记录控制程序

河北卓越电气有限责任公司 质量记录控制程序 文件编号 修改状态 HFC-0807-2009 01 1. 目的：

对与产品质量安全有关的文件及资料进行控制，确保与质量安全活动有关的场所和人员使用的文件均为有效版本；对提供产品符合要求和质量管理体系有效性记录进行控制，确保必要时提供证据和实施分析追溯，也是持续改进的依据。 2. 范围：

适用于本厂产品质量安全有关的所有文件及记录，也包括适当范围的外来文件及来自供方的适当经证实无误的记录。 3. 职责：

3.1公司综合部是文件控制的主管部门，负责控制质量安全文件的审批、发放、使用和更改。文件的使用部门和持有者协办，负责其使用的文件的维护和保管。

3.2公司生产部是记录控制的主管部门，负责质量体系记录的标识；其它部门负责相关质量体系的记录、保管、归档、和处置。 3.3我厂质量管理部为记录控制部门，负责产品检验、试验机生产过程的记录、保管、归档和处置以及来自供方质量记录的保管和归档。 4.程序： 文件控制程

4.1文件控制程序流程图

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4.2文件编制： 4.2.1文件的分类： 按具体内容分为以下三类： （1） 质量手册

（2） 程序文件 其中：包括一级文件（HF—01—年份至HF—15—年

份）

二级文件（HFC—01—年份至HFC—08—年份） （3） 企管文件（包括公司及各厂的管理文件） （4） 外来文件

4.2.2文件的编制与审批

（2）程序文件中的一级文件的编制由我厂提出要求，公司生产部审核，公司主管领导批准；二级文件的编制由我厂质量员提出要求，厂主管领导审核，厂长批准。 4.2.3文件的编号 （1）质量手册 编号：HF—C—年份 （2）程序文件

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河北卓越电气有限责任公司 质量记录控制程序 文件编号 修改状态 HFC-0807-2009 01 质量安全体系程序编号：HF—01—年份 质量管理工作手册编号：HFC—××—年份 质量记录表格编号：HF—01—××—年份 4.3文件的发放

质量手册及程序文件的发放，由公司生产部填写《文件发放登记表》编号：HF—01—B—年份后，由公司综合部负责发放并存档一份。 4.4文件的更改

（1）质量手册的更改需要由公司生产经营部质量工程填写《文件更改单》编号：HF—01—C—年份，说明更改原因，生产经营部主任审核，管理者代表批准后方可实施更改，更改方式可采用“划改”或“换页”，并应该注明修理状态。《文件更改单》交公司综合部存档一份。 （2）程序文件中一级文件的更改，由我厂填写《文件更改单》编号：HF—01—C—年份后，经管理者代表批准后方可更改；二级文件的更改，由我厂填写《文件更改单》编号：HF—01—C—年份，厂长批准后方可更改。我厂自存一份，交公司综合部存档一份。 （3）管理文件的更改由我厂自行更改并保管。 4.5文件的保管和借阅

4.5.1纸质文件的持有者应妥善保管文件，其中外来文件由所持有单位自行保管。电子媒体形式的文件，我厂质检员应将电子文档备份软件编目归档，由我厂自行保管。

4.5.2文件借阅时经文件持有者主管领导批准后，填写《文件借阅登记表》编号：HF—01—D—年份，方可借阅。

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河北卓越电气有限责任公司 质量记录控制程序 文件编号 修改状态 HFC-0807-2009 01 4.6我厂每年元月31日前上交公司综合部《有效文件清单》。

质量记录

4.7质量记录控制程序流程图：

4.8格式确定： 4.8.1记录分类：

A.证实各种产品及服务符合要求的记录。 B.证实质量管理体系有效运行的记录。 C.证实供方提供产品符合要求的记录。 4.8.2格式确定：

A.证实各种产品及服务符合要求的记录格式在我厂的质量体系程序中予以规定并给予编号作为标识。

B.证实质量管理体系有效的记录格式在我厂的质量体系程序中予以规定并给予编号作为标识。

C.来自供方的记录由我厂相关部门予以管理归档。 4.19标识：

4.9.1记录标识一律以“编号”为唯一性标识。

4.9.2我厂负责记录标识的控制、使用、保持记录格式样本，公布《质量记录清单》编号:HF-02-A-2009.每年元月五日前通过OA网发送到

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河北卓越电气有限责任公司 质量记录控制程序 文件编号 修改状态 HFC-0807-2009 01 公司生产部。 4.10记录填写：

