FA-SOP-009 企业财务SOP手册-费用会计

Group Accounting Manual

益海嘉里集团 会计手册

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岗位名称：费用会计 手册编号：FA-SOP-009 发布日期：2012.12 版本：V3.0

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核定

签发 Group Accounting Manual

修改历史

版本号 V1.0 V2.0 V3.0 修改人 郑红艳 郑红艳 郑红艳 日期 2012.12.10 2012.12.18 2012.12.25 修改内容 初始文档生成 全面修订 部分修订

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目录

1、 2、 3、 3.1

目的 ......................................................................................................................................................... 3 岗位概述 ................................................................................................................................................. 3 业务流程及操作 ..................................................................................................................................... 3 日常费用的审核及报销 ..................................................................................................................... 3 3.1.1 差旅费 ................................................................................................................................................. 4 3.1.2 交际应酬费 ......................................................................................................................................... 6 3.1.3 通讯费 ................................................................................................................................................. 8 3.1.4 员工借款 ............................................................................................................................................. 9 3.1.5 设备维修费 ....................................................................................................................................... 11 3.1.6 车辆费 ............................................................................................................................................... 30 3.1.7 办公费 ............................................................................................................................................... 31 3.1.8 其他费用 ........................................................................................................................................... 31 创建人员信息（ZHRP01） ............................................................................................................ 31 系统账务处理 ................................................................................................................................... 37 3.3.1 总账记账（F-02） ........................................................................................................................... 37 3.3.2 关联方对账平台记账（ZSDVADC） ................................................................................................. 43 3.3.3 显示凭证（FB03） ........................................................................................................................... 46 3.3.4 冲销凭证(FB08) ............................................................................................................................... 48 3.3.5 打印凭证(ZFI004) ........................................................................................................................... 49 清账 ................................................................................................................................................... 50 3.4.1 供应商清账（F-44） ....................................................................................................................... 50 3.4.2 客户清账（ZFI601） ....................................................................................................................... 53 3.4.3 总账清账(F-03) ............................................................................................................................... 54 3.4.4 冲销清账凭证(FBRA) ....................................................................................................................... 56 代垫社保 ........................................................................................................................................... 56 月末费用计提及核销 ....................................................................................................................... 58 3.6.1 工资、劳务费、罐租费、洗衣费、审计费等费用的计提 ........................................................... 58 3.6.2 工资、劳务费、罐租费、洗衣费、审计费等费用的核销 ........................................................... 58 3.6.3 电费的计提及核销 ........................................................................................................................... 59 月末费用结转及成本中心检查 ....................................................................................................... 61 3.7.1 费用结转 ........................................................................................................................................... 61 3.7.2 检查成本中心 ................................................................................................................................... 62 对账平台及询证函 ........................................................................................................................... 63 报表 ................................................................................................................................................... 64 凭证装订归档 ................................................................................................................................... 65 其他 ................................................................................................................................................... 66 3.11.1 物流费用付款 ............................................................................................................................... 66 3.11.2 进口油税金和操作费付款 ........................................................................................................... 66 3.11.3 销售运费预提上传 ....................................................................................................................... 67

3.2 3.3

3.4

3.5 3.6

3.7

3.8 3.9 3.10 3.11

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1、 目的

明确费用会计岗位工作内容，规范工作职责、流程，提示本岗位关注重点。

2、 岗位概述

费用会计是会计组的基本岗位，协助制定和完善本企业费用核算的管理办法和工作流程，提高会计核算管理水平；审核各项原始凭证的真实性、完整性及正确性，做好会计凭证、票据的整理、归档工作，保证相关会计账目准确、财务手续规范。

3、 业务流程及操作

流程图

3.1 日常费用的审核及报销

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3.1.1 差旅费

1、票据的粘贴及填写

1) 将需要粘贴的票据分门别类，同类票据（如餐费类、出租车票类等）应集中在一

起，并按时间先后顺序粘贴。

2) 粘贴票据的纸张大小：要求使用与凭证打印纸同样大小的结实的白纸（使用过的

纸亦可，外露部分应保持洁白），不要用比较薄的纸张。

3) 粘贴要求：粘贴在一张纸上的所有票据统一按上下、左右起止的顺序均匀粘贴，

确保粘贴后依然平整，粘贴在一张纸上的所有票据作为一张附件计算，并将合计金额与票据的张数写在右下角。 4) 票据粘贴实例：

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5) 差旅费报销单的填写

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注：必须按照差旅费报销单列明项目进行填写，如一页报销单写不下，可以再附报销单，合计金额填写在第一页。 2、审核要点：

