档案管理制度

档 案 管 理 办 法

1

目录

1.总则 ................................................................................................................................................. 3

2.档案管理机构及职责.......................................................................................................................... 3 3.立卷归档 ............................................................................................................................................ 4

3.1档案分类 ...................................................................................................................................... 4 3.2归档范围急保存期限 .................................................................................................................. 5 3.3档案的立卷 ................................................................................................................................ 12 3.4档案的归档时间 ........................................................................................................................ 15 3.5归档分数 .................................................................................................................................... 15 4.档案库房管理 ............................................................................................................................... 16 5.档案统计 ....................................................................................................................................... 17 6.档案保管 ....................................................................................................................................... 17 7.档案保密 ....................................................................................................................................... 19 8.档案利用 ....................................................................................................................................... 19 8.1档案查阅 .................................................................................................................................... 20 8.2档案借阅 .................................................................................................................................... 20 8.3档案复印 .................................................................................................................................... 21 9.档案鉴定和销毁 ........................................................................................................................... 21 10.档案管理意外事件处理程序 ..................................................................................................... 22 11.附则 ............................................................................................................................................. 25 11.2档案查阅登记表 ...................................................................................................................... 25 11.3档案借阅登记表 ...................................................................................................................... 26 11.4档案销毁清册 .......................................................................................................................... 27 11.5档案借阅审批表（调阅单 ...................................................................................................... 28

2

档 案 管 理 办 法

1. 总则

1.1 为加强公司档案工作建设，逐步实现档案工作规范化、系统化和标准化，确保档案的齐全、完整、准确、系统，及更好地为公司发展和经营管理服务，根据《中华人名共和国档案法》、《工业企业档案分类试行规则》及有关企业档案工作规定，结合本公司实际情况，特制定如下档案管理制度。

1.2 档案工作的基本原则是集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主。即各部门、各事业部、各子公司档案指定专人负责，定期上交公司档案室，由档案室进行集中整理归档。档案管理工作是公司管理基础工作的一个重要组成部分，是维护公司合法权益、经济利益和历史真实面貌的一项工作，档案应按照文件的种类和形成的时间顺序进行全面的收集和认真的整理、编制。

1.3 企业档案是指企业在筹备、建设、生产、经营管理活动中直接形成的具有保存价值的各种载体形成的文件(文字、图纸、图表、声像、电脑光盘等不同载体的历史记录)。

1.4 本制度适用于公司本部及各事业部、各下属子公司档案管理。

2. 档案管理机构及职责

2.1 公司本部设立档案室，由总经办相关领导统一领导，责成档案室对公司在物业管理及园林景观建设各项工作中形成的各类档案（财务档案、人事档案除外）收集、整理、监督、指导、管理。为了便于各个管理环节的衔接，并设置专职档案管理员，负责档案的接收、整理、编号、装订、存放；档案资料的交接；办理

3

档案的借阅、登记、统计；执行相关保密制度；档案室设备、设施的管理；同时负责档案资料的归档督促及监督各部门、各事业部、各子公司的档案工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责。

2.2 公司所属各部门、各事业部、各子公司要配备兼职档案工作人员（或由各部文员负责），负责本部门形成的应归档文件材料的积累、整理和归档工作。制定明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。

2.3 各级档案工作人员应认真贯彻国家档案工作法律、法规，健全企业档案工作各项规章制度。遵纪守法，忠于职守，具备相应的档案专业知识和业务能力，熟悉和了解企业的各项管理活动。

2.4 为更好地管理好档案资料，档案室配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。

2.5 各部门、各事业部、各子公司根据部门资料性质结合公司档案管理办法，实行统一的标准分类管理。

3.立卷归档

3.1 档案分类

3.1.1 档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门（下属子公司）、大类、小类三级分类。先以部门区分，部门之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。

