会所筹建工作

会所管理公司筹建步骤及工作要点

北京汉姆会所管理公司

一、会所筹建：

1、确定投资人的需求和建设目的，明确服务对象，确定创始会员及会员管理委员会核心人员及发展会员的标准范围，明确会员量（正确的做法是；会所或俱乐部现有会员后有场所，而国内的会所或俱乐部却背道而驰）。掌握当地的各项经济指标和消费习惯，同时收集会所竞争对手及各种相关商业的有价值的信息，依据收集的各项参数，设计出会所的建设核心“会员管理体系”及明确会所的定位。 2、根据会员消费特性和会员消费习惯、消费层次、最大消费量，确定会所的功能和布局及各个服务面积，并根据上述科目的调查分析数据后，做出会所的“可行性分析报告”。

3、定位，功能和布局确定后，然后再做内装修设计，会所内装修设计，如果与会所管理公司合作，管理公司会出一个“会所建设设计建议书”文件，作为设计方的指导思想和专业指导，同时有标杆作为参考；包括大厅、客房、餐厅、娱乐、康体、休闲、后勤等区域的实际需要来最终确定所需面积和要求，设计单位可根据此“设计建议书”的要求进行内装修设计方案的工作。

4、协助投资人对机电配置：就有关会所设备的选型提供配置要求，重点是节能和物美价廉，与功能要求匹配的设备。

5、协助投资人选定相关专业公司并进行商务洽谈，资金数量大的设备或建设，需要通过公开招标的形式选优。

6、设计方案：参与会所项目的总体规划设计方案、建筑设计图及内装修设计图的评选工作，按照专业特性，提出专业意见。 7、项目发展基建程序：提供项目发展基建程序说明。

8、与选定的会所设计公司配合，定期沟通。提供项目设计所需要的相关参数及资料（设计标准及指引。

9、 协助投资人对项目从立项到投入使用整个过程的策划、协调。 10、协助投资人对项目在建筑工程、设计工程及内装修工程的验收工作。

会所筹备及经营管理阶段由管理公司派驻会所筹备人员及经营管理的管理人员完成（此阶段在土建封顶前四到六个月开始进入设备筹备阶段，计划开业前八到十个月进入经营管理筹备阶段）。具体工作如下：

二、会所筹备：

（一） 工程筹备

管理公司以会所专业角度，在施工期间为会所审阅以下设计资料，并协助甲方完成设备采购选型、设备验收、竣工验收。 1、会所暖通系统

（1）、会所暖通系统设计方案审核 （2）、会所暖通系统选型 2、会所给排水系统

（1）、会所给排水系统设计方案审核 （2）、会所给排水系统竣工验收 3、会所电梯系统

（1）、会所电梯系统设计方案审核 （2）、会所电梯系统选型 4、会所消防系统

（1）、会所消防系统设计方案审核 （2）、会所消防系统选型 5、会所安防系统

（1）、会所的安防系统设计方案审核 （2）、会所安防系统选型 6、会所强电系统

（1）、会所强电系统设计方案审核（包括高、低压变配电房及线路） （2）、会所强电系统选型 7、会所弱电系统

（1）、会所弱电系统设计方案审核 （2）、会所弱电系统选型 8、会所厨房设备系统

（1）、会所厨房设备系统设计方案审核 （2）、厨房设备系统选型 9、会所洗衣房设备系统

（1）、会所洗衣房设备系统设计方案审核 （2）、会所洗衣房设备系统选型 10、会所照明系统

（1）、会所照明系统设计方案审核 （2）、会所照明系统调试验收 11、会所计算机硬件软件管理管理系统 （1）、会所计算机管理系统方案审核 （2）、会所计算机软件管理系统选型 （3）、数据线及无线覆盖方案 12、会所动力设备设计

（1）、会所动力设备设计方案审核 （2）、会所动力设备选型 13、会所锅炉系统设备

（1）、会所锅炉设备设计方案审核 （2）、会所锅炉设备选型 14、会所特种行业管理系统

（1）、特种行业管理系统的方案审核 （2）、特种行业管理系统的工程选型

15、不定期派出各类工程及经营管理专家到会所项目提供技术支援； （二）、会所经营管理筹备

本阶段由管理公司派出或代聘的主要管理人员到位完成，为会所开业做好托管会所内部准备工作。具体工作如下： A 管理文件及各项管理制度； （1）、制定会所人力资源战略规划 （2）、协助办理行政营业许可 （3） 、制定会所日常管理文件与制度

