浅议血站管理信息系统中的缺陷及其克服

论文

档案信息化建设

浅议血站管理信息系统中的缺陷及其克服

■云南昆明血液中心

摘

要：鉴于目前血站管理信息系统中存在设计上的缺

蒋涤非

有国家相应的档案管理规范所约束，目前市场上也存在着经各地档案行政管理部门认可的档案管理软件，因此，在血站管理信息系统中加入这一记录管理模块（或档案管理模块）实属画蛇添足，不必要。但本文认为这样的认识并不妥当，其原因在于：

是血站摸索血站档案管理的1.1血站记录管理的信息化，

陷，因此提出“记录管理信息化”的命题。通过论证，文章认为，该命题可以成立，同时还提出了记录管理信息化的若干建议。

关键词：血站管理信息系统息化

卫生部颁布了新版的《血站质量管理2006年4月25日，

规范》，其中第9.1条规定血站“必须应用计算机管理采供血和相关服务过程”。从目前的现状来看，全国血站系统共使用有两套血站管理信息系统，一是“穿越血液管理信息系统”，一是“奥斯邦血液管理信息系统”。总体来说，这两套系统经过多年的使用，已经得到了使用单位的认可。但与新版的《血站质量管理规范》相比，均存在着一个共性的缺陷，即系统中均缺乏相应的记录管理（或档案管理）功能。本文试图通过分析说明这种现状应该得到改变。

1

血站管理信息系统中应不应包括记录管理功能？对于这一问题，也许有人会认为，记录管理（或档案管理）

记录管理

档案管理

信

从档案管理的角度上看，参与社会生活的各单位由一种方式。

于参与社会生活的方式、方法不同，会产生大量不同类型的档案，这其中既有共性的档案如文书档案，也有因各单位自身特除了档案类型的殊性所产生的特殊类型档案，如基建档案等。多样化外，当代档案管理学理论还认为，随着社会的发展，一些旧有的档案类型会消失，而一些新的档案类型会出现。事实“机关上，我们常说的档案管理在没有特指的情况下一般仅指文书档案管理”，市场上可见的档案管理软件其适用对象也多是“机关文书档案管理”，专用于特殊档案管理的管理软件很少，特别是针对血站档案管理的软件则还没有被发现。而且，目前在我国的档案管理规范中，能够被纳入国家管理范畴的

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贝一并归档。保存时电子文件要与其硬拷贝，相互建立准确、可靠的标识关系。保管期限属于“永久”、“长期”的电子文件，必须制作至少一份该电子文件的纸质文本同时归档，并建立可靠的标识与之对应。准确、

四、接收、检验及存储

电子文件经过鉴定需要进行归档，进入档案信息保存系在接收过程中，档案管理人员也需要对接收的文件及其统中。

相关信息进行核实检验。档案保管部门应按照要求及检验项对检验不合格者，应退回形成单目对归档电子文件逐一验收。位重新制作，并再次对其进行检验。

档案保同应对鉴定结果在其机读目录上注明相当的标接收单位填入《归档电子文件识，检验结果分别由移交单位、移交、接收检验登记表》的相应栏目。档案保管部门验收合格，完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》的填写、鉴定、盖章环节。此登记表一式两份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存。此时，便完成了归档工作。

完成电子文件归档后的鉴定工作，包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限，同时需要按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。档案部门要发挥文档管理的技术优势，以统一格式标准存储电子文件，编制电子文件检索分类索引数据库，保证OA中产生的电子文件信息数据的真实性、

参考文献：

1徐富荣.谈电子档案原始性认定问题与对策.档案学研究2何振.我国电子政务应强化信息服务.中国信息导报3王贺芹.电子文件及电子档案管理初探.现代图书情报技术，2002年年刊

