与电力、机械、建筑、水文、地质、气象紧密联系，涉及多专业、多学科，工作面广，内容繁杂，由此而形成的工程档案也就具有多元性和很强的综合性。

1.2 工期短、及时资料归档，满足阶段验收要求

锦屏二级导流隧洞实际合同开工日期为2007年9月24日，于2008年11月14日顺利完成过水导流，历时近14个月。工期短，其档案资料相对较少，从工程开始至过流阶段验收全过程进行资料的收集与整理，保证工程资料的真实、有效、齐全。 2 学习国家、行业标准规范。明确资料管理目的

应熟悉国家相关的行业标准、规范，国家质量局、水利部颁布的《建设工程管理规范》(GB 50319—2000)，《水电水利工程施工监理规范》（DLT 5111-2000），《建设工程文件归档整理规范》(GB／T 50328—2001)等，对照有关资料管理的规定，从工程开始至竣工验收全过程适时进行资料的收集与整理，保证工程资料的真实、有效、齐全，做到资料管理外观整齐有序，信息真实、齐全、有效、查找快捷，便于验收整理。

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3 建立健全的收发文制度

监理资料档案管理工作，首先应建立收发文制度、文件处理程序、归档办法等，这是资料管理的基础。在锦屏二级导流隧洞工程监理档案的收发文制度包括：预先与业主、承包人约定来往文函的具体格式、份数、传递方式、时间要求等，做到每份来文都有登记，每份发文都有签字；所有来文要贴文件收文处理签，从接收人到各级负责人、具体审核人及资料整理人一一写明，准确反映每份文件处理过程、历时、最终结果(包括文件处理结果的归档位置和参考文号)，以便将来查证；所有发文必须粘贴发文处理签，从拟稿人到签发人、日期都应具体写明；对文件进行了分类保存，如质量评定资料、试验抽检资料、来往文函等进行了分开放置；根据档案整理要求，监理的批复文原件、收发文处理签、承包人来文等要分类保存，以利于将来整理竣工资料和查找；监理部正式发文都加盖了公章，并标明发出日期；不同载体的资料，如图纸、文字、光盘等应分别存放。 4 对档案资料进行分类

应按照竣工验收资料的要求、工程进展的实际需要进行分类。这一阶段的工作内容以锦屏二级导流隧洞工程档案为例，有以下几方面。 4.1 文件的收集归档范围

⑴ 凡是围绕工程建设过程中直接形成的文字、图表、声像等各种形态的具有查考、保存价值的各种载体的文件材料都应归档保存。

⑵ 已被工程所采用的外来资料(如：厂家资料)，均应作为工程文件的一部分，并按归档要求立卷归档。

⑶ 反映工程项目建设的重大活动，如：招投标仪式，工程开工典礼、导流洞破堰过流、大江截流、工程竣工典礼等形成的录音、录像带及照片。

⑷ 记录工程项目建设重大事故、自然灾害及异常现象的录音、录像带及照片。 ⑸ 工程关键工序和隐蔽工程施工时的照片。

⑹ 普发性的管理文件由文件的形成单位收集整理归档，即未直接针对具体项目的管理性文件，非文件形成单位不需收集整理归档。 4.2 将资料分类建档组卷

分类建档是指对监理过程中涉及到的资料进行分类、建档、集中存放以便查找，可分为：往来文函类（与业主、承建单位往来）、日常过程记录类（会议纪要、周月报、监理日志、现场旁站记录、监理指令与整改通知单、工程照片等）、合同管理类（费用变更、工程索赔、预付款支付等）、报审材料（人员、设备及相关资质等）、试验资料（进场材

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料报验、监理抽检、监理现场见证、缺陷处理报审）、测量资料、安全监测资料、项目划分与开工（单位、分部分项）申请、质量评定资料等。其中质量评定资料基本包括洞身和边坡的开挖、锚喷支护；边坡锚索支护；围堰帷幕灌浆；洞身底板、边顶拱衬砌；混凝土回填、固结灌浆等。

4.3 组卷过程中应遵循下列要求

工程文件的组卷应遵循其自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理，使组成的案卷既能准确、系统地反映工程的全貌，又便于保管和利用。

⑴ 文字材料类的工程文件由多件文件装订成册的案卷不宜过厚，厚度一般不超过30mm；但按件装订的案卷装盒厚度不能超过60mm。

⑵ 正式成果（报告）、中间成果、原始记录应分别组卷，原则上不能将三者组在同一卷。

⑶ 同一合同项目不同类目的文件材料应分别组卷；同一问题一卷装不下，可按单位工程、分部工程组成多卷。

⑷ 案卷内不得有重份文件，件内不得有重页文件；不同载体的文件一般应分别组卷。 ⑸ 管理性文件以每份文件作为一件，文件阅办单(文件处理签)在前（无实质内容的文件阅办单应剔除不组卷），并以件为单位进行组合成案卷。

