计算机网络应用技术在文秘工作中的应用

计算机网络应用技术在文秘工作中的作用

摘要：随着现在计算机网络应用技术的发展及其在实际生活中的广泛应用，传

统的政府及企业管理模式逐渐向着电子化的管理模式发展，最终形成了一个高度智能化、网络化的电子政府和电子企业。而在管理中，文秘工作是有预见性和超前性的，是一项细致的工作，任何一个微小的环节出现问题，都会造成一定的影响。文秘人员自身素质如何，直接影响着企业各项工作的开展和任务的完成。高速推进计算机网络应用技术的发展和应用对文秘工作将会产生哪些影响？文秘工作者应该如何应对以适应这个市场，促进办公室工作更好的完成？本文就此问题做出探讨。

关键词：计算机网络应用；文秘工作；办公自动化；信息化时代

一、 计算机网络应用技术 (一) 相关概念

1、计算机网络

所谓计算机网络，就是把分布在不同地区的计算机和专门的外部设备，用通信线路互连接成一个大规模的高性能网络系统，使众多的计算机可以更方便地进行信息传递，硬件、软件、数据信息等资源共享信息等资源。[1]其基本功能是帮助资源共享、信息的传输与集中处理、均衡负荷与分布处理、提供综合信息服务等的实现。是现代通信技术与计算机技术相结合的产物，是提高信息资源利用效率，加快信息传递的有效途径。一个计算机系统进人网络，便实现了共享资源，提高可靠性，同时分担负荷和实现实时管理。

2、计算机网络应用技术

计算机网络应用指建立在计算机网络基础上的各种应用服务。在国家及政府的大力倡导下，电子商务、政务、企业Intranet的建立与应用等，政企两股力量抢进的推进了互联网的发展。中国网民数量迅速增加，网络应用技术给人们提供了过去未曾有过的速度与便利。计算机网络应用技术从无到有，迅速渗透到中国大部分地区，国人已经视网络应用技术为日常生活中不可缺少的部分。[2]

(二) 计算机网络应用技术的发展

随着计算机网络技术的发展，网络速率在不断提高，网络覆盖范围随之不断扩大，计算机网络上的应用也在迅速发展。地域上分散的具有独立自治功能的计算机通过通信设施互连的集合体，完成资源共享、远程操作、协调配合等功能，

以达到计算机的互连互操作和协同工作。

目前发展较为完善的计算机网络应用技术主要包括：传统的Internet的发展，如电子邮件、文件传输、远程登录等；网络操作系统的发展，如各种操作系统的互连功能、网络管理功能及网络安全功能等；Intranet的发展主要是Internet技术在企业内部的应用，以实现企业内部各部门之间的有效传输；移动计算技术，移动通信与计算机网络的结合使便携PC、笔记本、手持PC及其他移动设备的硬件和操作系统成为新的技术发展方向，通过无线或有线方式为移动用户提供信息访问信息管理服务；WWW信息服务技术的发展，是实现资源共享和信息查询的重要手段；计算机协同工作技术的发展，如工作流管理系统、协同编著和协同设计、多媒体计算机会议等。[3]

随着计算机网路应用技术在各个行业领域中的广泛应用，对于计算机网络应用技术的掌握，对于每一个就业、从业、待业人员都有非同小可的影响及作用。其中，传统的Internet应用技术、WWW信息服务技术、Intranet应用技术以及计算机协同工作技术，都对我国文秘工作有深厚的影响作用，既为文秘工作提供了便利，同时又对文秘工作人员提出了更高的职业要求。笔者将在下文，详细分析阐述两者间的重要关系。

二、 文秘工作 (一) 文秘工作的定义

1998年5月，我国劳动部（现劳动和社会保障部）在其新颁布的《秘书职业技能标准》中将“秘书”概念定义为：专门从事办公室程序工作，协助领导处

[4]

理财务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。

在我国，秘书分三类：初级秘书，以接电话、发传真、收发信件等服务型为主；中等秘书（一般性秘书），能用英文写一般信函、起草报告和准备会会议等；高级秘书（经理助理），起草重要的合同文本、懂法律、税务知识，具备应急处理能力，有较强的语文素养和较高的应用写作能力。

(二) 文秘工作的职责

文秘工作内容没有定势，可以概括为：辅助领导办文办事的综合性工作，并担负着上情下达、下情上报、对外交往以及后勤服务等。文秘工作处于协调各部门和连接领导和基层的枢纽地位，同时具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等六大主要职能。具体作业包括如记录工作、公文处理、档案管理、信息参考、行政事务等。[5]

