浅论秘书人员的素养

浅论秘书人员的素养

孙浩然

（云南民族大学 人文学院， 云南 昆明 650031）

【摘 要】 秘书工作的基本规律，决定着秘书人员具备必要的能力素养、智能素养、心理素养、职业道德素养和政治素养。秘书人员必须努力提高自身素质和修养，才能更好地为领导服务，充分发挥助手和参谋作用。

【关键词】 秘书人员 素质 修养 能力素养

秘书工作，大约是世界上事务最繁重，工作最紧张的职业之一。因此秘书人员需要一些特殊素质和修养。秘书人员必须努力提高自身素养，才能更好地为领导服务，充分发挥助手参谋作用。秘书工作的基本规律，决定着秘书人员应当具备必要的政治素养、能力素养、智能素养、心理素养、职业道德素养。

一、政治素养。

秘书工作是一项政治性很强的工作。因此，秘书人员首先要有良好的政治素养。秘书人员的政治素养，最根本的是在政治上与党中央保持一致，同时必须具备较高的理论水平和政策水平。

（一）、在政治上与党中央保持高度一致。 秘书人员必须坚持党的领导，坚持社会主义道路，自觉地与党中央在政治上、思想上、行动上保持高度一致。它的主要标志是坚持四项基本原则，坚持改革、开放的总方针。

1

（二）、较高的马列主义理论水平和政策水平。 秘书人员的工作经常涉及大量的理论问题和政策问题，要做好秘书工作，没有一定的理论水平和政策水平是难以胜任的。马克思列宁主义、毛泽东思想和邓小平理论是我们党制定一系列方针政策的理论基础，也是一切行动的指南。因此系统学习马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想是提高秘书人员各种素质的重要途径，特别对提高政治理论素质有直接作用。需要强调的是，要特别重视马克思主义哲学的学习，重点掌握唯物辩证法，掌握马列主义的立场、观点和方法，并且能运用这些立场、观点和方法去指导工作，在纷繁复杂的各种矛盾面前做出科学的决策。

（三）、政治素养的崇高境界——淡泊明志、乐于奉献。秘书人员除了在政治上与党中央保持高度一致，有较高的马列主义理论水平和政策水平外，很重要的一条是要淡泊明志、乐于奉献，不追求名利地位，不计较个人得失，甘当幕后英雄。通过卓有成效的工作，为建设有中国特色的社会主义贡献自己的一份力量。

二、能力素养。

秘书人员作为领导的参谋和助手，要积极主动地献计献策，要具备将自己的聪明才智融进领导者决策过程之中的能力。这就要求秘书人员不仅掌握足够的知识，还要具有合理的能力结构。合理的能力结构，是一个广义的概念，它主要是指由基本能力和专业能力组成的立体的能力结构。秘书工作需要的才干不外乎是基本能力和专业能力。

（一）、秘书人员的基本能力

2

所谓基本能力，主要是指秘书人员的智力，包括敏锐的观察能力、良好的记忆能力、丰富的想象能力和科学的思维能力。这是秘书人员赖以吸收外界知识的能力，也是其他能力的基础。

（二）、秘书人员的专业能力

所谓专业能力，主要是指语言文字应用能力、组织能力、判断能力、应变能力和社交能力。

1、较高的文字水平。文字表达能力是秘书人员的基本功。秘书人员工作中的一个重要任务，就是从事大量的文字工作。因此，秘书人员必须具备扎实的文字功底，不仅要精通语法、修辞和逻辑知识，还要掌握写作规律。写作是一种综合能力的表现，要做到内容与形式的统一，并不是一件轻而易举的事。这就要求秘书人员加强写作实践，熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，不断提高写作水平。

2、较强的组织能力。根据职责的要求，秘书人员经常要按照领导的意图组织各类活动，如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作搞好。对此，秘书人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事的效能，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观点，统筹安排工作。

3、理解与理会能力。秘书人员要有较高的理解能力和领会能力，关键是要听得快、听得清、记得牢。为此，要有集中的注意力，灵敏的反应能力，深刻的理解力，牢固的记忆力，机智的组合力和精湛的

