采购管理作业流程

采购管理（草案） 1.目的 ............................................................................................................................................ 2 2.适用范围 .................................................................................................................................... 2 3.权责 ............................................................................................................................................ 2 4.名词定义 .................................................................................................................................... 3 5.相关文件 .................................................................................................................................... 3 6.流程内容 .................................................................................................................................... 4

6.1供方评鉴 ......................................................................................................................... 4

6.1.1评鉴对象 .............................................................................................................. 4 6.1.2评鉴内容 .............................................................................................................. 4 6.1.3渠道关系维护 ...................................................................................................... 4 6.2分析与报价 ..................................................................................................................... 5 6.3采购方式 ......................................................................................................................... 5

6.3.1招标 ...................................................................................................................... 5 6.3.2长期合约 .............................................................................................................. 5 6.3.3议价比价 .............................................................................................................. 5 6.3.4牌价采购 .............................................................................................................. 6 6.4供货商选择原则 ............................................................................................................. 6 6.5供货周期的提供 ............................................................................................................. 6 6.6采购依据 ......................................................................................................................... 6

6.6.1合同 ...................................................................................................................... 6 6.6.2总经理特批 .......................................................................................................... 7 6.6.3辅助设施（租房）申请批准 .............................................................................. 7 6.9 采购过程 ........................................................................................................................ 7

6..9.1采购通知 ............................................................................................................. 8 6.9.2 采购准备 ............................................................................................................. 8 6.9.3落单审核 .............................................................................................................. 9 6.9.4采购实施 .............................................................................................................. 9 6.9.5落单滞后处理 .................................................................................................... 10 6.9.6货运安排 ............................................................................................................ 10 6.9.7货到通知 ............................................................................................................ 10 6.9.8采购依据的修改 ................................................................................................ 10 6.9.9落单付款审核 .................................................................................................... 10 6.9.10落单文件管理 .................................................................................................. 11

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采购管理（草案） 1.目的

本文件用于规范XXXXXXX（简称本公司）的采购活动，确保所有外购物资均由合格供方提供，并且符合归定的采购要求。

2.适用范围

本文件适用于本公司所有物资的采购活动。

3.权责

? 总经理

特批采购申请文件,审批未签合同的材料申领单及落单付款。

? 商务部经理

负责选择、评定合格供方，维护“合格供方跟踪表”。

负责材料申领单、落单文件的审核，监控采购实施，编制付款计划。

? 商务项目经理

负责审核《材料领用申请单》、《材料增领申请单》。 负责采购前的核销库存与拆单，协调到货时间。

? 市场部经理

负责未签合同项目内的所有材料领用审核。

? 工程项目经理

负责编制、递交材料申领单。

? 采购人员

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采购管理（草案）

负责采购的执行，确保到货时间与质量，在合同滞后时申办PO号。

? 核算人员

负责提供项目工程材料领用、库存报表，施工费的统计及落单付款确认。 负责增领材料与在途物资的统计。

4.名词定义

? 落单

本公司作为产品买方而与合作伙伴签订的购销合同。

? 《材料增领申请单》

合同项目配置以外的项目所需用的物资。

? 《材料领用申请单》

合同项目配置以内的物资。

? （合同待签）《领用申请单》

项目工程未签合同，但已被确认为项目配置以内的物资。

? 生产厂商

有自己规范的代理及分销政策的产品生产厂商。

5.相关文件

? 库房管理作业流程

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采购管理（草案） 6.流程内容

6.1供方评鉴

6.1.1评鉴对象

? 评鉴对象是为本公司提供所有物资的供方。

? 对于SIEMON、AVAYA、PHILIPS等公认品牌的生产厂商经公司通过合作厂商

评估确认为合作伙伴时，可不进行评鉴，默认为合格供方。

6.1.2评鉴内容

商务部经理应组织相关人员对供方进行评估，形成“供方评定记录。” ? ? ? ? ?

是否为与本公司合作厂商的国内总代理商或分销商。

供方是否具有完善的质量体系，是否具备完成合同的能力。 方通过ISO质量认证，则可不对质量体系进行评估。 应对供方的售后服务，备件储备情况进行评价。 对公司的资信状况的考察。

由商务部经理将审核认定为合格的供方填入“合格供方跟踪表”进行维护，并于每月底提交总经理审阅。针对合同供方每年年底从新进行一次评定。

6.1.3渠道关系维护

商务部应保持与供方畅通的信息渠道，通过电话、e-mail、走访等形式进行信息交流。对于供方重要的代理政策、折扣、会议、培训等信息，商务部经理应及时通知相关人员。

商务部经理负责协调与合格供方的代理合作文件的签订，明确代理合作文件中相关商务条款，根据代理合作文件的要求，协调相关部门筹备相关文件。

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采购管理（草案） 6.2分析与报价

根据市场波动，商务部经理应及时收集信息、定期汇总做出各类通用大宗物资的《市场价格分析与报价》清单，提交总经理审阅批准。采购活动中参照执行。

6.3采购方式

6.3.1招标

对于大宗物资采购，如公司决定采取招标方式选择供货商，招标人员应在整个招标过程中坚持“公开、公平、公正”的原则。具体操作参阅《招标管理作业流程》。

6.3.2长期合约

对于通用管线材和通用设备的采购可采取长期合约方式。

? 供货商要求：

要求与我公司有长期供货关系，具有信誉好、质量有保证、有技术支持、价格合理，并经过多年评定为合格供方的供货商，。

? 价格分段实施要求：

对于签订长期合约中的价格，应采取分段签订价格协议方法。要求根据市场行情波动及近期的报价清单与供货商共同协商，签订价格协议。

? 审批要求：

长期合约需经商务部经理审核，总经理审批。价格协议由商务部经理审批。如超出报价清单范围，必须由总经理批准。

6.3.3议价比价

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