川电办〔2010〕37号电网建设项目档案管理实施细则

四川省电力公司文件

川电办〔2010〕37号

关于印发《四川省电力公司

〈国家电网公司电网建设项目档案管理办法〉实施细则（试行）》的通知

公司所属各单位：

为加强电网建设项目档案管理的标准化和规范化工作，进一步明确各方的职责，切实做好公司电网建设项目的档案管理工作，根据《国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行）》（国家电网办〔2010〕250号），结合公司电网建设项目档案管理的实际情况，公司制定了《四川省电力公司〈国家电网公司电网建设项目档案管理办法〉实施细则（试行）》，现予以印发，请各单位遵照执行。

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附件： 1.四川省电力公司《国家电网公司电网建设项目档案管理办法》实施细则（试行）

2.办文档〔2010〕72号(关于印发《＜国家电网公司

电网建设项目档案管理办法(试行)＞释义》的通知)

二○一○年五月二十日

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附件1:

四川省电力公司《国家电网公司电网建设项目档案管理办法》实施细则（试行）

第一章总则

第一条为加强省公司系统电网建设项目档案管理的标准化和规范化工作，合理确定电网建设项目档案的归属与流向，进一步明确项目建设各方的职责，确保电网建设项目档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，根据《国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行）》（国家电网办〔2010〕250号）及国家有关规定和要求，结合公司电网建设项目档案管理的实际情况，制定本实施细则。

第二条本实施细则所称电网建设项目档案是指电网建设项目在立项、审批、采购（含招投标）、勘测、设计、施工、调试、监理、竣工验收及试运行全过程中形成的应当归档保存的文字、图表、声像等不同形式和纸质、光盘等不同载体的全部文件材料，分为项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。

第三条本实施细则适用于公司投资建设或受委托建设和管理的新建、扩建、改建输变电工程的档案管理。

第四条电网建设项目档案管理应纳入电网建设管理程序、工作计划、日常管理及合同管理。在签订项目设计、施

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工、监理、采购（招投标）、调试等合同、协议时，应设立专门条款，明确合同相关方提交项目档案的套数、案卷质量、移交范围、移交时间及电子文件等具体责任要求。

第五条电网建设项目档案管理工作要与项目建设同步进行。项目申请立项时，即开始项目文件的形成、积累和整理工作，并建立健全项目档案管理组织体系，明确责任，统一要求，按照项目文件形成的先后顺序和项目建设阶段性完成情况，进行项目文件材料收集、整理、归档，做到有序收集、有效管理、同步验收。

第六条电网建设项目档案管理必须严格执行国家保密法律、法规和公司系统保密工作的相关规定。

第二章职责与分工

第七条电网建设项目档案管理要按照“统一领导、分级管理；统一标准、分工负责；统一验收、分责任主体移交；明确期限，及时移交”的原则进行。省公司作为项目法人建设的项目，委托建设管理单位全权负责项目档案的具体管理工作。

第八条电网建设项目档案工作按照合同要求实行分工管理，建设管理单位、设计、施工、监理、调试、采购（招标代理机构）及运行单位均应建立项目档案管理组织体系，将项目档案工作纳入相关领导、相关部门、相关人员的职责

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范围，按照“谁形成，谁负责”的原则，配备专人完成各自职责范围和合同规定的文件材料的收集、整理、立卷、审核、移交、归档工作。

