浅谈建筑工程资料的重要性及其有效管理

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浅谈建筑工程资料的重要性及其有效管理

摘 要：在建筑工程中，工程资料是建设施工中的一项重要组成部分，是工程建设及竣工验收的必

备条件，也是对工程进行检查、维护、管理、使用、改建和扩建的原始依据。衡量一个工程的优劣，通常情况下是通过工程实体的反映，但是工程资料也是一个极其重要的环节。通过具体详实的资料就能够反映出工程所使用材料的优劣、工序之间的交接情况，工程的施工状况等等，它对工程的合法性、科学性、规范性、真实性等予以证明，是质量证明的基础，也是工程结算的依据。根据建筑工程资料的特点，建筑企业更新观念、加强法制意识、提高资料管理人员业务水平、建立科学化的建筑工程资料管理制度，使之得到有效管理，提出了工程资料保证现场施工和经营工作为主要任务的管理理念。

关键词：工程资料 重要性 有效管理

建筑工程资料是建筑建设活动中形成的原始的、图物相符的、有保存价值的真实记录和实际反映，是施工技术管理、质量管理、进度管理、安全管理、经营管理的重要组成部分。在内容上它包括工程管理资料、工程质量控制资料、工程安全和功能检验资料及主要功能抽查记录、工程验收等与工程相关的所有资料；建筑工程资料作为建筑工程项目管理的一部分，其重要作用也越来越被人们所重视，特别是对经营管理的影响越来越重要。 1 建筑工程资料的分类 1.1 竣工图。

1.2 工程开工报告、竣工报告、中交记录、监理评定报告、地勘评定报告等。 1.3 经济类：工程技术联系单、设计变更单、工程签证单等。

1.4 质保类：施工日志、技术交底、现场质量管理检查记录、检验批、建筑材料检测报告、工程竣工施工总结、工程质量保修书等。

1.5 安保类：安全交底、安全日志、安全活动记录、三级教育等。 2 建筑工程资料的重要性

2.1 建筑工程资料是建筑物的质量证明文件

施工技术资料详细记录整个工程实施的过程，最直接地说明了工程各部分已按设计和规范实施完成，并且验收合格，是整个资料的主要内容；质保资料反映了检验批从原材料到最终验收各施工工序的操作依据，检查情况及保证质量所必须的管理制度，对其完整性的检查，实际上是对过程控制的确认，是整个技术资料的核心；工程安全和功能检验资料及主要功能抽查记录，是在使用功能和安全功能方面的检验检查，目的是确保建筑物的安全和使用功能。 2.2 建筑工程资料是工程预结算的重要依据

与工程预结算有关的内容主要包括施工组织设计、设计变更单、技术联系单、工程签证单、竣工图等。许多工程在结算时，很多地方需要参考施工组织设计、施工方案，有些费用如果施工方案上标明，我们就可以依据方案要回，如果方案上没有，那么这部分费用就有很大可能要不回来，对施工企业是一个损失。

工程签证也是工程合同价款调整的重要依据，是工程预结算的核心内容。工程签证一般指超出承发包合同约定，或者说是建设方和施工方在施工过程中涉及合同价款的工作内容之外所作的施工

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内容的签认证明。也就是说建设单位与承包单位在履行合同过程中发生的工程变更、索赔等事件涉及合同价款的调整，按合同协议的约定双方达成一致处理意见和补充协议的行为，是对已订合同的弥补或调整，是客观存在的事实依据，对工程造价的影响是非常大的。例如，业主委托将现场一部分余土外运至厂区外某个地方，对这种零星的工程量签证，要详细记录需外运土方的数量、运距、装土机械及运输机械等，对以后的结算工作有很大的影响，否则施工企业就有可能吃亏。

对于任何一个建筑工程而言，要杜绝工程变更几乎是不可能的，而合同双方在变更处理上总存在分歧，建设单位倾向于让工程变更尽可能的少以便控制投资规模；施工单位则倾向于通过工程变更取得额外的补偿。而现实中建筑行业的竞争越来越激烈，低价中标高价索赔似乎已经成了越来越多的建筑企业无奈的选择。然而索赔是需要依据的，如何能合情合理合法的进行索赔是每个造价人员最头疼的事情，所以及时合理合法的签证就至关重要了。在工程建设的过程中，及时准确的做好各项经济技术资料是保证工程顺利结算的重要保障。

设计变更和技术联系单是记录施工过程由于各种原因发生的一些变更或采取的一些措施且事后这些情况已经隐蔽或不存在的重要证明文件，是对这些内容进行结算的主要依据。例如，开挖一段管沟，现场的实际情况与设计图纸不一致，需要管道绕过某个基础，这就需要增加工程量。对于这种工程量的增加，一方面是办理工程签证单，把增加的工程量记录清楚，并且附详细的施工图纸，另一方面是要做好隐蔽记录并附详图。若工程量签证单描述不清楚时，查阅这段管道的隐蔽记录就可以了解具体施工情况，这对以后的检修改造等也是很重要的。

在实际工作中，事后集中签证的情况时有发生。有些甚至是竣工结算时才去补办相关签证，这种回忆式签证的准确性可想而知。我单位某些项目以前就有这样的情况发生，不注重现场的签证及隐蔽记录的及时办理，到工程结束后，再去补办，业主有关负责人员变动不予补办，这对企业是重大损失。随着建筑行业日趋规范，要在竞争中站稳脚跟就要严格按照其程序规则，对于涉及经济利益的变更要及时签证，否则施工单位自身利益会受到损害，还会引起不必要的纠纷。 2.3 建筑工程资料是竣工验收的必备条件，也是认定各方责任的依据

