会计电算化财务系统操作

第六章 财务系统操作

第一节总系统的操作

一、系统概述

（一）总账系统的功能

总账系统是财务及企业管理软件的核心系统，适合于各行各业进行账务处理及管理工作，因此也称为账务处理系统。总账系统既可以独立运行，也可以与其他的系统集成应用。总账系统的主要功能包括：初始设置、凭证处理、辅助核算、账簿查询、期末处理等。 1.初始设置

由用户根据本企业的需要建立账务应用环境，将通用账务处理变成适合本单位实际需要的专用系统。主要工作包括设置会计科目、设置辅助核算档案、设置凭证类别、设置外币币种及汇率、设置结算方式、输入期初余额等。 2.凭证处理

提供凭证的录入、审核、记账、查询、打印以及常用凭证定义等。通过严密的制单控制保证填制凭证的正确性，提供资金赤字控制、支票控制、预算控制、外币折算误差控制以及查看最新余额等功能，加强对发生业务的及时管理和控制。 3.辅助核算

提供会计科目的辅助核算功能，主要包括个人往来、客户往来、供应商往来、部门核算、项目核算等，另外还有外币核算、数量核算、银行帐和日记账辅助核算等。

4.账簿查询

提供总账、明细账、凭证联查，并可查询包含未记账的最新数据。可随时提供总账、余额表、明细账、日记账等标准帐表查询。 5.期末处理

提供灵活的自定义转账功能、各种取数公式可满足各类业务的转账工作。自动完成月末分摊、计提、对应转账、销售成本、汇兑损益、期间损益结转等业务。进行试算平衡、对账、结账、生成月末工作报告等。 （二）总账系统的数据关系

总账系统在整个企业管理信息系统中居于核心地位，它通过开放的数据接口、标准化的业务流程使总账系统同其他系统有机的结合成一体。总账系统不仅可以直接输入记账凭证，而且可以接收来自管理系统的自动转账凭证，进行总分类核算。与其他系统相比，总账系统信息处理不是最多的，处理流程也不是罪复杂的，但它汇集了一个单位全面的经济活动数据，进行处理并提供综合性和总括性的会计信息。它还为会计报表和财务分析等系统提供有关数据和信息，以满足投资者、债权人、管理人员和政府部门等企业内外各方面对会计信息的需求。总账系统与其他系统的主要数据关系如图6-1所示。

总账系统与其他系统的数据关系说明：

（1）工资管理系统生成工资及其福利费、工会经费、教育费、代扣个人所得税等转账凭证传递到总账系统。

（2）通过采购管理系统录入采购发票，在应付款管理系统中依据采购发票生成销售收入以及款项收回等凭证传递到总账系统。

（3）通过销售管理系统开出销售发票，在应收款管理系统中依据销售发票生成销售收入以及款项收回等凭证传递到总账系统。

（4）固定资产系统生成固定资产增减变动、盘盈盘亏、计提折旧等凭证传递到总账系统。

（5）成本管理系统将结转制造费用、辅助生产费用、盘点损失和工序产品耗用凭证传递到总账系统。

（6）在存货核算系统中依据已审核的出库单和入库单声场存货成本转正凭证并传递到总账系统。

（7）在成本管理业务处理中，如果计入生产成本的间接费用和其他费用定义为来源于总账系统，责成本管理系统在总账系统记账后，则成本管理系统还需要总账系统记账后，自动从总账中取得人工费用和折旧费用数据。

（8）报表管理系统从总账系统的科目余额及发生额文件以及其他文件取数形成外部会计报表；财务分析可以从总账中取数进行财务指标分析；决策支持系统可以从包括总账在内的个系统提取数据进行决策分析；预算管理获得责任中心的业务数据，项目管理获得项目核算结果。

