2010II考勤管理软件

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考勤管理软件

说明书

Version 2.0

Last Revise Date: 2009.08.26

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引言............................................................................................................................ 3 注册............................................................................................................................ 5 界面预览.................................................................................................................... 6

主窗口............................................................................................................... 6 子窗口............................................................................................................... 7 部门管理.................................................................................................................... 8 职员管理.................................................................................................................. 12 设备管理.................................................................................................................. 18 设备通信.................................................................................................................. 21 假期管理.................................................................................................................. 26 假期分配.................................................................................................................. 31 班次管理.................................................................................................................. 32 班次模式管理.......................................................................................................... 37 职员班次排期.......................................................................................................... 39 出勤分析.................................................................................................................. 44 分析.......................................................................................................................... 46 生产报表.................................................................................................................. 47 出勤总和报表.......................................................................................................... 50 不在岗管理.............................................................................................................. 53 手工调整.................................................................................................................. 60 原始考勤记录.......................................................................................................... 63 系统日志.................................................................................................................. 64 系统工具.................................................................................................................. 64

设置路径......................................................................................................... 65

备份数据库..................................................................................................... 65 重新索引数据库............................................................................................. 66 压缩数据库..................................................................................................... 67 删除旧记录..................................................................................................... 67 导出考勤记录................................................................................................. 69 导入工作人员................................................................................................. 70

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引言

这份手册是教用户如何安装和使用考勤管理系统。

将教你如何安装这个软件并且一步步的告诉你如何输入重要数据。最后，它会告诉你一些解决软件故障问题的技术。

用户可以在登陆窗口选择界面语言。这个软件可以在Windows 98, Windows 2000, Windows XP和Windows Vista上运行。但是，他不能在Linux和Unix系统上运行。

安装软件

将光盘放入光盘光驱动器进行安装。

浏览光盘，找到日期代码目录，例如20090129，找到“Setup.exe”并双击它。

安装向导将启动，点击“下一步”继续。

下一步 - 3 -

选择安装路径，然后点击“下一步”。

系统将开始安装程序。

点击“完成”完成安装。

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完成注册

运行桌面上的 “考勤软件” 图示。

默认登陆帐户是“system”，密码为空（没有密码）。

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界面预览

该软件是基于窗口的。用户和软件通过每个子窗口联系。登陆后，它将显示主窗口。对于每一项，它会显示子窗口。子窗口必须在主窗口内。

主窗口

主窗口由标题栏，前拉式菜单，快捷菜单标题栏，内容区和状态栏组成。标题栏显示软件的名称。前拉式菜单包括软件的所有项。快捷菜单标题栏是用于访问关键项目的快捷方法。最后，状态栏上显示状态，例如当前日期，时间和系统状

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工具条

下拉菜单

快捷圖示

状态栏

子窗口

当您选择一个子菜单项时，子窗口被启动。每个子窗口都有自己的布局。有的类似，有的不同。大部分优先选择的子窗口都在图

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部门管理

部门管理是系统中使用的部门。用户可以在这里添加/修改/删除部门信息。新增加的工作人员的记录必须分配在部门中，至少有一个。

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添加部门

点击“新增”去添加部门。

输入部门编号和部门名称。点击“确认” 来保存和退出。

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新的部门被显示。

添加所属部门

您可以添加其他部门为下一个分部门。它可创建部门间的层次结构。例如，政府部门包括会计部和运输部。

另外，您可以设置多组，每个组都有自己的部门。例如，您可以设置两个组。一个是美国广播公司，一个是高清有限公司，每家公司都有自己的销售部和财务部。

要形成层次结构，在增加部门时要输入一个上层部门。

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新部门ABM将被添加在UBM公司。

要修改一个部门，我们把鼠标指向部门，然后点击图标“修改”。就可以改变其中的内容了。

要删除一个部门，把鼠标指向部门，然后点击图标“删除”来删除此部门。

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在其他员工选择屏幕，您可能需要显示所属部门的工作人员。如果你想这么做，选择复选框“显示下层部门”。