根据《建筑工程施工质量验收规范》中“验评分离、强化验收、完善手段、过程控制”的16字方针，建筑工程竣工验收应在施工单位自身评定合格的基础上由建设单位组织验收，除了要具备完整的工程技术资料外，还要对工程质量进行现场抽查，最后经建设单位、监理单位、施工单位等相关验收人员签字认可形成竣工验收意见。在施工中，很多情况下资料往往不能与施工同步，关键的数据无法记录，施工工序结束后，后补资料的相关数据只能靠记忆或经验填写，这样的资料是没有价值且毫无意义的。施工技术资料必须详细、准确地记录各施工部位的设计、施工内容、材料选用及验收状态、责任人等信息，这些直接为质量事故分析认定提供第一手资料和证据，是事后追究质量责任的依据。

2.4 建筑工程技术资料反映施工企业的管理水平

一家管理水平好的施工企业，其施工技术资料必定是及时的、真实的、准确的、且符合各方面要求，对企业的经营管理有益的、完整的。目前，建筑市场竞争非常激烈，我们不仅仅要在工程质量、进度、安全等方面达到业主的要求，同时也要在工程资料这个看似不重要的环节胜出一筹，为企业塑造良好的形象，展现企业高水准的管理，为企业的利益提供一份重要保障。 3 建筑工程资料存在的共性问题及使之有效管理的办法 3.1 存在的共性问题

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一是许多建筑企业管理观念陈旧，管理思路缺乏科学的理论支撑，只注重生产效益，追求最大利润，忽视工程资料的重要性；二是无具体实施细则和管理体系，以致资料管理工作混乱，往往工程早已竣工，而资料远远滞后于工程或没有真实地记载施工全过程，给甲乙双方带来了诸多矛盾（比如：双方合同约定的内容不能正常履行，决算没有准确的依据等）；三是后补资料数据随意编造，对交工和以后的检修改造造成很大影响，易给后续工程埋下安全隐患。 3.2 建筑工程资料有效管理的办法

如何发挥工程资料在工程管理中的应有作用，为工程管理提供有效、及时的服务，是一项严峻、紧迫的课题。要将工程资料管理规范化，走上良性循环的轨道，首先要对从事资料人员加强培训，提高人员素质；其次是把公司贯彻的资料管理办法与工程资料管理有机结合起来，从根本上改变原来的不规范状况，对症下药，逐个予以解决。再是技术员参与资料管理，技术员对图纸和现场情况有深入了解，由技术员参与管理的资料，准确、详细。最后对重要的签证单，工程量联系单，资料人员要与经营部门结合，依据定额合理签证，避免签过的签证单算不上钱的情况。 3.2.1 施工技术资料严格受控

施工技术资料是指导正确、规范、科学施工的文件以及工程变更情况的正式文件，而且变更、洽商、图纸会审要经过施工、设计、监理、建设单位四方签字，施工方案要经过公司级审批，交底要施工队签认，一旦遇到工程纠纷或其它特殊情况，此类资料是解决纠纷的最基本、最重要的东西。因此，对此类资料要严加管理，一般不外借，谨防丢失，不得不借时，执行严格的借阅登记制度。对于结算的资料，要分类管理，并且保留足够的原价以备结算使用，有时结算时因无法提供原件而受惨重损失。

3.2.2 施工测量记录要图示详尽

施工测量记录是确保工程定位、尺寸、标高、位置等的资料。“失之毫厘，谬之千里”，由于放线的疏忽给后续施工带来麻烦的例子屡见不鲜，因此，测量资料一定要有详尽的图示以确保测量施工的准确。如楼层平面的放线记录，洞口放线要画剖面简图，注明放线的标高尺寸，应有平面简图，若是平面放线要求注轴线尺寸，说明墙柱断面尺寸、门窗口位置尺寸，轴线控制线和墙柱边线尺寸，若是外墙、门窗洞口放线要画剖面简图，注明放线的标高尺寸。如果资料不清楚、 不具体，对于工程量的准确计算也影响很大。 3.3.3 施工物资资料要齐全有效，有可追溯性

工程中物资种类繁多，且来自不同厂家，把好物资质量关，便为整个工程质量奠定了一个坚实的基础。各种物资进场均要提供产品合格证、检验报告等质量证明文件。因为这些物资全部来自外单位，因此，此类资料的可追溯性尤为重要，鉴于此，资料质量证明文件要尽量使用原件，当不得不使用复印件时，要清晰、齐全、有效，并且加盖原件存放单位公章，注明原件存放处，并有经办人签字和时间，并注明进场时间及使用部位。 3.3.4 施工记录内容要详细具体

施工记录是施工过程中形成的，确保工程质量、安全的各种检查、记录等。记录中的内容要详细具体，不可泛泛而言，并要与技术交底保持一致，如钢筋绑扎隐检，要写清钢筋的品种、规格、数量、位置、锚固和接头位置、搭接长度、保护层厚度、钢筋及绑扎和钢筋除锈等情况。当出现数据时，要计算出具体数值，避免使用规范性语言。当发生变更、洽商时还要写清变动内容并注明其编号。

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