GraspReport System 帮助

更新时间：2024-04-23 04:06:01 阅读量：综合文库文档下载

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graspreportsystem停止工作推荐度：
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功能概述

会计报表管理系统是财务管理系统中的一个独立子系统，它为企业内部各管理部门及外部相关部门提供综合反映企业一定时期财务状况、经营成果和现金流量的会计信息。

GraspReport System是报表事务处理的工具，利用GraspReport System既可编制对外报表，也可以编制企业各种内部报表。它的主要任务是设计报表的格式和编制公式，把从总账系统或其它业务系统中取得的有关会计信息编制各种会计报表，对报表进行运算，并按设计格式输出各种会计报表。

GraspReport System报表设计操作与Excel相似，操作简单，易学易用，不管您是管家婆的老用户，还是新用户，都能够快速上手。

GraspReport System主要功能有文件管理、格式管理、数据处理和打印功能。 ? 文件管理：

对报表文件的创建、打开、保存和备份进行管理。支持多窗口同时显示和处理，可同时打开多个的文件窗口。报表文件能够保存为Excel格式。 ? 格式管理：

提供了丰富并简单的格式设计功能，如合并单元格，边框线条（包括斜线）、调整行高列宽、设置字体及颜色、分页预览等等。可以制作各式各样的报表。 ? 数据处理：

GraspReport System以固定格式来管理不同的数据表页，一个报表文件中最多数据表页可达255页。提供了丰富的财务公式，可以方便快速地定义公式；通过连接账套，可以在财务版、标准版、工业版等不同的业务系统中提取数据，生成财务报表。 ? 打印功能：

GraspReport System提供了强大的打印及打印预览功能。能够打印表头、打印选择区域、设置页眉页脚、打印数据居中、数据缩放至一页、设置打印背景等功能，满足所有的打印功能。

入门

如何开始使用GraspReport System

要进入GraspReport System，首先需要登录服务器及账套，否则，不能进入GraspReport System

登录操作如下：（1）、输入服务器名，第一次登录，系统默认服务器为本机，即IP地址为127.0.0.1，如果修改了服务器名称，系统会自动保存，下次登录时调用。

（2）、单击

，要求选择财务账套，如图。

（3）、选择好一个账套后，单击当前日期。

，要求输入用户登录日期，默认为计算机

（4）、日期选择完毕后，单击

，要求选择用户名及用户密码，如果您的用

户名上次登录进入了系统，则系统自动记录并显示，这时您只需要输入密码就可以了。

（5）、密码输入成功，单击中去了。

。好了，现在您可以进入到GraspReport System

GraspReport System中的极限 1、工作表

打开报表数工作表大小系统资源限制系统资源限制，如要导出至EXCEL，则行65536，列256 行高，列宽单元格文本长度工作薄中工作表数工作薄中颜色 500点系统资源限制 256（包括格式页） 56色自定义调色板 2、输入数据

精度最大正数最小负数最小正数最大负数最长的公式说明选择行列系统计算的日期基数最大时间日期录入格式时间录入格式精度最大正数最小负数最小正数最大负数最长的公式说明选择行列系统计算的日期基数最大时间日期录入格式时间录入格式 15-16位 1.7 x 10^308 -5.0 x 10^–324 5.0 x 10^–324 -1.7 x 10^308 8024字节多行多列（全选为600行，600列） 1900-1-1 9999:99:99 2004-12-10 00:23:10 15-16位 1.7 x 10^308 -5.0 x 10^–324 5.0 x 10^–324 -1.7 x 10^308 8024字节多行多列（全选为600行，600列） 1900-1-1 9999:99:99 2004-12-10 00:23:10 注：报表公式只支持15-16位精度的数字（即-5.0 x 10^–324~1.7 x 10^308），如果数字超出，系统作为文本处理。