（9）项目管理的有关项目的几本资料传给总账系统，同时将涉及到项目的业务处理结果以凭证的形式传递到总账系统。

从上述对总账系统与其他系统关系的简单描述，我们可以看出，总账系统与其他系统之间存在着复杂的数据传递关系，当前这种数据

传递大都是通过记账凭证形式实现的，传输数据内容复杂，形式单一。 （三）操作流程

总账系统的操作流程如图6-2所示。 二、初始设置

（一）启动总账系统

在使用总账系统前，应先启动总账系统的帐套。在首次启用时，要根据企业的业务特点，对总账系统的一些系统选项进行设置，以便总账系统配置相应的功能或执行相应的控制。其基本选项有启用月份、凭证控制、凭证编号方式、外币核算、客户及供应商往来等。 【例1】启动总账系统 操作步骤如图6-3所示：

?单击“开始”，运行“程序→用友软件→财务会计→总账”，打开“注册总账”对话框； ?“操作员”处输入001；“密码”处输入1，“帐套”处选择“800阳光信息技术有限公司”；“会计年度”：2006；“操作日期”2006-12-1；单击“确定”按钮，进行总账系统。在启用总账系统后要进行帐套选项的调整和查看。可对“凭证、”“账簿”、“会计科目”、“其他”四内容的操作控制选项进行修改。 【例2】设置总账控制参数 操作步骤如图6-4所示： ①执行“设置→选项”功能，打开“选项”对话框；

②单击“编辑”按钮，进入选项编辑状态； ③分别打开“凭证”、“账簿”、“会计日历”、“其他”选项卡，按照需要进行相应的设置； ④设置完成后，点击“确定”按钮。 （二）设置会计科目

设置会计科目的内容包括增加会计科目、修改会计科目和删除会计科目等操作。 1.增加会计科目

在财务软件中，增加会计科目时，输入的基本内容包括：科目编码、科目名称、科目类型、科目性质、辅助核算、帐页格式等。

财务软件一般都提供了符合国家会计制度规定的一级会计科目，明细科目的建立要根据各企业的具体情况自行确定，建立原则包括：①会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求，凡是报表所用的数据，需从系统取数的，必须设立相应的会计科目，②会计科目的设置必须保持科目与科目间的协调性和体系完整性，既要设置总账科目，又要设置明细科目，以提供总括和详细的会计核算资料；③会计科目要保持相对稳定，会计年度中不能删除已经使用的科目，不能对已使用的科目增设下一级明细科目；④一级科目名称要符合国家标准，明细科目名称要通俗易懂；⑤设置会计科目要考虑与其他系统的衔接，在总账系统中，只有最底层会计科目才允许有发生额，才能接收其他系统转入的数据。

若所用的会计科目基本上与所选行业会计制度规定的一级会计科目一致，则可以在建立帐套时选择预制标准会计科目，这样在会计科目初始设置时只需对会计科目进行修改，对缺少的亏阿基科目进行增加处理即可。如果所使用的会计科目与会计制度规定的会计科目相差较多，则可在系统初始设置时选择“·不预置行业会计科目”，这样可以根据自身的需要自行设置全部会计科目。

