办公室设备管理制度

XX公司办公设备使用管理制度

办公设备专为保障公司各项业务工作得以顺利进行而配备，各部门必须严格按规定使用，具体如下：

一、电话及传真机

1、提高效率，通话要简洁、明了，避免长时间占用线路。

2、公司各部门、项目办公值班区域，因公事要求申请安装电话，须由部门或个人提出

申请，报公司行政人事部/分公司经理审批后自行办理。

3、除总经理办公室、市场拓展部直线电话及传真机或外地项目指定电话外，其余不具

有国际、国内长途功能，任何人不得以任何理由申请开启长途功能。在传真机上拨打长途电话，须经行政人事部经理同意，并登记。

4、不准用公司电话聊天及处理自己私人事务，私人电话不超过3分钟。

5、公司电话、所有座机、管理人员手机全部更换为公司设定的接听彩铃。

6、执行公司电话费定额规定。定额标准另行规定。

7、传真机由文员/客服员进行管理，每天定时检查使用状态和传真纸。

8、严禁因私事使用传真机传真或接收文件。内部文件在不是紧急情况，不得传真。

9、接收文件要实行签收传阅和备案制度。

二、复印机

1、不得复印私人文件。

2、复印操作

3、使用复印机由行政人事部/物业服务中心指定人员负责其操作及日常维护。

4、需复印者，必须由经办人在“复印登记表”上详细填写复印部门、人员、内容及张数，由指定人员负责复印工作。

5、复印机（除特殊情况）保证每天上班开机，下班关机。

6、复印机出现故障，应立即通知特约维修单位，不得拍打或自行维修。更换零部件必须报行政人事部经理同意。

7、文件复印，原则上正反复印，不得浪费纸张

三、电脑

1、电脑原则上定人定机专用，其他人员禁上机操作。在短暂离开或长时间离去前，使用人员必须设置屏幕保护密码或关闭电脑，防止无上机资格者上机操作。

2、操作权限。当软件涉及操作权限时，操作员之操作权由部门经理/财算结算中心确定，其他人员不得私自设置密码和修改权限，严禁盗用他人或其他部门的密码系统。

3、发现外来人员上机操作，每位员工均有责任及有权过问，在确认其未经批准时应即时予以制止并向上级反映。

4、电脑断电保护：为防止供电突然中断给信息造成丢失，电脑操作中随时要注意储存。如有UPS电源，也仅能在较短时间内维护供电，所以一旦供电中断，操作人员须即时做好资料存储、退出系统、关机等收尾工作。

5、储存和备份：电脑形成的文档是公司所有的公共资源，任何人不得私自拥有。公司各职能部门和各项目、分公司由负责人，于每年7月和第二年第一个月底之前分两次，统一将各电脑上的文件按公司档案分类目录进行整理、分类、建立目录，将上半年形成的文件全部发放到公司钉钉群内，由公司行政人事部统一指定专人进行归纳、再加工。

6、病毒防治：严禁使用外来盘，严禁安装、下载游戏软件和玩游戏，若因病毒侵入而导致公司电脑瘫痪，则追究操作人员责任。行政人事部应要求电脑维修人员定期为杀毒软件升级，并及时为电脑安装、检查，保证电脑系统运行正常。

四、互联网和网站(ERP)管理规定

1、开通互联网须经公司行政人事部经理同意，原则上政府物业或有己有联网条件的项目不再申办。各项目开通互联网实行包月制。

2、互联网只能用于工作，严禁聊天、发私人邮件等非公行为。

3、网络使用时间，原则上每天不超过2小时，项目每天不超过1小时。具体时间自定。

4、公司网站建设、规划由运营部负责，设计制作外包。行政人事部负责公司网站维护。行政文员负责按对经行政人事部经理批准的文件对网站内容进行适时增删、更新，其他任何人无权进行修改。

5、公司管理人员均有权申请、获得进入公司ERP系统的账号、密码。但公司发布公共信息（通告等）权限由行政人事部属指定专人。行政人事部要根据公司管理架构、权限、流程、人员变动，对ERP相关结构、信息、权限进行即时调整、更新，特别是对离职人员要即时取消其进入ERP系统的权限。各位管理人员要按权限、分工和流程申报、上传文件，职能部门经理、分管副总要每日进入ERP处理各种事务。项目申报事项三天内未得到回复，视同公司同意并进行办理流程。出现问题，追究相关审批人员失职责任。

6、所有办公设备设施要爱护使用，不准拍打或强行打开，擅自拆除、安装、维修，出现使用问题由行政人事部统一指定的维修单位维修。

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