Outlook使用技巧 - 图文

嘉 实 基 金 管 理 有 限 公 司 Outlook2003使用问题汇总

目录：

第一部分：如何配置Outlook2003

1． 公司内部如何配置Outlook2003

①我是第一次启动并配置OUTLOOK ②我想打开以前备份的电子邮件文件夹

2． 外部员工如何配置Outlook2003

①如何在外使用公司邮箱收发信件

3． 备份和维护我的邮箱

①如何查找和备份我的邮箱

②如何创建新的个人文件夹并设置将新邮件投递到新的个人文件夹里

第二部分：使用Outlook2003收发信件 1． 撤回或替换已发送的邮件

撤回或替换已发送的邮件

2． 利用邮件视图组织电子邮件

利用邮件视图组织电子邮件

3． 将邮件按照分类归档

⑴我想将收件箱中的邮件按照发信人的不同进行归档

⑵我想将收件箱中的邮件按照收件人被归类别的不同进行归档 ⑶我想将邮件主题中含有相关内容的邮件进行归档

⑷我想自动删除主题中带有特定词语的邮件（及垃圾邮件） ⑸我希望当收到特定规则的邮件后播放声音提示

第三部分：使用Outlook2003安排和共享日程

㈠使用Outlook2003进行日程安排

㈡如何在Exchange服务器的日历中进行共享日历操作

第四部分：一些Outlook2003问题的处理

⒈我的个人文件夹位置为Outlook2003的默认位置，按Outlook记录的文件路径却找不到文件，怎么办？ ⒉ 某个邮箱不断向我发送垃圾邮件，如何屏蔽掉它？ ⒊为什么收件人的选择中以前的联系人找不到了？

⒋我想区分出发送给我的信件是由哪个联系人群组接收的，怎么办？ ⒌我想区分出只发送给我的信件和群发邮件，怎么办？

⒍我需要确认我发出的信件对方是否收到或是否已经阅读，怎样实现？

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嘉 实 基 金 管 理 有 限 公 司 第一部分：如何配置Outlook2003

1. 公司内部如何配置Outlook2003

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1． 我是第一次启动并配置OUTLOOK

第一步：点击桌面上的“Microsoft Office Outlook 2003”图标，或Windows XP“开始”中的“电子邮件”图标

进入Outlook2003启动向导，点“下一步”

第二步：窗口提问“您可以配置 Outlook 与 Microsoft Exchange Server ，Internet 电子邮件或其他邮件服务器

相连接。是否配置电子邮件帐户？”，选“是”，点“下一步”

第三步：在“服务器类型”选择中，选择“Microsoft Exchange Server(M)”,点“下一步”：

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第四步：在“Exchange Server设置”中，填写Exchange Sever名称“JSMAIL”，并在“用户名”处输入用户名。

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第五步：点“下一步”后“完成”，即可完成新邮件用户设置。

嘉 实 基 金 管 理 有 限 公 司 完成。

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2． 我想打开以前备份的电子邮件文件夹

第一步：在Outlook的主窗口下，点“工具”-“电子邮件帐户”

第二步：选择“查看或更改现有电子邮件帐户”，点“下一步”

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第三步：点“新建Outlook数据文件”，如图： 嘉 实 基 金 管 理 有 限 公 司

第四步：在随后出现的对话框内，选择 存储类型 为“Outlook 97-2002个人文件夹文件”以保证存储文件的版本纵向兼容性，点“确定”

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第三步：点“新建Outlook数据文件”，如图： 嘉 实 基 金 管 理 有 限 公 司

第四步：在随后出现的对话框内，选择 存储类型 为“Outlook 97-2002个人文件夹文件”以保证存储文件的版本纵向兼容性，点“确定”

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第五步：在随后打开的对话框内进行设置，因为C盘为系统盘，因此为了数据的安全考虑，建议另外选择其他盘或分区（如D盘）存储数据，如图所示：

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第六步：创建Microsoft个人文件夹，图中位置名称为Outlook中显示的名称，点确定

