4 Excel2003的基本操作

Excel 2003的基本操作

Microsoft Excel 2003是Microsoft公司开发的、基于Windows操作系统环境的电子表格软件，是目前世界上应用最为广泛的办公室表格处理软件，是Office系列应用软件之一。电子表格软件是信息时代提高办公效率、实现办公自动化的重要工具，它可以用于记录、组织、统计、分析、汇总、图形化数据。通过电子表格软件，方便快捷地制作出各类报表，如成绩报告、账务报表、材料预算、销售统计报告、财务评估报告、市场趋势分析报告等。

通过本章的学习，读者应了解Excel的特点及功能；熟练掌握电子表格的创建、工作簿（工作表）的编辑；熟练掌握工作表的格式化、函数和公式使用、数据的图表化；掌握数据的管理和和分析；掌握工作表的打印等功能。

实验１ 工作表的创建、编辑和排版

本实验的主要任务：通过实例介绍工作表的创建、编辑、排版和保存操作。

一、实验目的

1．掌握Excel工作簿的建立、保存与打开方法。 2．掌握Excel工作表中数据的输入。 3．掌握Excel工作表中数据的编辑和修改。

二、实验内容和要求

1．熟悉Excel软件环境。

2．练习建立一个工作表，输入数据。 3．工作表的编辑和排版。

三、预备知识

单击“开始”按钮，在“开始”菜单中选择“程序”/“Microsoft Excel”，系统启动Excel应用程序，同时新建了一个Excel工作簿“Book1”，如图4.1所示。下面根据这个界面介绍Excel 2003的基本概念和操作。

工作簿是计算和存储数据的文件，其扩展名为“.xls”。新建的第1个工作簿的默认名为“book1.xls”。每一个工作簿可由一个或多个工作表组成，在默认的情况下由3个工作表组成

图4.1 Excel启动界面

的：“Sheet1”、“Sheet2”和“Sheet3”。一个工作表最多有65536行、256列，行号1～65536，列标A～IV，工作表由工作表标签区别，如Sheet1、Sheet2、Sheet3，工作表中行和列的交叉部分称为单元格，是存放数据的最小单元。单元格的地址表示形式为“列标+行号”，如“A5”、“D4”。为了区分不同工作表的单元格，需要在地址前加工作表名称，如“Sheet1! D4”。

工作簿的保存、工作簿的打开与Word文档的操作相同，不再赘述。 1．数据编辑区域的选取

（1）单元格的选定。用鼠标左键单击某一单元格即可。单元格被选中后该单元格会被加上一个黑色粗线边框，此单元格被称为“活动单元格”，在名称框中可以看见该单元格的名称“D4”（见图4.1），此时输入的数据就会填入活动单元格。

（2）一行或一列的选定。用鼠标左键单击某一行的行号（如“2”），则该行被全部选定；选定一列与选定一行相仿，用鼠标左键单击某一列的列标（如“C”），则该列被全部选定。

（3）矩形区域（单元格区域）的选定。方法有3种：

① 用鼠标左键直接在工作表中拖动（如从“B2”拖至“C6”）；

② 先用鼠标左键单击位于矩形区域某一角的单元格（如“B2”），然后按下键不放，再用鼠标左键单击位于矩形区域另一对角的单元格（如“C6”）；

③ 先用鼠标左键单击位于矩形区域某一角的单元格（如“B2”），然后按下功能键[F8]，再用鼠标左键单击位于矩形区域另一对角的单元格（如“C6”）；

矩形区域（单元格区域）的表示，如以上选中的单元格区域表示为：B2:C6。 2．单元格数据的输入

编辑栏用于对单元格的内容进行输入和修改。

输入数据前必须先选定单元格或区域，然后直接由键盘输入字符、数字或标点符号，输入时可以在编辑栏中看到输入的内容（与单元格中的内容一致）；输入完毕后可以按键、制表键、光标移动键或用鼠标单击其他单元格来确认输入，同时将活动单元格切换到另一个单元格，也可以用鼠标单击编辑栏左侧的按钮来进行确认，只是该操作不会切换活动单元格。