1. 记录工作

记录工作包括领导口授记录、接待来访记录、电话记录、会议记录等。文秘工作文员需要详细记录各种日常事务的细节，以便今后存档、调用，做到任何细节事件都有据可查，通过对记录的整理，为上级领导决策提供信息参考，最终做出正确的决策。原始的记录手段主要依靠纸笔记录和文秘工作人员的记忆力，这种单一简单的手段存在一定的主观性，难以保证记录信息的真实性和准确性。

2. 公文处理

公文处理包括对各部门呈递的材料初审，上报领导，已经对领导做出的指示

起草文件，向其他部门下达安排信息等。公文的处理要求文秘人员要能够熟悉和掌握文件处理的程序与方法、文件立卷的原则方法以及档案的接收、整理、保存、使用、统计、鉴定、分析的原则和要求。传统不仅会由于文秘人员的能力差异影响了公文的规范性，且大量的纸质材料对于档案管理工作有较大的工作负担。

3. 档案管理

档案管理工作的主要任务是文档的收集、整理、保存、鉴定、分析、检索、编研、利用及统计等环节的工作，其中，利用最重要也是最有价值的环节。档案管理工作的目的在于做能够为本部门、本单位中心工作服务，这也是检验档案管理工作质量的重要标准。文件是档案的来源，档案是文件的归属。处理完毕、具有保管利用价值并进行系统整理归档的文件，实现文件向档案的转化是文秘工作的主要任务。文秘人员是文件的重要形成者，形成的文件质量，直接影响档案整个政府、企业及部门的工作质量和效率。因此，文秘人员需要具备一定的综合素养，以保证其经手办理的规范性文件材料能够为上级工作，甚至整个部门、政府、企业，提供准确、真实、可靠、具有较高价值的原始材料。[6]过去的档案管理需要

大量的人力物力，因为纸质的材料的保存保管不仅意味着高成本，同时需要较大的空间，在档案的调配查阅时，也耗时耗力。

4. 信息参考

文秘工作人员要学习党和国家颁布的各种文书档案规范性文件，在工作过程中需要处理大量的信息，包括各种数据、文案等正式或非正式的材料。在整理收集了多方的信息后，要具备一定的分析能力，对领导的决策提供可靠的帮助，这需要文秘人员有公正廉洁的职业道德操守，同时具备客观真实的分析能力。文秘工作还要求文秘人员思维要灵活不局限、避免陷入狭隘之地。

5. 行政事务 除上述职责外，文秘工作人员还需要完成相关的行政事务，例如领导的日程安排及其他上级下达的任务。在工作过程中，思维要超前，思维要有逻辑性，安排工作要井然有序。

三、 计算机网络技术在文秘工作中的应用

文秘工作的综合性、复杂性和重要性，要求文秘工作必须紧跟时代的步伐，进入信息化时代，建立自动化办公系统。

办公自动化随信息化的根深蒂固，应运而生，在20世纪70年代中期在发达国家率先发展起来。我国的办公自动化经过从80年代末至今近二十年的发展，已从最初简单的面向单机的辅助办公产品，发展到现今面向应用的大型协同工作产品。在部分企业，也已率先建立起了一套较为完善的系统的集成办公环境。

办公自动化通过建立内部的通信平台和信息发布平台，实现了内部信息传达的及时便利性；实现了工作流程、档案管理的自动化，彻底的建立了一套完整多部门协同合作的办公系统，并通过电子文件柜的形式实现了档案管理的现代化、自动化；办公自动化的系统是辅助办公的重要工具，涉及会议管理、车辆管理、物品管理等；办公自动化的重要性还体现在信息集成功能上，大量的业务信息，需要一个系统的自动化管理系统来处理大量的信息，以提高整体的反应速度和决策能力；同时，办公自动化对于今天分布式的办公，有重要的作用，是写了分支机构、跨区域办公模式及移动办公的可行性和便利性。

综上所述，要提高政府和企业的现代化管理水平及工作效率，文秘人员必须

首先建立一个套以计机网络为基础、结合了科学管理思想和行为科学的办公自动化系统，以促进办公活动的规范化和制度化。[7]下文中，笔者将从计算机网络技术对文秘工作的影响及计算机网络技术对文秘工作的要求两个方面来论述计算机网路应用技术在文秘工作中的应用。

四、 计算机网络技术应用对文秘工作的影响

通过前文对文秘工作内容的分析描述，笔者认为，计算机网络应用技术对文秘工作的影响是方方面面的，是深刻而有意义的。

从文秘工作的分类来看，计算机网络技术对文秘工作的影响主要体现在记录工作、公文处理、档案管理、信息参考及行政事务中。而从计算机网络应用技术的分类来看，对文秘工作带来重大影响的应用技术主要是传统的Internet应用技术、网络操作系统、Intranet应用技术以及计算机协同工作技术。在下文中，笔者将站在后者的角度来分析阐述计算机网络技术应用对文秘工作的具体影响。