4周秀英.论高校电子文件的归档与管理.绍兴文理学院学报，2005年4月

5王乐秋.如何保证电子档案的原始性.晋东南师范专科学校学报■（责编：卫江明）

完整性、有效性、安全性，保证电子文件长期存储数据的安全、准确迁移，保证存储的电子文档信息长期利用。

存储要求。收集、接收的电子文件须保证与归档的纸质文版式一致；应用通用工具形成的电子文件，收集时应件内容、

注明电子文件存储格式，处理工具、版本等电子文件生成环境信息。应用非通用工具形成的电子文件，收集时需要转换为通用的文件存储格式。

归档电子文件须详细登记电子文件存储格式，处理工具、版本等电子文件生成环境信息，并与归档电子文件一并保存。

归档电子文件须存在符合要求的存储器中，并应及时对电子文件进行备份，存储于能脱机保存的载体上如：只读光盘、一次性光盘、可脱载的硬盘。

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档案信息化建设

特殊类型档案只有很少的几类：一是基建档案，二是声像档2.2特殊类型的记录，如有献血者与血站之间签字确认

案，三是会计档案，至于其它特殊类型的档案，其管理模式还的记录，血站与用血医院之间签字确认的记录，应当从产生之在探索过程中，血站所产生的记录就是这其中的一种。因此，时起就进行“数字化”处理。从目前的实践工作来看，献血者必开展血站记录信息化管理的讨论，不仅是一种管理模式的探须签字确认的记录主要有两种，一是献血登记和血液采集记索，更是一种对血站记录管理规律的深层次研究。

录，如《献血登记表》、《健康征询表》及《献血证》等；二是用血1.2

记录管理的信息化，是血站抵御诉讼风险的必备方

费用偿付类记录，如用血凭证和用血费用领取记录等。用血医式之一。新版的《血站质量管理规范》第11.3条规定“记录档院必须签字确认的记录有取血记录、退血记录和调配血记录案保存期限应符合国家相关规定，献血、检测和供血的原始记等。

对于这类记录，由于有献血者、用血医院的签字存在，因此录应至少保存十年。”但事实上，在我国目前的档案管理规范该种记录的作用不仅在于对工作过程和结果的描述，还是献中，根本就不存在针对血站记录保管期限的规定，而且卫生部血者、血站与用血医院之间权利义务的确认凭证。对于这类记也未对“至少保存十年”这一概念进行过详细的说明和解释，录应当从产生之时就对其进行

“数字化”处理。这种“数字化”到底

“至少保存十年”是保存十年就可以销毁？还是可以保存在目前的技术条件下，最现实的选择就是对记录原件进行扫二十年、三十年甚至是永久保存？并不清楚。因此，国内很多的描处理，使这些记录通过扫描固化为一种“数字图像”进入到血站在贯彻执行该条规定时，一般性地都认为《献血登记表》、血站管理信息系统中，并在系统中通过逻辑关联技术得每一《血液检测记录》的保管期限就是十年，十年到期即销毁。与这个“数字图像”与献血者、血液、用血信息等能够在管理系统中一现状相对应的典型设问是：当《献血登记表》被销毁之后，如联系起来。如献血者献血完毕后，在颁发《献血证》时，由血站果献血者所持

《献血证》上记录的献血量为1000ML，而血站信工作人员将

《献血登记表》和《献血证》一并进行扫描，使《献血息管理系统中所记录的血量信息为500ML时，血液中心如何证》信息和《献血登记表》信息能够同时被电脑记录下来，这样查证信息的真实性，血站能否以“档案已经到期销毁”为由拒即便今后

《献血登记表》被销毁后，《献血登记表》与《献血证》绝对献血者偿付用血费用？特别是如果有人恶意利用血站管之间的原始图像信息和关联信息仍然能够存在，只要能够证理的这一漏洞来威胁血站的财产安全，那么血站将如何防备？明这些扫描的原始图像未经修改，则这些图像与“原件”一样，如果这种情况进入司法程序，