3.1.2 大类分为8类：文书档案、基建档案、物业管理专门档案 (房产物业管理)、设备仪器档案、会计档案、人事档案、科教档案、特殊载体档案。

4

3.1.3 档案分类应力求实用，因案件较多，前款三级不够应用时可在第三级之后另增第四级“细类”；如案件不多，可使用 “部门”及“大类”或“小类”二级。

3.1.4 同一“小类”(或细类)案件以装于一个档案盒为原则，如案件较多，一个档案盒不够使用时，分为两个以上的档案盒，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。

3.1.5 每个档案盒应设“卷内目录”，案件归档时依序编号，并以每一案一个“卷内目录”编号为原则。

3.1.6 档号表示方式如下：A1A2—B1B2C1C2D1—E1E2—F1F2： A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号，D1为档卷卷次，E1E2为档案目次，F1F2为年代号。

3.2 归档范围急保存期限

3.2.1 凡是物业管理公司在物业管理及园林景观建设各项工作中形成的，具有查考利用价值的文件材料都应划入档案室归档范围；其他文件材料由形成部门单独保存。企业在项目前期、基建、生产、经营管理及对外合作交流活动中直接形成的具有保存价值的各种载体形成的文件(文字、图纸、图表、声像、电脑光盘等不同载体的历史记录)，都应纳入归档范围；包括纸质和电子版。

档案保管期限按各类别的内容划定，分为永久、长期（15—50年）和短期（15年以下）三种。确定保管期限的基本原则是： a.对公司有长远利用价值的档案应永久保存。

b.凡是反映公司一般活动的，在一定时期内内，对公司工作有考查利用价值的档案为长期档案。

5

c.在较短的时间内有参考价值的档案为短期保管。 d.保管期限介于两种保管期限之间的档案，一律从长。

e.工程类档案的详细分类、保管期限、编目等要求均应依据建筑工程归档规程执行。

3.2.2 文书档案

即公司在物业管理及园林景观建设过程中产生的有保存价值的普发性内外部文件。（物业管理及园林景观建设以外的文书档案由行政人事部单独归档） 3.2.2.1 公司上级有关工作的指示、批示、批复、批转、决定、条例、办法、规定、计划、通报、通知等。（长期保存）

3.2.2.2 本公司制定下发的条例、规定、规则、办法、规划、计划、方案、工作汇报、总结、通知、通报、统计报表、历史沿革、大事记、简报、信访、录音带、照片、影片等。（永久保存）

3.2.2.3 外联单位报送相关的工作报告、总结、统计报表、通知、办法等。（短期保存）

3.2.2.4 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。（永久保存） 3.2.3 基建档案

包括园林景观建设、新建物业接管、原有物业接管、物业管理中前期介入、新建、改建、扩建、大修、公共范围内的维修形成的文件及图纸。

3.2.3.1 基本建设工程设计文件，包括技术设计文件、施工图设计文件等。（永久保存）

3.2.3.2 基本建设工程施工文件，包括施工准备文件、施工文件、验收总结文件等。（永久保存）

6

3.2.3.3 基本建设竣工文件，包括竣工图、工程预决算、竣工验收报告等。（永久保存）

3.2.3.4 基本建设工程使用、维护、改建、扩建等形成的文件。（永久保存） 3.2.3.5 工程技术前期介入文件、图纸等。（永久保存）

3.2.3.6 各类招投标文件。（中标的永久保存，未中标的短期保存） 3.2.3.7 房产物业接管验收资料：

a. 房产资料：房屋、设备及其附着物业清单、清册；包括物业接管的设施设备的原始资料。（永久保存）

b. 技术资料：竣工图纸、地质勘察报告、工程预决算书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平面图、房屋及设备使用技术资料。（永久保存） c. 接管资料：公用设施（设备）验收情况、验收合格凭证、物业移交管理书及房屋、公用设施、设备及图纸接管验收清单、物业完好情况、接管文件。（永久保存）

3.2.3 物业管理专门档案

是指项目管理活动中形成的，反映物业状况、业主和住户变迁以及物业管理部门的管理、服务、经营活动情况，具有查考利用价值的各种形式的文件材料。 3.2.3.1 物业清册：房屋的栋数、户数、面积、结构、完损情况、产权归属、使用性质等文件材料。（永久保存）

