公司合同管理办法(3)

公司合同管理办法

第一章、合同管理总则

第一条、目的和依据

为加强公司的合同管理工作，预防、减少和及时解决合同纠纷，维护企业合法权益，提高经济效益，根据《中华人民共和国合同法》和有关政府部门规定，结合公司的实际情况，制定本办法。

第二条、适用范围

本制度适用于公司及其所属各单位与各法人单位、其他经济组织、自然人或相互之间签订的各类合同、协议等，包括但不限于买卖合同、借款合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、服务合同、保险合同等。

第三条、合同管理原则

（一）、合同管理必须遵循依法办事，预防为主，层层把关，跟踪监督，及时调处，维护企业合法权益的原则。

（二）、签订、履行、变更、解除合同，必须遵守《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规、规章，参照有关政策。

第四条、保守商业秘密

管理、参与合同工作的一切有关人员，应当为公司保守商业秘密。

第二章、合同管理职责

第一条、企业合同管理部门的主要合同管理职责：

（一）、认真学习、贯彻执行《中华人民共和国合同法》和有关条例，依法保护本企业的合法权益。

（二）、制定、修订本公司合同管理制度、办法，组织实施合同管理工作。 （三）、审查合同，防止不完善或不合法的合同出现。

（四）、协助合同承办人员依法签订合同，参与重大合同的谈判与签订。 （五）、参与制订公司标准合同文本和其他合同格式文件。

（六）、参与合同综合评审和专项评审活动。 （七）、做好合同统计、归档、保管工作。 （八）、监督、检查本公司合同签订、履行情况。

（九）、宣传合同法和有关法规，培训合同管理人员和业务人员、采购人员。 （十）、依法处理本公司的合同纠纷。

（十一）、制止公司或个人利用合同进行违法活动。

（十二）、按期统计、汇总本公司合同签订、履行以及合同纠纷处理情况并向公司领导汇报。

第二条、合同承办部门的主要职责

（一）、依法签订、变更、解除本部门的合同。

（二）、严格审查本部门所签订的合同，重大合同提交有关方面会审。 （三）、负责调查、了解对方当事人主体资格、经营范围、资质证书、专营许可证、法定代表身份（委托授权书）、资信和履约能力。

（四）、负责合同的谈判工作；合同的洽谈、订立、评审、修改、签署，保证合同的合法、有效和可行。

（五）、负责合同严密性（条款、文字、权利和义务、相关手续等）、可行性及格式审核工作。

（六）、对所签合同，认真执行，并定期自查合同履行情况。

（七）、在合同履行过程中，加强与其它各有关部门联系，发生问题及时向法务部通报。

（八）、参与合同争议的调解、仲裁和诉讼活动；处理合同索赔。 （九）、本部门合同的登记、统计、归档工作。 第三条、财务部门的主要职责

（一）、财务部门负责对合同订立及履行过程中的活动是否符合国家财经纪律进行审核。包括：资金、资产的合法性；价款、酬金和结算的合理、合法；索赔条款的合法性等内容。

（二）、加强与销售等有关部门的联系，及时通报合同履行中的应收应付情况。

（三）、做好与合同有关的应收应付款项的统计、分析，提出处理建议、妥善保管收、付凭证。

（四）、配合合同管理部门做好合同管理工作。

第四条 合同承办人员

（一）、负责参与合同谈判、起草合同文书，承办合同相关事务。 （二）、负责参与合同评审活动。

（三）、负责登记、整理和保管合同文本、台帐，上报合同管理信息。 （四）、负责建立合同档案并按公司档案管理办法移交合同资料。 （五）、负责参与处理合同纠纷和合同索赔。

第三章、合同审签管理

第一条 订立合同的原则

（一）、订立合同必须遵守《中华人民共和国合同法》及其他相关法律法规的规定。

（二）、具有法人资格的单位签订合同，必须严格按本办法规定的程序进行，公司内部单位和部门未经公司法定代表人的授权，任何单位和部门一律不得以本单位名义对外订立合同。

（三）、公司各合同主体应按业务范围承办相关的合同事宜，不得越权代理或无故行使代理权。对每一待办合同应指定承办人，社会临时借、聘人员、正式退休再聘人员以及在试用期内的单位职工不得担任合同承办人。

（四）、合同签订（变更、解除）应加盖合同专用章，由法定代表人签署的合同，可加盖法人印章。

（五）、合同订立前，应当调查了解或审查对方当事人以下资信情况： （1）通过年检的营业执照，且登载的内容与实际相符。 （2）与合同内容相符的经营范围、许可、资质、等级证书。 （3）法定代表人的身份证明书或有效的授权委托书。