1. 传统的Internet应用技术

Internet是最大的国际性计算机互联网络，并且目前仍在不断扩大规模，扩展用户群。作为Internet标准的TPC/IP协议族越来越得到广泛的支持和发展，成为网络组建及互连的首选模式。Internet的应用领域非常广阔，电子邮件（Email）是最常用和最重要的Internet服务之一，其他常用的Internet服务包括文件传输（FTP）、远程登录(Telnet)、网络新闻（News）以及各种查询服务。

[3]

电子邮件对于文秘工作中的信息采集、发布，与传统的邮件相比不仅具有速度快、价格低的优势，同时相应的附加功能也为行政事务提高了效率，也实现了企业、政府、部门内外部的信息无障碍沟通。文件传输和访问，对于文秘工作的档案管理、公文处理等职责都体现了其重要的价值。大大提高了传输效率，但是其中的安全性、并发控制和不同平台之间的差异依然是技术研发人员需要考虑的重点难点。远程登录实现了跨地区单位部门、分支机构直接的资源共享，在文秘工作中体现为公文、档案的传输与共享。

2. 网络操作系统

与传统的Internet相比，网络操作系统更倾向于提供计算机连接、管理和保证网络系统顺利运行的后台支持，主要是各种通信协议、程序的支持。实现了多对多的资源平台，而不是传统Internet的一对一的资源传递。这些技术上的支持，为文秘工作提供了体统的档案、文件、公文的上传、下发、存储、分类、调用提供了稳定系统的平台。以向内部提供一个方便易用、紧密互连的网络环境。同时，其中网络安全功能对于内部档案管理的权限等做出了明确的协议规定，以确保信息流动安全可靠。

3. Intranet技术

Intranet是Internet技术在一个企业内部的应用，实现企业的信息资源在其内部各部门间的有效传输。Intranet把企业的各部门连成一个统一的整体，成为企业发展的新热点。Intranet应用技术为企业提供了一个完善的信息资源共享和管理的环境，从而大大改善了企业内部信息服务，不仅增强了信息交流与各部门之间的写作，提高企业的效益，同时也大大降低了文秘工作人员的工作强度。从成本的角度来看，这种高效率的系统运作使得文秘人员可以轻松的实现一个人完成更多的工作量，降低了企业、政府的人力资源成本；从效率效果的角度

来看，不仅实现了高效运作，同时因为减少了过程中参与的人员，降低了由于工作交接带来的误差和错误，保证了信息的准确性。

4. WWW信息服务技术

WWW信息服务技术对于文秘工作的影响主要是在信息查询、收集方面，文秘人员能够在短时间能收集到图文并茂的大量信息供领导决策做参考。大量的信息是优秀的文秘人员必备的，但信息的真实有效性也颇为重要，这就要就文秘工作人员有一定得分析能力。

5. 移动网络技术

移动通信与计算机的结合通过便携式PC、笔记本、手持PC机其他移动设备，为文秘工作人员的工作提供了及时性。使得文秘人员对上级领导的服务更加便利优质，尤其对于信息参考、日程安排等工作。

6. 计算机协同工作技术 笔者认为，如果说前面的技术为文秘工作提供的是间接辅助工作，那么计算机协同技术则为文秘的日常工作提供了更直接的影响作用。计算机协同工作（CSCW）是是地域分散的一个群体借助计算机网络技术，共同协作完成一项任务。通过建立协同工作的环境，改善人们进行信息的方式，消除或减少人们在时间和空间上的相互分隔的障碍，从而节省工作人员的时间和精力，提高群体工作质量和效率。如共享文件系统提供的资源共享能力，电子邮件和多媒体会议系统提供的人与人之间的通信支持功能，工作流和决策支持系统的组织管理功能。[3]常见的计算机协同技术主要有：工作流管理系统、多媒体计算机会议及协同编著和协同设计。

这其中对文秘工作影响最直接的是工作流管理系统和多媒体计算机会议。工作流管理系统对工作流的管理提供辅助支持，自动完成有关信息交换和传递，从而加速了有关的电子文档的处理速度，提高工作效率。同时，由于文秘工作的基础就是会议等信息的记录，多媒体会议使得会议信息有案可查，并且实现了异地会议的进行。

计算机和网络技术不仅给文秘人员的工作创造了前所未有的环境条件，而且带来了技术手段的更新和思维方式、价值观念、生活方式的全面变化，而这一切改变要建立在良好的个人信息素养基础上。所以文秘工作者不仅要注意以上的问题同时更要与时俱进，方能“大海无边天做岸，登临绝顶我为峰。” [4]