3.2.3.2 物业维修档案：单元范围内的维修申请、工程预决算、用料情况、施工图、验收证明材料，公共范围内的维修、大修材料归入基础建设档案内。（短期保存）

3.2.3.3 物业租赁档案：租赁合同、租金缴交情况、租赁双方的身份证明材料、

7

租赁房屋产权证明材料。（长期保存）

3.2.3.4 住户(业主) 档案：户主类型（业主或使用人）、姓名、年龄、职业、工资状况、家庭人口数量及结构、联系电话、入住通知。（长期保存）

3.2.3.5 物业管理服务档案：物业管理部门在开展绿化养护、环卫、安全防范、车辆管理等工作及为住户提供委托服务、开展经营活动所产生的文件材料。（长期保存）

3.2.3.6 其他具有利用价值和保存价值的文件材料。 3.2.4 设备仪器

本公司作为固定资产的机器设施和仪表仪器等方面的档案材料。（在行政人事部单独归档）

3.2.4.1 设施设备购置文件材料：有关的申购文件及定购协议或合同书等。（长期保存）

3.2.4.2 随机文件材料：设施设备图册和说明书、合格证、装箱单、配件目录、安装规程等。（长期保存）

3.2.4.3 设施设备安装、使用以后形成的文件材料： 验收记录、运行记录、保养维修记录等。（长期保存） 3.2.5 会计档案

在经济管理和各项会计核算活动中直接形成的作为历史记录保存起来的文件材料。包括会计凭证、会计账簿、会计报表等。（在财务部单独归档） 3.2.5.1 会计凭证：原始凭证、记账凭证、汇总凭证。（长期保存）

8

3.2.5.2 会计账簿：总账、明细账、日记账、固定资产卡、辅助账簿。（长期保存）

3.2.5.3 会计报表：年度财务报表。（永久保存） 3.2.5.4 月、季度财务报表。（长期保存）

3.2.5.5 工资、奖金签单，银行余额调节表，银行对账单，（短期保存） 3.2.5.6 会计档案移交清册，会计档案销毁清册。（永久保存） 3.2.5.7 财务工作制度、规定、实施办法。（永久保存） 3.2.5.8 财务工作计划、总结。（短期保存） 3.2.8 人事档案

即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。（在行政人事部单独归档）

3.2.6.1 履历材料：履历表、个人简历、自传。（长期保存） 3.2.6.2 鉴定、考察、考核材料。（长期保存）

3.2.6.3 学位、培训和专业技术情况的材料：学历和培训证明、专业技术职务评聘、著作及有重大影响的论文等。（长期保存）

3.2.6.4 奖励、处分材料：各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料；违纪、违法处分决定，查证核实报告，检查、交待材料，通报批评材料。（长期保存）

3.2.6.5 工作薪水材料：工资审批表；干部任免材料，录用和聘用审批表，合同书，续聘审批表，解聘、辞退材料；离职、退休审批表。（长期保存） 3.2.6.6 其他有保存价值的材料：残疾证明等材料。（短期保存）

9

3.2.7 科教档案

包括科研项目及成果、培训教育管理等的文件材料。（培训教育档案在培训学校单独存档）

3.2.7.1 申报项目的报告、批复、通知等。（长期保存）

3.2.7.2 科研项目方案、试验测试记录、图表、照片、计划执行情况、调整和撤销的报告等。（永久保存）

3.2.7.3 分析报告、鉴定证书、科学技术成果鉴定证书、鉴定会议记录、鉴定验收结论、函审原件，科技成果申报表、登记表及附件。（永久保存）

3.2.7.4 科技成果奖励申报及评审，获奖证书及批，成果推广应用中形成的技术文件及工作总结。（永久保存）

3.2.7.5 培训教育管理形成的文件。（培训学校界定期限） 3.2.8 特殊载体档案

在公司生产经营活动中形成的有保存价值的包括声像物品、荣誉品及其它实物档案等。

3.2.8.1 反映本公司概貌的声像材料。（永久保存）

3.2.8.2 上级机关来本公司视察、检查工作形成的声像材料。（长期保存） 3.2.8.3 本公司召开各类重要会议形成的主要声像材料。（永久保存） 3.2.8.4 反映本公司主要职能活动和工作成果的声像材料。（永久保存） 3.2.8.5 本公司领导、专家、学者参加重大公务或学术活动形成的声像材料。（长期保存）

