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存货管理制度

第一节 总则

第一条 目的

为了规范存货管理，根据《企业会计准则第1号-存货》、《企业内部控制基本规范》及《企业内部控制应用指引第8号—资产管理》相关规定，结合单位经营需要，制定本制度。

第二条 适用范围

本制度适用于公司及下级子公司存货的管理。

第三条 存货在同时满足以下两个条件时，才能加以确认： （一） 该存货包含的经济利益很可能流入企业； （二） 该存货的成本能够可靠计量。

第四条 存货的分类：原材料、燃料、低值易耗品、包装物、产成品、库存商品等，单位代销、代管存货，委托加工、代修存货也适用于本制度。

第二节 存货管理的组织机构及职责

第五条 公司财务部门的相关职责

1、负责对下级各单位供应部门、下级各单位仓储部门、下级各单位财务部门存货的管理监督检查；

2、负责对库存物资的盘盈、盘亏以及残、次存货处置进行审核； 3、负责各单位的成本核算；

4、负责审核各单位的设备、配件采购计划。 第六条 各单位仓储部门相关职责

1、负责材料的入库验收以及不合格品的处置； 2、负责库存材料的保管、保养以及安全管理； 3、负责库存材料的发放工作；

4、负责整理各种账册、单据、报表、凭证等资料定期与财务部门对账；

5、负责库存材料的定期盘点工作。 第七条 各矿的供应部门相关职责

1、负责自购材料、设备、配件入库验收和不合格品的处置； 2、负责库存材料、设备及配件的保管、保养以及安全管理； 3、负责库存材料、设备及配件的发放工作；

4、负责整理各种账册、单据、报表、凭证等资料定期与财务部门对账；

5、负责库存材料、设备及配件的定期盘点工作。 第八条 各矿的产品仓储部门相关职责 1、负责原煤、产品煤的入库验收；

2、负责原煤、产品煤的仓储保管、安全管理； 3、负责产品的装车；

4、负责出入库产品的登记建账并定期与财务部门对账。 第九条 存货管理岗位分工原则要求

1、各单位应当建立存货业务的岗位责任制,明确内部相关部门和岗位的职责、权限，确保办理存货业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

2、存货业务的不相容岗位包括，但不限于：存货的采购、验收与付款；存货的保管与清查；存货的销售与收款；存货投保的申请与审批；存货处置的申请、审批与执行；存货业务的审批、执行与相关会计记录。

企业不得由同一部门或个人办理存货的全过程业务。

3、各单位应当配备合格的人员办理存货业务。办理存货业务的人员应当具备良好的业务知识和职业道德，遵纪守法，客观公正。各单位要定期对员工进行相关的政策、法律及业务培训，不断提高他们的业务素质和职业道德水平。

4、各单位内部除存货管理部门及仓储人员外，其余部门和人员接触存货时应由相关部门特别授权。如存货是贵重物品、危险品或需保密的物品应当规定更严格的接触限制条件，必要时存货管理部门内部也应当执行授权接触。

第三节 存货的授权审批

第十条 各单位应制定科学规范的存货业务流程，明确存货的取得、验收与入库、仓储与保管、领用、发出与处置、存货的会计核算等环节的控制要求。

（一）材料的采购、储存、定额工时及定额费用等存货计划的制定和修订，由总经理授权批准后实施。

（二）存货的仓储部门、质检部门对入库产品进行检验，如因数量、质量不符等原因，有权拒收。

（三）一般生产指令、领料单及生产过程中发生的常规费用应由

生产管理部门批准核定，但对重大生产调整或指令修正、超额领料、非常规费用均须总经理批准或专门授权。

（四）对贵重物品、生产用关键备件、精密仪器、危险品等重要存货，应当采取额外控制措施，缩小接触范围，保管、调用、转移等必须经过严格授权批准。

（五）残、次、冷、背存货的处置，存货盘盈、盘亏的处理，应由存货管理部门牵头，并会同质检、生产和财务等部门共同提供处置方案，报公司领导，经批准后实施。累计50万元（含）以下，由公司总经理、财务负责人审批；累计50万元以上，累计100万元（含）以下由公司董事长、总经理、财务负责人审批；累计100万元以上须经公司董事会审批。