第九条四川省电力公司办公室是公司电网建设项目档案管理的业务主管部门，接受国家电网公司办公厅和省档案局的监督、检查和指导，其主要职责是：

（一）宣传、贯彻落实国家档案局、国资委、国家电网公司和省档案局关于建设项目档案管理的规定、办法。

（二）结合实际制定和细化省公司系统电网建设项目档案管理工作标准、制度，并组织实施。

（三）对公司范围内的电网建设项目档案管理工作进行统一领导和组织协调，对档案形成过程进行监督、检查和指导。

（四）按时报送国家、省重点建设项目档案登记表。

（五）组织或协助组织公司重大建设项目档案竣工验收和达标投产、工程创优档案管理的检查考核工作。

（六）负责公司直接投资的电网建设项目或受委托管理的电网建设项目档案的管理或委托建设管理单位进行管理。

（七）组织省公司系统电网建设项目档案管理业务学习、培训工作。

第十条公司发展策划部门负责电网建设项目的立项申报、审批、投资计划、项目核准批复、建设用地预审、规划选址、可研报告审查及审批、地震评估、文物评估、建设用

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地地质灾害危害性评估报告、压覆矿产资源调查评估报告、建设用地评价报告、环评、环境影响报告书（表）及批复、水土保持方案报告书（表）及批复、竣工环境保护验收调查报告、竣工环境保护验收及批复、水土保持设施验收报告及批复、环评及水保招投标、合同、协议等文件材料的收集，经整理后向建设管理单位移交。

第十一条公司物资管理部门（招投标管理中心）负责对采购（含招投标）档案管理情况进行监督、检查；负责督促、组织相关单位收集、整理设计、监理、施工、设备（材料）等采购（含招投标）过程中形成的文件材料及订货合同、协议，并组织相关单位向运行单位进行移交。

第十二条公司基建、特高压管理部门负责职责范围内电网建设项目档案的组织协调和移交工作；督促相关单位收集、整理、移交施工及竣工验收过程中形成的文件材料；按规定向建设管理单位移交建设项目的初设审查、初设审批等文件材料。

第十三条公司财务、审计部门负责向建设管理单位移交建设项目竣工决算报告及批复、竣工决算审计报告及批复等文件材料。

第十四条公司调度部门负责向建设管理单位移交建设项目投产送电调试调度方案、设备命名、调度范围及权限等文件材料。

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第十五条建设管理单位受省公司委托，负责项目档案的目录汇总，组织有关单位对所有应归档项目文件材料按档案管理要求进行整理、组卷、编目。

负责建设项目档案的日常检查、指导，对各参建单位的项目档案人员进行培训、交底，统一归档要求；根据项目参建单位情况及项目档案具体要求，通过“国家电网档案信息管理平台”进行参数配置，导出离线录入端软件，刻录成光盘向各参建单位发放，确保形成纸质档案的同时形成一一对应的电子档案。

负责自行收集或者组织、协调项目参建单位收集可行性研究报告、工程选址报告、设计基础资料、初步设计、概算、审定概算、施工图设计、建设规划许可、建设用地规划许可、施工许可、征地合同、协议、红线图、用地审批、土地使用证、房屋产权证、建设管理纲要、安全文明施工总体策划及审批、输变电工程创优规划、强制性条文执行计划和实施、图纸会检、工程结算、施工预算、批准概算、消防审查及验收、施工安全大检查记录及整改反馈、建设管理过程中的所有声像、电子文件等项目文件，整理组卷后向运行单位移交。

负责接收公司各职能部门移交的项目前期文件和项目竣工验收文件，整理组卷后向运行单位移交。

负责组织、协调项目各参建单位收集、整理各自在工程建设全过程中形成的文件材料和工程竣工图、工程竣工报

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告、质量监督检查报告和记录、启委会文件、工程竣工签证书等文件材料。对各参建单位项目档案的整理、组卷、归档情况进行审查，并组织向运行单位移交档案。

负责项目档案专项验收和工程达标投产、工程创优项目档案检查的组织和协调工作。

第十六条勘察、设计单位负责收集、整理勘察、设计阶段产生的工程设计创优计划、强制性条文执行计划和实施、设计总结等文件材料，按档案管理要求经整理、组卷、编目后送监理和建设管理单位进行审核，审核合格后向运行单位移交；负责按合同要求编制竣工图（含电子版），移交监理单位和施工单位进行审核，并向建设管理单位报告移交情况和提交移交清册。

