有限公司文件管理制度

********有限公司

文件资料管理制度

起草人：钟树生 审批人： 文件实施日期：2011.10.01

唐山**********有限公司（行政中心） 发布

目 录

1 目的 .............................................. 3 2 适用范围 .......................................... 3 3 文件的换版说明 .................................... 3 4 规范性引用文件 .................................... 3 5 文件管理流程 ...................................... 4 6 文件层次架构及文件类别定义 ........................ 4 7 文件起草的基本原则 ................................ 5 8 文件资料各要素的基本要求 .......................... 5 9 正文各要素层次 .................................... 9 10 文件资料格式 ..................................... 9 11 文件资料编号 .................................... 11 12 文件资料的审批 .................................. 13 13 文件的发放 ...................................... 14 14 文件的更改、作废及销毁 .......................... 14 15 文件资料的管理 .................................. 16

********有限公司文件资料管理制度

1 目的

为了使企业内部文件管理的规范化、标准化、科学化，同时也便于企业内部各环节的交流与协作，特制定本制度。 2 适用范围

适用于企业各各部门、工段、处室所有文件资料的管理。 3 文件的换版说明

本制度为2011年第一版文件。 4 规范性引用文件

GB/T1.1-2000《标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写规则》；

GB/T13017-1995《企业标准体系表编制指南》GB/T15496-2003《企业标准体系 要求》

GB/T15497-2003《企业标准体系 技术标准体系》 GB/T15498-2003《企业标准体系 管理标准和工作标准体系》 GB/T19001-2000《质量管理体系 要求》

GB/T24001-2004《环境管理体系 标准及使用指南》 GB/T28001-2001《职业健康安全管理体系 规范》 GB/T22000-2006《食品安全管理体系 要求》

5 文件管理流程

图1：文件资料管理流程图

6 文件层次架构及文件类别定义 6.1 文件层次架构

企业文件框架

图2：企业文件框架

6.2 文件类别定义

程序：为进行某项活动或过程所规定的途径，当“程序”形成书面文件时，常称 “程序文件”。程序文件是指导三级文件起草的依据。

技术性文件：对产品、工艺、设备、采购物资等做出技术要求的文件称为技术性文件，技术性文件也称对“物”的全方位管理。

管理性文件：主要针对如何实现技术性文件要求而制定的操作性文件，常见的作业指导书、各项规章制度等，管理性文件也称对“事”的全方位管理。

工作标准：针对岗位，对于本岗位人员应遵守的管理性文件和技术性文件的要求。工作标准也称对“人”的管理。 7 文件起草的基本原则

符合国家的法律法规、公司企业文化和经营管理基本准则的精神。

观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，文字简练，词字规范，标点正确，篇幅力求简短。

如需要人名、地点、数字、引文准确，结构层次一致。 必须使用国家法定的计量单位。

缩略语的使用要慎重，只有在文件中随后多次使用某缩略语时，才能规定缩略语。文件第一次使用缩略语时，应在该缩略语后给出其完整的词或词组，并加上圆括号。 8 文件资料各要素的基本要求

文件资料是由封面、目录、正文名称、目的、适用范围、换版说明、规范性引用文件、术语和定义、工作流程、正文等基本要素组成。

文件分汇编本文件及单份文件两种形式：

（1）汇编本文件：由一个文件框架代码下的多个子文件组

成，其中每一个子文件有其单独的文件编号。

汇编本文件可以包括两种形式：

——统编式（页码连贯式）：即汇编本内的所有子文件按编号次序依次编排页码。此种文件编排形式适用于页码较少的的汇编本文件（≤50页）。汇编本内的所有子文件“实施日期”必须与封面上的“实施日期”保持一致，在其中某份子文件更新时，整个汇编本全部进行换版；

——分编式（页码独立式）：如果汇编本文件的总页数＞50页，或者所辖子文件个数＞10个,文件起草部门可根据实际情况采用“分编式”的文件编排式。即：其中的每一个子文件可以不进行页码连贯编排，按单份文件编排页码。文件存档时，可以将同一个文件框架代码下的多个子文件放臵在一个文件夹下，并设臵封面和目录。其封面不体现“实施日期”以便于子文件换版。

（2）单份制度：对单一的工作事项或一个文件框架下多个工作事项做规定，一份制度仅有一个编号。 8.1 封面

汇编本的文件必须设臵封面。“封面”要体现唐山市丰润区益嘉塑料制品有限公司、文件编号、文件名称、起草人、审批人、文件实施日期（“分编式”结构编排的汇编本文件，其封面不体现“实施日期”）、发布部门。

单份文件可根据实际需要可设臵封皮也可不设臵封皮。 8.2 目录

目录为可选项，但是汇编本的文件必须要设臵目录。目录所列的内容和顺序如下：

（1）前言（为可选要素） （2）章

（3）代有标题的条（为可选要素） （4）附件 8.3 正文名称

为必备要素，名称力求简练，并应明确表示出文件的主题，并能与其他文件区分，名称不应涉及不必要的细节。任何其他必要的说明都应在“适用范围”中描述。 8.4 目的

为必备要素，它应臵于文件正文的起始位臵,语言应简练。 8.5 适用范围

“适用范围”为必备要素，应明确表明文件所涉及的对象及各个方面，同时还应体现文件适用的部门，必要时也可指出文件不适用的界限。范围不能包含要求。 8.6 文件换版说明