第七步：在完成后，对投递位置进行选择，若想使用新建立的文件夹接收新邮件，则可在“将新电子邮件投递到下列位置”一栏选定新建立的文件夹，点击“完成”结束设置，系统将自动将新的邮件放入所选的文件夹内。

完成。

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嘉 实 基 金 管 理 有 限 公 司 第二部分

(一)

撤回或替换已发送的邮件

注意：此功能要求使用Microsoft Exchange帐户。另外，要撤回或替换某邮件的条件是：该邮件的收件人已登陆并正在使用Outlook，而且尚未阅读邮件或者将邮件从其“收件箱”中移出。

1． 在导航窗格的“邮件”中，单击“已发送邮件”。

2． 打开要撤回或替换的邮件。(如图)：

3． 在“动作”菜单上，单击“撤回该邮件”

4． 若要撤回邮件，单击“删除该邮件的未读副本”

5． 若要替换邮件，单击“删除未读副本并用新邮件替换”。 单击“确定”，然后键入新邮件。

注：要接收有关对每个收件人的撤回或替换操作是否成功的通知，选中“告诉我对每个收件人的撤回操作是成功还是失败”复选框。

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注意：若要替换邮件，必须发送新邮件，如果不发送新项目，则原始邮件仍将被撤回

完成。

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(二) 利用邮件视图组织电子邮件

随着邮件的增多，用户需要能够对Outlook中的电子邮件进行有效的组织以方便阅读。

打开Outlook收件箱后，单击“视图”菜单中的“排列方式”命令，或者在收件箱的排列字段右侧点鼠标右键就可以看到Outlook为电子邮件的组织提供了多种视图查看方式，包括按照日期、会话、发件人、邮件大小、邮件主题、类型、附件、邮件帐户、邮件重要性或邮件类别等。 如图：

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(三) 将邮件按照分类归档

如果仅仅是按照分类查看还不足够令邮件看起来清晰明了的话，还可以按照个人需求进行邮件的直接分类归档。 这部分的功能涉及Outlook的“规则和通知”菜单，可以自由定制地将邮件自动归档于我们所制定的主题文件夹下，并可扩展应用很多附加功能，如自动归档邮件、将邮件自动打上类别标识、自动打印邮件、使用颜色标记邮件、播放声音提示、自动运行自定义的操作等等。由于功能强大，我们仅就常用情况进行举例说明。

1． 我想将收件箱中的邮件按照发信人的不同进行归档

例如，我们若要将服务器通讯录中归类为“HFM运营部”的发信人发出的信件自动归档于“收件箱”下面的“HFM运营部”文件夹：

第一步：点击“工具”菜单下的“规则和通知”选项：

第二步：在弹出的对话框内的“电子邮件规则”中，点“新建规则”：

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第三步： 在这里，我们可以选择“开始由模板创建规则”，

在“保持有序状态”下，选定“将某人发来的邮件移至文件夹”。 随后点“步骤2”中的“发件人为个人或通讯组列表”的划线部分 如图：

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第四步：

在弹出的“规则地址”选项卡中，将“显示名称来源”设定为自己要选取的通讯薄 此例中为全球通讯薄。

通讯录里双击所需要归档的通讯录人名或组群名， 或者也可直接键入名称

如果通讯录中没有此联系人名称，还可以点选框体左下方的“高级”，选择“新建” 如下图：

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第五步：设定完成之后，回到“规则向导”框，划下划线的“指定”，选择邮件移动到的文件夹 如下图：

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第六步：在“规则和通知”的“选择文件夹”中选择位置， 如果收件夹中尚未创建存放的文件夹，则点“新建”，并给新建文件夹命名，选确定， 如图：

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第七步：进入最后设定，指定该规则的名称，一般为默认名称即可。将“设置规则选项”中的“立即对已在‘收件箱’中的邮件运行此规则”和“启用此规则”选项都打勾，点“完成” 注：若不选择“立即对已在‘收件箱’中的邮件运行此规则”，则该规则只会应用于新收到的邮件，而不会应用于收件箱的已有邮件。 设定如图：