第十七条施工单位负责收集、整理各自承包项目在开工前和施工过程中形成的施工组织设计、技术交底、安全措施，建筑、安装的开、复工报告，拆迁安置、通道砍伐、青苗赔偿、线路跨越、图纸会检、安全文明施工实施细则及审批、输变电工程施工创优实施细则、强制性条文执行计划和实施文件、工程变更文件、施工记录、试验报告、原材料及构件质量证明、质量检查及评定、数码影像资料、设备开箱文件、设备调试文件、设备出厂合格证明文件、启动投运方案、调度命名、杆塔设计编号与运行编号、有关合同（协议）等文件材料。

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负责向设计单位提供竣工草图及全部变更设计文件作为设计单位编制竣工图的依据，并对编制好的竣工图进行审核、组卷、移交。

负责对设备厂家移交的设备出厂质量证明文件材料进行统一整理、组卷、移交。

按照档案管理要求，将上述文件材料全部整理、组卷、编目，自查后送监理单位和建设管理单位进行审核。审核合格后向运行单位移交，并向建设管理单位报告移交情况，提交移交清册。

第十八条监理单位负责收集、整理对建设项目质量、进度和建设资金使用等进行控制的监理文件。

负责完成监理大纲、监理规划、监理实施细则、监理月报、监理旁站方案及审批、监理旁站记录、安全文明施工监理实施细则及审批、输变电工程监理创优实施细则、强制性条文执行监查记录表等文件的编制。

负责监督、检查项目施工全过程文件材料的完整、准确和系统。

负责收集、整理建设项目实施过程中的影像资料。

负责审核施工单位、设计单位竣工文件、竣工图的完整性、准确性、规范性。

按照文件材料归档范围和档案管理要求，将监理自身产生的文件材料整理、组卷、编目，向运行单位移交，并向建

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设管理单位报告移交情况，提交移交清册。

第十九条物资采购单位负责收集、整理、保管设备（材料）采购过程中形成的文件材料及订货合同、技术协议、设备监造大纲、设备监造计划、设备监造报告、设备监造记录等。

负责按供货合同要求督促厂家向施工单位提交设备出厂全套质量证明文件（含电子版）。

按照档案管理要求将采购过程中形成的文件材料整理、组卷、编目、归档，向运行单位移交（无多份文件时，可移交复印件，原件保留在物资采购单位），并向建设管理单位报告移交情况，提交移交清册。

负责做好项目采购档案的保管、利用工作，协助做好项目相关档案检查的配合工作。

第二十条招标代理机构负责收集设计、监理、施工、设备（材料）采购等活动中形成的全套招投标文件材料，并在招投标活动结束后，按照档案管理要求进行整理、组卷、编目，向运行单位移交（无多份文件时，可移交复印件，原件保留在招标代理机构），并向建设管理单位报告移交情况，提交移交清册。

第二十一条调试单位根据承担的工作任务，负责完成系统调试大纲、调试方案、措施、调试报告的编制和报审等。

按照档案管理要求整理、组卷、编目，向运行单位移交，并向建设管理单位报告移交情况，提交移交清册。

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第二十二条运行单位负责收集、整理、保管建设项目在生产技术准备和试运行中形成的文件材料，按照档案管理要求整理、组卷、编目、归档。

负责运行、检修、技改等工作中形成文件的收集、整理、编目、归档和提供利用等各项工作。

负责接收、保管全套项目档案。

第三章归档范围、保管期限、归属与流向第二十三条项目档案的归属与流向应有利于电网建设项目后续工作和管理，满足安全保管和有效利用的需要。归档范围、保管期限、归属与流向，依据《国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行）》和国家相关规定，并结合公司电网建设项目档案管理的实际情况进行了划分，详见附录。

第二十四条四川省电力公司为项目法人（业主单位）时，运行单位应保存项目的全套档案，同时还要至少保管一套运行、检修等频繁利用的相关档案。

第二十五条四川省电力公司受委托管理的项目，应根据实际情况适当增加档案的制作和移交份数，除向项目委托单位移交一套完整的档案外，还应向运行单位移交一套完整的档案。并增加运行、检修等频繁利用的相关档案份数。

