行政办公管理制度

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行政办公制度

行 政 办 公 制 度

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行政办公制度

公司机关行政办公制度(规定)目录

一、 行政办公

二、 文印管理

三、 管理人员培训

四、 来宾接待、会议筹划

五、 附则

附件:

1、 文书管理制度 2、 汽车管理办法

3、 公司门卫人员的值勤准则

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浙江伟达建设工程有限公司 公司行政办公制度(规定)

为规范公司机关行政办公,树立对外良好形象,深入内部挖潜,

努力压缩非生产性费用开支,促进公司管理稳步、健康发展,现对公司行政办公、文印管理、人员培训、来宾接待、会议筹划、非生产性费用控制管理特作如下统一规定。

一、 行政办公

公司各科室管理人员实行每周五天工作制,全体管理人员必须保持良好的仪表仪容,保证个人基本行为规范,树立良好的企业形象。

1、公司管理人员日常上班言行举止大方,服装干净整洁,仪容洁净,精神饱满。

2、遵守国家法律、法规,遵守公司的各项规章制度和管理实施细则。遵循公司利益第一的原则,自觉维护公司的利益和形象。

3、忠于职守、保障公司利益,不断提高个人道德和文化修养,以积极负责的工作态度对待工作,不怕苦、不言累,养成良好的办事工作作风。努力提高业务水平,提高职业技能水平,自觉接受考核。

4、爱护公司财产,爱护各种办公用具、设备,严守公司各项秘密,不滥用公司名义进行虚假承诺,未经授权不得向媒体透露公司的任何动向和资料。

5、未经批准,不得在外兼职工作,不得违纪索取、收受及提

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供利益、报酬。

6、搞好服务,热情接待来客,提倡礼貌用语。

7、办公环境干净整洁、室内物品、办公用品、桌面摆设整齐有 序,不得杂乱无章,下班前妥善放置所有文件、资料,以防遗失、泄密。

8、创造和谐的工作环境,互相关心,互相帮助,共同提高,发扬团队精神,增强公司的凝聚力。

公司行政办公制度平时由所在部门负责检查落实。公司办公室负责监督、考核。

二、文印管理

公司办公室负责公司印章的管理,文件的收发,函件、通知的送达。

1、公司的文件管理

公司办公室是文件(内外)函件,管理和保管的职能部门,应对上级文件作好收发登记并及时递交有关部门或人员传阅,阅后收集,并做好机密要件的保密工作,非文件性质的上级或外单位给公司的函件,通知等要及时送达公司领导和有关部门或人员并作好备忘记录。

以公司名义的发文、函件,公司办公室根据总经理同意签发的文件底稿,负责印发和作发文登记。

公司办公室应遵照档案管理规范程序,负责对文书、技术、经济资料等定期进行整理归档,各职能部门、办事处及有关的分

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支机构应予积极配合。

三、管理人员培训

公司办公室根据上级机关要求和企业实际,制订有关培训计划,负责公司范围内各类专业技术职称晋升、建造师申报、岗位证书审领及考评前的理论培训的组织管理工作,办理保管有关证书的原件,记载人员台帐,建立人才数据库,实行动态管理。

负责办理企业资质年检、升级、定位等管理工作,要经常收集整理有关统计数据,协调处理资质管理中的有关问题。

四、来宾接待、会议筹划

1、凡上级领导、来宾、业务单位考察人员,均由办公室根据总经理及分管经理的授意负责接待前的准备工作。公司召开的会议由办公室参与筹划和准备,做好人员通知,会议室布置及有关事项的安排,认真做好服务工作。由职能部门负责,办公室配合。