3.2.8.6 本公司组织或参加重要外事活动形成的声像材料。（永久保存）

10

3.2.8.7 本公司安全保卫方面的声像材料。（长期保存）

3.2.8.8 本公司其他重要活动、重要事件或重大事故形成的声像材料。（永久保存）

3.2.8.9 本公司获各级奖励的奖状、奖旗、奖牌、证书外单位赠品、领导题词、条幅、字画、印章等有纪念、观赏价值的荣誉物品。（长期保存） 3.2.8.10 与其他载体档案有密切联系的声像材料。 3.2.9 不归档文件材料的范围

3.2.9.1上级单位任免、奖惩非本单位工作人员的文件，普发供参阅、不办的文件材料。

3.2.9.2 上级单位发来供工作参考的抄件和征求意见未定稿文件。 3.2.9.3 重份文件和无参考利用价值的事务性、临时性文件。

3.2.9.4 未经会议讨论、领导审阅、签发和未生效的文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件，定稿除外），打印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）。

3.2.9.5 从正式文件、电子邮件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。3.2.9.6 无特殊保存价值的信封或信件，一般性表态，询问一般性问题，提出一般性建议或意见的客户来信；

3.2.9.7 下级送来参阅的简报、情况说明、不应抄报和不必备案的文件材料。3.2.9.8 参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。 3.2.9.9 各部门互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等。

11

3.2.10 涉及公司机密的档案（如涉及公司级奖惩的文件及其他机密的文件），公司设专人保管。 3.3 档案的立卷

3.3.1 立卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，档案分类、组卷科学，便于保管和利用。归档的文件材料必须齐全完整，能准确反映公司各项活动真实的历史原貌，文件材料缺项，档案室有权拒收并限期整改。一般文书类档案主要按形成部门立卷制度；基建档案、招投标等工程类的文件主要按项目分类、立卷。

3.3.2 凡在各项业务工作中形成的具有保存价值的文件资料料都必须定期向档案部门归档，任何部门和个人不得据为己有。

3.3.3 归档的文件资料料必须完整、系统、准确，各项签字手续完备； 3.3.4 归档的文件资料料应为原件，没有原件的可以用字迹清楚的复印件；部门须常用的资料可留用复印件，原件归档。书写材料必须是耐久的纸张、墨水，不得使用铅笔、圆珠笔，纯兰墨水。

3.3.5 重要的电子文件，应另外形成纸质文件材料归档保存。应永久、长期保存的重要文件，如用易于褪变材料书写的，要予以复制，复制件附于原件后一并归档。

3.3.6 案卷标题要简明确切，能充分提示卷内文件的的主要内容。整理好的案卷应确定案卷的保管期限。

应按规定的格式逐件填写卷内文件目录。

3.3.6 在归档的文件材料中，应当将每份文件的正文与附件、请示与批复、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。

12

3.3.7 时间划分：从1月1日起，至12月31日止。不同年度的文件一般不得放在一起立卷。

3.3.8 卷内文件材料排列有序，反映问题集中，应按时间顺序排列，依次编写页号；需要立卷归档的材料，在有文字的当页材料正面的右上角，背面的左上角填写页号（背面没有文字的材料不须填写页号）；图表、声像和实物档案应在装具上或在声像和实物背面逐件编号。