第二十六条凡在大中城市规划区范围内建设的项目，建设管理单位应组织监理、施工单位在项目竣工验收后3个

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月内按照国家档案局《城市建设档案归属与流向暂行办法》（档发字〔1997〕20号）、建设部《城市建设档案管理规定》（建设部令第90号）的要求，向城市建设档案馆报送与城市规划、建设及其管理有关的项目档案。

第二十七条建设管理、设计、监理、施工、招标代理、物资供应、调试等单位除根据本实施细则的归档范围和数量向档案接收单位移交外，还应考虑各自单位自身保管档案的需要，适当增加项目档案的制作份数。

第四章归档质量要求

第二十八条建设项目归档文件和案卷质量应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2008）和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28－2002）的要求。

第二十九条建设项目所形成的全部项目文件应按档案管理的要求，在档案人员的指导下，由文件形成单位（部门）按照《国家电网公司供电企业档案分类表（6-9大类）》进行整理。

第三十条归档文件材料应齐全、完整、准确，符合其形成规律；分类、组卷、排列、编目应规范、系统。

第三十一条归档文件材料应字迹清晰，图标整洁，签字盖章手续完备。书写字迹应符合耐久性要求。不能用易褪

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色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、铅笔、圆珠笔、复写纸等）书写、绘制。传真纸、热敏纸等不宜长期保存文字字迹的载体一律不得归档。

第三十二条在移交纸质文件的同时，应移交同步形成的电子文件，确保纸质文件和电子文件一一对应。电子档案录入“国家电网档案信息管理平台”离线录入端软件，并刻录成光盘移交。

第三十三条项目文件的整理要求

（一）凡本单位的发文、主送或抄送本单位的收文，要求以原件归档。

（二）合同、协议及工程启动验收签证书等需双方或多方履行签字手续的文件，签字方均应以正本归档。

（三）原材料及构件出厂证明、试验报告、复测报告，要求报告单、证明材料字迹清楚、内容规范、数据准确，以原件归档。少量原材料出厂证明不能取得原件时，需供货商在复印件上盖鲜章，注明购买单位、数量、型号、（炉）批次、购买日期、经办人、原件留存处等信息。水泥、钢材等主要原材料的使用都应编制跟踪台帐，说明在工程项目中的使用场合、位置，使其具有可追溯性。

（四）外文（或少数民族文字）材料，若有汉译文的应与汉译文一并归档；无译文的外文材料应将题名、卷内章节目录译成中文，经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起

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归档。

（五）工程前期管理性文件材料的原件，应保存在档案形成单位，其他单位可以用副本或复印件归档。

（六）设计变更通知单、工程变更申请单等要求齐全、完整,且应做到一事一单，若一张变更单涉及多张不在同一卷册的图纸，应注明相应的施工图号。施工单位应对全部设计变更材料逐一进行审查核对，并分别加盖“已执行”或“未执行”图章。如整份变更材料已执行则在该变更材料标题处盖“已执行”章（见图1），未执行则盖“未执行”章。若一份变更材料中有部分条款未执行，则分别在已执行或未执行条款的条号处盖“已执行”或“未执行”章。

（七）施工质量处理缺陷报告，要求有闭环的详细记录（有调查报告、分析处理意见、处理结论及消缺记录、复检意见与结论等）。

（八）对于外来只有一份原件的文件材料应存放在其保管期长的单位。如保管期限相同，则保存在运行单位。对于只有一份原件，且涉及多个项目的情况，以项目所属较多的

图

1：“已执行”、“未执行”章式样（单位：mm，字体为仿宋）

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运行单位留存原件，其余项目所属单位可用复印件归档并注明原件留存处；当各单位项目数量相同时，以文件中排位第一的项目所属运行单位留存原件，其余项目所属单位用复印件归档并注明原件留存处。