第四节 存货的计量

第十一条 取得存货的计量

各单位取得的存货计量以实际成本为依据,按照财务制度规定,遵照下列原则进行存货的计量:

（一）外购存货的成本

外购存货主要包括原材料和商品。外购存货的成本即采购成本包括购买价款、相关税费、运输费、装卸费、保险费以及其他可归属于存货采购成本的费用。

（二）加工取得的存货的成本

单位通过进一步加工取得的存货主要包括产成品、在产品、半成品、委托加工物资等，其成本由采购成本、加工成本构成。

采购成本是指加工该存货所使用或消耗的原材料的采购成本； 加工成本，包括直接人工和制造费用。直接人工，是指单位在生产产品过程中直接从事产品生产的工人的职工薪酬；制造费用是指单位为生产产品和提供劳务而发生的各项间接费用，包括生产部门管理人员的职工薪酬、折旧费、办公费、水电费、机物料消耗、劳动保护费、季节性和修理期间的停工损失等。

（三）委托外单位加工的存货的成本

外委加工存货的成本包括委托加工材料或半成品的价值、委托加工费、运输费、装卸费、包装费及其他使存货达到目前场所和状态所发生的费用。

（四）投资者投入的存货的成本

投资者用实物投资应进行资产评估,评估确认的价值如果双方认可,即按评估价值确认计量；如果投资作价与评估价值不一致,则按投资合同或协议约定的价值计量。

（五）盘盈的存货的成本

盘盈的存货应按其重置成本作为入账价值。 （六）捐赠的存货的成本

捐赠的存货成本包括发票账单所列金额、应由本单位负担的运输费、保险费、相关税金等；如果没有发票账单的,则按取得时同类或类似存货的市价计量。

（七）不计入存货成本的相关费用

1、非正常消耗的直接材料、直接人工及制造费用应计入当期损

益，不得计入存货成本。

2、仓储费用指在采购入库后发生的储存费用，应计入当期损益。但是，在生产过程中为达到下一个生产阶段所必需的仓储费用则应计入存货成本。

3、不能归属于使存货达到目前场所和状态的其他支出，不符合存货的定义和确认条件，应在发生时计入当期损益，不得计入存货成本。

第十二条 发出存货的计量 （一）发出存货的计量方法

各单位应当根据各类存货的实物流转方式、企业管理的要求、存货的性质等实际情况，合理地选择发出存货成本的计算方法，以合理确定当期发出存货的实际成本。

对于性质和用途相似的存货，应当采用相同的成本计算方法确定发出存货的成本。在确定发出存货的成本时，可以采用移动加权平均法和个别计价法。

1、月末一次加权平均法

月末一次加权平均法，是指以当月全部进货数量加上月初存货数量作为权数，去除当月全部进货成本加上月初存货成本，计算出存货的加权平均单位成本，以此为基础计算当月发出存货的成本和期末存货的成本的一种方法。

2、个别计价法

对库存和发出的每一种特定物品或每一批特定商品的个别成本

或每批成本加以认定的方法。对于不能替代使用的存货、为特定项目专门购入或制造的存货以及提供的劳务，通常采用个别计价法确定发出存货的成本。

（二）采用计划成本计价时,应按照配比原则,按期结转成本差异,将计划成本调整为实际成本。

（三）存货的计量方法一经确定,在一个会计年度内不予变动。

第五节 存货的取得、验收及入库管理

第十三条 存货的取得

存货的取得有多种方式，如外购、委托加工或自行生产等。各单位应当根据各种存货采购间隔期和当前库存，综合考虑单位生产经营计划、市场供求等因素，充分利用信息系统，合理确定存货采购日期和数量，确保存货处于最佳库存状态。 第十四条 验收

