浅谈电力企业项目档案全过程管理

浅谈电力企业项目档案全过程管理

【摘要】电力企业中的项目档案具有种类多样的特点，主要包括电力工程项目的可行性研究报告、踏勘选址资料、林地土地及环境保护资料、地质灾害种类资料，项目设计、施工、竣工资料，项目设计变更及隐蔽性工程验收资料等。本文分析了全过程管理电力档案的重要作用，并在此基础上探讨了全过程管理电力企业项目档案的措施，包括立项环节的档案管理，项目实施环节的档案管理，项目竣工环节的档案管理。 【关键词】档案管理；全过程；电力企业；项目

电力档案真实反映及记录了电力工程项目建设的主要环节，规范化及全面化管理电力项目档案可以为电力系统实现可靠运行及稳定运行提供重要的参考依据。如项目档案管理工作存在缺陷，如档案信息共享程度低，管理过程不规范等，则不但会影响到电力系统正常运行，也可能带来不必要的经济损失，严重影响电力企业的发展。本文分析了管理电力项目档案的相关问题，旨在有效提高档案的利用率。 1.全过程管理电力档案的重要作用

电力项目档案的载体不但包括了纸质文件，部分档案还会以电子介质、录像、图片等形式存在。电力企业的经营与发展均离不开项目档案，所以要采用有效的方法管理档案，提升档案管理质量，为电力企业利用项目档案提供有利条件，从而让电力企业在激烈的市场竞争中充分掌握主动权。全过程管理是一种现代化档案管理模式，指的是在项目实施的各个环节中采用针对性的措施提高档案管理质量。对电力项目档案进行全过程管理有助于确保档案得到规范化应用，同时能够为电力项目建设工作的顺利完成提供保障。由于电力项目档案具有一定的特殊性，国家对电力项目档案的管理工作制定了一系列要求与标准，全过程管控电力档案有助于配合电力监管部门开展项目检查工作，同时能依据法律法规全面监控档案收集、整理与利用工作，保证档案的全面性及避免电力项目档案被非法窃取，从而使档案管理与应用过程变得规范化。此外，全过程管理项目档案可以及时落实企业对于项目建设所提出的阶段性目标，为项目建设成本与进度的控制提供有效依据，因此有助于减少项目建设中存在的不确定因素，为项目建设工作的顺利完成提供保障。 2.电力企业项目档案全过程管理措施分析 2.1立项环节的档案管理

立项环节的档案管理措施如下：（1）在电力项目的立项环节，应做好档案管理的提前谋划工作，在项目建设的议事日程中列入档案管理的相关内容，同时收集、整理立项阶段形成

[2]

[1]

的各类档案文件，包括建设资金筹措方案、立项说明书、招投标文件及征地计划等，将整理好的资料进行预立卷处理，避免遗漏相关资料，以便为项目实施前期档案的立卷归档提供有利条件。另一方面，要建立起管理网络。管理网络应符合档案工作自身特点与项目布局要求，合理布设归档时间与归档范围，还要建立档案流向网络，确保在施工人员或技术人员发生调动的情况下能及时根据流向网络追踪档案资料去向。（2）在立项环节应根据电力建设项目的实际情况制定档案管理工作计划，在计划中明确规定管理组织方式、协调制度、管理质量监督检查方法、归档标准及工作进度等相关要求。制定工作计划后可根据相关要求组建项目档案管理小组，明确规定管理小组相关人员的工作职责，同时要制定档案管理规范。在必要的情况下可在合同（设计合同、施工合同、设备材料采购合同及监理合同等）条款中纳入档案形成、收集、积累及整理等相关要求，使相关单位能够认识到自身在档案管理中的责任，利用合同约束项目各利益方的行为。例如，可以在合同中说明项目设计文件编制要求、移交的具体时间、施工图份数及深度等，在提高档案资料质量的基础上避免因责任不清产生不必要的麻烦，同时有效预防档案管理工作陷入滞后或被动的工作局面。 2.2项目实施环节的档案管理

