采购操作规程
更新时间:2023-08-21 18:28:01 阅读量: 高等教育 文档下载
采购操作规程
一、目的:明确药品采购流程,保证购进药品质量符合规定要求。
二、依据:《药品经营质量管理规范》、《采购管理制度》等。
三、范围:药品采购全过程的控制管理。
四、职责:业务部对本规程实施负责。
五、内容:
1、采购员根据业务需求情况、库存情况以及药品质量情况确定拟采购单位及品种、数量、价格等,交由业务开票员在计算机系统中建立采购订单,同时填写纸质《付款申请单》交质量管理部审核。
2、业务部经理在计算机系统中对订单进行审核,采购订单审核后形成采购记录,同时对付款申请单内容进行审核(包括单位名称、开户行、银行账号等信息)。
3、财务部出纳按审核后的付款申请付款,采购员通知上游企业发货。
4、供货方委托运输药品的,业务部需提前向供货单位索要委托的运输方式、承运单位、起运时间等信息,并告知收货员。
5、购进药品到货后,按《收货操作规程》办理。
6、计算机系统根据已生效的采购订单,自动生成采购记录,采购记录包括:药品的通用名称、剂型、规格、生产厂商、供货单位、数量、价格、购货日期等内容。
7、采购药品时,企业应当向供货单位索取发票,业务内勤根据采购记录及时向供货方索取发票,并进行登记,登记完成后移交财务部。
8、相关质量控制要求:
8.1、合格供货方的控制要求:
8.1.1、选择供方必须具备法定资格,具有合法的《药品生产(经营)许可证》和“营业执照”。其经营方式、范围应与证照内容一致;
8.1.2、以供方资质文件和质量信息为依据,考察其资质和药品质量为主要内容的供货方的质量信誉,供货方的质量体系状况。同样品种应选择质量信誉好的供货方;
8.1.3、供货方履行合同能力:包括药品品种、数量、价格及售后服务。签订质
量保证协议的可以不每笔签订购销合同。
8.2、核实、留存供货单位销售人员以下资料:
8.2.1、加盖供货单位公章原印章的销售人员二代身份证复印件正反面;
8.2.2、加盖供货单位公章原印章和法定代表人印章或者签名的授权书,授权书应当载明被授权人姓名、身份证号码,以及授权销售的品种、区域、期限等;
8.2.3、供货单位销售人员只能代表一家企业销售药品;
8.2.4、同一公司不同品种不同被授权人货款结算方式、账户应当一致;
8.2.5、供货单位及供货品种相关资料。
8.3、与供货单位按年度签订质量保证协议并加盖合同章或公章有效,协议至少包括以下内容:
8.3.1、明确双方质量责任;
8.3.2、供货单位应当提供符合规定的资料且对其真实性、有效性负责;
8.3.3、供货单位应当按照国家规定开具发票;
8.3.4、药品质量符合药品标准等有关要求;
8.3.5、药品包装、标签、说明书符合有关规定;
8.3.6、药品运输的质量保证及责任;
8.3.7、质量保证协议的有效期限。
9、相关记录保存5年。
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