1) 是否有出差审批表，差旅期间及地点是否与出差审批表一致； 2) 差旅费报销单签字是否齐全；

3) 各项费用报销是否符合集团及公司制度规定；

差旅费管理制度(A3).pdf集团差旅费管理制度：注：

? 住宿费发票必须同时附住宿酒店的结账清单，如住宿酒店无清单，报销时需提

供住宿酒店电话。住宿费仅指酒店收取的房费（含税金），其他费用均为自理。 ? 员工出差乘坐交通工具时，公司总经理及部门经理可以乘坐飞机、软卧、动车；

一般员工出差可以乘坐动车、硬卧、硬座，如必须乘坐飞机时需要由总经理或主管副总经理审批方可报销。

? 票据审核完毕需加盖“票据已审”章，防止票据重复利用报销。 3、账务处理:

借：管理费用（销售费用/制造费用/生产成本-制造费用）-差旅费 贷：现金（银行存款）

3.1.2 交际应酬费

1、 票据的粘贴及填写 1) 同差旅费票据粘贴要求；

2) 必须附有交际应酬申请单或礼品申请单,包含招待单位名称、主要客人姓名、

主要陪同人员等的填写。A、B类的接待申请由人事部负责审核，总经理核定；C、D类的接待申请由人事部负责核定； 3) 接待标准：

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A类 实报实销 ； B类 80元/人，含酒水；

C类 50元/人，含酒水； D类 30元/人，含酒水。 2、 审核要点：

1） 审批手续是否齐全：是否有交际应酬申请单，并且核定内容及签字是否齐全； 2） 审核发票规范性：发票抬头是否是公司全称、发票各要素填写是否完整、大小

写金额是否一致、是否盖有发票专用章； 3） 审核发票真实性：发票是否过期、是否为假发票；

4） 报销单填写是否规范：摘要的填写是否完整、规范；大小写金额是否一致，与

事前审批金额是否相符；

3、 发票查询方式：河北省地税 http://www.hebds.gov.cn ；河北省国税

http://www.he-n-tax.gov.cn

1) 地税发票查询：进入河北省地税网站后，在主界面可看到发票查询字样（如

图所示）

点击发票查询后出现以下界面：

勾选明细查询，按要求输入发票代码、发票号码、发票领购单位名称，点查询

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后跳出如下图所示：

根据查询结果与发票核对，如一致此发票为真发票，反之为假发票。 2) 国税发票查询：同上。

3) 除通过网址查询外，还可以拔打12366查询国税、地税发票。 4、 账务处理：

借： 管理费用（销售费用）—交际应酬费 贷： 现金（银行存款）

注：交际应酬申请单月底统一归档。

3.1.3 通讯费

审核要点：

1.因公发生的通讯费报销实行限额实报实销制度。公司管理层的通讯费实行实报实销制度；其他人员的报销制度根据预先审批的标准执行。

2.报销人员需提交正规的通讯消费发票（有明细费用项目），员工的话费必须在话费发生月份的次月进行报销，原则上不能几个月累积起来一起报，如有特殊情况需由部门经理确认，主管副总或总经理审批后方可报销。

注：对于差旅费、业务招待费、通讯费年初由各部门提报全年预算金额，由财务部依据上年数进行核查，最后报总经理核定后，依此执行。因此在审核费用时需参照预

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算标准进行审核。针对以上三项费用，可编制费用预算跟踪表，对各部门费用按月进行跟踪，随时掌握预算执行情况，确保各部门严格按预算执行，若有超出预算额度情况，原则是不允许报销，各工厂可根据具体情况审批报销。

