工程监理竣工资料管理办法

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目录

一、监理资料管理的基本要求 ........................................................................................................................ - 1 -

1、总则 ...................................................................................................................................................... - 1 - 2、对项目监理机构档案、资料管理的要求 .......................................................................................... - 1 - 3、工程竣工监理档案资料的归档、移交要求 ...................................................................................... - 2 - 4、工程监理档案资料的保管、借阅 ...................................................................................................... - 2 - 5、工程监理档案资料的保管期限 .......................................................................................................... - 3 - 二、工程监理档案资料的管理职责 ................................................................................................................ - 3 -

1、项目监理机构的职责 .......................................................................................................................... - 3 - 2、档案室管理员职责 .............................................................................................................................. - 3 - 三、竣工项目监理工作文件归档内容 ............................................................................................................ - 4 -

项目监理机构文件资料编号分类表（统表） ................................................................................ - 5 - 竣工项目监理工作文件归档目录（表1.1） .................................................................................. - 7 - 竣工项目监理工作文件归档目录（表1.2） .................................................................................. - 8 - 竣工项目监理工作文件归档目录（表1.3） .................................................................................. - 9 -

四、竣工项目监理工作文件归档要求 .......................................................................................................... - 10 -

1、归档要求 ............................................................................................................................................ - 10 - 2、相关要求 ............................................................................................................................................ - 10 - 3、所有竣工归档资料均应优先原件 .................................................................................................... - 10 - 4、竣工文件归档的册设立原则： ........................................................................................................ - 11 - 5、档案资料的存放 ................................................................................................................................ - 11 - 6、补充说明： ........................................................................................................................................ - 11 -

第一档案室（区）文件资料清单 .................................................................................................. - 13 - 第二档案室（区）文件资料清单 .................................................................................................. - 14 - 第三档案室文件资料清单 .............................................................................................................. - 15 -

五、竣工项目监理工作文件归档流程 .......................................................................................................... - 16 - 六、竣工项目监理工作文件归档用表 .......................................................................................................... - 17 -

1、《卷内目录》 ...................................................................................................................................... - 17 - 2、《科技档案封面/封底》 ..................................................................................................................... - 17 - 3、《案卷目录》 ...................................................................................................................................... - 17 - 4、《竣工档案交付记录》 ...................................................................................................................... - 17 - 5、《文件归档登记表》 .......................................................................................................................... - 18 -

附：竣工项目监理工作文件归档用表 .......................................................................................... - 18 - 卷 内 目 录 ...................................................................................................................................... - 19 - 竣工文件软封面式样 .............................................................................................................................. - 20 - 文件归档登记表 .......................................................................................................................................... 23 七、竣工档案归档标签、台帐 .......................................................................................................................... 24

1、档案标签 ................................................................................................................................................ 24 2、档案台帐 ................................................................................................................................................ 24

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一、监理资料管理的基本要求

1、总则

1.1为加强工程项目监理档案资料的收集、整理和归档工作，充分发挥工程监理档案、资料在监理工作中的作用，特制定本办法。

1.2 工程监理档案资料工作遵循“集中统一、分级管理”的原则。

1.3 归档的工程监理档案资料应真实可靠、字迹清晰、手续齐全，不得使用易褪色的圆珠笔、铅笔、水彩笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写、绘制。

1.4 为保证监理档案资料的完整、分类有序，工程开工前项目总监（项目负责人）应与建设单位、施工单位就资料的用表、分类、格式、份数达成一致意见。 1.5 项目开工前，项目监理机构应主动与当地档案部门、公司档案管理员进行联系，确保监理资料的组卷及归档符合有关规定和要求。

2、对项目监理机构档案、资料管理的要求

2.1 工程监理档案资料是项目监理实施过程中直接形成的、具有保存价值的各种形式的原始记录，项目监理机构进场后应立即开始文件资料的积累、整理、审查工作，并应与工程建设同步进行，监理合同停止或工程竣工，两个月内完成资料归档工作。

2.2 项目监理机构的档案资料管理由总监（项目负责人）负责，可指定专人（资料员）负责日常工程监理档案资料的收集、整理、编制及竣工后的组卷、装订工作。项目监理机构的各种签证单、检查验收单等资料，监理人员审核合格后3天内需交资料员归档。

2.3 所有监理文件资料经资料员统一收、发，送总监审阅，核发监理人员传阅后，由资料员按文件种类统一编号、登记、分类存放，具体按《项目监理机构文件资料编号分类表》执行，分6大类立卷，每卷应有目录。