无论是外购原材料或商品，还是本单位生产的产品，都必须经过验收（质检）环节，以保证存货的数量和质量符合合同等有关规定或产品质量要求。

1、外购存货的验收应当重点关注合同、发票、请购单等原始单据与存货的数量、质量、规格等核对一致。如有无单货不符或漏发、错发的现象，外观是否完整无损、零部件是否齐全无缺、食品是否变质过期、易碎商品是否破裂损伤。涉及技术含量较高的货物，必要时可委托具有检验资质的机构或聘请外部专家协助验收。

2、自制存货的验收，应当重点关注产品质量，通过检验合格的

半成品、产成品才能办理入库手续，不合格品应及时查明原因、落实责任、报告处理。

3、其他方式取得存货的验收，应当重点关注存货来源、质量状况、实际价值是否符合有关合同或协议的约定。

4、不经仓储直接运抵生产现场或领用的原材料，必须严格履行验收程序，经采购部门取样交质检科检验，编制逐日逐户检测登记表。

第十五条 入库管理

（一）商品入库前应做好准备工作，如安排货位、准备苫垫用品和搬运工具、检验度量衡器具，组织好收货人力等，还要准备好商品标签。

（二）入库记录要真实、完整，定期与财务等相关部门核对，不得擅自修改。

（二）经验收合格的存货，按验收单或购货清单认真填写编号连续的《入库单》，详细记录存货名称、规格型号、数量、单价、金额、外购地点、交货人、入库时间、是否验收等情况，对无随货同行发票的货物金额应由交货人提供采购价，财务部门据此入账核算，待发票到后再按实际价格调整。

（三）对于外购物资数量短缺、品种质量不符合要求者，由采购人员负责及时办理退换货等相关事宜。

（四）由生产车间直接发出至客户、实物不入库的产成品，以及采购后实物不入库而直接发至使用现场的外购存货，应当采取适当方法办理出、入库手续。

第六节 存货的仓储与保管

第十六条 存货日常管理 （一）一般存货的日常管理

1、仓库应满足防火、防潮、防盗等基本储存条件。对于有特殊存放要求的存货应能够采取相适应的措施，以保证存货不受损坏。

2、对于贵重物品、精密部件、危险品等的仓储，应当采取额外控制措施，缩小接触范围，确保同一环节有两人或两人以上同时经办。

3、对于进出仓库的人员应办理进出登记手续，未经授权人员不得接触存货。

4、不同批次、型号和用途的存货要分类存放。对代管、代销、暂存、受托加工的存货应单独存放和记录、避免与本单位存货混淆。

5、对露天存放的物资，应做好防潮、防盗工作，管理落实到人。现场保安人员应做好书面交接班记录，明确物资盗毁责任。

6、仓库管理员应对库存物料和露天存放的物料进行每日巡查和定期抽检，详细记录检查情况，及时处理安全隐患。检查中，发现存货变质、毁损、呆滞的，应查明原因，尽可能挽回损失；发现存货存在减值迹象的，应及时与采购、财务等相关部门沟通。同时，要联合生产、采购、财务等部门建立存货库存量预警机制，一旦发现库存量过高或过低，及时与相关部门通报信息。

