公司印章、证照管理制度新

公司印章、证照管理制度

第一章 总则

一、为了保证公司印章、证照使用的权威性、合法性和安全性，依据公司规范运营、防范风

险的管理规定，有效地维护公司利益，特制定本管理制度。

二、本管理制度所指印章包括行政公章、合同专用章、业务专用章、财务专用章、法人章等

具有法律效力的印章；证照包括公司营业执照、资质证书、组织机构代码证、税务登记证、社会保险登记证等合法证照。

三、公司的印章、证照统一由公司董事长助理进行管理； 行政档案、人事资料、人事合同、

公司业务合同均由行政部统一管理；总经理应确定具体的印章、证照保管及使用责任人（以下简称为印章专管员、证照专管员）；专管员要树立高度的责任心，保证印章、证照保管和使用的安全。除总经理同意外，不得擅自转交他人代管。

第二章 印章管理

四、公司实行印章使用登记管理制，使用以及领取、归还印章时应予以登记。 五、公司各部门一律不得自行刻制公章。

六、印章专管员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁进保险柜内，妥善保管，不得

将印章存放在办公桌内；次日上班后，应首先检查所保管印章保险柜有无异样，若发现意外情况应立即报告。

七、印章专管员因事、病、休假等原因不在岗位时，总经理应指定他人代管印章，印章专管

员要向代管人员交接工作，交代用印的注意事项。专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。

八、交接工作时，应严格办理交接手续，填写《印章交接单》（附件1），登记交接日期、管

理印章类别。交接人员签字，印章授权人签字认可后备存。

九、公司各部门因公务需加盖公司行政公章、合同专用章、业务专用章、财务专用章、法人

章的，或公司员工因私事需出具证明而使用公司行政公章的，使用人或需使用的员工应在印章专管员处填写好《印章使用登记表》（附件2），并经双方签字确认后交由总经理审批确认。印章专管员应对文件内容、所登记的事项予以核对，经核对无误的方可盖章。 十、财务部使用的常规性、一般性的表格、函件，如规范性的各类报表等，由财务部负责人

审批后盖财务专用章。

十一、未经总经理同意，不得在空白公文纸和未填好内容的介绍信、证明以及合同上盖章。 十二、印章原则上不许带出公司，对确需将印章带出使用的，应填写《印章外借登记表》（附

件3），经双方签字确认后，方可携带使用。外借人员应对印章进行妥善的保管，如损

坏或丢失，应承担补办费用及相关责任。

十三、印章使用完后，需到印章专管员处归还并进行核销，填写归还日期；印章专管员应对

归还的印章进行检查，确认无损后再行签字。

十四、相关文件经盖章后，应将盖章的文件原件存档保管，在确实无法留存原件时以复印件

存档。已盖章的文件若不能使用，必须交回印章管理处销毁。

第三章 证照管理

十五、公司实行证照使用登记管理制，使用以及领取、归还证照时应予以登记。

十六、证照专管员应把证照进行分类整理与保管，并按时办理各种证照的年检、变更、更换

工作，保证公司经营主体资格符合法律法规的要求。

十七、公司各部门或员工因公务需借阅或复印公司有关证照的，由使用人填写《证照使用登

记表》（附件4）；经使用人和证照专管员签字确认后，使用人方可借阅或复印。有关证照的复印件如不能使用或使用后应交回财务处进行销毁。

十八、公司各部门或员工因公务需外借公司有关证照的，由使用人填写《证照外借登记表》

（附件5）；经使用人和证照专管员签字确认，总经理审批确认后，方可外借使用。外借人员应对证照进行妥善的保管，如损坏或丢失，应承担补办费用及相关责任。 十九、证照使用完后，需到证照专管员处归还并进行核销，填写归还日期；证照专管员应对

归还的证照进行检查，确认无损后再行签字。

第四章 违纪处理

二十、违反以上规定者，公司将追究相关人员的责任，若给公司造成经济损失或不良社会影响者，公司将追究其法律责任。

二十一、印章保管员应将《印章使用签批单》保存好，每年年底底交相关行政部门汇总存档。

第五章 其他

二十二、本制度经总经理批准后执行。

二十三、本制度以存在不明者，可到公司行政部咨询。

（做一个印章盖章/外借和执照外借的申请表）双项选

择进行勾选项。 再制作总表各一张

附件1

印章交接单

部门名称：

交接印章名称： 交接日期： 年 月 日

以上印章自 年 月 日起，经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人 负责。

移交人： 接收人： 年 月 日 年 月 日 印章授权人签字确认： 年 月 日

附件2

印章使用登记表

序号 1 2 3 4 5 6 印章类型 用途 部门 使用人 签名 日期 印章专管员 签名 7 8 9 10 11 12 13 14 附件3

印章外借登记表

序号 印章类型 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

附件4

用途 部门 使用人 签名 借出日期 归还日期 印章专管员 签名 证照使用登记表

序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

附件5

证照名称 用途 部门 使用人 签名 日期 证照专管员 签名 证照外借登记表

序号 证照名称 1 2 3 4 5 6 7 8 9 用途 部门 使用人 签名 借出日期 归还日期 证照专管员 签名 10 11 12 13 14

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