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完成。 “规则和通知”菜单的能力远不止此下面简单说明几种功能：

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2． 我想将收件箱中的邮件按照收件人被归类别的不同进行归档

在第三步中的“保持有序状态”里选择“将发给通讯组列表的邮件移至文件夹”，并在下方“步骤2”中设置“个人或通讯组列表”为你被划为的收件人类别，其他步骤与上类同

3． 我想将邮件主题中含有相关内容的邮件进行归档

在第三步中的“保持有序状态”里选择“将主题中包含特定词语的邮件移至文件夹”，并在下方“步骤2”中设置“特定词语”其他步骤与上类同

4． 我想自动删除主题中带有特定词语的邮件（及垃圾邮件）

在第三步中的“保持有序状态”里选择“删除会话”，并在下方“步骤2”中设置“特定词语”所要删除的邮件主题中含有的文字标志，其他步骤与上类同

5． 我希望当收到特定规则的邮件后播放声音提示

在第三步中的“保持最新状态”中选择“收到某人发来的邮件时播放声音”，并在“步骤2”中设置所需要设置声音的发件人和提示的声音，其他步骤与上类同

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嘉 实 基 金 管 理 有 限 公 司 第三部分：使用Outlook2003安排和共享日程

一、 使用Outlook2003进行日程安排

安排日程是Outlook的一个重要功能。具体的操作步骤如下：

1． Outlook的日历和计划组件，与电子邮件、联系人和其他功能完全集成。我们可以方便地查看一天、一周、

或一月的时间计划。

在Outlook的导航窗格中单击“日历”导航按钮，即可打开日历视图，如下图：

2． 在右边日历区域点鼠标右键，则出现内容选项，即可根据需要进行日程安排。请注意，对Exchange Server

用户，只有服务器记载的日历是可以共享的，本例图中为右侧绿色区域。

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3． 举例说明： 若要设定： ①2007年9月28日上午8：00-11：00到首都机场接人， ②下午14：00开会，

③9月29日至10月8日全天休假空闲，

④每月第一个星期一下午3：00开例会（定期会议）：

①先点左侧时间，找到2007年9月28日，然后在右侧可共享的日历中用鼠标拖选8：00-11：00区间 点鼠标右键，选择“新的约会”：

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在弹出的新的约会明细里填写具体内容，比如2007年9月28日上午8：00-11：00到首都机场接人的具体安排：

保存并关闭。

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完成效果： 嘉 实 基 金 管 理 有 限 公 司

完成。

②下面进行设定当日下午14：00开会：

首先发送会议邀请：右键-选择“新会议要求”

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然后在明细里设定会议要求并点“发送”，发送给须邀请的参与人： 嘉 实 基 金 管 理 有 限 公 司

之后再点右键选择“新建约会”，将此事记录为事件，效果如图：

完成。

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③9月29日至10月8日全天休假空闲： 同上面的事件设定，将事件标签打为“休假”： 使用月历查看编辑后的效果：

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完成。

④最后设定每月第一个星期一下午3：00开例会（定期会议）： 在日历中点右键，选“新定期会议”，填写“约会周期”对话框：

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设定完成： 嘉 实 基 金 管 理 有 限 公 司

完成。

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二、 如何在Exchange服务器的日历中进行共享日历操作

1． 希望打开日历让对方共享的一方操作：

首先选定Exchange服务器上的日历（Exchange服务器用户无法共享本地日历），

右键点击出现的菜单里选择“共享”，如图：

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2． 在打开的“日历 属性”对话框内，添加要共享给的联系人，并对该联系人可执行的权限进行设置。 权限等级由下向上为低等级到高等级

同时，也可在下面的项目里具体细化共享者的权限：如图：

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编辑后点确定。

3．希望共享对方日历以了解行程的一方操作： 共享者需要点“打开共享的日历”，并查找Exchange服务器中开启共享日历的人，从而共享对方的日历行程：

完成。

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本文来源：https://www.bwwdw.com/article/yth5.html