浅谈商务秘书应具的素养与职能

浅谈商务秘书应具的素养与能力

2014213835姚季敏

文学院

摘要：自1992年以来，随着我国社会主义市场经济体制的确立和不断的完善，

企业的数量大幅度的增加，而在企业内部运行机制中，商务秘书的作用愈来愈突出，这是有商务秘书的职能以及企业自身的机制特点所决定的，一个商务秘书的自身素质和所具备的职业能力就显得尤为重要，立足于此，我将从秘书本身的职业道德、应具备的知识和能力进行分析，来总结概括作为秘书应具有的素养与职能。

关键词:商务秘书素养能力

孔子曰：“质胜文则野，文胜质则史，文质彬彬，乃是君子”意为作为一位君子应是文、质兼备，那也就是说应有高尚的品德和自身的才能。那在现代企业要求秘书更是“全才”，必须具有科学的预见和广博的知识，集多能于一身，构建自身的能力结构。同时，还必须具有高尚的职业道德和良好的心理素质。对于商务秘书自身来说，一是具有忠诚性、自谨自律等的职业道德和稳定的心理素质。二是扎实的专业知识和广泛的基础知识，如商务秘书的专业知识以及人文学科和自然学科的涉及。对能力来说，包括专业能力、办事能力、沟通能力和表达能力。以下我将对秘书应具有的素养与能力进行分析。

职业素养。职业素养是指从事某种行业、担负着一定社会责任的人员应当遵循的道德准则。忠诚性是秘书的第一要求，秘书作为与领导接触最多、也是对上级工作事物以及机密了解最多的人，对上级领导的机密以及企业内部信息具有“忠诚”性，对领导的忠诚不是一味的拍马屁和迎合领导的想法，而是站在尊重对方基础上忠诚。对于工作中，要求严守机密和一定的加密措施的施行，同时，对于对内部无用的文件信息单对外也是一种泄露的信息，也需在大家的监督下销毁。自谨自律即要求秘书要按规矩办事，按职权办事。在工作作风上要实事求是。

细致严谨，同时对于自己要有一定的自我约束和规范意识，对自己的时间以及相应的事物有一定的规划和安排。对各种事物要进行定性、定量的分析，工作有条不絮、有始有终，这样才符合一个秘书的职业道德。

心理素养。秘书活动是一种十分繁重的劳动。秘书活动的紧张性、快节奏和高压力，都对秘书人员的心理品质提出了越来越高的要求。“一个有着心理障碍的人，一个喜怒无常的人，是不可能做好秘书工作的。”秘书工作的职业特点决定了秘书人员必须具备多方面的心理素质。主要包括意志、性格、兴趣、情感等许多方面的素质要求。首先，秘书应具备坚韧的意志。现代秘书处于办公室的复杂环境，困难多，诱惑也多，因此必须具有坚强的意志力，才能胜任秘书岗位。再者，鉴于秘书可以参加各种会议，起草和保管各种机密文件，又身处领导身边工作，对领导决策.领导行踪最熟悉，有些人必然会从秘书嘴里“谈势头”“捞八卦”，因此，秘书必须以坚强的意志力抵抗诱惑，不能讲的，绝对不透露。另外，秘书的工作中应始终贯穿着坚韧的意志，才不至于做事虎头蛇尾，中途放弃，令人难以满意。再者，要有稳定的情绪。秘书整天为领导，为单位处理繁琐的事物，工作永无止境，疲惫不堪尚且欲罢不能。而且，秘书在满足上级要求的同时，还得顾及与同事的相处以及群众的上访，往往不能兼顾，两头为难。凡此种种，容易引起秘书情绪上的起伏。秘书不能“闹情绪”。第三，要有宽容的胸怀。秘书是领导的形象的补充，甚至可以说是领导的分身，因此有责任以宽容的胸怀为领导分忧解难。比如，工作中受了客户的气，不可当场大发脾气，让领导下不了台。又如，与同事之间要竞而不妒，不应处处“监督”以抓其痛脚。为了协调工作的需要，秘书对下要容，对上要忍;容则能和众，忍则能抗压。