GraspReport System基本术语 1、数据/格式状态

GraspReport System将含有数据的报表分为两部分来处理，即报表格式设计工作与报表数据处理工作。报表格式设计工作和报表数据处理工作是在不同的状态下进行的。

格式状态：在格式状态下设计报表的格式，如行高列宽、单元格属性、组合单元格、关

键字等。报表公式也在格式状态下定义。在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。在格式状态下时，只能看到报表的格式。

数据状态：在数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、计算公式等。在数据状态下不能修改报表的格式。在数据状态下时，能看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。

2、报表文件及表页

一个或多个报表以文件的形式保存在储介质中称为报表文件，每个报表文件都有一个名字，例如“利润表.gcp”。

报表文件的扩展名为gcp。

表页由若干行和若干列组成的一个二维表，一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同，每一张表页由许多单元格组成。

为了便于管理操作，一般把经济意义相近的报表放在一个报表文件中，如各月编辑的利润表可归集在“利润表.gcp”报表文件中。

在报表文件中，确定一个数据所在的位置，其要素是“表页号”、“行号”、“列号”。

3、单元格及单元格属性

表中由表行和表列确定的方格为单元格，专门用于填制各种数据。单元格是组成报表的最小单位，每个单元格都可用一个名字来标识，称为单元格名。单元格名用所在行和列的坐标表示，行号用数字表示（1-65536），列标用字母（A-ZZ）表示。

单元格属性包括：单元格类型，对齐方式，字体颜色，表格边框等。单元格类型：数值型、字符型、日期型。对齐方式有水平对齐和垂直对齐。

4、区域与组合单元格

区域由一张表页上的一组单元格组成，自起点单元格至终点单元格是一个完整的矩形块。区域是二维的，最大的区域是整个表页，最小区域为一个单元。

组合单元格由相邻的两个或更多的单格组成。在处理报表时将组合单元格视为一个单元格，组合单元格名称可以用区域名称或区域中的单元名称来表示。如把B2到B3定为组合单元格，则可以用“B2”、“B3”或“B2：B3”表示。

5、关键字

关键字是一种特殊数据单元格，可以用于作为表页条件来查询数据；也可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。

关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可定义多个关键字，同一种关键字只能定义一个。

关键字有：单位名称、单位编号、年、月、日、季、自定义。表页取数时与关键字有关的公式都要把关键字作为条件取数。

如以会计期间作为关键字，那么在查发生数FS()时应该只能查到设置期间的发生数，而不是查询其它期间的。

关键字单元不能被编辑，包括复制及粘贴。

6、单元格文本格式

在单元格格式代码中最多指定四个节。这些节是以分号分隔的，它们顺序定义了格式中的正数、负数、零和文本。如果只指定两个节，则第一部分用于表示正数和零，第二部分用于表示负数。如果只指定一个节，则所有数字都会使用该格式。如果要跳过某一节，则对该节仅使用分号即可。

（1）关于数值的数字格式代码

? ? ? ? ?

# 只显示有意义的数字而不显示无意义的零。

如果数字位数少于格式中的零的个数，则 0 （空）将显示无意义的零。

? 当设置为等宽字体（例如：Courier New）时，为无意义的零在小数点两边添加空格。可以对具有不等长数字的分数使用 ?。 % 使用百分数。

E-、E+、e-和e+ 以科学计数法显示数字。在格式代码中，如果指数代码的右侧含有 0（零）或 #（数字符号），GraspReport 将按科学计数法显示数字，并插入 E 或 e。右侧 0 或 # 的代码个数决定了指数的位数，E- 或 e- 将在指数中填加负号。E+ 或 e+ 在正指数时填加正号，负指数时填加减号。 $ 贷币符号，在单元格中的数字前￥符号

（2）关于文本和间距的数字格式代码

要在单元格中同时显示文本和数字，可将文本字符括在双引号（\）中，或在单个字符前加反斜线（\\）。应将字符放在格式代码的合适部分中。例如，键入格式 $0.00\Surplus\Shortage\以便将负值显示为“$-125.74 Shortage”。如果是显示这些特殊字符：$ - + / ( ) : ! ^ & '（左单引号） '（右单引号） ~ { } = < > 等，则不需要用引号括起来。

