KSOA手册

KSOA技术手册 1

时空供应链管理软件

应用技术

KSOA

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KSOA操作手册

目 录

第一章、 采购管理 ......................................................................................................................... 5 第1节、 采购计划 .................................................................................................................... 7 第2节、 供应商报价 .............................................................................................................. 10 第3节、 采购订单 .................................................................................................................. 11 第4节、 来货登记单 .............................................................................................................. 13 第5节、 进货入库 .................................................................................................................. 15 第6节、 采购退出 .................................................................................................................. 17 第7节、 采购退出出库 .......................................................................................................... 19 第8节、 采购业务数据查询................................................................................................... 20 第二章、 批发管理 ....................................................................................................................... 21 第1节、 销售订单管理 .......................................................................................................... 24 第2节、 销售开票管理 .......................................................................................................... 25 第3节、 销售出库管理 .......................................................................................................... 27 第4节、 销售退回 .................................................................................................................. 30 第5节、 销售退回可见异物检查 ........................................................................................... 33 第6节、 销售退回申请单填制 ............................................................................................... 33 第7节、 销售退回申请单删除 ............................................................................................... 33 第8节、 销售退回申请单审核 ............................................................................................... 33 第9节、 销售退回入库 .......................................................................................................... 34 第10节、 销售业务数据查询 ................................................................................................ 35 第三章、 仓库管理 ....................................................................................................................... 36 第1节、 货位间移库单 .......................................................................................................... 36 第2节、 架位号维护 .............................................................................................................. 37 第3节、 报损管理 .................................................................................................................. 38 第4节、 存货盘点 .................................................................................................................. 40 第四章、 GSP管理 ...................................................................................................................... 45 第1节、 GSP管理之首营管理 .............................................................................................. 45 第2节、 药品入库质量验收................................................................................................... 64 第3节、 入库验收记录 .......................................................................................................... 66 第4节、 出库复核记录 .......................................................................................................... 66 第5节、 存储与养护 .............................................................................................................. 66 第6节、 停售管理 .................................................................................................................. 71 第7节、 GSP指南 .................................................................................................................. 72 第8节、 操作日志 .................................................................................................................. 73 第9节、 权限审批申请 .......................................................................................................... 73

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第10节、 上传图片 ................................................................................................................ 73 第五章、 商品会计中心 ............................................................................................................... 75 第1节、 采购结算管理 .......................................................................................................... 75 第2节、 销售结算管理 .......................................................................................................... 81 第3节、 发票管理 .................................................................................................................. 85 第4节、 退补价管理 .............................................................................................................. 86 第5节、 价格管理 .................................................................................................................. 89 第六章、 信息中心 ....................................................................................................................... 91 第1节、 货位资料初装 .......................................................................................................... 91 第2节、 商品分类方案设置................................................................................................... 93 第3节、 库存预警 .................................................................................................................. 95 第4节、 客商资料初装 .......................................................................................................... 98 第5节、 账簿资料初装 .......................................................................................................... 99 第6节、 基础维护 .................................................................................................................. 99 第七章、 自定义功能 ................................................................................................................. 101 第1节、 通知公告 ................................................................................................................ 101 第2节、 库存上下限维护..................................................................................................... 101 第八章、 企业自定义查询 ......................................................................................................... 102 第1节、 资料查询 ................................................................................................................ 102 第2节、 库存查询 ................................................................................................................ 102 第3节、 流向查询 ................................................................................................................ 102 第九章、 连锁总部（配送中心） ............................................................................................. 103 第1节、 配送管理 ................................................................................................................ 103 第2节、 分店退货 ................................................................................................................ 107 第十章、 连锁分店（门店） ..................................................................................................... 108 第1节、 零售日清（本店）................................................................................................. 108 第2节、 分店申请补货 ........................................................................................................ 108 第3节、 门店收货管理 ........................................................................................................ 110 第4节、 门店收货入库单..................................................................................................... 112 第5节、 分店退货 ................................................................................................................ 112 第6节、 分店新品上报 ........................................................................................................ 114 第7节、 分店零售业务查询................................................................................................. 115 第十一章、 零售中心（门店） ................................................................................................. 116 第1节、 零售日清 ................................................................................................................ 116 第2节、 会员管理 ................................................................................................................ 117 第3节、 促销管理 ................................................................................................................ 121 第十二章、 MT_POS（门店）................................................................................................. 127 第1节、 MT_POS概述 ........................................................................................................ 127

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第2节、 MT_POS基本概念 ................................................................................................ 127 第3节、 MT_POS 功能........................................................................................................ 128 第4节、 MT_POS操作说明 ................................................................................................ 129 第十三章、 系统注册 ................................................................................................................. 135 第1节、 KSOA注册步骤及常见问题处理方法................................................................... 135 第2节、 KSOA 注册状态说明 ............................................................................................ 139 第3节、 常见问题处理办法................................................................................................. 141 第十四章、 软件通用操作说明 ................................................................................................. 144 第1节、 操作员进入系统..................................................................................................... 144 第2节、 操作桌面和功能菜单 ............................................................................................. 144 第3节、 业务单据操作说明................................................................................................. 145 第4节、 查询分析功能操作说明 ......................................................................................... 156 第十五章、 技术问答 ................................................................................................................. 166 第1节、 单据设计 ................................................................................................................ 166 第2节、 系统设置与业务流程设计 ..................................................................................... 172 第3节、 资料管理及其他..................................................................................................... 175 结束语........................................................................................................................................... 181