(一) 计算机网络应用技术对文秘工作的要求

文秘人员要搞好本职工作，一定要具有高尚的职业道德，这是做好文秘工作的基本前提。同时，还应有自己特殊的知识修养、技能修养、品德修养、作风修养等方面的要求。[8]以下是笔者认为计算机网络应用技术对文秘工作的几点要求：

1. 提高自身综合素养

尽管收文、发文、存档和管理等公文处理的各个环节看起来简单，但对于工作者品性的要求是很高的。在信息化时代文秘工作岗位上，不再是传统的通过文字的抄写、记录和文稿起草，还需要拥有大量的信息储备，做好领导的参谋和助手。这就要求文秘人员有细腻的信心思，基本的文化修养。

2. 培养综合分析与应用能力 文秘工作是一个综合的、大量的琐碎工作，每一份文件都将会涉及到许多领

导和部门。由于WWW网络技术等的发展，文秘人员面临的是大量的信息流，因此，在文件处理上，需要文秘工作人员对所有的文件能够先知先觉，把好第一道关，做好信息的预览及初过滤，在大量的信息中挖掘核心的信息价值，以提供给领导及其他部门。同时，还要注意上道工序与下道工序的衔接，系统的管理文件，以便于今后的查找应用和归档。只有通过文书处理的综合分析与应用，才能在信息化的今天，在大量的信息流中获得对自己有效地信息。

3. 对各种自动化办公设备、系统的掌握

由于文秘工作越来越多的涉及到计算机网络应用技术，面对多种档案信息资源，文秘人员应该如何依靠现代化手段收藏处理信息，以便及时、迅速、准确地提供档案信息服务，跟上时代发展的步伐，成为计算机网络应用技术队文秘人员提出的严峻挑战。这就意味着今天的文秘工作人员需要对各种自动化办公设备、体统的掌握，甚至在今后系统的完善中，需要这些直接使用系统的文秘人员提出宝贵的修改意见。

信息技术使文秘与档案管理工作在管理理念、服务方式、服务手段等方面结合得越来越紧密，有“同一化”的趋势，因此。文秘工作与档案工作必须实行“文档一体化”管理模式。要求文件和档案管理系统由实体保管型向虚拟智能型转变，工作重心要转向数字化信息管理，由纸质文档转向电子文档管理，管理模式要由被动服务型转向主动参与型，实现文秘工作与档案管理工作的规范衔接。文秘人员要努力钻研信息技术，全面掌握电子文件形成与管理的特点，利用专业知识进行电子档案的科学管理，把电子文件和档案功能需求充分体现到系统的设计当中，保证电子文件的有效管理。[9]需要掌握常用办公软件有：数据处理软件Excel2000、文稿PowerPoint2000、网页制作软件FrontPage2000，以及反病毒软件KILL98forWindoWs95／98单机版和压缩工具软件WinZip8.1等常用软件。

五、 存在的问题 (一) 安全性、私密性

文秘人员的工作涉及大量的信息及上下级沟通，随网络规模的扩大和用户的增加，网络安全的重要性越来越突出。网络资源访问的安全技术正不断成熟，尽管已形成了网络资源访问中的权限检查和控制机制，但部分不法份子仍然潜心钻空子。因此在使用计算机网络应用技术的时候，必须严格注意安全问题。

另外，对于内部Intranet系统的登录，也需要通过各种协议，对登录权限做好严格的控制，对于内部资源的共享做好私密工作。

(二) 人员缺乏

由于信息时代的计算机网路应用技术对文秘工作人员有较高的要求，目前我国具有一定的计算机网络应用技术基础的文秘工作人员还比较缺乏，对办公自动化的发展还存在一定的阻碍。因此，作为当下正在学习计算机网路应用技术的大学生，更应该慎重的考虑就业方向。

随着现在计算机网络应用技术的发展及其在实际生活中的广泛应用，传统的政府及企业管理模式逐渐向着电子化的管理模式发展，最终形成了一个高度智能化、网络化的电子政府和电子企业。而在管理中，文秘工作是有预见性和超前性的，是一项细致的工作，任何一个微小的环节出现问题，都会造成一定的影响。文秘人员自身素质、综合技能、分析能力等，直接影响着企业各项工作的开展和任务的完成。同时，高速推进计算机网络应用技术的发展和应用对文秘工作也产生了深厚的影响，不仅提高了效率、准确性、便利性，又对于当下高速信息流转时代下的文秘工作人员提出了更高的要求。作为一名为文秘工作人员，应该考虑时代背景下的个人素质问题，而作为计算机网络应用技术的掌握者，也应该加大研发力度，不断完善办公自动化系统，以实现文秘工作的现代化、自动化，提供更加优质的服务。

参考文献

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