“档案已经到期销毁”这种抗辩能够在法庭上起到同等的证明作用。

理能否为法院所支持？因此，如果假定《血站质量管理规范》中另外，对于这种在产生之时起就已经被“数字化”的记录的规定没有任何错误，假定该《规范》中没有任何可以修改的来说，待其被立卷归档时，除了需要向档案管理部门移交纸质地方，那么为了解决“有限的记录保存期”与“诉讼发生期限不记录外，还需要通过“电子归档”程序向档案管理部门移交“数确定”之间的矛盾，记录管理的信息化是一个必要的选择。

字文件”。如果条件允许，还应该实现“纸质记录与数字文件”2记录管理信息化构建思路

之间的比对操作程序，如使用条码枪进行记录条码扫描，图像有鉴于上述分析，本文提出下列记录管理信息化构想：与实物人眼比对确认，以确保每一份立卷归档的《献血登记2.1

在整个血站管理信息系统中加入记录管理功能和表》、《用血记录》等真实、完整。

档案管理功能。所谓记录管理是指从记录产生之时起至被立2.3

对于血液的制备、检测过程所产生的记录，一方面，

卷移交档案管理部门止这一时间段内针对记录的管理行为；由于这些记录仅涉及到血站内部的质量控制过程，另一方面，而档案管理则是指从记录被移交档案管理部门之日起至被销由于该类记录所反映的工艺操作仅限于血站内部完成，对于毁止这一时间段内的档案管理活动。由于两种管理活动在时该过程中的相关工作情况，献血者、用血者或医疗机构等第三间分段上不一样，因此有必要在目前的管理信息系统中分成人无从知晓，可信度并不高，因此，对于这些记录没有必要一两个功能模块加以设计，记录管理的使用权限划分给记录归一

“数字化”，只需要能够通过系统追溯追查到每一个工序的档前的使用部门，档案管理的使用权限则划分给档案管理部责任人是谁，其制作过程的描述就可以。在立卷归档时，该类门，各模块中所涉及管理对象和管理项目的设计依据依照目型的记录仅需移交纸质记录即可，至于这些记录在管理信息前各地血站所制定的《归档记录目录》执行。同时，在两个模块系统中留存下的“数字字符信息”需不需要向档案管理部门移之间增加一个

“电子归档”的过渡程序，以实现记录管理与档交并不重要。这一点，

目前的血站管理信息系统都能做到。案管理之间的衔接，也便于档案管理部门提前介入到血站记3

讨论

录的管理过程中，通过信息系统提前掌握各记录产生科室立记录管理（或档案管理）的信息化是血站管理信息化的基卷归档的情况，全面实现《血站质量管理规范》第9.1条的规本组成部分，是血站应对诉讼风险的一个必备手段。而且，从定。此外，在现有的管理信息系统中加入档案管理模块，还能血站管理信息系统运行的宏观角度上看，血站的管理信息系实现血站档案借阅网络化的功能，减少手工条件下耗损在档统中不光要涉及血液这一实物的管理，还要对血液从采集到案借阅工作上的人力与时间资源。

供应全过程的“过程信息”进行管理。特别是当血液进入临床

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档案信息化建设

政府网站建设“形象工程”探析

■苏州卫生职业技术学院王韶频

南京市军区档案馆董伟琴

摘

要：中国政府一直非常重视电子政务建设，而政府网

由北京大学网络经济研究中心、北京大学光华管理学院联合计世资讯共同进行的研究报告《中国电子政务研究报告）》中，揭露了某知名网站的网上办事栏目，从子项目（2006年

上看该网站提供办事指南、表格下载、在线申报、办件查询、监

形象工程

督投诉等多个功能，同时提供按部门分类的选择，表面上十分完美。但经过跟踪调查后发现，无法顺利登陆并进行网上申报

随着电子政务的全球推行和纵深化发展，各国政府已普遍将电子政务建设提升至国家战略高度，我国也把推行电子政务作为一项基本国策，希望借此完善政府管理手段，开发政府管理资源，提升政府管理能力，推动政府转型，带动国家信电子政务可以改善政府工作效率，提高息化建设的持续发展。