包括文本部分如果包含文本格式部分，则文本部分总是数字格式的最后一个部分。若要在数字格式中包括文本部分，请在要显示输入单元格中的文本的地方加入符号（@），如果文本部分中没有（@），所输入文本将不会显示出来。如果要一直显示某些带有输入文本的指定文本字符，就应将附加文本用双引号（\\）括起来，例如，\。

在不包含文本部分的格式中，所输入的文本对格式没有影响。

? ?

添加空格如果要在数字格式中创建一个字符宽的空格，请在字符前加上一条下划线（_），例如，在下划线后跟上一个右括号（_)），可使正数和括号内的负数对齐。重复字符若要在格式中多次重复一个字符以填满列宽，请在数字格式中加入星号（*）。例如，键入 0*-可在单元格中的数字后重复填加破折号以填充单元格。

（3）关于日期时间格式代码

标识月份（1-12）月份（01-12）月份（一月-十二月）月份（一月-十二月）日（1-31）日（01-31）年（00-99）年（1900-9999）小时（0-23）小时（00-23）分钟（0-59）分钟（00-59）秒（0-59）秒（00-59）以小时计算的一段时间，如 25.02 以分钟计算的一段时间，如 63:46 以秒计算的一段时间 M Mm Mmm Mmmm D Dd Yy Yyyy H Hh M Mm S Ss [h]:mm [mm]:ss [ss] 使用代码百分之几秒 h:mm:ss.00 （4）GraspReport System格式说明

格式 0 0.00 #,##0 #,##0.00 ($#,##0_);($#,##0) ($#,##0_);[Red]($#,##0) ($#,##0.00_);($#,##0.00) ($#,##0.00_);[Red]($#,##0.00) 0% 0.00% 0.00E+00 m/d/yy d-mmm-yy d-mmm mmm-yy h:mm AM/PM h:mm:ss AM/PM h:mm h:mm:ss m/d/yy h:mm (#,##0_);(#,##0) (#,##0_);[Red](#,##0) (#,##0.00_);(#,##0.00) (#,##0.00_);[Red](#,##0.00) _(* #,##0_);_(* (#,##0);_(* \说明数值，无小数位数小数位数两位使用千位分隔符，无小数位数使用千位分隔符，小数位数两位千位分隔符表示的货币，正数为：￥3,432 ，负数为(￥3,432)。正数为￥3,432 ，负数为(￥3,432) 正数为￥3,432.00 ，负数为(￥3,432.00) 正数为￥3,432.00 ，负数为(￥3,432.00) 百分比，无小数百分比，二位小数科学记数法 3/23/04 23-十一月-04 23-十一月十一月-04 8:20 AM 8:20:23 AM 18:20 18:20:23 3/23/04 18:20 正数为3,432 ，负数为(3,432) 正数为3,432 ，负数为(3,432) 正数为3,432.00 ，负数为(3,432.00) 正数为3,432.00 ，负数为(3,432.00) 正数为 3,432 ，负数为(3,432) 0为 – ，文本为@前面以空格填列正数为￥3,432 ，负数为(￥ 3,432 ) 0为￥ – ，文本后加一空格 _($* #,##0_);_($* (#,##0);_($* \_(* #,##0.00_);_(* (#,##0.00);_(* \正数为 3,432.00 ，负数为(3,432.00) 0为 – ，文本后加一空格 _($* #,##0.00_);_($* (#,##0.00);_($* \正数为￥ 3,432.00 ，负数为(￥ 3,432.00) 0为￥ – ，文本后加一空格 mm:ss [h]:mm:ss mm:ss.0 # #0.0E+0 dd/mm/yyyy dd.mmmm.yy