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第一章、采购管理

采购业务总体流程

采购业务总体流程一般包括采购计划分析、采购计划、采购订单、来货登记、进货入库GSP验收、进货入库、进货退出申请单、进货退出GSP复核、进货退出出库等环节业务活动。 采购业务流程图业务管理中心销售及库存信息业务审核中心物流管理中心供应商采购合同否审核是否通过是是根据订单或合同发货采购计划否采购订单是进货入库确认进货票单否审核是否通过是审核是否通过收货. 流程描述

采购计划：业务管理中心采购部根据各分支机构的请货行为，综合考虑总库存以及销售预测等信息，生成缺货信息，采购部门根据缺货信息，选择相应的供应商，生成“采购计划”，根据“采购计划”下达“采购订单”；或者根据库存信息及销售状况预测，直接向供应商下达“采购合同”。

采购订单：“采购订单”的生成，既可以根据“采购计划”自动生成，也可以根据库存紧急缺货等情况人工维护生成。“采购订单”下达后，就是对缺货信息及采购计划进行了处理和执行。

进货票单：“进货票单”根据“采购订单”生成，，是在商品到达后开具的单据。“进货票单”的内容可以根据实际到货的内容进行修改；“进货票单”也可以不通过“采购订单”，直接维护生成；“进货票单”经审核通过后，作为库房验收的依据，审核不通过，返回，对“进货票单”进行修改、删除等处理。

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进货入库单：“进货入库单”通过提取“进货票单”生成，对于没有订单的到货情况，既可以通过一步入库的方式办理入库，也可以通知采购部门补办订货单据，然后提取“采购订单”或“到货单据”生成。

对于到货数量与订单不符的情况，可以根据实际情况做适当的处理。如果到货数量少于订单数量，通常情况下可以按照实际收货数量验收入库，对于缺少的部分，既可以要求供应商补货，完成订单，也可以直接结案，不要求供应商补货；对于到货数量大于订单数量的情况，如果供应部门同意接收，就可以办理入库，不同意接收，就只能按订单的数量接收，多余部分办理拒收。

根据GSP管理的规定，需要根据GSP退货通知，进行退货业务操作，整个操作流程经过退货开票、审核、GSP登记、退货出库等业务环节。

采购退货业务流程图：

采购退货出库业务流程业务管理中心进货退出票单业务审核中心退出票单审核物流中心否通过是采购退出出库确认 流程描述

当库房中的商品出现合同或协议中约定的退货情形出现后，业务管理中心采购部门经过整理汇总可退货商品后，根据协议与供应商协商退货。

进货退出票单：供应商同意退货后，业务管理中心采购部们开具“进货退出票单”。“进货退出票单”可以直接提取“进货入库单”生成，也可以人工维护生成。

进货退出票单审核：业务审核中心根据协议规定的内容，对“进货退出票单”进行审核，审

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核不通过，返回业务管理中心对“进货退出票单”进行修改、删除等工作；审核通过后，进入采购退出出库环节。

采购退出出库确认：经过各项复核通过后，物流中心与供应商办理退货手续，在系统中调取 “进货退出票单”进行“采购退出出库确认”。退货出库业务完成记账后，生成相关的商品账和业务往来帐。

第1节、采购计划

采购计划：业务管理中心采购部根据各分支机构的请货行为，综合考虑总库存以及销售预测等信息，生成缺货信息，采购部门根据缺货信息，选择相应的供应商，生成“采购计划”，根据“采购计划”下达“采购订单”；或者根据库存信息及销售状况预测，直接向供应商下达“采购合同”。制定计划，从源头管理监控。通过系统对库存状况的分析和人工采集销售缺货信息，生成缺货计划，并根据缺货计划制定采购计划，从而增强采购的计划性、及时性，避免商品采购数量的不合理，解决缺货和积压现象；

一、采购计划分析

具体功能实现：解决采购员查询库存商品不便、采购品种结构不合理、缺货信息传递不及时的现象，为采购员提供及时、准确的补货信息。手工登记缺货信息：销售员在接客户订单开票过程中，发现缺货，及时登记缺货信息；销售员事后反馈、登记；供应商供应新品登记； 位置：【采购管理】——【采购计划】——【采购计划分析】 单击【采购计划分析】，进入采购计划分析界面。

名称解释： 补货方式：

①、按日均销售生成，选择销售起始日期和截止日期之间的销售的平均数量乘以补货天数。

②、补足多日销售，选择销售起始日期和截止日期的销售数据。

③、补足合理库存，对当前有一定库存的商品，生成建议数量为合理库存减去库存数量。

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④、低于下限补足上限，对当前有一定库存的商品，但是低于下限，自动生成的商品建议数量是上限减去库存数量