第三十四条项目文件的组卷要求

（一）组卷的原则，先按分类表进行类目划分，一般划分到四级类目，再在相同类目下进行组卷。若工程较小，分类号可以划分到三级类。

（二）组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理。

（三）卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件，保管期限从长。

（四）施工记录、隐蔽项目验收、质量检查及评定等施工文件应按单项工程或单位工程整理、组卷。

（五）设计文件应按设计阶段、专业整理、组卷。设备文件按工程项目、台件等组卷。

（六）管理性文件按问题、时间或项目依据整理、组卷。

（七）竣工验收文件按时间或专题整理、组卷。

（八）建设项目文件、监理文件、施工技术文件可根据数量的多少组成一卷或多卷；竣工图按专业进行立卷。

第三十五条卷内文件的排列要求

（一）卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，

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原文在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；批复文在前，请示文在后；转发文在前，被转发文在后；报审表在前，报审附件在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

（二）征地文件材料，要求所签拆迁协议确定的面积与所征地面积相等，按文件形成的规律排列，依次为征地红线图、征地申报表、拆迁协议、拆迁安置表、赔偿协议等。

（三）招、投标书、中标通知书、议定书等按文件形成的规律分类、立卷，不中标的投标书不作为归档范围。

（四）管理性文件按问题、时间或重要程度排列。

（五）施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测、试验记录、评定、验收、证明等排列。

（六）设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维护等顺序排列。

（七）安装调试项目按专业、分项目排列、立卷。调试方案（大纲、措施）与调试报告分开立卷。

（八）设备出厂技术资料排列顺序按设备出厂合格证、商检记录、装箱单、工具单、备品备件单、设备说明书、维护手册排列。

（九）竣工图按专业、图号排列。

（十）施工过程中产生的各种记录性、验评性文件应加封面和封底，封面注明项目名称、文件标题和形成单位、形成时间并加盖形成单位的公章。

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第三十六条案卷的编目要求

（一）卷内文件页号的编写

卷内文件以件为单位进行页号编写，有书写内容的页面均应编写页号。每件文件的页号从“001”开始，正面编写在右下角，背面编写在左下角，图纸的页号编写在标题栏外右下角，卷内各文件之间不连续编页号。案卷内封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。成套图样自成一卷的，原目录可代替卷内目录，但应编写页号；印刷成册的文件材料与其他文件材料组成一卷的，应排在其他文件材料之后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必新编写页号，可在备考表中注明总页数。

（二）加盖档号章

在卷内每份文件首页的右上方、图纸标题栏外右上方加盖档号章（见图2），并按要求填写档号和序号。装订成册的案卷，不需要加盖档号章。档号章式样如下：

图2“档号章”式样及尺寸（单位：mm，字体为仿宋）（三）卷内目录的编制

卷内目录排列在卷内文件首页之前，填写内容如下：

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序号文件编号责任者文件材料题名日期页数备注

——序号：用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号；

——文件编号：填写文件材料文号或图样的图号，或设备代号；

——责任者：填写文件材料形成部门或主要责任者。有多个责任者时，选择一个主要责任者，加“等”；

——文件材料题名：填写文件材料全称；

——日期：填写文件材料的形成日期，格式如：2010.2.1；

——页数：填写每份文件材料的页数，格式如：15；

——备注：需要时填写。

（四）案卷封面的编制

案卷封面采用案卷内封面形式，放在卷内目录之前，填写内容如下：

——档号：依据《国家电网公司供电企业档案分类表（6～9大类）》填写，由目录代号、分类号和案卷号三组代码组成，各号之间用“－”分隔。目录代号由六位阿拉伯数字组成。线路工程（82、83、85），第一位数标识电压等级，第二至四位数标识同一电压等级下建设项目的顺序号，第五至六位标识标段号，“00”表示未分标段，“01～99”表示第1至99标段；上述工程设备类（92、93、95）的目录代号，