3.1.4 员工借款

员工借款按不同性质分为备用金借款、临时性借款。 1. 备用金借款：备用金借款一般为定额。

1) 备用金额度核定：由业务部门申请备用金额度，部门负责人与财务负责人根据

岗位特点共同核定，经核准人审批后方可借款。

2) 备用金使用周期：备用金使用周期为开始借款日至每年末，即每年12月31日

前必须结清欠款，仍有需要使用备用金的，必须在次年另行申请。 3) 备用金审批：填写借款单，审批流程参照临时性借款。 2. 临时性借款 1) 填写单据

差旅费借款

2) 审核要点：

a) 借款单据填写是否完整；

b) 前期借款是否已清（FBL1N查询），借款未清的，后续不能再借款(总经理特

批的除外）；

查询借款情况：初始界面输入FBL1N后回车，进入如下界面:

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[1]：输入供应商账户、公司代码； [2]：未清项目输入当天日期；

[3]：勾选普通项目和特殊总账业务，回车

查看借款日期和借款金额。

c) 备用金、差旅费借款必须有事前审批。备用金在借支时需提交经过审批的额

度申请单，差旅费借支需提交经过审批的出差申请单。其他事项借款需提供

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详细的说明、预算、支出明细等支持附件。

其他规定详见集团管理制度 3、账务处理：

员工借款管理制度.pdf

1) 借款：借：其他应收款-员工备用金

贷：现金（银行存款）

2) 还款：

a) 现金还款:

借：现金（银行存款） 贷：其他应收款-员工备用金

b) 用差旅费、招待费等其他费用还款:

借：管理费用（销售费用/制造费用/生产成本-制造费用）-差旅费/业务招

待费等

贷：其他应收款-员工备用金

3.1.5 设备维修费

1.设备维修费审核要点：

1) 机修部门填写请付款单，且需标注采购凭证号（凭证号作为查询的依据）； 2) 报修部门填写委外维修申请单，（部门主管、部门经理、机修负责人、主管副总

或总经理审批）；

3) 三家以上供应商比价单（除原厂维修，其他均需要比价）； 4) 报修部门、机修部门验收合格单； 5) 发票的规范性。 2、SAP系统账务处理流程：

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1）查询维修订单（ZMM930）

初始界面输入zmm930，进入以下界面：

依据物料描述查询与请款单匹配的采购凭证号，4430012602。 2）审核维修订单（ME28）

初始界面输入me28，进入以下界面：

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输入批准代码、批准组及凭证号，点击执行进入以下界面：

双击订单号进入以下界面进行审核：

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审核以下内容是否与请付款单信息一致： ① 供应商；

② 抬头数据：机构数据页签中采购组织、采购组； ③ 项目总览：数量、金额、文本； ④ 项目细节：发票页签中税码。 审核无误后，点击

返回

点击“批准”→“保存”完成订单审核。 3）维修收货（ML81N）

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点击“其他采购订单”，输入采购订单号执行

点击

，创建登记表，输入短文本、科目分配类别选择“成本中心”

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点击“服务选择”跳出以下对话框

单击“对勾”

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单击“服务”

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选择“总账科目”、成本中心，点击对勾

此时状态为红色，不被接受。点击

，接受服务确认：

此时状态为黄色，将被接受。完成后单击保存按钮。

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单击“是”，左下角提示

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查询凭证号：选择环境→采购订单历史，进入以下界面:

双击6200775642凭证编号

单击“会计凭证”，弹出会计凭证清单 ，双击95000018906凭证号显示凭证概览：

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将95000018906标记在请付款单上，以备查询。 4）发票校验（MIRO）

① 发票日期； ② 参照（发票号码）； ③ 金额； ④ 税码； ⑤ 文本；

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⑥ 订单号。

输入以上信息后回车，右上角余额显示为0，单击“支付款项”

输入“基线日期”，单击

模拟凭证如下图：

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凭证无误后，单击过账，左下角提示

查看会计凭证号：单击左上角“发票凭证”→显示：

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单击“下一凭证”，查看9510003912会计凭证号：

将此凭证号标记在请付款单上，以备查询。 5）F-02总账记账

适用于现金付款、TMS项目没有上线的公司的所有付款业务。 账务处理：

借：应付账款-第三方 贷：现金（银行存款） 6）付款平台（ZTMS001）

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适用于所有TMS项目上线范围内的公司，不适用现金付款。

ZTMS001输入界面解释如下：

类别 字段 公司 会计年度 主选项 申请的支付日期 供应商 维护支付指令 查询支付指令 功能选项 供应商银行数据触发 触发支付指令 支付指令清账 五选一 输入选择 必输 必输 可输 可输 解释 输入使用付款平台的公司代码 根据付款请求所在的会计年度筛选付款条目 通过该日期，筛选一定日期范围内的付款指令，可填写范围 筛选针对某一供应商的付款指令 选择此项，维护支付指令 选择此项，查询支付指令 选择此项，触发供应商银行数据 选择此项，触发支付指令 选择此项，支付指令清账在 选择“维护支付指令”功能，单击执行：