4.10.1填写要认真，字迹清晰，一律使用黑色中性笔填写，不得随意涂改或做它用。

4.10.2记录人应在表单中填写记录日期并签名，以示有效。 4.11收集：

4.11.1由质量员负责质量记录的收集和初步分析，以便指导下一步工作。

4.11.2使用期保管的质量记录应放在文件柜中，防止日晒、虫蛀、受潮，易于识别，便于检索。 4.12保存:

4.12.1质量员整理全年记录，每年归档一次，于元月完成上年记录归档工作，填写《记录归档登记表》编号：HF-02-B-2009. 4.12.2质量记录保存期为三年；在合同有规定的情况下，质量记录可以向顾客提供复印件。 4.13检索：

4.13.1质量员应使用适当的统计方法归纳记录资料，分析质量动态，提出改进意见，进行追溯性检索。 4.14处置：

4.14.1记录超过保存期限需处理时，由质量员填写《销毁记录清单》编号：HF-02-C-2009，经主管主任或厂长签字批准后予以销毁，质量员保存其销毁清单。

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河北卓越电气有限责任公司 质量记录控制程序 文件编号 修改状态 HFC-0807-2009 01 5.记录：

（1）《文件审批表》 编号：HF—01—A—年份 （2）《文件发放登记表》 编号：HF—01—B—年份 （3）《文件更改单》 编号：HF—01—C—年份 （4）《文件借阅登记表》 （5）《有效文件清单》 （6）《质量记录清单》 （7）《记录归档登记表》 （8）《销毁记录清单》 6.后附表单：

编号：HF—01—D—年份 编号：HF—01—E—年份 编号：HF-02-A-2009 编号：HF-02-B-2009 编号：HF-02-C-2009 - 6 - 14

河北卓越电气有限责任公司 质量记录控制程序 文件编号 修改状态 HFC-0807-2009 01 文件审批表

编号：HF—01—A—2009

编写部门 文件名称 及内容简介 文件编号 审核意见： 日期： 批准意见： 日期： 份数 编写人 校对人 - 7 - 14

河北卓越电气有限责任公司 质量记录控制程序 文件编号 修改状态 HFC-0807-2009 01 文件发放登记表

编号：HF—01—B—2009

文件编号 文件名称 发放日期： 发放人： 发放份数： 使用单位 使用人签字 使用单位 使用人签字 - 8 - 14

河北卓越电气有限责任公司 质量记录控制程序 文件编号 修改状态 HFC-0807-2009 01 文件更改单

编号：HF—01—C—2009 文件编号 文件名称 提出单位 提出人 更改方式 更改原因 及内容 日期 审核 批准 日期 日期 - 9 - 14

河北卓越电气有限责任公司 质量记录控制程序 文件编号 修改状态 HFC-0807-2009 01 文件借阅登记表

编号：HF—01—D—2009

文件名称 文件编号 借阅日期 借阅人 归还时期 保管人： 备注 - 10 - 14

河北卓越电气有限责任公司 质量记录控制程序 文件编号 修改状态 HFC-0807-2009 01 有效文件清单

＿＿＿＿＿＿类 编号：HF—01—E—2009 序号 文件名称 编号 年号或标识 备注 编制： 日期：

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河北卓越电气有限责任公司 质量记录控制程序 文件编号 修改状态 HFC-0807-2009 01 质量记录清单

编号：HF-02-A-2009

NO 记录名称 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 15 16 17 记录编号 使用部门 备注 编制： 日期： 年 月 日 - 12 - 14

河北卓越电气有限责任公司 质量记录控制程序 文件编号 修改状态 HFC-0807-2009 01 记录归档登记表

编号：HF-02-B-2009

NO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 记录名称 记录编号 记录份数 备注 归档人： 日期： 年 月 日 - 13 - 14

河北卓越电气有限责任公司 质量记录控制程序 文件编号 修改状态 HFC-0807-2009 01 销毁记录清单

编号：HF-02-C-2009

以下记录超过保存期，申请销毁，请批准。 申请人: 日期: 批准人： 日期： NO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

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记录名称 记录编号 份数 备注

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