3

品评力。

4、敏捷的应变能力。世界上的事物总是瞬息万变、不断发展的。人们办事的计划和预案，常常会与现实不大相。有时会突然变化，把原来的计划和预案完全打乱。在这种情况下，办事人员要胸有成竹，迅速做出抉择，一案不行另换一案，原则不变，灵活处置，以达到预期目的。

5、广泛的社交能力。处理人际关系是一门学问，而交际能力，又是处理人际关系的重要因素。社交对于秘书人员来说同样重要。首先，在广泛的社交中，可以博采众长，学习各方面的知识以丰富自己。知识出才智，智是谋之本，这样在实际工作中就能更好地发挥参谋助手作用。其次，社交是办事的辅助，可以帮助秘书人员选取捷径，克服阻力，提高办事效率。

6、特殊技能。随着社会现代化程度的提高，秘书人员必须适应形势发展的需要，掌握现代化办公手段的技能。主要包括：微电脑技术、复印技术、缩微技术、摄影技术、录音录象技术、打字技术、速记技术、书法艺术、编辑技术、校对技能、驾驶技术。

三、智能素养。

秘书人员的能力结构是一个多层次、多因素的综合体。建立起合理的能力结构，决不是一件轻而易举的事情，需要终身为之奋斗。能力的高低决定智能的高低、强弱，智能是才干的基础。因此，要增强秘书人员的智能训练。要想增强智力，可以从五个方面入手：知识积累、思维训练、临机智力训练、记忆训练和反思能力。

4

（一）、知识积累 。主要包括马克思基本理论、国际政治、国内政策、历史、文化、逻辑科学、领导方法、决策科学等等。此外，工作经验、社会阅历也是知识，而且是开发智力和才能的重要知识。这不是要求秘书人员对每一门知识都精通，而是要求对一般知识懂得一些即可，对有所侧重的知识要懂得很多、很深，这样才能做好秘书工作。

（二）、思维训练。人的智能高低，是由思维能力的开发程度决定的。若从认识论的角度来说，人的智慧，则是社会实践活动的结果。因此，加强智能训练的途径之一，就是积极参加社会实践活动。从秘书工作角度看，加强思维训练，应当加强语言能力、逻辑能力、思辩能力、认识能力、领会能力等诸种能力的训练。秘书人员不断同各种人员打交道，语言表达能力低，就会影响工作。逻辑能力、思辩能力、认识能力都是思维的基本功，都是思维能力的要素。训练思维能力，就是使人能熟练的运用逻辑思维辨别、认识事物的本质和现象，而这就是一种智能。领会能力也是秘书人员必不可少的智能。上级交代意图、布置工作要领会，下边汇报情况、请示工作也要领会。秘书人员必须反应快、领会准、才能正确贯彻意图，提高办事效率。

（三）、临机智力训练。临机智力包括了应变能力，但还不只是应变能力。而是在一切情况下所表现的反应迅速、思路敏捷、处置泰然、机智灵活的智能。它是以知识、经验和思维力作后盾的，并与心理素质、行为智能和精神状态密切相关。这些，一要靠思维开发，二要在实际工作中学习和锻炼。秘书工作内容丰富千头万绪，缺乏临机

5

智力的秘书人员是不成熟的。

（四）、记忆训练。很强的记忆力是秘书人员具备的基本功。为了工作方便，秘书人员必须善于认人、记人、记事。这就会使秘书人员强记博取，应付自如。记人，除了要求掌握方法、诀窍之外，主要的还得靠平时勤下功夫多动脑子。懒惰是学不到本领、开发不出智力的。

（五）、反思能力。一个人要随时回顾自己的言行，善于总结自己的成功经验和教训。特别要善于发现自己的过失和不足。“吾日三省吾身”[1](P48)“见贤思齐焉，见不贤而内自省焉”[2](P73)善于自省的人，容易开发智能和增长才干。秘书人员在多数情况下要靠个人发挥聪明才智去完成这样那样的工作任务，而他们的工作又是为领导机关、领导人服务的，特别要求把事情办得妥善、得体，这就要不断反思自己的言行，使智慧和才干在不断总结中增长起来。