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选中需要支付的未清项条目，点击“创建未清项支付”

在编辑区域维护支付指令数据：付款业务、申请支付日，其中“收款账号”通过点选输入，点击“收款账号”右边的搜索按钮，出现以下界面：

①如有与此次收款账户一致的收款银行、账号，双击该条目，则会自动带入“收款人信息”区域。

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②如搜索出的供应商银行信息与此次支付申请付款的银行、账号不同，则需要手工维护收款银行、账号。

点击“银行代码”右边的搜索按钮，会弹出银行名称的搜索帮助：

输入想要搜索的银行名称后，回车，会显示搜索出来的数据：

双击其中一条，会带入“银行代码”字段，回车， “收款银行”字段维护为所选的银行名称：

手工输入付款申请单上的“收款账号”。

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最后，维护“所在城市”，从搜索框中选择：

双击符合的省市即可。

所有数据填写完毕，点击，创建支付指令完毕：

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选择，系统提示，并生成流水号

将流水号记下，由会计主任触发。

注：采用手工方式维护的收款银行及账号，需要获得审核后方能进行支付指令的触发。审批完毕并触发后，此次维护的信息也将保存至供应商主数据中，即，下次再对此账号进行支付时，无需手工维护了。

在第一次手工维护银行信息支付指令保存时，系统会作如下提示：

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选择

，即表示，确认此次输入的银行信息无误，可以进入触发环节。

触发后交出纳付款，支付成功后可在ZTMS001中查询凭证号：

点击执行，进入支付指令显示界面：

通过流水号等信息查询对应的付款凭证号，标记在请付款单上，以备查询。

3.1.6 车辆费

审核要点：

1） 审批手续是否齐全：是否有审批完整的车辆申请单，并且核定内容及签字是否

齐全；

2） 审核发票规范性：发票抬头是否是公司全称、发票各要素填写是否完整、大小

写金额是否一致、是否盖有发票专用章；

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3） 审核发票真实性：发票是否过期、是否为假发票；

4） 报销单填写是否规范：摘要的填写是否完整、规范；大小写金额是否一致，与

事前审批金额是否相符；

5） 车辆路桥费：发生时间是否与派车单相符；

6） 车辆维修费：维修项目与车辆维修保养审批是否一致；是否超预算；是否附维

修结算单；维修结算单金额相加是否与报销金额一致。

3.1.7 办公费

办公用品由各部门提报需求计划，行政部门按上报计划汇总，最后报总经理审批后，统一购进，各部门按月领用。 审核要点：

1） 审批手续是否齐全：是否有办公用品需求审批单，并且核定签字是否齐全； 2） 审核发票规范性：发票抬头是否是公司全称、发票各要素填写是否完整、大小

写金额是否一致、是否盖有发票专用章； 3） 审核发票真实性：发票是否过期、是否为假发票；

4） 报销单填写是否规范：摘要的填写是否完整、规范；大小写金额是否一致，与

事前审批金额是否相符；

3.1.8 其他费用

1.员工福利费

1).福利费：如探亲费、体检、结婚贺礼、生育礼金、生日慰问、住院及工伤慰问、

丧事吊唁等员工福利。

2).审核要点：参照集团员工福利管理制度：2.员工培训费

员工福利管理制度(A3).pdf

依据员工培训制度，员工参加培训，经事前审批，培训费用可由公司承担。

员工培训制度.doc集团员工培训管理制度：

3.2 创建人员信息（ZHRP01）

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1、功能简介

用于人员信息创建、修改和查询。

比如新入职员工进行报销时，系统没有维护其信息，这种情况下就需要进行员工信息新创建。 2、使用方法：

初始界面输入ZHRP01回车，进入如下界面:

输入人员信息，包括姓名、公司、部门、职位、工号、有效开始日,输入所有信息后，点

保存按钮 ，创建人员信息。

其中部门和职位通过点选输入

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注：点击部门或职位时出现以上界面，点击

，即可进入下面那个界面进行选择

输入“公司代码”，点击

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选择相应部门。 3. 维护部门

TCODE：ZHRP01，点“维护部门”34

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进入以下界面：

点“新条目”，输入公司代码,流水号（顺序编号）和部门名称，保存提示注意，此处对公司代码有控制，只能输入自已公司代码下的部门。 4、维护职位：请参考“维护部门” 5、查询员工信息：

TCODE:ZHRP01，点“查询”

。

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在筛选框输入筛选条件，点执行

点

，可以展开员工明细信息。

6、修改员工信息

到员工查询界面，找到要修改的员工，双击员工姓名，进入如下界面：

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点 ，部门和职位可以按公司代码选择，如下图：

维护好要修改的内容后，点保存。 7.删除员工信息

对一些不需要用的员工信息，可以在查询界面，选中要删除的员工姓名，点删除

点确认，系统提示

3.3 系统账务处理 3.3.1 总账记账 （F-02）

1.以上费用经领导签批出纳付款后，在SAP系统做账务处理: 2.初始界面输入F-02后回车，进入如下界面:（以差旅费为例）

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F-02输入界面解释如下：

类别 字段 凭证日期 记账日期 抬头文本 输入选择 必输 解释 文档记录的日期，可以等于记账日期也可以定义为发票报销发票日期 必输 确认凭证过账到SAP系统的日期，影响期间报表 可输 凭证的概览型信息，使用时请区别行项目明细信息 本例：“**报销招待费112元 FI处理不同的业务，配有不同的T-code，默认的凭证类型不同，而不同的凭证业务类型对应了不同的凭证编码。 总账：S*，总账凭证类型的第一个字母一般为S打头，必输 AB之类除外； 应付：K*，同理； 应收：D*，同理； 除非很熟悉各凭证类型对应的用途和编码范围，否则不要改动默认的 抬头 凭证类型 过账期间 公司代码 货币/汇率 必输 如果输入错误，将根据记账日期所在的期间自动调整 必输 会计实体的编码，公司SAP编码。 外币时，输入外币币别并同时输入发生汇率，否则默必输 认当前SAP系统OB08/ZFI007默认的汇率；本位币时，输入币别即可 38

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行项目 会计的借贷的概念，SAP将“借、贷”分别细分了，记账码 必输 FI用到的不含资产的常用的有如下10个，详见过账码解释。本例：40 当选择G类过账码：此处填写总账科目；本例：8013803 账户 必输 当选择V类过账码：此处填写供应商号； 当选择C类过账码：此处填写客户编码； 当选择V或者C的应付、应收之外的科目时，须选择选输 具体的特别总账业务 特别G/L FI常用的过账码解释：

过账码 01 账户借贷类型 方 C D 描述 解释 一、看列 1、首先看“账户类型”，FI设计到的有C客户、V供应商和G总账； 2、借贷方，和会计书本的借贷方概念一样； 二、看行 1、当入账到客户和供应商的应收应付之外的时候，就要用到特别总账码，类似二级科目，这样用09、19、29、39加“特别G/L”就能入到客户和供应商的统驭科目之外的科目中。 举例：借：银行存款；贷：预收账款； 判断：银行存款，是总账（G）的借方，结果：40； 预收，是客户（D）的贷方，肯定不是应收，应该是特殊总账贷方，结果：19。 SAP凭证： 40：银行存款 *** 19：客户编号 A预收款 *** 应收借方 客户特殊总账借方 应收贷方 09 11 C C D C 19 C C 客户特殊总账贷方 21 29 31 39 40 50 V V V V G G D D C C D C 应付借方 供应商特别总账借方 应付贷方 供应商特殊总账贷方 借方条目 贷方条目 相关费用科目的关键字段信息对应表：

分类 科目 文本 员工 必填 必填 必填 必填 必填 必填 必填 必填 6503801 生产成本-制造费用-差旅费 6603801 制造费用-差旅费 7003801 营业费用-差旅费 8013801 管理费用-差旅费 6503802 生产成本-制造费用-交通费 6603802 制造费用-交通费 7003802 营业费用-交通费 8013802 管理费用-交通费 39

差旅费

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