（4） 、制定会所完整的价格体系和权限文件 （5） 、设计实施制定会员服务流程 （6） 、制订会所营运手册

（7）、会员手册、员工手册、会籍服务手册 （7） 、制定人员招聘与培训计划 （8） 、协助员工面试

（9） 、设计实施完成各部门营业流程培训 （10） 、设计实施完成会所服务培训 （11） 、设计实施完成员工培训计划 （12） 、会所管理技能培训

（13） 、会籍顾问及会籍销售人员专业培训 （14） 、协助制定会员卡价格策略 （15） 、提供会员卡设计样板 （16） 、制定会所开业方案 （17） 、制定会籍预售方案 （18） 、建立会所销售管理体系 （19） 、设计项目产品方案 （20） 、提供会所管理软件资源 B 营运设备设施

1、 准备以下物品清单及说明： （1） 瓷器/玻璃器皿/不锈钢器具 （2） 布草；

（3） 办公室设备及用品； （4） 电脑； （5） 清洁设备；

（6） 工程设备及维修工具； （7） 厨房器皿、用品； （8） 餐厅用品； （9） 各类工作手推车；

（10） 会所客用物品； （11） 会所客房物品 （12）康体娱乐用品 （13）其他杂项等。

2、对以上运营设备的样品进行审议；

3、协助投资人采购以上设备，确保优质、价格合理、耐用、方便使用及维修。 C. 会所VI设计建议及印刷品及标牌导视牌

1、 对平面设计的服务范围及费用情况向投资人提供建议。 2、 代表投资人选择及聘用平面设计师。 3、 向平面设计师提供各部门的设计清单。 D. 员工制服定制

1、 对制服设计的服务范围及费用情况向投资人提供建议。 2、 代表投资人选择及聘用制服设计师。 3、 对会所各部门的制服设计提出清单。

4、 对设计的款式、颜色、费用、耐用等提出建议。 E. 会所各部门的筹备工作

1、 人力资源管理，准备以下工作：

会所组织架构图；员工编制及招聘计划；各职级的工作说明；员工工资及福利方案；业前培训计划；人事管理程序/手册及制度；员工手册；招聘计划；预算；所有人事管理表格等。

2、 市场推广，准备以下工作：

会所网站推广，APP宣传资料简介；微信推广，开业广告推广活动；会所会员手册等。

3、 公共关系，准备以下工作：

开业前公关活动；开业前的会员活动计划，新闻发布会，宣传计划。 4、 财务，准备以下工作：

会所财务政策、程序；所有财务管理表格；各种开业预算等。 5、 采购，准备以下工作： 采购政策、程序；所有采购表格。

6、 保安，准备以下表格： 制定会所安全手册、工作流程。 7、 餐饮，准备以下工作： （1） 各餐饮场所操作程序手册。 （2） 所有餐饮操作表格。 （3） 各餐厅菜单、饮料单。 8、 前台，会员顾问准备以下工作：

（1） 会员接待流程，入会流程，会员入会仪式 （2）前台接待流程和标准，礼仪手册。 （3）会籍接待处；电话总机。 （4） 所有前台操作表格。 9、 客房部，准备以下工作： （1） 客房部操作程序手册。

客房清洁；公共区域清洁；布草/制服房；洗衣房及有关服务。 （2）所有客房部操作表格。 F. 员工培训

制定会所各级人员的培训计划，包括以下范围： （1）前台部

接待处；订房处；询问处；礼宾部；电话总机 （2）管家部

公共区域清洁；客房清洁；布草及储存；制服及储存；洗衣房及有关服务。 （3）餐饮部

咖啡厅服务；中西餐厅服务；宴会服务；酒吧服务；客房送餐。 （4）其它各部 G. 实地模拟操作

安排全会所各部门进行实地模拟操作，确保员工熟识自己的工作环境和职责范围及操作程序，通过在岗实习训练，使各部门作好对外试营业前的准备。

三、会所经营管理

开业后，管理公司代表投资人对会所进行日常运作管理。具体包括以下内容：

（一） 整体管理

1、 管理范围包括：会所自营部分及对外承包各营业场所的统一协调； 2、 管理公司负责会所的经营运作，对其派出的总经理提供经常性的指引和协助，新系统的引进、管理新方法、提高效益的新概念等。

3、 负责调整会所员监督、考核、指导、分配职务和职级、决定薪资、补贴和其他福利，以及所有职工之提升和解雇等。 （二） 市场推广及公关 1、 市场；

协助会所确定市场会员发展对象、开展会员体验活动和销售计划、制定目标并督促完成。

2、 设计销售资料及宣传物品；

3、 通过会员的各项活动，品鉴会、沙龙、展会向意向性顾客或目标客户介绍和宣传会所的服务和会籍政策；

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