2.4 工程监理资料存放应标准化，资料一律使用A4纸，由资料员分类设文件盒，卷

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盒上贴标签，将编好号的文件对号入座，分明别类存放。 2.5 工程监理资料借阅应办理借阅手续，并按时归还。

3、工程竣工监理档案资料的归档、移交要求

3.1 竣工监理档案资料的归档内容原则上包含《项目监理机构文件资料编号分类表》内6大类的所有内容。

3.2 项目竣工后由各项目监理机构总监（项目负责人）负责审阅本项目的竣工监理档案资料，审核无误后交管理部审核，审核通过后在档案管理员的指导下按有关标准和管理办法的规定及公司要求进行装订。

3.3 归档资料应做好《案卷目录》和《卷内目录》，移交公司时需填写《竣工档案移交记录》。

3.4 编制竣工档案资料时，如不足A4纸的，应贴在A4纸上，大于A4纸的应叠成A4纸大小，装订时应统一使用《科技档案》封面、封底。

3.5 公司档案室对移交、归档的档案资料需认真核对：资料复印件必须清晰、完整，文件种类、份数、页数应逐件核对，不得漏缺；卷内文件要排列有序，装订成册的资料应符合“下平右齐”的要求。

4、工程监理档案资料的保管、借阅

4.1 由公司档案室统一保管，档案管理员负责做好日常管理工作，以保证档案的完整和安全。

4.2 档案室负责建立检索目录，方便查阅。

4.3 工程监理档案资料的借阅宜在档案室内进行；若需外借的，需经主管负责人（管理部经理）同意并办理借阅手续后方可外借。外借需限定期限，逾期不还的给予必要的经济处罚，若遗失则需报公司总经理室处理。

4.4 已满保管期限或失去保管价值的档案资料，由档案室、管理部提出，报总经理室同意后进行销毁，并做好记录。

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5、工程监理档案资料的保管期限

监理档案资料，根据GB/T50328-2001《建设工程文件归档整理规范》规定，档案的保存期限分为长期、短期两种。

5.1 长期期限：工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。 5.2 短期期限：工程档案的保存期限在20年以下。

（其中，工程档案的保存期限在3年以下的按“三年期限”进行保管）。

二、工程监理档案资料的管理职责

1、项目监理机构的职责

1.1 项目监理机构档案资料的管理由项目总监（项目负责人）负责，并指定专人（资料员）具体实施，监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档。

1.2 监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序。在施工阶段，对施工单位的工程文件的形成、积累、立卷归档进行监督、检查。

1.3 移交建设单位（城建档案馆）档案资料的套数、提交内容、提交时间，应按照现行《铁路建设项目资料管理规程》（TB10443-2010）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）和本地城建档案管理部门的要求，编制移交清单，及时移交建设单位，双方签字、盖章后，由建设单位收集和汇总。

1.4 移交公司归档文件的整理由项目总监（项目负责人）负责，并指定专人（资料员）按《铁路建设项目资料管理规程》（TB10443-2010）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）和公司归档要求和实际情况进行竣工项目监理档案的制作和装订、移交工作，原则上工程竣工验收或监理合同停止后两个月内应完成。

2、档案室管理员职责

2.1负责收集、整理、分类、鉴定、保管、统计各类档案及有关资料，对公司档案实行统一管理，建立公司档案的管理台帐、检索目录。

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2.2 负责对公司归档工作进行业务指导，监督和检查有关城建档案法规和公司归档要求的实施。

2.3 负责档案室的日常管理工作，确保档案的完整与安全，定期对档案进行检查和清理。

2.4 利用多种形式对项目监理人员进行公司《工程监理档案资料管理办法》的宣贯工作，提高公司员工的档案管理意识。

2.5 负责档案的鉴定工作，对已超过保管期限的档案报主管负责人进行存毁处理。 2.6关注公司承揽项目的竣工日期，督促、跟踪竣工项目按时进行档案资料的归档工作。对归档工作滞后的项目及时报告主管负责人。

三、竣工项目监理工作文件归档内容

1、项目监理机构文件资料编号分类表（统表） 2、竣工项目监理工作文件归档目录（表1.1）

第一册：长期保存期限（工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命） 3、竣工项目监理工作文件归档目录（表1.2）

第二册：短期保存期限（工程档案的保存期限为20年以下） 4、竣工项目监理工作文件归档目录（表1.3）

第三册：三年保存期限（工程档案的保存期限为3年） ⑴第一档案室（区）文件资料目录 ⑵第二档案室（区）文件资料目录 ⑶第三档案室（区）文件资料目录

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