档案分类方案及编号标准

一、档案分类

（一）文书档案：是机关、团体、企事业单位在管理事务活动产生的，由通用文书转化而来的档案的习惯称谓。这里是指政治工作、行政管理、经营管理、生产管理四类管理性文件材料。

（二）财会类：报表，账簿，凭证，清册等。

（三）人事档案：包括员工履历材料；自传材料；鉴定、考核、考察材料；评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）；政审材料；参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；奖励材料；处分材料；招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；其他可供组织参考的材料。

（四）工程类：建设项目的综合文件、监理文件、施工文件及竣工图。

（五）特殊载体类：包括照片、录音录像等。

二、编制原则

（一）档号的格式

全宗号-年度-分类号（或项目代号或目录号）-盒号（案卷号）

即： XXX-XXXX-XXX···-XXX

盒号（案卷号）

分类号（项目代号或目录号）

年度（文书档案标注）

全宗号

1.全宗号保留，暂时不填。

2.年度填写的是档案资料形成的所在年份，用四位阿拉伯数字标注，仅限于文书档案，其他档案不需标注。

（二）分类号的编制方法

1.文书档案：WS。

全宗号-2012-WS···-XXX

盒号

分类号

年度

用WS和两位数字代表不同的文件材料类型：

代号文件类型基本范围WS1政治工作类党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等WS2行政管理类行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等WS3经营管理类经营决策、计划工作、财务管理、物资管理、企业管理等WS4生产管理类质量管理、安全管理、科技管理、标准化工作、档案与信息管理、工程管理、合同等

2.财会类：CK，用CK和两位数字代表不同的文件材料类型。

全宗号-CK1-XXX

案卷号

目录号

CK1：报表类，CK2：账簿类，CK3：凭证类，CK4：其他类。

3.人事档案：

全宗号-XX-XX-XXX

序列号

入职月份

入职年份

4.基建类：JJ，按工程项目分三级类目，不同类别之间用间隔符“.”分开。

全宗号-GC.X.X-XXX

案卷号

三级类目（工程文件材料分类）

二级类目（工程项目代号）

一级类目（工程）

二级类目：项目代号，以拼音缩写表示。

三级类目：文件分类代号详见工程文件材料分类表（附件1）。

5.声像档案：ZP（照片）、LY（录音）、LX（录像），用ZP、LY、LY代表不同的文件类型。

（1）照片档案:

全宗号-ZP- XXX

案卷号

目录号

（2）录音录像档案：

全宗号-LY(LX)-2012-保管期限-XXX

件号

保管期限(永久、30年、10年)

年度

分类号

（三）案卷号的编制方法

1.用三位阿拉伯数字标识。

2.按分类号（或项目代号、目录号）排列次序流水编号，不应有空号。

3.案卷号应在最低一级类目内排列编号。案卷号排序不足100时，可考虑在上一级类目内排列编号，案卷号排序超过1000时，可考虑在更低一级类目内排列编号。

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