如果输入的是一个日期型数据，则输入必须按规定格式进行，如“2004-9-18”或“04/09/18”，确认后显示的结果统一自动转换为“2004-9-18”（默认日期格式）。

对于数字形式的文本型数据，如学号、身份证号等，输入时以‘（单引号）开头。对分数的输入，通常前以’（单引号）或空格开头。

四、实验步骤

1．建立工作表，输入数据

单击“开始”菜单或桌面Excel图标，启动Excel 2003，在空白工作表中输入数据（见图4.2）。

2．工作表的编辑和排版

（1）将工作表“Sheet1”中的内容复制到工作表“Sheet2”中（按选中单元格区域的方法选中“Sheet1”中输入的内容，单击右键，在快捷菜单中选择“复制”；再单击“Sheet2”，在“Sheet2”中第一单元格单击右键，在快捷菜单

图4.2 学生成绩表

中选择“粘贴”）。

（2）对工作表“Sheet1”进行如下设置。设置方法：首先选中待设置的内容（如表格标题），单击“格式”/“单元格”菜单命令或快捷菜单中的“设置单元格格式”选项，打开“单元格格式”对话框。其中有6个选项卡。图4.3所示为单元格格式对话框。

① 利用“单元格格式”对话框中的“字体”和“对齐”选项卡，将表格标题（学生成绩表）设置成华文彩云、24磅大小、跨列居中水平对齐方式。

② 利用“单元格格式”对话框中的“边框”选项卡，对表格添加表格线，线型为粗线。 ③ 利用“行”、“列”、“单元格”对话框，将表格各栏列宽设置成最合适的列宽，列标题行行高设置成25，其余各行设置为最合适的行高；列标题粗体、水平和垂直对其居中、25%灰色底纹；表格中的其他内容居中。

④ 利用“单元格格式”对话框中的“数字”选项卡，将成绩数据设置成保留一位小数。 最后以“TEST41.XLS”文件名存盘，排版后的效果如图4.4所示。 3．保存文件

单击“文件”/“保存”菜单命令，或按+组合键对文件进行保存。

图4.3 “单元格格式”对话框 图4.4 排版后的工作表

五、课后思考与练习

1．对比Excel表格与Word表格的特点。 2．建立一张本班的学生成绩表。

实验２ 工作簿的使用

本实验的主要任务：首先通过实例介绍工作表的插入、复制、删除和重命名，然后详细介绍页面的设置操作。

一、实验目的

1．进一步熟悉Excel软件环境。

2．掌握Excel工作表的插入、复制、删除和重命名。 3．掌握页面的页眉、页脚等设置。

二、实验内容和要求

1．练习建立一个工作簿，在“Sheet1”中输入数据。 2．练习工作表的插入、复制、删除和重命名等操作。 3．对工作表进行页面设置。

三、预备知识

工作表的选取：单击如图4.1所示窗体底部的工作表标签，如“Sheet1”，即可将其选定为当前工作表。

工作表名的修改：双击工作表标签，即可对其名称进行编辑；也可以从快捷菜单中选取“重命名”菜单项，来进行重新命名。

工作表的移动：拖动某一个工作表标签到合适的目的地即可完成移动。

工作表的复制：按下键不放，拖动某一个工作表标签到合适的目的地即可完成复制。复制后的默认工作表名称是在源表名后加上一个数字序号，通常需要重新命名。

工作表的添加：单击“插入”/“工作表”菜单命令，或在快捷菜单中选择“插入” 菜单项，然后在打开的对话框中选择“工作表”，即可增加一张工作表。

工作表的删除：单击“编辑”/“删除工作表”菜单命令，即可删除当前工作表，也可在快捷菜单中选择“删除工作表”菜单项来完成该操作。注意：工作表的删除操作为不可逆操作，无法撤销与恢复。