3.3.9 照片应用文字标出活动的时间、地点、人物、中心内容。

3.3.10 文件质量要求：文件材料统一用A4纸；卷内文件材料要去掉金属物（回形针、大头针、钉书针）；对破损的文件材料要托裱；案卷装订美观；字迹已扩散的应复制一份与原件一起立卷；对较大的表格，要折叠成A4纸大小；有小字条的要加边成A4纸大小。图纸须折叠成A4纸大小。

3.3.11 按归档要求进行装订、编号，填写卷内目录。案卷组成后，应对案卷统一排列，编写全档号，然后逐一登记，填写案卷目录。 3.3.12 卷内文件目录填写方法：

顺序号：按卷内文件排列的先后顺序，即件号。 文件编号：文件制发机关的发文字号。

责任者：对档案内容负有责任的部门或个人，即文件的作者。

题名：即文件的标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，外加“[]”。没有年、月、日的材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录要填写每次会议的时间、主要内容。

日期：文件的形成时间、填写时可省略年、月、日字，年、月、日用“.”小数点表示。如：1998.07.01 。

13

页数：一份文件有几页。（背面有文字的也算一页）

页号：卷内文件所在之页的编号。（即图书目录的编号）如：第1份文件有5页，页号填1；第2份文件有3页，填6，填每份文件第1页的页号，以此类推。 3.4 档案的归档时间

3.4.1 各部门、各事业部、各子公司本年度形成的文书档案材料一般应在办理完毕后的次年一季度整理立卷，送交档案室，并办理移交、接收手续，送交的归档文件材料要全面、完整，由档案室统一整理归档；（也可根据本单位的实际情况实行随办随归档）。

3.4.2 电子文件的归档要与纸质文件归档时间一致。

3.4.3 公司重要活动特殊载体档案在每项工作完成后，由主办部门将材料和文字简介，两个月内向档案室归档；一般档案的归档时间同文书档案。

3.4.4 基建材料文件等在工程竣工验收后及时归档，两个月内。周期长的可分阶段、单项归档。

3.4.5 单位工程预决算可在清尾款后两个月内归档。

3.4.6 工程前期介入所有文件在项目接管后一次性移交档案室。

3.4.7 随机设备、仪器、技术文件材料，在设备、仪器开箱时及时归档。待仓库部门登记后再办理借用手续，进行安装调试。 3.4.8 物业管理专门档案根据实际情况及时归档

3.4.9 企业内部机构变动、企业产权变动过程中形成的文件材料应及时归档。 3.5 归档分数

3.5.1 各类文件材料一般归档一式一份。

3.5.2 重要或使用频繁的文件可归档一式两份或适当增加其份数。

14

4. 档案库房管理

4.1 档案库房坚持“以防为主，防治结合”为原则，重点在于防止人为的和自然因素对档案的损毁；必须符合防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫鼠的要求。库房配备窗帘，配备灭火器，空调、温湿度计等保护设施，严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室，四周无危及库房安全的隐患。设备运转情况应定期检查，并及时排除隐患。

4.2 档案工作人员应熟悉消防器材的性能及使用方法；做好消防器材的保养更新工作，使之可靠有效。

4.3 库房应集中布置、自成一区，档案架（柜）合理排放，既保证光线充足、通风，又能方便使用；不堆放与档案资料无关的物品，不从事与库房管理无关的活动。库内档案必须按顺号上架，不得错架、乱架。

4.4 随时注意库房温湿度的具体指数，务必使温度保持在140C～200C，相对湿度50%～65%；对档案进行定期的防疫检查，有计划、分期分批地对档案进行翻动； 4.5 档案管理员做好安全巡查工作，下班时关好水电、锁好门窗。

4.6 库房应保持干净、整洁，定期做好库房卫生，每月中旬定期对库房进行清扫擦拭，包括擦洗摆放档案的设备、地面、门窗等，特别是对一些小角落、缝隙要进行清洁消毒以防害虫滋生。