如果没有选定工作人员附属部门，所有工作人员将被列出。一但“显示下层部门”被选中，在所属部门的全体人员将被列出。

职员管理

“职员管理”处理添加/删除/修改员工的信息。用户还可以在这里处理辞职的员工。人事管理的特征之一是用户ID号。这是设备连接指纹或卡的标图示。例如，员工编号是“MIS001”，起用户ID是7。这意味着指纹或卡的信息属于用户ID7在“MIS001”里。

要调用职员管理项，只要快捷菜单栏单击“职员管理”就可以了。

当您看到职员窗口时，点击图标“新增”来添加新的员工。

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在输入屏幕上，可以为每个员工输入相关信息。有些地方是必须要填的，有些则是可选的。

字段“名称”，“职员编号”，“部门”和“用户编码”是必须要填的，其他为可选的。

在输入屏幕，您可以看到三项。它们是“基本资料”, “其他资料” 和“备注”。在每一项，您可以输入每个员工的相关信息。您可以点击它的标题来显示内容。

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选项 “其他资料” 包括每个员工的基本重要信息。您可以自由选择和不输入。

在第三项“备注”您可以备注员工的内容，也可以看到指纹模板，密码信息和卡号信息等。

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如果用户登记指纹号2，指纹字段将显示“1，2”，这意味着第一次和第二次登记已被录取。这里用户的指纹序列是不一样的。

字段“管理员” 显示用户是否是指纹或卡的注册用户。如果是管理员会看到“是”否则看到“否”。

字段 “密码”显示密码在指纹或卡设备上。它不会显示密码的确切内容。相反，它会显示 “*” 来代表密码。

最后，这卡字段将显示它的十六进制卡号。

当你输入员工的所以信息后，您可以点击图标“存档”来保存数据到数据库。如果您没有点击，数据将丢失。

要修改员工的信息，您可以选择员工和点击图标

“修改”来修改。之后，做在输入屏幕同样的事情，然后保存。

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若要删除一个员工的信息，您可以选择员工和点击“删除” 。当您要删除一个员工，需要确认。点击“确定” 继续或 “取消 “ 停止。请注意，该操作是不可恢复的。

通常情况下，我们设置员工为“辞职”而不是直接删除员工。辞职的员工将不会显示在列表里，除非用户选择“显示辞职人员”选项。辞职也将在报表中排除，除非指定员工。然而，所以辞职人员的记录仍然保存在数据库中。要设置员工为“辞职” ，选择员工和点击“修改”来修改。

然后，请勾选“辞职”。之后系统将要求您确认该操作。

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选择“确定” 来确认员工辞职，选择“取消” 来取消操作。当你确认辞职，您可以看到辞职的日期，类型和原因。

除了辞职的日期和类型，您还可以自由选择是否输入辞职的原因。辞职人员将不会显示在其他窗口里，除非你选中“显示离职职员”。

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设备管理

设备管理是保存每个设备的记录。您可以添加/修改/删除这个设备。要调用它，点击图标“设备资料”。

增加新设备，点击“新增”。

每个设备都有一个设备号，以便来识别它。选择一个设备编号和输入设备名称。通常，我们会输入一个有意义的容易记的设备名字。

对每个设备，我们需要选择一个属于设备的型号。

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该项将影响计算机和设备之间的通信。因此，在输入设备类型之前请检查设备类型。最后，您需要输入正确的通信方式。如果你决定通过是TCP/IP协议，打勾选中“网络” 。如果您选择COM端口或USB端口通信方式，请在 “网络” 复选框内不要打勾选中。

对于TCP/IP连接，您需要输入IP地址，端口号和通讯密码。IP地址要和设备中的相同。

端口号也需要相同。默认端口号是5005。如果您已经更改设备的端口号，您需要在这里也更改以便成功的连接。

最后，通信密码也应该和设备相同。默认通信密码为0。如果您已经更改设备的通信密码，也需要在这里更改通信密码。该通信密码是用来保护未授权的设备使用软件。

对于COM / USB连接，取消选中“网络”。然后，输入COM端口号和波特率。当您的RS232电缆插入计算机，操作系统将指派一个COM端口号。您可以检查操作系统的端口号。对于 Windows XP, 点击“我的电脑”，选择“属性”。然后选择设备管理，找到“端口”。用鼠标点击左边的“+” 就可以

