新颖的Word基础教程培训讲义

作者实战经验,通俗易懂的培训教程,适用于公司员工office基础培训

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WORD基础培训主讲：林 松

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一、主要内容

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1、简单的排版美学 2、电脑操作的技巧 3、WORD开始和视图等的认识 4、文字处理的排版样式和格式 5、表格处理的技巧 6、图片层与页眉页脚层的认识 7、实例操作条理清晰才能记得牢！

Word 基础培训

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上页的演讲内容： 上页的演讲内容： 首先是简单介绍下今天要讲的主要内容，Word 是一个自由版型工 具，既然涉及到排版，就会有排版美学等其他因素在里面，你可以 把它看成是打打字那么简单，也可以说是不简单。在第一点，我介 绍些简单的排版美学，起到一些抛砖引玉的作用； 既然是要在电脑上使用，那么电脑操作技巧是必需的，这个我先放 在第二点就讲些常用的，其他再结合后面的内容讲； 然后我们就对怎么开始使用Word 做个介绍，并由两大常用功能文 字处理和表格处理引出里面的各种工具的使用； 并且让大家的头脑对图片编辑、页眉页脚等概念模糊的功能有个清 楚的认识；最后做几个实例。 我尽量讲得有条理点，这样也便于记忆。

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讲在前头的话

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1、Word初学者的坏习惯不停的敲空格键，把它当成了一把锤子。 当手里的工具只有锤子时，所有的事物看起来都像是钉子。

2、Word和Excel擅长不同错误的使用用途。 Office 五行论(微软中国Office产品讲师：郭安定)

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上页的演讲内容： 上页的演讲内容： 典型的Word用户只使用Word无数功能中的一小部分。另外，同样的研究还 表明，用户经常会使用错误的功能。例如，用户可能会按5次空格键，而不 使用缩进设置； 有时候为了找到需要的功能，必须找遍那些密集的菜单甚至可能还不知道 要找的功能的名称是什么。这就好像，要在五金店里找一种能把螺旋状的 金属扭到木头里的东西，而并不知道是否真的有这种工具，甚至还不知道 叫什么。 有句俗话：当手里的工具只有锤子时，所有的事物看起来都像是钉子。就 像使用锤子一样，我们经常无数次地使用空格键来完成原本并不属于它责 任范围内的杂事。就像只使用锤子和钉子做成的木桌子很容易摇晃一样， 使用空格键做出来的Word 很奇怪和不容易修改。 郭安定先生的Office五行论在世界上只有中国才有，是中国人对Office的理 解。

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讲在前头的话※ Offcie五行论

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上页的演讲内容： 上页的演讲内容： 中国的五行论是木火土金水五大元素，相邻两元素是相生，相隔的两元 素是相克，简单说下五元素如何和Office关联， Excel是做运算的，数组 和图表的虚幻空间就是金的内容

; Word 是做排版的，古时的木简就是 最早的Word,因此是木元素 ； PowerPoint 是做媒体集成的，所有的东 西汇集在一起就是水； outlook是做信息传递的，古时用烽火进行信息 传递，因此就是火； Access擅长数据保存的，令时空静止数据永恒， 这就是土； 金生水，Excel也被常常用来做幻灯片演示，水生木， PowerPoint发布 中有创建Word讲义，木生火，outlook里的编辑器就是Word ,火生土， outlook里面的导出最后的格式就是Access,土生金，Access里的分析 器就是Excel。对角线是相克，如果要难为它做不擅长的事，你会很难 受的。

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1、排版美学※ 字体的使用

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字体因素影响文档的易读性，比如字体的选择，字体的大小、字体的颜色、字间距、大写或小写，以及文字后 面的背景； 字体排版默认是两边对齐，有一种正式的、易于阅读的感觉。

黑体、Arial黑体常用于字数较少的严肃文本。方正、粗 犷、朴素、简洁、无装饰、笔形方头方尾、黑白 均匀,因此非常醒目,运用广泛。 Arial是随微软应用软件所研发的无衬线体字 型。设计Arial时考虑到会在电脑上面使用，在字 体及字距上都作了一些细微的调整和变动，以增 加它在电脑屏幕上不同分辨率下的可读性，缺点 是大写“I”与小写“l”难以分辨等