分秒：33:30 0:33:30 33:30.0 科学记数法，小数前三位，小数位数1位 23/11/2004 23.十一月.04 新建、打开和保存报表文件

新建文件

（1）、单击“文件”菜单中的“新建”命令。（2）、新建的报表文件只有一个格式页，没有数据页。

提示：要迅速创建报表文件，请单击工具栏上的新建报表文件按钮快捷键Ctrl + N。

；也可以直接按

打开文件

（1）、单击“文件”菜单中的“打开”命令或工具栏上“打开”按钮（2）、选择路径并找到要打开的文件。

。

（3）、双击要打开的文件。

提示：也可以使用快捷键Ctrl + N。

保存和关闭文件 1、保存文件

? 保存未命名的新文件

（1）、单击“文件”菜单下“保存”命令或单击工具栏上的“保存”按钮（2）、找到要保存的路径并输入文件名。

。

（3）、单击“保存”按钮。 ? 保存已有文件

请单击“文件”菜单下“保存”命令或单击工具栏上的“保存”按钮? 保存文件的副本

（1）、单击“文件”菜单下“另存为”命令。

。

（2）、找到新文件夹，并输入新的文件名。

（3）、单击“保存”按钮。 ? 保存为Excel格式

（1）、单击“文件”菜单下的“另存为Excel格式”。（2）、如果要更换文件夹，找到并打开该文件夹。

（3）、输入文件名。（4）、单击“保存”按钮。

2、关闭文件

（1）、单击“文件”菜单下的“关闭”命令，系统出现提示：

（2）、单击“是”按钮，保存当前所做的修改后再关闭文件。

设置文件口令

文件口令用于保护文件，设置了口令的文件在打开时需要验证口令，如口令不正确，不能够打开这个文件。

1、设置文件口令

（1）、单击“文件”菜单下的“文件口令”命令，出现如下图的对话框。

（2）、在“新口令”和“确认口令”处输入密码，两次输入要相同。（3）、单击“确定”按钮。（4）、保存文件。

2、打开有口令的文件

（1）、打开文件。（2）、输入文件口令。

（3）、单击“确定”按钮，进入文件。

3、取消文件口令

（1）、单击“文件”菜单下“文件口令”命令。（2）、不输入任何口令，直接单击“确定”按钮。

切换当前文件

请单击“窗口”菜单下面相对应的文件名。

打印报表文件

设置打印参数 1、打印表格头

（1）、单击“文件”菜单下的“打印设置”命令，弹出如下图的对话框。

（2）、选择“表头”选项，如下图：

（3）、单击“确定”按钮。

提示：如果您觉得打印灰色的表头不美观，可以选择“表头透明”选项，这样表头就不会用灰色来显示了，如下图：

2、打印默认表格线

（1）、单击“文件”菜单下的“打印设置”命令，弹出如下图的对话框。

（2）、选择“表格线”选项，如下图：

（3）、单击“确定”按钮。

3、只打印选择单元格

（1）、单击“文件”菜单下的“打印设置”命令，弹出如下图的对话框。

（2）、选择“只打印选择单元”选项。打印时只会打印选择的那一部分区域。（3）、单击“确定”按钮。

设置页面大小 1、设置打印纸张大小

（1）、单击“文件”菜单下“页面设置”命令。

（2）、在纸张类型处选择一种纸张样式，默认为A4。（3）、如果所有的默认纸张都不适合您，请选择“自定义大小”，然后在“尺寸”处输入纸张的宽度和高度。

（4）、单击“确定”按钮。

2、设置打印纸张方向

（1）、单击“文件”菜单下“页面设置”命令。

（2）、在“方向”处选择一种方向，默认为“纵向”。（4）、单击“确定”按钮。

3、设置页边距

（1）、单击“文件”菜单下“页面设置”命令，并单击“边距”选项卡。

（2）、在“上”、“下”、“左”、“右”处设置页面的上边距、下边距、左边距和右边距。（3）、单击“确定”按钮。