⑹ 字迹不清的重要文件，应进行复制（打印或手抄），并与原件一起立卷，复制件在前，原件在后。

⑺ 管理性文件按问题、时间、文号或重要程度排列，同一问题（事项）的请示与批复、函与复函、主件与附件原则上不能分开，并按批复在前、请示在后，复函在前、函在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

⑻ 同一事项的来往文电应放在一起，依时间顺序排列。材质证明文件按材质类别、批次排列。试验检验、施工记录、质量检查、评定、验收文件按单位工程、分部（分项）工程、桩号、高程排列。

⑼ 既有文字材料又有图纸的案卷，一般文字在前，图样在后；有译文的外文资料译文在前，原文在后。

⑽ 案卷题名应包括：工程项目名称、单位工程（分部、分项）名称、桩号、专业、系统、组件、部件、阶段的名称和卷内文件的主题内容及文件名称；且不同案卷的案卷题名应有区别。案卷题名的表示形式如下：

① 管理性文件案卷题名的表示形式：

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雅砻江××××水电站+建设（合同或单位工程）项目名称+责任者（行文主体名称）+卷内文件的关键词或问题+卷内文件的基本文种。

如：雅砻江锦屏二级水电站导流隧洞工程二滩建设监理关于加强安全生产管理的通知、函。

② 水电项目技术文件有桩号（高程）案卷题名的表示形式：

雅砻江××××水电站+单位工程名称+分部工程名称+桩号（高程）+结构（单元工程名称或组件、部件、关键词）+文件名称。

如：雅砻江锦屏二级水电站导流隧洞工程洞身K×+××××～K×+××××开挖单元工程验收签证及质量评定表。

③ 项目技术文件无桩号（高程）案卷题名的表示形式：

雅砻江××××水电站+单位工程（分部、分项）名称+结构（组件、部件、关键词）+文件名称。

如：雅砻江锦屏二级水电站导流隧洞工程进场材料水泥质量检验报告单。 4.4 日常管理应注意的事项

建立资料分类体系；所有存档资料都要求是原件，只有特殊情况下才能以复印件存档，并在附页上注明为何没有原件或原件去向；资料宜按照自然程序(时间顺序)整理，以反映工程的实际进程；分类一般不要随意更改，不管如何分类，应严格遵循按类别将资料归档，切不可随意放置，否则满盘皆乱，将给工程竣工验收造成相当大的困难；对照上述数据库应及时补充登录，特别是对外来文件中承包人的来文要及时登记处理过程及处理结果，以便做到查阅事件时方便、快捷。 5 搞好档案管理工作的几点建议 5.1 建立健全档案管理制度

档案管理制度是水利水电事业顺利发展的重要保障，必须建立健全档案工作的各项规章制度，组建专门档案管理部门，落实档案专职人员，负责集中统一管理工程建设的全部档案资料。

5.2 提高档案工作人员的综合素质

定期组织档案管理人员参与专业培训；档案管理人员要不断更新观念，加强业务学习，拓宽知识面，不仅要掌握档案业务知识，更要加强对水利专业知识的学习，还要认真贯彻《中华人民共和国档案法》，树立法制观念，在工作中要做到“三懂”即懂业务、懂法津、懂有关规章制度，不断提高自身的综合素质，切实担负起水电监理档案的管理职责。

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5.3 强化全系统档案意识

水电工程档案的分散性，决定了单靠档案工作人员很难完整、系统地搞好水电工程档案工作。有必要在本系统乃至全社会深入宣传《档案法》等有关规定，普及档案工作知识，在档案系统内乃至全社会形成一种强烈的档案宣传氛围，增强全民水电行业工程档案意识，逐步使档案管理工作步入规范化、法制化轨道。 6 结语

监理档案管理是一项较琐碎的工作，要求档案资料管理人员必须勤于整理，及时记录，才有可能做到有条不紊、准确快捷地为监理处理、解决施工中各种质量、安全、进度等相关问题提供依据和信息，为工程竣工验收或阶段验收创造条件。 参考文献

[1]《雅砻江水电工程建设项目文件编制与档案整理实施细则》 [2]《浅谈加强水利档案工作》

[3]《浅谈如何做好新时期水利档案工作》 作者简介

申勋磊（1982-）,男，黑龙江齐齐哈尔市人,助理工程师,学士,从事水电工程施工监理工作.

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