10荣乌高速公路档案管理及竣工资料编制实施办法

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档案管理及竣工资料编制实施办法

第一章 总则

1.1为了做好高速公路建设项目文件资料的形成、积累、整理及归档工作，使高速公路建设项目文件资料标准化、规范化，在施工中应做好各方面资料的收集、整理工作，做到工程完工后能及时提交各种竣工文件及竣工图表，确保归档文件资料的完整、及时、准确，特制定本办法。

1.2应在高速公路建设项目档案工作中积极运用计算机等现代技术，进行案卷及卷内文件信息的著录和检索，并逐步实现项目档案原文数字化。往来文件资料必须建立严格的签收登记制度，妥善保管或处理签收的各种文件资料。

1.3建设、勘察、设计、施工、监理等单位应根据相关要求，完成各自职责范围或合同规定的项目文件形成、收集、整理、归档工作。

1.4项目档案工作应与高速公路建设同步。各实施阶段均应进行文件材料的收集、积累和整理工作；签订勘察、设计、施工、监理等合同、协议时，应对项目档案的编制、整理和移交工作提出明确要求；检查工程进度与施工质量时，应同时检查项目档案的收集、整理情况；进行单位、分部、分项工程质量等级评定和工程验收时，应同时验收应归档文件材料的完整程度与整理质量。在项目档案管理过程中，应明确工作责任、工作步骤，对不符合规定的应提出整改要求。

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1.5项目建设单位、施工单位及监理单位应将工程文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入工程目标管理，纳入施工管理及考核范围，纳入有关法人和工程技术人员的岗位职责。建设项目专职档案员或兼职档案员应参加工作例会和工程质量评定会，参加设备开箱，参加各单项验收和工程项目总验收。

1.6建设单位负责对建设项目档案工作进行监督、指导和协调；施工、监理单位按合同要求，完成建设项目文件的收集和整理；监理单位还应对施工单位的项目档案工作进行检查。在缺陷责任期内，建设单位还应督促设计、施工、监理和使用单位，对高速公路试运行情况进行综述和对设计、施工质量评定资料及时归档。对于未能按要求完成项目档案工作的，工程不予验收。

1.7各参建单位应明确分管项目档案工作的领导，配备档案工作人员，加强对档案人员的培训，并保持相对稳定；建立覆盖建设单位各部门和各施工、监理单位的项目档案管理网络。从开工到竣工，每个标段、每个工作程序都要明确档案管理责任部门和责任人，层层建立档案管理岗位责任制。

1.8在高速公路建设期的全过程，应采取有效的防护措施，确保档案的安全，谨防丢失和损坏。

1.9项目文件的收集及质量要求

1.9.1反映与项目建设有关的职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入建设项目档案。项目文件归档范围和保管期限应符合《国家重大建设项目文件归档要求与

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档案整理规范》、《公路工程质量检验评定标准（土建工程）》、《公路工程竣（交）工验收办法》、《建筑工程施工质量验收统一标准》的规定。

1.9.2收集时间

各类文件应按文件形成的先后顺序和项目建设情况及时收集。

1.9.3项目文件质量要求 〈1〉项目文件必须是原始件。

〈2〉项目文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签署完备。不得用易褪色的书写材料（包括红墨水、纯蓝墨水、复写纸、圆珠笔、铅笔、彩色墨水等）书写、绘制和签字。

〈3〉计算机印制的文字材料和图纸应采用激光打印机打印，不允许使用喷墨打印机。表格应铅印或用计算机激光打印，表内文字应是手写或计算机激光打印。纸张统一采用国际标准纸型A4、A3幅面。

〈4〉签名应由本人亲自书写，特殊情况需要代签，代签人应持有应签字人的委托书，在签字处盖上应签字人的签名章（用红色印泥），并在盖章处右侧签上盖章人的姓名，不允许直接代签应签字人的姓名。

〈5〉写错的文字，用斜线划去，在旁边书写正确文字，不允许用涂改液修改或用橡皮擦改。

〈6〉传真件（激光打印除外）及复写件应复印后与原件一

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并归档。两种文件具有同等效力。

〈7〉录音、录像文件应保证载体的有效性。 〈8〉长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。

第二章 文书档案整理办法

2.1立卷的原则和方法：组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系。可灵活应用以下六个特征。

〈1〉按问题特征立卷。按文件材料反映的内容，把相同问题的文件材料组合在一起立卷；

〈2〉按文件作者特征立卷。把同一个机关或个人的某些文件组合在一起立卷；

〈3〉按文件名称特征立卷。把同一种名称的文件材料组合在一起立卷；

〈4〉按通讯者特征立卷。将本机关与某一机关协商某一问题或几个问题的往来文件组合在一起立卷；

〈5〉按时间特征立卷。把同一年度某一问题的文件材料组合在一起立卷；

〈6〉按地区特征立卷。把相同地区或有关地区的文件材料组合在一起立卷。

〈7〉设计类文件按原有装订形式组卷；施工、监理类文件按标段、单位工程、分部工程、分项工程、桩号、施工工序的先

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后及文件的文种特征等组卷；竣工图按标段、工程类别等组卷。

〈8〉在案卷的组合厚度上，应视具体情况，灵活掌握卷内文件材料数量，使案卷保持合适的厚度，一般不超过20mm。

2.2归档范围

〈1〉上级党政机关指示、批示、批复、批转、通知、通报等指导性文件；

〈2〉本机关形成的主要指示、批示、批复、批转、通知、决议、决定、通报、工作；

〈3〉下级机关报送的重要性统计、情况报告、专题报告及本机关的批复；

〈4〉上级机关、同级机关和非隶属机关颁发与本机关的条例、规章制度、通知等文件材料；

〈5〉重要的地方来信及领导批示办理的信件；

〈6〉在报纸上发布不另行文的文件，由成文单位将负责同志签署的最后定稿和剪报收集归档；

〈7〉未经机关收发登记而又需要归档的文件。 2.3立卷的质量要求：

〈1〉保持文件之间的历史联系；

〈2〉价值（保管期限）不同的文件要分开立卷，立卷是永久性材料应在最前，后放长期，再放短期，按此顺序日后便于销毁；

〈3〉党政文件要分开立卷；

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