⑤、请货明细，选择请货起始日期和请货截止日期的时间段门店请货品种；可通过请货门店进行过滤指定门店数据；（如果请货数量-库存数量-登记数量-在途数量大于零则请的是这个差值，如果小于0则为0）

⑥、缺配请货，对指定时间段内的门店请货数据不能满足配货的进行采购分析。建议数量=请货数量-库存数量-登记数量-在途数量。

所有品种，对当前所有的品种采购计划，请货数量-库存数量-登记数量-在途数量。 控制点：

采购员=商品资料中维护的采购员；

单位编号、单位名称（抬头）=按最后进货单位过滤采购计划，如果抬头为空，检索出来的单位就为空，如果不为空检索出来的单位就是sp_dwgx中的单位。（需要手动维护）

匹配字段=可按商品资料中特殊字段进行过滤

匹配条件=可按指定字段进行模糊、比较、包含等运算 匹配值=必须输入匹配值，匹配才有效

请货起始日期、请货结束日期=请货数据的提取时间段 销售起始日期、销售结束日期=分析时间段内的销售数量 请货门店=指定门店的请货数据

补足天数=按日均销售生成数据时用到该值

注意：如果补货方式不是所有品种和请货明细，将会删除建议数量小于0的库存。 在途数量=采购订单未执行数量； 登记数量=来货登记未入库数量；

请货数量=批发业务员请货中已审核未确认的数量(ywyqh. qhshl)+连锁中门店请货 未执行未采购分析的数量(chasfdqh. qrshl- chasfdqh .yiwchsl)；

建议数量=按请货模型生成出的建议数据；

销售数量=指定时间段内的销售数量(spls_ck.chkshl，XS[ACE])；

库存数量=总部ZDA的货物数量-销售开票未出库-采购退出未出库-内调未出库； 采购数量=准备要采购的数量；

库存上限=商品资料中设定的总库存上限(spkfk.kcsx) 库存下限=商品资料中设定的总库存下限(spkfk.kcxx)

合理库存=商品资料中设定的总库存合理库存(spkfk.helkc)

最后进价、最后单位、最后入库日期、最后单据编号=该品种最后一次入库的信息 最高进价、最高单位、最高入库日期、最高单据编号=该品种最高价格入库的信息 最低进价、最低单位、最低入库日期、最低单据编号=该品种最低价格入库的信息 单位编号、单位名称（明细）=即将计划采购的单位（默认为最后一次进货单位） 含税价、含税金额=采购计划的采购（默认为最后一次进价）。 门店请货记录：指定时间段内的门店请货记录

历史进货记录：指定时间段内的采购记录（前100条） 库存分布：各机构的批号库存分布。

门店销售记录：指定时间段内的门店销售记录。

同类品种购进情况：指定时间段内同名称的前100条购进记录。

二、采购计划填制

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位置：【采购管理】——【采购计划】——【采购计划填制】 单击【采购计划填制】，进入采购计划填制界面。

三、采购计划审核

具体功能实现：控制单据的审核位置：【采购管理】——【采购计划】——【采购计划单审核】

单击【采购计划单审核】，进入采购计划单审核界面。

1)、 审核，在单据审核界面下双击选择要审核的单据，点击审核确定， 责该单据

已审核。

2)、 取消审核，在取消已审核单据界面下双击选择要取消审核的单据，点击取消审

核，则该单据已审核。

四、采购计划删除

具体功能实现：删除报废的采购计划单 位置：【采购管理】——【采购计划】——【采购计划单删除】 单击【采购计划单删除】，进入采购计划单删除界面。

A) 删除单据，在单据删除界面下，双击选中要删除的单据，点击删除，责该单据

删除。

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B) 刷新单据，在不用重新请求该采购计划单删除菜单，点击刷新，显示显示审核

过的数据。

C) 再现单据，双击需要显示明细的单据。

D) 恢复数据，在恢复已删除单据界面下，双击选中要删除的单据，点击恢复，责

该单据删除。

第2节、供应商报价 一、供应商报价

具体功能实现：价格登记 位置：【采购管理】——【供应商报价】——【供应商报价填制】 单击【供应商报价填制】，进入供应商报价填制界面。

1)、读取excel，采购员可在excel将数据处理好，软件配置可读取excel表。

2)、历史进价查询，可根据供货商，对品种往日进价的查询，可清楚单位条件，对品种往日进价的查询。

二、供应商删除

位置：【采购管理】——【供应商报价单】——【供应商报价删除】 单击【供应商报价删除】，进入供应商报价删除界面。

1)、 删除单据，在单据删除界面下，双击选中要删除的单据，点击删除，责该单据

删除。

2)、 刷新单据，在不用重新请求该采购计划单删除菜单，点击刷新，显示显示审核

过的数据。

3)、 再现单据，双击需要显示明细的单据。

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