宋体、Times New Roman宋体是打印文档常用，横平竖直，横细竖粗， 起落笔有棱有角，字形方正,笔画硬挺秀气,印刷 时，字的棱角稍稍圆润浑厚，十分耐看 Times New Roman,可能是最常见且广为人 知的衬线字体之一，在字体设计上属于过渡型衬 线体，对后来的字型产生了很深远的影响。另外 由于其中规中矩、四平八稳的经典外观，所以常 被选为标准字体之一。

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1、排版美学微软雅黑、Verdana在液晶显示器中，微软雅黑比宋体更加的清 晰易读，如果只用于电脑上阅读，无疑是最好的 字体。 Verdana,是一套无衬线字体，由于它在小 字上仍有结构清晰端整、阅读辨识容易等高品质 的表现，因而在1996年推出后即迅速成为许多领 域所爱用的标准字型之一.

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楷体、Georgia有如手写的效果，可用于粘贴告示，楷体又 称楷书又称正书，活体或称真书。是一种模仿手 写习惯的一种字体，笔画挺秀均匀，字形端正， 广泛地用于学生课本、通俗读物、批注等。 Georgia是一种衬线字体，为著名字型设计师 马修·卡特于1993年为微软所设计的作品，具有 在小字下仍能清晰辨识的特性，可读性十分优良。

※ 还有一种比较特殊的字体 ── 仿宋体仿宋体是政府公文常用的字体，高，瘦，横左低右高，笔画粗细均匀，有轻快易读的

特点。用于工程字体 适用于文本段落。因其字型娟秀，力度感差，故不宜用作标题。

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1、排版美学※ 字号和磅的关系字号是传统排版 ---- 铅字排版时代的字体大小单位 磅是当代排版 ---- 电脑排版时代的虚拟字体大小的单位(国际通用标准)

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磅值与毫米之间有换算公式：磅数 ÷ 2.854 = 毫米数 (补充：1英寸=25.4毫米) 磅值与字号的大约对应如下： 初号 ---- 42磅 二号 ---- 22磅 四号 ---- 14磅 小初 ---- 36磅 小二 ---- 18磅 小四 ---- 12磅 一号 ---- 26磅 三号 ---- 16磅 五号 ---- 10.5磅 小一 ---- 24磅 小三 ---- 15磅

小五 ---- 9磅 (最小标准，极限是7磅小六字号)

使用 Ctrl+[

与 Ctrl+]

可以一磅磅地缩小或增大选定字符

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上页的演讲内容： 上页的演讲内容： 两者之间没有直接对应的换算公式，只在一定尺寸区域内可以大 约对应 ; 磅值可调范围大于字号; 从精确与标准考虑建议用磅 ，以宋体字 为例，不同字体大小可能不同，主标题用16磅，正文用10.5磅，正 文小标题用14磅; 如果你不知道该用多大字体好，使用Ctrl+[与Ctrl+]这两个命令 会一磅磅地缩小或增大选定字符。

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2、电脑操作的技巧※ Ctrl+Z(撤销)是最经常用到的命令 ※ 选择文本内容的技巧 * 鼠标单击、双击、三击、拖动 * 按键配合鼠标单击、拖动常见的辅助键有Ctrl键：功能是复制、任选 Shift键：功能是直选、水平垂直移动、 Alt键：不受束缚、微调

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* 使用组合键常见的组合键有Ctrl+A键：全选

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上页的演讲内容： 上页的演讲内容： 单击的位置很重要。在左侧页边距和在段落中，鼠标指针形状是不一样的，在 左侧页边距鼠标会变成向右上方的箭头，此时单击是选中一行，双击是选中一 段 三击是选中整文；在段落内三击时，Word只会选中整个段落。配合按键， 在左侧页边距使用Ctrl+单击也是选中整文；在段落内使用Ctrl+单击，则会选 中当前的句子。需要移动、删除或突出显示某个句子时很方便。 Alt+拖动，可以使用Alt+拖动选择垂直的文字列 Shift+单击，单击要选择内容的开始处，然后Shift+单击选择内容的结束 处。可以继续使用Shift+单击来增加或减少选择的内容。如果用拖动方法准确 选择所需内容有困难，那么该技巧就非常有用。 用F2键来替换复制剪切粘贴 选择要移动的内容，按F2键，点击插入点按Enter键即可 选择要复制的内容，按Shift+F2,选择要替换的文本，此时要替换的文本下 面会显示虚线，按Enter键即可