⑴设置会计科目编码。在手工方式下，亏阿基科目通常采用汉字名称的形式，但汉字名称难以反映出科目的逻辑关系，同名科目的现象也经常发生，所以科目的汉字名称不适合直接用计算机进行处理。在电算化下，必须对会计科目进行统一编码。科目编码就是按科目明细科目，一级科目按财政局的统一编码方案编码；明细科目编码按照参数设置中对科目编码级次和级长的规定进行设置。通常的方法是同级科目按顺序排列，以序号作为本级科目编码，加上一级科目编码后，组成本级科目的全部编码，即：本级科目全部编码=上一级科目编码+本级科目编码。如假设科目级次和级长为“4-2-2”，“银行存款”科目的一级编码为“1002” ，则“银行存款-工商银行”科目的编码为“100201”，“银行存款-工商银行-人民币”科目的编码为“10020101”。 ⑵设置会计科目名称。会计科目名称是指会计科目的汉字名称。科目编码是计算机使用的科目代码，二科目汉字名称，则是证、帐、表上显示和打印的标志，是企业与外部交流信息所使用的标志。因此在科目名称定义时，必须严格按照会计制度规定的科目名称输入，做到规范化、标准化。输入科目名称时尽量避免重名，以免影响科目运用的标准型。 ⑶设置科目类型。既按会计科目性质对会计科目进行划分。按照会计制度规定，科目类型分为五大类，既资产、负债、所有者权益、成本、损益。制定会计科目的类型是计算机自动进行分类汇总的依据。财政部规定的一级科目编码的第1位既科目大类代码为：“1”表示资产、“2”表示负债、“3”表示所有者权益、“4”表示成本、“5”表示损益。因此在指定科目类型时必须将定义的类型与编码的第1位保持一致。 ⑷设置科目性质。科目性质即余额方向，通常与会计科目的类型相关。资产类、成本类科目的余额通常在借方，负债类、所有者权益类科目的余额通常在贷方，损益类科目无余额。 ⑸设置辅助核算科目。会计科目的辅助核算内容主要有个人往来、客户往来、供应商往来、部门核算、项目核算等。另外还有外币核算、数量核算、银行帐和日记账辅助核算。

设置个人、客户、供应商往来核算可以按往来目录进行分类汇总，既下一级将自动向有

录属关系的上一级进行汇总。如“其他应收款”、“其他应付款”科目设置个人往来辅助核算，“应收账款”、“应收票据”、“预收账款”科目设置客户往来辅助核算，“应付票据”、“预付账款”科目设置供应商往来辅助核算。设置部门核算可以按部门进行分类和汇总，如“管理费用”科目。设置项目核算不仅可以方便地实现对部门成本费用和收入按项目核算，而且为这些成本费用及收入情况的管理提供了快捷方便的辅助手段，如“生产成本”、“在建成本”科目。

设置外币核算可以按外币种类进行分类和汇总，如“银行存款”、“应收账款”等科目；设置数量核算可以按指定的计量单位进行匪类和汇总，如“原材料”、“库存商品”、“产成品”等科目；设置银行帐和日记账可以实现出纳管理，如“银行存款”、“现金”等科目。

辅助核算要求设置在最低层的科目，辅助核算一经定义并使用，不要随意进行修改，以免造成账簿数据的混乱。对有辅助核算要求的科目设置相应的辅助核算后，在日常数据录入中，系统根据辅助核算的不同，需要输入不同的附加数据。如“应收账款”设置了“外币”辅助核算，则在凭证录入中要求录入“数量”、“单价”等等。

⑹设置帐页格式。即根据会计核算的需要对会计账簿进行格式定义，帐页格式一般有金额式、外币金额式、数量金额式等。

【例3】增加会计科目

科目编码：100201；科目名称：工行存款；科目类型：资产；科目性质：借方；辅助核算：银行帐、日记账。

操作步骤如图6-5所示： ①执行“设置→会计科目”功能，进入“会计科目”窗口，显示所有“新会计制度”预置的科目（可以在建立帐套时根据需要选择预置相应行业的会计科目或不予置会计科目）； ②点击“增加”按钮，进入“会计科目→新增”窗口； ③输入科目相关内容，科目编码：100201；科目名称：工行存款；科目类型：资产；科目性质：借方；辅助核算：银行帐、日记账； ④单击“确定”按钮。 2、修改和删除会计科目

如果需要对原有会计科目的某些会计科目进行修改，如帐页格式、辅助核算、汇总打印、封存标识等，可以通过“修改”功能来完成。如果需要删除原有会计科目，可以通过“删除”功能完成。要修改和删除某些会计科目，应先选中该会计科目。