“文件换版说明”为可选要素，当文件换版时必须体现文件换版说明，具体内容如下：

（1）管理性文件体现的内容为文件编号、文件名称、更改的内容、作废信息；

（2）技术性文件换版内容除了满足管理性文件的内容要求，文件在第二次换版时还应体现该文件的历次更改信息，可通过如下表格体现：

8.7 规范性引用文件

“规范性引用文件”为可选要素，根据实际情况设臵即可。引用文件应注明编号和文件名称，文件名称用“《》”括起来。

“规范性引用文件”顺序为国家标准、行业标准、地方标准、其他相关要求（不包括企业内部制度）。 8.8 术语和定义

为可选要素，用于对文件中专业术语或名词做解释。 8.9 流程要求 8.9.1 工作流程

见《益嘉塑料制品有限公司规章制度运行管理制度》中5要求执行。 8.9.2 工艺流程图

“工艺流程图”以Microsoft Office Visio格式体现。Visio工艺流程图作图要求如下：

（1）工艺流程流向把握，自上而下，自左向右原则； （2）每一图标大小不要改变，图标之间的间隔保持相同(两格);

（3）线与线之间尽量避免交叉；

8.9.３ 岗位工作流程图

“岗位工作流程图”以Microsoft Office Visio格式体现。Visio岗位流程图作图要求如下：

（１）岗位工作流程应以“角色”来定义，一个岗位可能由一个或多个角色来定义，而一个角色不能由多个岗位构成，必须

通过一个岗位来实现；

（２）具体执行标准化体系“工作标准”的要求。 9 正文各要素层次

表1：文件正文层次

10 文件格式

10.1 文件字体、字号要求

表2：文件字体、字号要求

10.2 文件资料版式要求

文件资料版式一般采用国际标准A4型（210㎜×297㎜），左侧装订。

页边距设臵要求：上边距37mm，下边距35mm，左边距28mm，右边距26mm。

“行距”设臵成“单倍行距”，或可根据实际情况调整“固定值”。

纸张页面方向的设臵要求，正文需设臵为“纵向”排版；图、表、附件可根据实际需求设臵成“纵向”或“横向”排版。

纸张大小的设臵要求为标准A4打印纸。 10.3 文件资料页码的要求

文件资料需插入页码，并体现在文件下边距居中的位臵。首页不显示页码。

汇编本的技术性文件。如：子文件不是同汇编本同时发放时，可单独设臵页码。其它类型文件页码必须连贯。 10.4 征求意见稿的特殊要求

管理性文件应在审核、标化前征求相关执行部门意见。征求意见稿不可以体现文件编号。征求意见稿的文件必须在文件名称后标注“征求意见稿”字样。

征求执行单位意见的文件，起草部门至少给执行部门3个工作日进行反馈。

针对反馈意见是否采纳或不采纳的理由，起草部门必须通过书面或口头电话的形式通知到相关反馈单位、部门或人员处。 11 文件编号

11.1 企业文件编号的组成

“企业标准编号”由公司代码、部门或处室代码、文件类别代码、文件框架代码、文件顺序号、发布年份号和版本号组成。

汇编本文件封皮的编号中不需要体现文件版本号，且汇编本中所有子文件必须设臵编号，其子文件编号内容由汇编本的编号和子文件在汇编本中的顺序号以及版本号组成。

作废的文件编号不能重复使用。 11.1.1 代码解释

表3：代码解释

11.1.2 文件类别代码

表4：文件类别代码

11.1.3 文件框架代码

备注：可根据公司实际情况添减模块

图4：文件框架代码

11.2 文件编号基本格式

单份文件编号组成部分：公司代码-部门或处室代码-文件类别代码-模块代码-文件顺序号-发布年份号-版本号代码。

汇编本文件编号组成部分：公司代码-部门或处室代码

-文件类别代码

-模块代码-

文件顺序号-发布年份号

子文件编号组成部分：公司代码-

单位代码-文件类别代码

-模块代码-文件顺序号-发布年份号-子文件在汇编本中的顺序号-版本号。

其它：记录表单执行时间小于或等于半年的，可不予以编号。 （1）公司各部门或处室文件编号格式如下：

编号：Q/MN-JT/

GL-9.3-1-2009-

室代码

顺序号

年份号

（5）汇编本文件编号如下：

编号：Q/MN-BL/

GL-9.3-1-2009

室代码

顺序号

年份号

（6）汇编本子文件编号如下：

编号：Q/MN-BL/

GL-9.3-1-

2009-

室代码

顺序号

年份号

12 文件资料的审批

文件资料在发布前必须得到审批，起草部门保留签字文件存档。现场出现的没有审批的文件视为无效文件。

公司或企业内部适用的文件由公司第一负责人审批。 13 文件的发放

文件的发放可分为纸版和电子版两种形式。

文件的发放范围需要在文件的“适用范围”中说明。

文件在发放过程中填写《文件发放记录》 ，换版时须要将旧版文件收回，并填写《文件回收记录》。

文件需要在实施日期的前两日下发到使用部门或处室。 下发的文件必须为纸板文件，电子版文件格式为PDF或是word的只读模式，电子版文件只允许行政中心及及总经办电脑保存，公司内部不得传阅电子版文件。 14 文件的更改、作废及销毁 14.1 文件的更改