提示：如果您输入的边距值小于打印机所能打印的最小边距，则会出现提示：

您可以单击“调整”按钮来调整页边距。也可以单击“忽略”按钮强行设置。

如果您设置的边距不在打印机所识别的范围内，则会出现如下提示：

您可以单击“还原到最初”，使页边距还原到上一次设置的值。

4、设置页眉页脚边距

（1）、单击“文件”菜单下“页面设置”命令，并单击“边距”选项卡。

（2）、在“页眉”、“页脚”处设置页面的页眉、页脚边距。（3）、单击“确定”按钮。

5、设置数据居中方式

如果您的数据不足一页，系统默认为从左上角显示开始显示，有时打印出来效果不是很好，您可以通过居中方式来进行调整。

（1）、单击“文件”菜单下“页面设置”命令，并单击“边距”选项卡。

（2）、选择“水平居中”和“垂直居中”。（3）、单击“确定”按钮。

6、设置页眉页脚

（1）、单击“文件”菜单下“页面设置”命令，并单击“页眉\\页脚”选项卡。

（2）、页眉和页脚都可以分为靠左、居中、靠右三个区域进行设置。（3）、在指定的区域输入文字。（4）、设置“垂直对齐”。（5）、单击“确定”。提示：（1）、页眉\\页脚也可以使用预定函数进行设置，选择一个区域，然后单击一个预定函数。

预定函数的含义如下：函数名称机器名：用户名：打印日期：打印日期时间：打印时间：页码：总页数：函数代码 [Machine Name] [User Name] [Date Printed] [Date & Time Printed] [Time Printed] [Page #] [Total Pages] 本机机器名用户名称，这里指的是登录Windows的用户名称。打印时的打印日期。打印时的日期和时间，日期时间格式可在打印预览里进行设置。打印时的时间。当前页码。总的页数。第几页（当前页）共几页（总页数）。函数说明第 # 页，共 # 页： [Page # of Pages #] （2）、如果您需要打印起来装订成册，可以选择“偶数页位置相反”。

7、设置缩放比例

（1）、单击“文件”菜单下“页面设置”命令，并单击“缩放比例”选项卡。

（2）、在“调节到”处设置缩放比例，默认为100%，最低为10%，最高为500%。（3）、单击“确定”按钮。

提示：这里的缩放指的是打印数据的缩放，而不是页面预览的缩放。

8、打印数据自适应

（1）、单击“文件”菜单下“页面设置”命令，并单击“缩放比例”选项卡。

（2）、在“适应到”处设置当前表格数据自适应到几页，默认1页宽，1页高，最大为100页宽100页高。

（3）、单击“确定”按钮。

提示：一般来说，我们可以把略超过1页的数据缩至1页。

打印 1、直接打印

请单击工具栏上的“直接开始打印”按钮进行打印。

，系统按照页面设置和打印设置中的参数

2、选择打印机打印

（1）、单击“文件”菜单下的“打印”命令，打开打印对话框。（2）、在“打印机名称”处选择您要指定的打印机。在下面的状态标签处会提示您该打印机的状态。

（3）、单击“打印”按钮，开始打印。

提示：这里也可以进行页面设置和预览操作。

3、设置打印页数

（1）、单击“文件”菜单下的“打印”命令，打开打印对话框。（2）、在“副本”下的“份数”处设置要打印的份数。

（3）、单击“打印”按钮，开始打印。

提示：如果只打印奇数页或偶数页，请在“打印页面”处选择“奇数页”或“偶数页”。

4、设置打印份数

（1）、单击“文件”菜单下的“打印”命令，打开打印对话框。（2）、在“页面范围”下的“范围”处输入要打印的页码。

（3）、单击“打印”按钮，开始打印。提示：如果只打印当前页，选择“当前页”。

输入页码范围按照下面的提示进行输入。

打印预览 1、显示预览索引