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随其所属的建设项目编制。变电、换流站（所）工程（84、86），第一位数字标识电压等级，第二至四位数字标识同一电压等级下建设项目的顺序号，第五至六位数字标识工期号，“01”表示新建工程，“02～99”表示扩建工程；上述工程设备类（94、96）的目录号，随其所属的建设项目编制。目录代号由运行单位在项目正式开工后，竣工验收前通知各参建单位。

——案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容。由项目名称+标段（划分了工程标段的填）+结构、部分、部件、阶段的名称内容组成。归档外文资料的题名及主要内容应译成中文。

——立卷单位：填写组卷单位(部门)或项目负责部门。

——起止日期：应填写卷内全部文件材料的形成最早至最晚期（例如：2009.10.8－2010.2.1），如果日期只有一个的也要标注起止日期（例如：2010.2.1－2010.2.1），竣工图填写竣工图编制时日期。

——保管期限：依照附录中规定的保管期限填写。

——密级：填写卷内文件材料的最高密级，无密级则不填。

（五）案卷脊背的编制

案卷脊背包括如下内容：保管期限、档号和案卷题名。

档案的接收单位应根据本单位库存档案情况预先确定目录代号（项目代号），并提前告知立卷单位，由立卷单位按要求填写案卷内封面和脊背的档号。

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（六）卷内备考表的编制

卷内备考表排列在卷内文件尾页之后，应注明卷内文件的总件数、总页数和不同载体文件的数量，并说明组卷情况，如立卷人、检查人、立卷日期、检查日期等；立卷人由负责立卷人签名，检查人由审核者签名。立卷日期应填写完成立卷的日期。

互见号应填写反映同一内容不同载体档案的档号，档号后应注明其载体形式并用括号括起。

第三十七条案卷的装订要求

文字材料必须按件装订，做到右边和下边齐，无倒页，不漏订，边界小的文件在装订前要贴边，防止遮挡字迹。为便于查阅，卷内文件原则上以一个标题内容为一件来进行装订，不同文件不能装订在一起。图纸不装订。装订时要剔除金属物、塑料夹，案卷左右厚薄不一时，应在装订线一侧夹垫纸质物支托。一般采用棉线在左侧三孔一线装订，棉线装订打结于反面，装订长度为18厘米，上下两孔距中孔9厘米，装订线距页边2.5厘米，装订结实、整齐、美观。对页数少的文件也可使用质量可靠的不锈钢钉装订。卷内除装订用不锈钢钉外不能有其他金属物。

第三十八条竣工文件的编制要求

（一）工程施工及调试完成后，设计、施工、监理单位应根据工程实际情况和行业规定、规范以及合同约定的要

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求，编制项目竣工文件，监理单位负责审核。

（二）归档的图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备。签名真实、规范，不能代签名、不能用计算机打印、不能用印章代替签名，不能复印签名。

（三）凡应归档的文件资料一律使用70克以上A4幅面纸张，若达不到此标准应粘贴在A4纸上，装订边为2.5厘米。若整卷是大于或小于A4幅的文件材料，则不需要粘贴或折叠。

（四）各类记录表格必须符合规范要求，各项记录填写必须真实可靠、字迹清楚，数据填写详细、准确，不得漏缺项，空白内容的项目或表格要杠掉。

第三十九条竣工图的编制要求

凡新建、扩建、改建的建设项目，在项目竣工时都应编制竣工图。竣工图原则上应由设计单位编制，220kV及以上输变电工程竣工图要求由设计单位编制。

一、由设计单位编制竣工图的，应遵循以下规定：

（一）单独支付竣工图设计费用的，应由设计院重新制作全套竣工图。不论有无变更内容的施工图都应重新绘制出版成竣工图，其设计阶段改为“竣工阶段”，图号中的设计阶段代号“S”改为“Z”，图标中的日期应是编制竣工图的日期；原图号不需更改。设计单位不需加盖竣工图章。

竣工图编制要求做到四个统一，一个准确、一个一致、

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