企业邮箱使用管理规定

江苏熔盛重工有限公司标准

Jiangsu Rongsheng Heavy Industries Co., Ltd.

Q/RS.3.IT.00X

企业邮箱使用管理规定 [版本1/修改0]

年 月 日 发布 年 月 日 实施

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校对： 审核： 编制单位：信息技术部

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1. 范围 本文件规定了公司企业邮箱使用者的权利和义务。 本文件适用于公司各部门。 2. 引用标准

《通讯设施控制程序》????????????????????Q/RS.2.11 《企业邮箱使用介绍》???????????????????? 3. 术语和定义

无

4. 培训和资格

公司企业邮箱使用人员和各部门信息员应学习和掌握本规定。 5. 职责

信息技术部负责企业邮箱的审批、开通和维护事宜。 6. 企业邮箱的账号构成 6.1 企业邮箱域名后缀如下：

用户名@rshi.cn 6.2 用户命名规则如下：

姓名的拼音+邮箱域名后缀，如： 王强：wangqiang@rshi.cn 张荣威：zhangrongwei@rshi.cn 重名或重音的命名规则：

先注册的用户按上述规则命名，重名或重音用户，在上述规则后增数字1、3、5、6、7、8、9??加以区分。

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6.3 企业邮箱初始密码为：全拼的首字母+123组成，用户初次登陆后请立刻修改密码并完善

个人信息，防止邮件被其他人恶意篡改。 7. 企业邮箱收发参数设定 7.1 浏览器访问：

http://mail.rshi.cn/

7.2 邮件客户端软件访问（建议使用Outlook,Foxmail）： 接收服务器（POP3）地址：pop.rshi.cn

发送服务器（SMTP）地址：smtp.rshi.cn 相关指导：http://landesk.rshi.cn:8080/know/ 8． 企业邮箱使用管理办法

8.1频繁与外单位有业务往来的员工可以申请企业邮箱，申请时请填写“企业邮箱申请表

（rshi.cn)（附录B）”,同时按照“企业邮箱申请流程（附录A）”严格执行。 8.2 由于实际业务调整不再需要邮箱，需由员工所在部门信息员通知信息技术部注销邮箱帐

号，经审核确认邮箱无重要信息后，方可注销。员工离职时，将注销已经开通的企业邮箱。

8.3 企业邮箱仅作为业务往来中信息传递使用，禁止将其作为活动存储器使用，信息技术部

不提供邮箱服务器的管理备份，不得长期积压邮件占用企业邮箱空间资源，必须将重要邮件及附件下载保存至本地磁盘。由于未及时保存造成重要信息丢失的，责任由用户自己承担。

8.4 企业邮箱容量是263G，企业邮箱附件最大容量为30M，超大附件容量为600M。 8.5 邮箱空间占用长期保持在高比率（指空间占用率在30天内一直保持在80%）的用户，管

理员将发送通知邮件到该邮箱，此状况一周后仍未整改，管理员有权清理该邮箱邮件。 8.6 企业邮箱管理员定期审查所有企业邮箱的使用情况，对于邮箱使用率低或超过15天未登

录的用户发送邮件通知，7天内未得到使用确认的账户予以注销。

8.7 在使用企业邮箱跟外单位沟通过程中，请邮箱使用人做好信息保密工作，同时信息技术

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部管理人员做好邮箱信息的安全管理工作。

8.8禁止通过企业邮箱对外发送公司机密资料以及所有涉密文件，信息技术部做好邮箱发送、

接收状态监督工作，如有违反，将第一时间上报公司严惩。

8.9禁止在企业邮箱内部发送大群组邮件，如有发现此类现象，信息技术部有权收回此邮箱

使用权并通知员工所属部门信息员。 9. 本规定最终解释权属于信息技术部

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附录A

企业邮箱申请流程各部门信息技术部开始员工向部门信息员提出需求信息员向信息部邮箱管理员提交申请表信息员受理后员工填写企业邮箱申请表交由部门长签字批准邮箱管理员把申请表交由领导审批Y是否批准YN邮箱管理员开通新的企业邮箱用户邮箱管理员向申请部门信息员通告处理结果是否有遗留问题N结束

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附录B： 江苏熔盛重工有限公司

企业邮箱申请表（rshi.cn)

部门： 编号：

姓名 工号 二级部门 姓名全拼 性别 电话 职位 申请理由 □ □ □ □ □ 我已仔细阅读并同意《企业邮箱使□ 用管理规定》 备注 □ □ □ □ 部门IT管理员： 部门领导： 信息部部门领导：

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