专业能力。作为现代秘书必须具备较强的专业能力,如语言文字应用表达能力、外语能力、计算机操作能力及速记能力。秘书人员工作中的一个重要任务就是从事大量的文字工作,文稿的草拟与修改都要求现代秘书具备扎实的文字功底,不仅要精通语法、修辞、格式和逻辑知识,还要掌握一定的写作规律,要做到内容与形式的统一,既要有好的表现形式,又要有充实的内容。因此秘书一定要加强写作实践,熟练掌握各类应用文的特点、写作要求和语言表达技巧,随时注意积累资料,不断提高写作水平,注意文风的改革,培养精练的文字表达能力。对于秘书而言,也一定不可忽略了外语的学习和掌握。加入WTO后的中国,外贸出口已经在许

多企业的贸易总额中占据了相当大的比重,对外贸易中多多少少都会用到外语,因此这也客观的要求现代秘书必须具备较强的外语能力。计算机操作能力是现代秘书应具备的又一个基本能力要求,秘书要能够熟悉OFFICE办公软件的使用并熟悉计算机网络,还要对办公室常用设备的使用达到熟练程度。速记是近年来被提到日程上来的一种录入能力,领导在口头表述的时候,秘书要能够以最快的速度记录到工作笔记中或者录入到电脑中,从而大大减少工作时间,提高工作效率。

表达能力。表达能力是文秘人员的重要能力之一。主要包括口语表达能力和书面表达能力。良好的口头表达能力表现为:目的明确、中心突出、语言规范、口齿清晰、语言温和、富有激情、说话得体、符合身份。书面表达能力。秘书人员工作中的一个重要任务,就是从事大量的文字工作,几乎天天都要修改或草拟文稿。因此,秘书人员必须具备扎实的文字功底,不仅要精通语法、修辞和逻辑知识,还要掌握一定的写作规律。汉语词语浩瀚,文体广博,这为文字工作者提供了良好的条件。但是,写作是一种综合能力的表现,要做到内容与形式的统一,既要有好的表现形式又要有充实的内容,并不是一件轻而易举的事。这就要求秘书人员加强写作实践,熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧,随时注意积累资料,不断提高写作水平。要注意文风的改革,培养洗炼的文字表达能力

沟通能力。作为现代秘书还需要较强的理解与沟通能力。秘书工作者的沟通能力，是通过一定的渠道，将信息发送给接受者，并寻求反馈以达到相互理解的能力。秘书工作本身就是桥梁和纽带，起到联系领导和基层工作的重要作用。一是秘书工作者要善于和领导沟通，领会领导的意图，又要善于和基层的干部群众沟通，准确传达党和政府的政策、措施以及领导的意见，及时将基层的信息传达到上级和领导那里，进行有效地沟通。另外，与同事之间也需要有良好的沟通能力，学会谦虚待人，不谦虚可能将陌生感变成距离感，将自己当二领导可能与同事疏远，多与人为善，在同事求助的时候比较多，应在不违反原则的情况下尽力帮助。对外的话，对于客户要定期召开客户座谈会和联谊会，听取意见和交流信息，客户有麻烦和困难时，秘书建议公司给予必要的支援，由于客户的原因而产生纠纷、发生矛盾时，企业应低调处理，积极沟通与协调 。

办事能力。办事能力是秘书作为领导军师、左膀右臂最重要的能力之一，秘书人员一方面要通晓办事的渠道,提高办事的效能,平时多接触一些具体事物,处处留

意他人和自己的上级是如何处理问题的,不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观察,统筹兼顾安排组织好工作,协调好领导与部下及各部门之间的关系,当然还要安排领导日程并为领导准备好相关活动资料。同时，现代秘书还要有敏捷的应变能力和处理危机的能力。在一些正式或非正式场合中,秘书是上司的代表和发言人,这要求秘书默契地配合上司,帮上司打圆场,为领导树立良好的形象和营造丰富有价值的人脉关系。在面对一些紧急情况时,有良好的应变能力并能在短时间内做出处理方案,这也是秘书要具备的非常重要的能力之一。

面对经济全球化和一体化进程的加快,面对日益加剧的市场竞争,只有准确把握新形势下商务秘书工作的特点与发展趋势,才能不断提高商务秘书人才的专业水平和职业素质,满足市场对商务秘书人才日益增长的需要。

参考文献

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