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看到计算机可用的端口号。得到COM端口号后，您可以输入得到的COM端口号在通信软件里。

如果用USB通信，您只需要取消选中“网络”复选框，然后输入任何COM端口和波特率。该软件将自动判断COM通信和USB通信。如果您输入了正确的个项，单击按钮 “存档” 将信息保存到数据库。

保存的新设备将显示在该设备清单里。

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设备通信

设备通信是指纹或卡机设备通信的项目清单。要选用它，点击图标 “下载记录”。

下载窗口将显示出来。

在左侧，您可以看到您的设备在设备管理的目录中。每个项目左边都有一个盒子，要与它通信只要点击选择。

该图表的分支是一个提示，显示 “选择设备”，要选择时打勾选中，如果没有打勾选中，代表不选用该设备。

在此窗口中，您可以选择与多台设备通讯。

在此窗口中，您看到在顶部菜单已经更改，这属于数据通信。

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在中间的部门，您可以看到一个状态栏：读取和设置时间，读取和设置名称，USB导入，清除和设置管理员。

常见的按钮位于右中的位置。它们主要是下载/上传/删除考勤数据和下载/上传/删除指纹，密码或指纹模块。

要下载考勤数据，只需要单击按钮“下载记录”。考勤数据是指用户的出勤记录。

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也就是说，当您从设备上下载这个数据后，再无法使用这个按钮，数据记录会被删除。

如果您的电脑重装了，你要下载一起的数据记录，您可以选择 “下载所有记录”下载所有记录。这个按钮是下载设备的闪存记录。除非您删除了记录，否则您随时可以点击“下载所有记录”来恢复以前的数据。

在点击“删除记录”之后是不可恢复的，当您按按钮时，系统会要求您确认。

我们可以在一个网络里有多个设备。在这种情况下，我们可以从一台设备上下载指纹，密码或卡的信息到计算机里再上传到其他设备里。按钮“下载模板”将指纹的模板下载到数据库。此外，如果用户注册了密码或卡，它们也将被下载到数据库中。但是，您可以看到ID号，但您无法看到密码的确切内容。系统会用 (*) 显示代表密码内容。

按钮“删除模板”将删除机器里的指纹模板，卡或密码。但是，这只是删除软件中对应的用户ID的信息。它不会影响其他用户的指纹识别。

然后，我们来看工具栏的按钮。

在这个工具栏上，是我们使用频繁的按钮。前两个按钮是“读取时间” 和“设置时间”。“读取时间”是读取设备的时间。“设置时间” 是设置所选设备的时间。当您第一次进入窗口，系统将设备时间自动下载到数据库中。

“读取名称”是读取设备中用户的名字。当您第一次安装设备，它不会有名字，只有用户ID。所以您需要为每个设备“设置名称”。

“USB导入”是通过USB磁盘进行数据传输的方式。有些客户不使用TCP/IP或

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COM端口，他们可以选择U盘来进行数据传输。

按钮 “清除管理员”是用来清除管理员的。如果设备主管已经离职了，用户可能不能进入菜单。我们可以使用这个按钮来清除以前的所有的管理记录，以便来访问这个设备的菜单。

最后，按钮“设置管理员”与“清除管理员”相反。它将设置用户为管理员，必须输入用户的ID。

只需要输入用户的ID，然后点击按钮“开始”就可以设置管理员了。

最后，我们来到顶部菜单，这些菜单很少使用，但是它是非常重要的。

顶部的菜单是下拉式菜单格式的，当您单击该项时，弹出菜单“1.下载资料（在线）”。

在资料项，只能看到一个弹出菜单“下载资料”。它可以检测所有选定的设备，下载所有的交易。当你选择它，它会问你需要几秒时间间隔，默认时间间隔是1秒。

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复选框“显示”是否显示区域连线消息。默认的是显示。当您确认了这些操作，

“开始”来进行连机模式下载数据。

系统将检测选定的设备，每阁时间端为1秒单位。

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任何用户可以立刻下载数据，如果您想停止下载，您可以点击“STOP”去停止这选项。

下一个菜单是“设置”。这是为某些设备弹出的菜单。

第一项是“删除所有登记资料”。这是删除所有注册在设备中的数据，没有用户ID是否在软件中的问题。它不同与“删除模板”。“删除模板”是只删除在软件中找到的用户的模板。因此，这项适合清除设备内所有数据。