凡不具备以上资信条件的，不应与其订立合同。以上资信材料和证实资料应当作为附件，与合同文书一并归档保存。

（六）、严禁将合同业务介绍信转借其他单位或个人使用。介绍信的存根应当保存五年，以备核查。

第二条 合同的形式

（一）、签订合同，一律采用书面形式；合同应优先选用公司合同示范文本或国家或行业部门的示范合同文本。

（二）、订立的合同在条款或内容上应能完全避免或免除公司承担的任何风险和责任以及由此而产生的任何法律诉讼或债务纠纷。

（三）、对不能采用合同示范文本或由对方当事人提出的合同文本，必须经公司法务专员对合同内容进行审查。公司法务专员应参加合同综合评审或专项评审并对合同内容及合法性进行审查。

（四）、合同商谈过程中的要约、承诺也应以书面形式做出。合同当事人协商同意的有关修改合同的信件、电报、电传、传真、电子数据交换、电子邮件和图表，也是合同的组成部分，都应当妥善保管并与合同文本一并归档。

（五）、根据业务特点选用合适的格式合同。

（六）、货单、调拨单、预算单、收欠条等作为合同的补充依据但不能代替合同文本。

第三条 合同文本内容 （一）、合同使用文字

1、合同文本应做到文字规范、严谨，表述准确、具体，重要的概念、专业术语应作专条定义。以仲裁或诉讼作为争议解决方式的，应当争取将仲裁机关或管辖法院确定在公司所在地。内容逻辑上前后一致。

2、合同中涉及数字、日期时，应注明是否包含本数。

3、对于涉外合同，注意翻译合同条款的准确性，译本应与原本保持高度的一致性。

（二）、合同条款

1、当事人名称、法定地址、邮政编码、法定代表人姓名、职务、开户银行。 2、标的（货物、劳务或工程项目）名称、型号、规格等。 3、数量和质量，包括检测标准和方式。 4、价款或酬金、结算方式及付款方式、时间。 5、履行期限、地点和方式。 6、违约责任。

7、合同变更和解除条件。 8、合同争议的解决方式。 9、合同订立的时间、地点。

10、根据法律、法规规定和合同性质确定或双方当事人约定的其他条款。 11、条款中有特殊要求的，应明确指出。 第四条 合同订立程序 （一）、承办部门的准备工作

1、资格、资信调查：对合同对方的法人资格、注册资金、银行资信、技术装备、经营信誉等进行调查了解，以确保合同能够实际履行。

2、下列资料不能作为主体资格和履约能力的证明资料，但可归入合同档案

保存，以备考查：

（1）、名片；

（2）、厂家介绍、产品介绍等资料； （3）、各类广告、宣传资料；

（4）、各类电话、手机等通讯工具号码；

（5）、对方当事人提供的未经我方合同承办人见证而复制的或未与原件核对无异的复印资料。

（二）、授权委托

1、订立合同必须有法定代表人签署的授权委托书。委托书应当载明委托范围、委托权限和期限。

2、授权委托书由承办部门提出申请，法定代表人同意后，由总经理办公室办理。

3、未经法定代表人委托授权，任何人不得以本公司的名义对外订立合同。 （三）、谈判和起草合同

1、合同谈判应由承办部门组织具备相应技术知识的专业人员参加； 2、起草合同应根据业务特点，一般应使用公司统一文本；

3、合同内容必须条款齐全，双方的权利和义务明确，违约责任明确，合同语言规范准确。

第五条 合同评审会签

（一）、合同承办部门在订立合同时，应当充分考虑合同的必要性、经济性、可行性和安全性。

（二）、对采用国家或行业制定的合同示范文本的合同或采用公司制定的合同示范文本的合同，可不进行合同通用条款的评审，仅对合同的专用条款进行评审。如不采用合同示范文本，或是对示范合同文本进行修改的合同，则应对合同全部内容包括条款的修订部分进行评审。

（三）、合同评审会签程序：合同采用会签方式，承办部门将合同草案和“合同评审会签单”（见本办法附录A.2）传递到合同评审有关部门进行评审。评审会签结束，合同承办部门对“合同评审会签单”存档。

（四）、评审会签的内容

合同专项评审应充分考虑合同的完整性、必要性和安全性，主要审查下列内容：

1、审查合同主体是否合格；内容是否合法；权利义务是否对等；合同约定是否明确；质量要求、价款报酬、履行地点、履行期限、履行费用方式的约定是否明确。

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