7、存货在不同仓库间流动（内部移库）时，应当办理出入库手续。

8、仓储部门或库管根据入库单、出库单等编制详细的存货登记

表，记录现时库存的具体情况，列明库存物资的数量、品种、批次等内容。

9、仓储部门和财务部结合公司实际情况，确定存货是否需要办理保险投保，保证存货安全，合理降低存货意外损失风险。

10、仓储部门应按月向财务部门、采购部门及相关领导报送《材料收发存报表》，表明材料的品质状况，对呆滞、毁损等存货应提出处置申请。

11、仓储部门应定期对仓储物资进行实地盘点，并经常与财务核对账目，保证账账相符、账实相符。

（二）煤炭的日常管理

煤场负责人是库存煤炭管理第一职责人，对场地煤炭管理负全面责任。煤场管理人员负责仓储现场煤炭装运、存放、场地整理及装载机、破碎机等设备的调度指挥。

煤场煤炭必须按品种、类别分别整齐堆放，不得无序混放，并分门别类建立相应台账。

1、防自燃管理

（1）对易受氧化的煤如长焰煤等，堆放时要分层压实，至少也得将表层压实，有条件时还可以在煤堆表面披上一层覆盖物。

（2）管理员要经常对场地进行巡查，煤场现场管理人每天上午和下午各检查一次煤堆。对发现的已燃点，及时进行灭火处理和上报。

（3）对贮量大、存期长的煤堆特别是变质程度低的煤，需每天检测一次煤堆温度，对其他类别的煤可适当延长检温时间，并做好详

细记录。

（4）在检温过程中，一旦发现煤堆温度达到60℃的极限温度。或每昼夜平均温度连续增加高于2℃（不论环境温度多高）时，应及时将超温区域内的煤挖出暴露在空气中并及时消除明火。而不能往煤中加水，否则会加速煤的氧化和自燃。

（5）煤场的两侧要留有足够的防火通道和排水沟，经常清理淤煤。以保证煤场在出现自燃等问题时，消防车等救援车辆的畅通和下雨时，雨水能及时流走。

（6）为了防止煤场煤炭的大面积自燃及自燃的不断蔓延；对已自燃的煤，推煤机又无法进行翻开压实作业时，可对自燃点进行单独浇水降温，将自燃煤彻底浇透，达到熄灭目的。

（7）煤场出现自燃情况严重时，无法喷淋到的区域应及时通知消防部门采用消防车进行喷水灭火；防止自燃区域扩大。

2、防汛管理

（1）管理员要根据天气变化组织做好煤堆的篷盖和晾晒工作。防止大量雨水侵入煤堆或散热不及时。

（2）在雨季到来之前，提前处理好排水设施。任何时候煤堆顶部都要有一定坡度。没有阻碍雨水自然下流的坑凹，保证煤场无积水。

（3）及时检查地面防洪设施的情况，发现问题及时处理。 （4）地面设防汛材料库，储备充足的防汛物资，以备不时之需。 （5）若场地内出现险情时，要迅速用沙袋堵住货源，保护公司财产。

（6）险情发生后，要进行全面检查，统计本次汛情造成的损失和物资消耗情况，并及时补充防汛物资，做好下次防汛准备。

（7）事件处理过程要进行详细记录，向公司领导及上级部门作出汇报。

3、防污染管理

（1）在露天煤场安装洒水、喷水设施，定期进行洒水，防止粉尘飞扬，尤其在天气干燥和有风的时候，增加喷洒量。

（2）在煤场周围多种植树木，形成隔尘绿化带。

（3）在储、装、运、破碎及筛分过程中应采取产尘较少的工艺，并在操作区设置抑尘设施，应避免敞开式操作。

第七节 存货的清查盘点

第十七条 存货盘点

存货盘点清查一方面要核对实物的数量，看其是否与相关记录相符、是否账实相符；另一方面也要关注实物的质量，看其是否有明显的损坏。

（一）对用量或金额较大，领用次数频繁的物资应每月盘点一次，对所有存货至少要每年彻底清查一次，以确保存货做到账实相符。

（二）全面清查时，须多部门人员共同盘点，充分体现相互制衡，严格按照盘点计划，防止盘点工作走过场。

（三）清查盘点工作程序和方法: 1、清查前准备工作

（1）成立存货清查小组。清查小组由财务科、企管科、纪委、

审计部、供应部（供应科）、仓储部门等组成。

盘点小组召开会议确定盘点时间、盘点方法、盘点范围监督、检查等详细工作计划，并向仓库下达盘点通知。

（2）盘点小组成员在盘点前一日按照盘点方法、范围等编制盘点表。

盘点表内容包括库存地、盘点截至日、盘点时间、存货名称、账面结余数量、实际盘存数量、截至日至盘点日存货入库数量、截止日至盘点日存货出库数量、盘点日应存数量、差异情况、物料状况等。