项目实施环节的档案管理工作是全过程管理工作的重点，在实际工作中可采用以下方法：（1）应并重项目质量管理、进度管理及档案管理工作，及时检查与项目实施同步的档案资料是否收集与整理完成。单项工程的建设工作完成后，及时检查相应的文件、资料等是否已经完全归档及立卷归档质量是否达到要求。如条件允许，则可以利用信息化管理系统全面监控项目实施环节所生成的各类信息，通过在管理系统中设置子模块、编码体系等统一管理档案信息；同时利用系统中的数据库存储电子档案信息，将实施环节中各个分项工程的档案通过网络传输到统一的数据库中，随后在数据库中对档案进行分类与整理。此外，还可以利用管理系统指导与监督各个部门及时整理、上交档案资料，发现存在问题后及时与相关部门联系，确保实施环节的档案与文件资料及时、完整及准确归档。（2）应强化管理项目实施环节的各类声像资料。为了保证项目档案具有系统化的特点，则在项目实施的过程中应摄制影像资料。摄制的资料应具有典型代表性，尽量确保可以全面反映项目阶段性的质量情况及进度，能够代表项目全貌，一般应包括项目启动实况、审查会议影像资料、领导检查情况、重要工序的施工情况、电力安装工程转序或开工资料、项目土建工程及桩基情况、三通一平等

[4]

[3]

。收集好声像资料后及时上传到信息管理系统当中，以便全面了解项目实施情况及保证档

案资料的全面性。

2.3项目竣工环节的档案管理

在电力项目竣工后，应做好以下几项档案管理工作：（1）在项目竣工阶段，应及时对积累的项目建设档案进行全面梳理及系统性汇总，发现档案不全或存在问题时需要及时补充、调整、改正，整理好项目档案后移交行业主管及国家档案管理部门进行验收。在移交档案前可以对电力项目档案的质量进行自检，检查内容应包括归档文件及资料是否系统、准确及齐全，归档材料、文件是否是项目实施过程中的原件，关于项目的各类协议、合同及竣工报告等是否已经签字确认，案卷的质量能否达到相关要求等；以便尽量做到科学分类档案资料，确保档案资料组卷合理，从而为档案保管及档案利用提供有利条件。在对电力项目档案进行专项验收后，及时将发现的问题解决好。（2）在电力项目竣工后，应根据合同要求及时将档案资料移交给电力运行管理单位或业主，在移交的过程中要办理好相应的档案资料交接手续

[5]

。另一方面，为了提高项目竣工验收环节的档案管理质量，则可以采用付款或结算等方式

约束档案质量。例如，在签字确认给予结算与付款前，档案人员应先对项目竣工档案资料、文件等的归档情况、归档质量进行严格审查与验收，在确认档案资料齐全完整之后才安排相关人员进行决算或付款工作。如在验收过程中发现档案质量达不到要求，则暂时延迟付款及决算时间。 3.结束语

综上所述，有效管理电力项目档案对于电力企业经营效益的提升有着非常重要的作用。在管理项目档案的过程中可以采用全过程化管理模式，以保证管理工作的有效性与全面性。此外，在管理电力项目档案的过程中应兼顾各个环节的档案收集与整理工作，从而为电力企业充分利用档案提供有力的支撑。 【参考文献】

[1]连志英.“以用户为中心”的在线档案全文数据库建设初探——以美国国家档案馆AAD为例[J].浙江档案,2012(4):11-13.

[2]冯蓉.论基建档案的管理过程与档案队伍的建设过程--论如何加强档案队伍在基建档案管理过程中的建设[J].湖北经济学院学报（人文社会科学版）,2014(5):19-20.

[3]马秋影.北京市建设世界城市档案法规对比研究——基于纽约、伦敦、东京、巴黎的档案法规比较分析[J].北京档案,2012(10):9-12.

[4]杜宇亮.牢记职守抓档案 强化措施保好密——中共吴江市委办公室开展档案保密工作的实践与思考[J].档案与建设,2012(10):70-71.

[5]刘子芳,刘沛江.对档案行政执法所依之“法”的再认识——关于档案行政执法的思考之一[J].档案管理,2013(4):10-12.

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/zg3r.html