2、非生产性费用的控制,若干规定 (一) 办公用品设备管理规定

公司办公用品及办公设备的申购、发放须遵从“统一管理,合理调剂,方便工作,节省开支,适当控制”的原则。由办公室负责管理、实施,指定专人采购、领发、保管。

本规定所指办公用品及办公设备是指文具、纸张等方面用品,办公桌椅、办公文柜等低值耗具,传真机、电话机、电脑等办公机具设备,电扇、空调等家用设备。

1、公司机关各部门所需的办公用品(印刷资料)及设备由公

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司办公室统筹计划,纳入年度预算计划当中,经批准后按季、月制订具体计划。

2、办公用品(印刷资料)申购由各部门负责人提出,办公室主任汇总上报常务副总批准,贵重办公室用品由总经理批准,办公室统一购买、发放并建立领发台帐,保证采购物品数量、金额与消耗平衡,进行跟踪管理。

五、附则

(一) 本规定由公司办公室制订,报总经理批准后施行。 (二) 本规定由办公室负责人解释与检查、考核。 (三) 本规定施行后,凡与之相抵触的公司有关规定自行废

止。

附件资料:

1、 文书管理制度 2、 汽车管理制度

3、 公司门卫人员的值勤准则

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文书管理制度

为使文书管理规范制度化,增进文书处理的品质和效益,特制订本规定。 一、行文

1、公司发布的各项规章制度、管理干部的任命,对上级主管部门的请示、报告及对其他政府部门发送函件,按规定的格式,由总经理审核签字后办理。

2、业务单位、内部分支机构之间以公司名义发送的函件通知,由主管经理审核签字后发送。

3、私人或个人以公司名义发送函件的,由主管经理审核签字后发送。

4、行文的判行权限,经有主管领导(副总经理)以上签字。口头请示,没有文字依据,视为个人行为,按情节大小处理。

5、发文编号按年份依流水号码,一文一号编列。 二、 收文

1、来文拆封后,登记收文编号、日期、附件及摘要,交经理室阅处。

2、依据经理室签呈的意见和要求,文件交办稽催督导,核实落实情况。

3、收文编号按年份依流水号码,一文一号。 三、 印章盖用

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1、公司行政章、业务专用章、各分支机构、部门章及职衔签字章的统一制发、换发、缴销管理。

2、公文类的,以公司名义盖章的由总经理审核签字后盖章。 3、生产经营类及个人需要加盖企业公章的,本着谁主管,谁负责的原则,由主管经理审核签字后盖章。不得简化手续和事后汇报。

4、公司各部门印章,只能内部使用,不得对外使用,必要对外使用时,要请示主管领导同意方可使用。

5、凡任何加盖企业和职衔章的一律要登记,留底备查。

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汽车管理办法

一、公司公务车证照、维修、调度由办公室负责管理。 二、公司员工因公用车,经事先申请调派,由办公室调派。 三、为保证公司开展经营活动的正常用车,严肃控制一般公务的用车。

四、车辆维修由办公室指定的厂家,经事先呈报,同意。 五、由于驾驶员的失职和责任,发生车祸事故,驾驶员应承担全部责任。

六、必须保持车内、外整洁和清洁,抽检不合格者,实行处罚。 七、未经许可,将车子借于他人使用,扣除驾驶员当月工资或免职辞退。

八、因私用车,自负各项费用外,扣除当月工资。 九、车辆状况和驾驶员身体状况不佳时,严禁出车。

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公司门卫人员的值勤准则

一、门卫人员应各守自职(责)和遵守本公司的一切规章制度。 二、服勤中应整肃服装仪容,严守岗位,不得擅离职守,或酗酒、闲聊、阅读书报、睡觉等失职情况。

三、应熟认公司内各处水、电、开关、门锁及消防器材,如有破损,应即建议公司办公室处理。

四、上班时间内,除公务接洽人员外,一律谢绝会客。 五、夜间非本公司员工,一律不得进入公司大楼。 六、发生盗窃时,以收回失窃物为要,并即呈清处理。 七、日间灾害急报有关主管人员,夜间灾害急报派出所,消防单位。

八、忠于职守,防止各类意外事件的发生。

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