修改和删除会计科目应遵循“自下而上”的原则，即先删除或修改下一级科目，然后再删除或修改本级科目。

修改或删除会计科目已经输入余额的科目，必须先删除本级及下级科目的期初余额（改为0），才能修改或删除该科目。

科目一经使用，既已经输入凭证，则不允许修改或删除该科目，不允许作科目升级处理，此时，只能增加同级科目，而不能在该科目增设下级科目。 【例4】修改会计科目

科目编码：1131；科目名称：应收账款；科目类型：资产；科目性质：借方；辅助核算：科目往来。

操作步骤如图6-6所示： ①在“会计科目”窗口，单击要修改的会计科目“1131应收账款”； ②单击“修改”或双击该科目，进入“会计科目→修改”窗口； ③单击“修改”按钮，激活编辑修改功能； ④选中“客户往来”复选框； ⑤单击“确认”按钮。

（三）设置辅助核算档案

一般为了充分体现计算机管理的优势，在企业原有的会计科目基础上，应对以往的一些科目结构进行优化调整，充分发挥总账系统提供的辅助核算功能，深化、强化企业的核算和挂历工作。设置各辅助核算档案主要是设置各种编码档案信息，包括设置客户档案、供应商档案、部门档案、项目档案等，这些档案信息将在填制凭证等操作中被选择引用。 1.设置客户档案

企业如果需要进行往来管理，那么必须将企业中客户的详细信息录入客户档案中。建立客户档案直接关系到对客户数据的统计、汇总和查询等分类处理。在销售管理等业务中需要处理的客户档案资料，应先行在本功能中设定，平时如有变动应及时在此进行调整。客户档案主要包括“客户编码”、“开会银行”等基本信息和联系方式及信用等级等其他信息。 【例5】设置客户档案

客户编码：001；客户名称：北京志新小学；客户简称：志新小学；地址：北京市朝阳区开拓路1号；邮政编码：100011。 操作步骤如图6-7所示： ①执行“设置→编码档案→客户档案”功能，进入“客户档案”窗口； ②单击选择“无分类”； ③单击“增加”按钮，进入“增加客户档案”对话框； ④输入数据，客户编码：001；客户名称：北京志新小学；客户简称：志新小学；地址：北京市朝阳区开拓路1号；邮政编码：100011； ⑤单击“保存”按钮； ⑥单击“退出”按钮。 2.设置供应商档案

企业如果需要警醒往来管理，那么必须将企业中供应商的详细信息录入供应商档案中。建立供应商档案直接管理到对供应商数据的统计、汇总和查询等分类处理。在采购管理等业务中需要处理的供应商的档案资料，应先行在本功能中设定，平时如有变动应及时再次进行调整。 【例6】设置供应商档案

供应商编码：001；供应商名称：北京大发有限公司；供应商简称：大发公司；地址：北京市小营路5号；邮政编码：100022. 操作步骤如图6-8所示： ①执行“设置→编码档案→供应商档案”功能，进入“供应商档案”窗口； ②单击选择“无分类”； ③单击“增加”按钮，进行“供应商档案卡片”对话框窗； ④输入数据，供应商编码：001；供应商名称：北京大发有限公司；供应商简称：北京大发；地址：北京市小营路5号；邮政编码：100022； ⑤单击“保存”按钮； ⑥单击“退出”按钮。 3.设置部门档案

在会计核算中，往往需要按部门进行分类、汇总和管理，从下一级自动向有隶属关系的上一级进行汇总。部门档案是设置会计科目中药进行部门核算的部门名称，以及要进行个人核算的往来个人所属的部门。 【-例7】设置部门档案

部门编码：1；部门名称：管理部。 操作步骤如图6-9所示： ①执行“设置→编码档案→部门档案”功能，进行“部门档案”窗口；

②单击“增加”按钮； ③输入数据，部门编码：001；部门名称：管理部； ④单击“保存”按钮； ⑤单击“退出”按钮。

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