政府管理水平，提高公务员的业绩和生产率，节约纳税人资金，改善公共服务，有利于建立一个服务型政府。自“十一五”规划的开局之年2006年开始，电子政务建设在国家战略上被提到一个前所未有的高度。

一、政府网站建设的重要性及“形象工程”的出现网站建设是电子政务建设的排头兵，是开展电子化公共服务的第一步，是政府提供电子服务的平台，也是体现服务态度、服务质量、服务形象的窗口。因此，政府部门应加强政府门户网站的建设，将它作为政府对外服务系统建设的重点之一，并以此为出发点，切实提高政府网站的有效性。但是，当前我国为数不少的政府网站运行状况令人担忧，例如网页上充斥了大量冗余信息或图片，而顾客需要的信息却难以发现；大部分网站服务栏目千篇一律，功能设置大量雷同，仿造上级网站也成为一种流行；有的网站内容常年不更新，有的网站根本就打不开。上述网站建设存在的诸多问题，是属于服务水平低下、服务能力不够的问题，大部分可能是客观原因造成的。但是现在网站建设中还存在着一种弄虚作假的情况，即政府网站建设的“形象工程”现象，这就属于主观上服务态度和服务理念的不端正，是一种欺上瞒下的恶劣行为，对于这种情况要坚决予以曝光。

的事项选择，该栏目的办件查询项目的统计数据连续几十天都是一样的，当然就是不真实的，结论只是该网站确实没有提供真实的网上申报办理服务。这就是名副其实的政府网站建设的“形象工程”现象，而且报告还指出这并不是个别现象，必须引起重视。

二、政府网站“形象工程”出现的原因

那么，究竟是什么原因导致了“形象工程”的出现？笔者认为主要有以下两点：

这应该与目前电子政务的测评体系有一定关系，可以1、

称作测评的“外部性”，即不合理的指标鼓励网站只是急功近利地做好表面工作，而没有从为用户提供服务的角度来进行政务建设。有些测评政府网站建设的指标只关注到网站是否建成、网站的访问量多少、网站页面提供哪些具体服务等，却很少考察网站的真实性、有效性，于是有的政府网站就虚设了一个空架子，表面看上去功能很齐全，服务很到位，实际上却这种情况就像现在的高校测评，正因为无法提供真正的服务。

修建大楼比打造大师更容易也更见效，因此就出现“水平不够楼房凑”的现象。政府网站建设的“形象工程”和高校“盖大楼”两者之间虽然涉及的领域不同，但是做法却是惊人地相似。

2、政府部门领导没有真正认识到政府网站建设的重要性。就像高校盖大楼一样“既有面子，还能留下点所谓的政绩”，这就是有些政府部门领导的心态。有的领导和部门从私欲出发，为了迎合上级的评估，为了给自己创建一点政绩，或为了给个人评职称、搞升迁，又或是为了给部门争取一点眼前利益，就弄一个虚设的政府网站出来，不管政府网站内容是否

站建设是电子政务建设的关键一环。笔者就当前政府网站建设中出现的“形象工程”的相关问题做一些分析，探讨这种现象出现的原因、危害以及对策。

关键词：电子政务政府网站

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使用阶段，“特定血液”这一实物已经从物理上被完全消灭后，能够证明血液从采集到供应整个过程是否安全的证据就只有这些“过程信息”了。如果血站一旦因为血液质量被诉诸司法程序，那么这些过程信息就显得更加重要，特别是那些能够反血站和用血医院之间权利义务关系的确认记录，更映献血者、

是这些“过程信息”中的“重中之重”。面对这一挑战，传统的血站管理信息系统显然存在设计上的缺陷。在本文中，笔者提出

了弥补这一缺陷的解决思路，这一思路是否可行，具体细节如何实现还有待讨论，有待软件开发商和血站之间的充分沟通。但，不可否认的是，随着目前青壮年献血者逐渐进入老龄化，献血者开始进入用血期，如果不解决献血记录的保存和管理问题，血站将会面临若干管理上的麻烦，这些麻烦必须得到解决。

（责编：卫江明）■

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