行/列的插入：鼠标右键单击行号/列标，在快捷菜单中选择“插入”，即可在被单击的行号/列标前插入一行/列。

行/列的删除：鼠标右键单击要删除的行号/列标（可以是多行或多列），在快捷菜单中选择“删除”，即可删除选中的行/列。

页面设置：单击“文件”/“页面设置”菜单命令，打开“页面设置”对话框，选择“页面”选项卡，在其中可以调整页面方向、缩放比例、纸张大小等选项。

页边距设置：在 “页面设置”对话框中选择“页边距”选项卡，在其中可以调整页面的上下左右边距、表格在页面上的水平及垂直对齐方式等选项。

页眉/页脚的自定义：在“页面设置”对话框中选择“页眉/页脚”选项卡，单击“自定义页眉”或“自定义页脚”按钮，即可以设计自己的页眉和页脚。

工作表设置：在“页面设置”对话框中选择“工作表”选项卡，在“打印区域”选择框中可以选择需要打印的数据区域；在“打印标题”选择区中可以选择在每页都需要打印的表头所在的若干行；如果在单元格格式中未设置边框，在此还可以选择是否打印边框。

打印预览设置：在打印预览视图中，单击上方的“设置”按钮，即可打开上面介绍的“页面设置”对话框，作用不再赘述。

页边距：单击“页边距”按钮，进入页边距设置视图，在其中可以直接用鼠标拖动边距分界

线来方便地进行页边距设置，还可以调整列宽。

分页预览：单击“分页预览”按钮可以进入分页预览视图，在其中可以审视每一页报表的实际输出效果，同时还可以拖动蓝色的分页控制符来调整每一页面的容量。如果要从分页预览视图回到正常的视图模式，可单击“视图”/“普通”菜单命令。

打印预览如果满意，则可以单击“文件”/“打印”菜单命令来进行打印，“打印”对话框的选项与其他Windows应用程序一样，不再赘述。如果打印前不再进行其他设置，则直接单击常用工具栏中的“打印” 按钮即可。

四、实验步骤

1．建立工作簿，并以“商品销售.xls”为文件名存盘

启动Excel 2003，在空白工作表（“Sheet1”）中输入以下数据（见表4.1）。

表4.1

商品类别 合计 家庭音响 彩色电视 洗衣机 电冰箱 摄像机 ’2006 420000 21000 30000 180000 29000 160000 商品销售

’2007 507000 24000 31000 220000 32000 200000 ’2008 543000 26000 32000 230000 35000 220000 在B1单元格输入2006，在C1单元格输入2007后，选中B1和C1单元格，将鼠标移到C1单元格右下角，待鼠标出现细“十”字形状，按住鼠标右键拖动，则可以形成 2．工作簿中工作表的操作

（1）双击“Sheet1”，将“Sheet1”重命名为“商品销售”，然后右击“Sheet3”，在之前插入两张工作表“Sheet4”、“Sheet5”，然后将“Sheet5”删除。

（2）复制“商品销售”工作表，放在“Sheet3”之前。鼠标右击“商品销售”工作表，在打开的快捷菜单中，选取“移动或复制工作表”，打开如图4.5所示对话框。在“下列选定工作表之前”框中选中“Sheet3”，并选中“建立副本”，然后单击“确定”按钮，则在“Sheet3”前建立了与“商品销售”工作表相同的副本。操作结果如图4.6所示。

（3）利用插入菜单，在“商品销售”工作表中插入一空行和一空列。 （4）对“商品销售”工作表进行如下页面设置，并进行打印预览：

① 打开“文件”/“页面设置”，将纸张大小设置为A4，表格打印时水平、垂直居中，上、下页边距为3厘米，如图4.7所示。

② 设置页眉“商场商品销售”、居中、粗斜体，设置页脚为当前日期，靠右显示。 ③ 设置不打印网络线，但打印工作表的行号和列号。效果如图4.8所示。 自动填充的等差数列。