假期管理

假期管理是确定公众假期的日期。在公众假期，工作人员无须值班。

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要选用假期管理，只需要点击图标“假期”。

要添加每年的假日日期，只需要点击“新增假期”就可以了。

输入“年份” 和 “种类名称”。点击 “确认” 来确定。

输入假期日期后，您可以输入详细的公众假期日期。

然后，我们将看到一个输入日期范围和假日名称的窗口。

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输入“起始时间”, “结束时间” 和 “假期名称”。点击 “确认” 来确定。新的假期将会增加，然后重复操作添加假期。

当您发现输入了一些错误的信息，您可以自由的选择修改和删除公众假期。

有一个快速设置，您可以设置周日为公众假期日期。所以，您不需要逐一添加，点击“快速设置”就可以设置了。

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您将看到有几个复选框的输入窗口。

选种复选框 “所有星期日” 设置周日为公众假期。此外，您可以选择“度身定做” 来定制一天。

点击“交替周末” 来设置长周和短周。

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点击 “确认”继续。系统将生成一个全年的选定日期的假期类别。

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假期分配

在确定公众假期后，假期必须分配给员工才可以生效。要选用 “假期分配”, 点击图标“假期分配”就可以。

在假日分配窗口，您可以分配给一个部门假日或假日清单。分配给突出的部门。批量分配给多个部门。

对重点部门，要单一分配，点击“单个分配”进行单一分配。

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批量分配，只要按下 “批次分配” 就可以看到多个选择窗口。对任何部门，都可以分配适当的假期。输入后点击“确认” 完成。

假日将被分配到选定的部门。

继续分配上面的操作就可完成。

班次管理

班次是指设置进出的日期时间。例如，您可以输入进和出的时间为 09:00 和 18:00 ，或者您可以输入进出时间为 09:00 致 13:00 来代替星期六的半天。它包括标题和细节(时段)。您需要输入标题和细节来完成管理体制的转变。

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要选用班次管理，点击图标“班次管理”。

点击顶部的按钮“新班次” 来添加新的标题。

您将看到一个可编辑的窗口。第一个字段是号码。它是控制排班的。输入“班次编号” 并输入“名称” 来添加新的班次。如果是默认班次，可以点击“预设班次”。如果员工没有任何安排，系统将自动默认设置。最后，输入备注，点击“确认”来保存班次。

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要给班次添加详细信息 (时段) ，选择班次，然后点击 “新增明细”。

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然后，您会看到一个弹出编辑窗口。在此窗口中，输入需要的时间。需要认证

在进和出时可以选择是否需要认证交易。如果“需要打咭” 没有被选中，这就意味着员工不需要进行交易。系统将自动分配时间到每个员工而不管任何交易的时间。例如，进的时间为08:00, 系统自动指定时间到考勤记录中。最早进

在进时间里，您需要输入最早的时间作为时间限制。系统将从最早时间开始计算。在此之前的时间将被忽略。举例来说，时间设置为07:00。员工要在07:00左右认证交易，交易记录将作为有效时间考虑。如果工作人员在6:59或之前交易，系统将忽略这些记录，他们会考虑交易分析。但是，这时也会出现原始交易记录。最迟出

这是时钟超时。这个功能类似与“最早入”，但是，这是出的时间。相同，系统会忽略时间，而用最后时间。

(对于“最早入” 和 “最迟出”

14.1 )。计算迟到

这个复选框是否计算迟到。如果您选择否，在迟到时间内将不能得到指纹。例如，预定的时间是09:00。如果你在09:17交易，系统会显示正常，但是后期列表将显示空白。

计算早走

这个复选框是否计算早走。如果您不选择，系统将无法计算您早出来的时间。您会看到列表是空白的。

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允许迟到

它是允许迟到的时间。例如，将时间设置为 00:15, 这就意味着15分钟内不算迟到。对于09:15 到达或以前到达的人不算迟到。但是，如果工作人员在09：16到达，那么迟到的时间是16分钟而不是1分钟。

允许早走

这是允许早走的时间，跟“允许迟到”一样。

早到 = 加班