2、实际盘点

（1）盘点实物：实物保管人员必须参加，根据各项存货的实物形态、可分别采用实地盘点法和技术推算法两种方法进行盘点，技术推算标准由各专业部门制定。

盘点人员首先从外观鉴定物料的完好状况，并登记相关记录，对超过使用期限、质量有问题和没有使用价值的物资报废。对于价值明显低于市价的需按单位内部审批程序进行批准后计提跌价准备。

（2）登记“盘点表”：进行实物盘点时将盘点结果（质量、数量）随时记入盘点表，要求按各种实物类别名称、保管地点和实物负责人分别登计盘存数以及差异数量，并由盘点人和实物保管人签字盖章。

（3）查找存货差异原因，造成账实存量不符的原因有两个：一是记账有误；二是确实发生盘点盈亏。

（4）对于记账错误报财务科长审批后按规定方法予以更正。 对于确实发生盘盈、盈亏的存货，编制“存货盘盈、盘亏”及“超

储、积压情况明细表”，注明盘盈、盘亏存货的品种、规格、数量、金额、原因等，盘点人、仓库管理人员及该单位领导分别签字盖章并加盖该单位公章。

3、清查后各项工作 （1）编写存货盘点报告

清查完毕后，盘点人员应撰写存货盘点报告，盘点报告内容应包括存货实物管理情况、盘点过程、盘点结果、盘点差异分析及存货管理建议等，由全体盘点人以及部门领导签署盘点意见并签字盖章。

（2）逐级审批“存货盘盈、盘亏、损废审批表”

“存货盘盈、盘亏、报废审批表”审批按单位内部审批程序进行审批。

（3）进行财务处理

财务人员根据经逐级审批的“存货盘点报告”以及“存货盘盈、盘亏、报废审批表”进行账务处理。

（四）对煤炭盘点应注意事项

1、煤炭的盘点需由专业的测量人员参与；

2、在盘点前，按照要求对不同堆放方式的煤炭进行整形； 3、测量技术人员应根据煤炭堆放的具体形状，（如标准圆台体，圆锥体、复杂体等）选用合适的测量方法。

4、每次盘点实测堆积密度、煤堆体积要准确； 5、实际场损与实际盈亏的确认原则

（1），如差值不超出当月或当年日平均库存量0.5%时，应确认

为实际场损；如如差值超出当月或当年日平均库存量0.5%时，其中0.5%部分为实际场损，超出0.5%的部分为实际盘亏。

（2）实盘煤量大于账面应存煤量，均视为实际盘盈。

第八节 存货的发出及领用

第十八条 领用与发出控制

（一）单位应当根据自身的业务特点，确定适用的存货发出管理模式，制定严格的存货准出制度，明确存货发出和领用的审批权限，健全存货出库手续，加强存货领用记录。

（二）单位生产部门、基建部门领用材料，仓储部门应核对经过审核的领料单或发货通知单的内容，做到单据齐全，名称、规格、计量单位准确；符合条件的准予领用或发出，并与领用人当面核对、点清交付。

（三）仓储部门应当根据经审批的销售（出库）通知单发出货物，并定期将发货记录同销售部门和财务部门核对。

（四）各单位对于贵重商品或危险品的发出，均应当实行特别授权。由董事会授权经理办公会对贵重商品或危险品的发出进行审批。

第十九条 出库管理 （一）一般存货的出库管理

1、各单位应当明确发出存货的流程，落实责任人，及时核对有关票据凭证，确保发出存货品名、规格、型号、数量、价格与相关票据记载一致。

2、各单位的《出库单》必须连续编号，不能跳号，仓库保管员

必须严格按照《出库单》发货，不能随意发出存货。

3、生产用物资由生产部门按生产所需于材料会计处办理《出库单》手续，对非生产用物资领用人应持领用审批手续，办理《出库单》及相关手续，仓库保管员凭《出库单》据实发货。