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2、电脑操作的技巧※ 查找与替换1、基本查找

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2、定位功能

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上页的演讲内容： 上页的演讲内容： 对许多人而言，Word的一个最大的优势是其极强的查找和替换工具集， 熟练运用这个工具可以完成相当惊人且极其复杂的编辑的工具。使用Ctrl+F, 然后在查找内容中输入希望搜索的内容，并单击查找下一处。查找内容字段 不只是文字，还可以包含运算符。当查找框关闭后，可以使用垂直滚动的下 一个浏览对象按钮。当搜索处于活动状态时，下一个浏览对象会变成下一次 查找定位。也可使用Shift+F4快捷键。打开搜索前选中词，则选中内容会自 动填充到查找框内，不能含标点符号和空格；单击全部替换之前，最好先保 存文档，保存文档可以防范出现的错误。可以先选择文本范围进行替换，避 免全部替换；

定位的快捷键是Ctrl+G,定位页可以跳到当前文档中的任何页，可以绝 对或相对地指定页数，例如+25会前跳25页，而25只跳到25页；

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3、WORD开始和视图等的认识※ 打开和保存 * 打开并修复 * 不要相信自动保存提示一：不要在可移动媒体上编辑 提示二：不要编辑位于网络上的共享文件

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※ 视图 * 视图类别普通、Web版式、页面、大纲、阅读版式

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上页的演讲内容： 上页的演讲内容： 无论何时Word无法正常打开文件，打开并修复可能最大限度避免难以恢复 的编辑的最好选择。当遇到一个Word提示不能打开的文件，单击打开，在打开 对话框的打开下拉按键上单击打开并修复。如果打开并修复不起作用，最后的手 段可能是试试“从任意文件还原文本”,在打开对话框中设置“文件类型”为 “从任意文件还原文本”。但是该恢复功能不能应用于最新的.docx文件上，最 新的docx文件格式是一种ZIP压缩文件格式。 处理文档时，要经常按Ctrl+S,不要相信自动保存，Office软件有时会崩溃， 保存最近的工作结果越及时，出现崩溃时重做的工作就越少。没有什么办法可以 拯救文档。 不在可移动媒体上编辑，造成Word中文档损坏的最常见的一个原因是可移 动媒体，因为Word创建和使用的许多临时文件最终要和原始编辑文件处于同一 文件夹内。在编辑时，临时文件一直被打开，在有些情况下，它们可能比原始文 件大几倍，一旦磁盘上空间不足，它就要和文件说再见了。另一种损坏情况出现 在Word正在打开文件时移出可移动磁盘。通常，Word要在完全关闭时才会调整 内容。最近的“保存”是不够的，如果在关闭前移出磁盘，那就等着与文件告别 和发脾气吧。类似的，编辑一个位于共享电脑上的文件时，在正常关闭文件前与 共享电脑失去联系。因此将文件拷贝到本地硬盘编辑

。 为了增加文档的处理方式，Word提供许多不同环境供使用，叫作视图。 Word选项中的视图选项可配合使用

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3、WORD开始和视图等的认识※ 各视图之间的区别

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普通视图：是使用率最高的视图，也称为快速显示视图，只有基本的文本格式，它让人只关注文本，无需放大， 文 本自动适应窗口，它的速度也最快，图片位置和其他格式问题留给版面编辑 阅读版式：为了使用最简洁的用户界面，阅读长文档并进行文本编辑 Web版式：如果文档的目的是在网上查看，在这个视图中可去除面向纸张的界面元素，无页码和章节编号 大纲视图：提供一组强大的工具，不用复制、剪切和粘贴就能移动文档的整节。 页面视图：要处理包含图形、公式和其他非文本元素的文档，主要考虑文档设计，就要用页面视图

※ 使用显示比例看到实际输出结果

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上页的演讲内容： 上页的演讲内容： 各视图的区别，比如页面颜色，在普通、大纲下是不显示的 大纲视图的作用，假设，在审查文章时，老板决定将任务A和任务B对调 位置，如果不使用大纲模式，那么要仔细地选择任务A的所有内容，剪切粘 贴到任务B后面，然而在大纲模式下，工作变得简单而且很少出错，使用显 示级别控件使任务A和B下的内容都不显示，单击下移就可。

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/zgmm.html