14.1.1 文件不同类别的更改要求

汇编本文件的更改满足如下要求：

（1）汇编本中子文件更改时必须签发《文件更改（作废）单》。（见附件1）；

（2）汇编本文件只修改子文件时，《文件更改（作废）单》下发时需将更改后的子文件同汇编本文件同时下发使用现场，使用现场将作废的汇编本文件予以删除；

（3）单份文件更改时只需在“文件换版说明”中体现更换信息即可，不需要签发《文件更改（作废）单》。

表单的签发与更改需满足如下要求：

（1）表单的执行时间超过半年以上的，必须应有其独立的编号。

（2）新、旧表单更替时，如旧版表单仍有储备，可待旧表单使用完毕后再更新。此情况根据实际需要由表单制订部门确定。 14.1.2 文件换版时编号的更改要求

文件发布时“文件发布年份代码”是当年的年份号。在本年度文件发布时文件的“版本号”为“0”，第一次修改为“1”第二次修改为“2”，依次类推。当到了第二年修订此文件时，文件的年份号为第二年的年份代码，文件版本号为“0”当文件在此年份再修订时第一次修改为“1”第二次修改为“2”，依次类推。

文件使用部门，如果接收到换版文件时，需要将作废文件回交，现场不允许出现作废文件与非作废文件同时保存的现象。如果因工作需要必须保留作废文件，需要特殊说明。 14.2 文件的作废

文件废止信息可通过如下两种途径体现：

（1）可在新版文件中“文件换版说明”体现，并将废止的文件名称、编号、实施日期描述清楚；

（2）如该文件为最后一版，不再更新换版，起草部门须每年12月份统一评审并签发《文件更改（作废）单》（见附件1），将本单位所起草的废止的文件予以公布；

（3）作废的文件，应在使用场所标注（已作废的标识）。电子版文件可在文件右上方或文件名称上标注。纸版文件应在文件的右上角标注作废标识。 14.3 文件的销毁

文件作废不等于对该文件做销毁处理。废止的文件，起草部门必须存档并依据先关制度及法规的要求对文件实施销毁处理。 15 文件资料的管理

15.1 文件资料的管理权限

文件总的归口为总经理办公室，具体职责如下：

（1）负责对公司文件资料整体的策划、制度的建立健全，并定期更新本制度；

（2）负责对各部门或处室文件的订立情况进行辅导及相应的技术支持；

（3）定期对公司管理性文件和技术性文件的实施情况进行检查。

15.2 技术性文件的管理权限

技术性文件的总归口部门为技术中心，具体职责如下： （1）根据本制度的控制要求，起草集团技术性文件的管控要求；

（2）定期对公司技术性文件进行辅导、监督检查。 各本部需对本单位所产生的技术性文件进行管控，定期对各事业部技术性文件的执行情况进行检查。 15.3 管理性文件的管理权限

管理性文件的归口部门为总经理办公室。 15.4 文件的补充及引用

公司的各部门或处室发布的文件具有系统权威性，当下级文件与上级文件发生冲突时，以上级部门的文件条款内容为准，下级部门必须在本季度内修改制度。

上级部门所起草的文件，不能满足各单位或部门的需要时，或管理权限涉及不到具体部门的相关要求时，下级单位可以补充文件。

15.5 文件资料归档管理

按照《档案管理制度》执行。

所有表单必须按照编号情况形成记录，并存档。 15.6 记录的管理

15.6.1 记录的填写

填写记录时，要严格按规定格式用中性笔或钢笔填写，不允许用铅笔或圆珠笔填写。

使用人员需严格按照其格式和内容要求进行填写，填写记录时要清晰，一般不允许有空项，不需要填写的格，一般以“／”填充,且每份有签字要求的记录必须有相关人员签字（以电子邮件形式传递的记录可以不用单线划去）。

记录的内容一般不允许随便更改或乱涂乱写。如需更改最多不超过二处，且更改处必须由相关填写人签字或加盖手章。 15.6.2 记录的保存

记录表单的起草部门应对所发放的记录的保存期限进行评审，评审把握的原则是满足法律法规的最低要求及工作实际需求。评审的形式可选择在制度中体现或通过会议评审或其它形式确定。

15.6.3 记录的收集、归档

各部门或处室根据工作需要和《档案管理制度》中要求自行规定。

15.7 文件的借阅/复制

执行《档案管理制度》。 15.8 文件资料监督检查

总经理办公室每年对各部门或处室文件（包括技术性文件和管理性文件）的管控情况进行抽查并出具考核结果。 15.9 外来文件的处理

有效外来文件（泛指法律、法规）的处理执行相关法律法规的相关要求执行处理。

附件1：

文件更改（作废）单

编号：Q/YJ-

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/z5p4.html