四、心理素养。

秘书人员的心理素养与做好工作有密切关系。就一般情况说，秘书人员应当乐观幽默和自信，切忌妒嫉心理。

（一）、多一些乐观幽默和自信。秘书人员事务繁重，容易精神紧张。精神不爽朗、不振奋，工作就很难做得有生气，还会影响身体健康。鉴于此，秘书人员应当具备更多的乐观和幽默。乐观和幽默，不但有利于身心健康，还有利于事业成功。幽默是一种自信心的表现，幽默有助于增强自信心。

（二）、鼓励竞争精神，防止妒嫉心理。竞争是进步的动力，带来

6

的是积极成果；嫉妒则是一种消极因素，有百弊而无一利。嫉妒的根子是自私，导源常常是因为自己不如别人。妒嫉心理，即不利于智力的发展，也不为职业道德所容。正当的办法是积极竞争，最可取的态度是向别人学习，不断提高自己的水平。

五，职业道德素养。

所谓职业道德，是指担负不同社会责任和服务的人员应当遵循的道德准则。它通过人们的信念、习惯和社会舆论而起作用，成为人们评判是非、辨别好坏的标准和尺度，从而促使从业人员不断增强职业道德观念，不断提高服务水平。秘书人员的职业道德素养，主要有以下几个方面：

（一）、忠于职守。秘书人员忠于职守，大而言之是忠于党、忠于国家和人民利益；小而言之，要忠于本职工作。忠于职守的另一个含义是对工作认真负责、一丝不苟。忠于职守还意味着恪守本分，甘当助手、配角，甘当无名英雄，不越权或滥用职权。

（二）、严守机密。保守机密既是纪律要求又是自觉的行为和良好的习惯。秘书人员知密度很深，既是保密重点对象，又是泻密重点对象。秘书人员要严格执行国家有关保密规定，严守党和国家的机密，不在任何场合向任何人炫耀和泄露，以免给党和国家造成损失。

（三）、讲求效率。秘书人员一定要注重工作效率，当场可以办理的事，就不要说“研究研究”；当日可以处理完的，就不要推到明天；急办的事就要立即去办。总之，要把公文处理的时间压缩到最低限度。“雷厉风行”应该是秘书人员的工作原则和应有作风。

7

（四）、善于合作。秘书人员工作头绪多、涉及面广，又往往环环相扣，非单枪匹马所能完成，如果一环疏忽，就会前功尽弃。秘书人员要善于同他人合作，密切配合，步调一致，才能顺利完成任务。善于合作既要求对尊重和理解同事，也要求公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任。秘书人员身居中枢，上接触领导，在领导成员中周旋协调；下接触各方各界人士和群众，如何处理好人际关系是至为重要的一个环节。原则是对上要正直、公平、亲和、尊敬；对下要谦虚、平等，决不可盛气凌人。

（五）、恪守信用。秘书工作严谨慎密，责任重大。必须在工作中忠于职守，人际交往中恪守信用。包括约定会晤、安排会议、组织联络、收发函件、传递文件都要准时；接受任务如不能近期完成，必须及时汇报，不能拖延或擅自改变。恪守信用还包括决不轻诺，一旦允诺就应该尽一切力量去办到。

以上就是秘书人员必须加强的五个方面的素养。除此之外，秘书工作的基本特点决定了秘书人员还应当保持优良的生活作风，并加强非智力因素方面的素养，比如说培养广泛的兴趣，养成良好的性格，保持稳定的情绪，拥有坚强的意志等等。秘书人员只有不断提高自身素质和修养，才能更好的完成本职工作，为领导服务，充分发挥助手和参谋的作用。 参考文献：

[1][2]朱熹. 四书章句集注 [M]. 北京：中华书局， 1983

8

On the Ability and culture of secretary

Sun haoran

(Yunnan nationality university college of culture kunming yunnan 650031)

abstract the basic rule of secretarial work decides that secretary must have ability，intelligence，good psychological state，occupation morality and political common sense. Secretary must work hard to raise their own ability and culture, then can be a better assistant，serve the leaders well. Keywords secretary ability culture

9

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/zd4p.html