4、存货领用发出后，仓储部门应每日登记出库记录，并定期编制存货出库汇总表，连同领料单传递到财务部门。

5、月末，已领用但尚未耗用的物资(包括残余料)，应及时退回仓库，便于财务如实核算成本。

（二）煤炭出库管理 1、筛选及加工混配煤出入库

（1）营销部按照客户需求情况，根据质检部门化验报告的配煤比例，下达生产通知至煤场进行生产分类加工。

（2）煤场根据要求严格按比例控制煤炭出库，并记录出库登记表，及时核减库存，做到账实相符。

（3）生产部门进行筛选配煤加工。

（4）煤场管理员将选后的煤炭各种类及数量要记录清楚，记录入库登记表，及时增加库存，做到账实相符。

（5）经质检部门检验合格后，办理成品煤入库手续。 （6）选配完毕，发运时按煤炭销售出库，办理出库手续。 （7）发运装车后，负责销售人员应将销售合同、发货通知单、装运单进行核对，以保证发货准确。

2、煤炭销售出库

（1）铁路发运

①计划下达后，营销部门给煤场发出装车通知单，由煤场负责组织装车。

②铁路事业部门根据提报的铁路装车计划负责向车站请求派车。 ③质检部门进行跟踪采样化验，出具检验报告，报销售部门及财务部门与客户核对结算。

④装车必须按标重均匀装载，不得偏重失衡。

⑤装车完毕，负责销售人员应将销售合同、发货通知单、装运单进行核对，以保证发货准确。

⑥按装车车皮数量及标重（铁路运输大票数），由煤场专职人员填制发运出库单报销售部门及财务部门，并记录出库登记表，及时核减库存，做到账实相符。

第九节 存货的处置

第二十条 存货处置

（一）存货销售处置是存货退出企业生产经营活动的环节，包括商品和产成品的正常对外销售以及存货因变质、毁损等进行的处置，严格按照单位内部审批程序进行审批。

（二）单位应定期对存货进行检查，及时、充分了解存货的存储状态，对于存货变质、毁损、报废或流失的处理要分清责任、分析原因、及时合理。

（三）存货清查盘点出现的盘盈、盘亏、毁损和报废,按照单位

内部审批程序审批后，按《企业会计准则》的规定进行处理。

第十节 存货的会计核算

第二十一条 煤炭产品的入账核算

煤矿产成品仓储部门根据各生产车间报送的生产日报表与计量称进行核对无误后，登记各产成品台账。月末对各产成品的入库数量汇总，编制产成品入库汇总明细表送交财务。财务将该汇总明细表数量与计量科送达的生产月报表进行核对无误后记账。

第二十二条 煤炭产品出库的成本结转

煤炭产品的出库账务处理根据销售部提供的“销售通知单”与XX月站台煤炭出入库分类明细表、统计科提供的煤炭产品发出月报表以及XX月站台/汽运煤炭出库分类明细表进行核对无误后，作煤炭产品出库，结转销售成本。

第二十三条 各单位应根据自身生产工艺特点及经营模式制定并健全内部存货核算流程和账务处理程序。并依据实际情况建立存货核算内部控制制度。严格按照《企业会计准则》要求进行存货的核算，不得随意少转或不转成本以此作为调节利润的手段。

第二十四条 由于煤炭在仓储过程中的合理损耗，导致生产数量与销售量不相等的情况，各单位可以在年初对这种合理损耗预计一个合适的比例，然后每月销售时，将此合理的比例结转入成本。年底进行实际损耗与预计损耗差异进行调整成本科目。

第二十五条 各单位应定期（至少一年一次）将可能引起跌价的存货进行汇总分析，据以计提存货跌价准备。

第二十六条 企业进行存货业务时要参照《关联交易的内部会计控制》判断是否属于关联交易，如属于关联交易，还要履行关联交易的内部会计控制程序。

第十一节 附则

第二十五条 本制度由财务管理部负责制定并提出修改意见。 第二十六条第二十七条本制度经总经理签字后生效。 本制度的解释权归财务管理部。

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