4.7 雨季加强检查，每逢大雨必须检查档案库房有无漏水、渗水现象，雨后即检查档案有无潮霉现象。

4.8 档案柜架内须定期投放防霉、防鼠药品，定期检查档案有无霉变、鼠咬现象。 4.9 档案库房专人管理，无关人员不得随意进入；确需进库的（如维修库房或设备等），则须有档案员陪同。

15

4.10 档案装具档案按部室存放，编号及档案的存放顺序为自门口起，从左自右， 从上到下。

4.11 进入档案室的人员严禁抽烟。

4.12 档案室钥匙除档案员外，其他人不得持有。

5. 档案统计

5.1 档案室应对公司档案及档案工作情况定期调查，及时、准确进行统计分析。并填报档案工作统计表。保证数字的准确性，坚持实事求是，如实反映情况，使统计数字准确，符合客观事实。

5.2 建立档案工作统计台账，主要内容包括：档案室库藏情况，年度入出库情况，档案利用情况，档案人员情况，档案设施、设备情况，档案销毁情况等。

6. 档案保管

6.1 各类档案都是公司的重要财富，任何部门或个人都不得视档案为私有。全体员工都有保护档案的义务。

6.2 不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。

6.3 档案室对所保管的档案资料要按照部门、分类、年代进行整理和保管，对不符合要求的案卷进行补充、加工整理，并认真填写卷内目录便于利用和保管。 6.4 各类档案按其内容、价值确定保管期限为永久、长期和短期三种。档案室对已超过保管期限的档案进行鉴定，报请公司领导做出处理决定。未经鉴定和批准，任何单位或个人不得销毁任何档案。对销毁的档案应编制销毁清册永久保存。

16

6.5 档案室要定期检查档案的保管情况，发现问题及时处理，对破损、虫蛀、霉烂和字迹褪色的档案，应及时修复、复制或其他处理。根据现有条件，积极采取维护性措施，努力改善档案的保管条件。

6.6 积极做好档案利用工作，建立借阅登记和利用效果登记。 6.7 档案室对档案的收进、移出要逐卷登记并履行签字手续。 6.8 档案室要积极采用先进设备，逐步实现档案计算机管理。

6.9 档案在库房外未被使用时，不允许长时间摊放在桌子上，而应及时放入库房或专用的柜子中锁好，更不准擅自带离规定的使用场所； 6.10 未经许可，利用者不得将所借档案转借他人，以防泄密； 6.11 未经许可，利用者不得擅自拍照、抄录、复印；

6.12 尽量减少档案原件在同一使用人手中的滞留时间，以防因档案外借时间过长而出现的泄密现象。

6.13 档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。

6.14 库藏档案应定期清理核对，做到帐物相符，库藏档案数量发生变化时应记录说明。

6.15 资料归档前各部门须按类整理好，并填写《档案交接登记表》。

6.16 移交时，档案员须仔细核对移交的资料，核对无误后，交接人在移交清单上签字。

6.17 《档案交接登记表》一式两份，交接人各留存一份。

7.档案保密

7.1 高度认识档案保密工作的重要性，严格遵守有关法规和制度。

17

7.2 档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。

7.3 档案室工作人员或利用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。

7.4 不该说的机密绝对不说。 7.5 不该问的机密绝对不问。 7.6 不该记录的机密绝对不记录。

7.7 不得在公共场所传播与机密有关的事项。 7.8 不得在不保密的地方存放机密文件。 7.9 不得随意向他人提供机密材料。 7.10 严格执行查阅规定和各种管理制度。 7.11 档案员调动工作时，应认真办理好移交手续。

8. 档案利用

8.1 档案查阅

8.1.1 公司内部人员查阅档案材料的，应办理档案查阅登记手续，认真填写《档案调阅单》、《档案借阅登记表》，阅毕及时归还；归还时，管理人员必须当面清点档案页数，之后再入库，做好记录。

8.1.2 查阅涉密档案或内部材料，须经所在部门和档案室负责人批准，必要时报请上级有关领导审批。查阅时须严格履行登记手续，注明查阅目的和内容。 8.1.3 非公司人员查阅档案的，必须持所在单位介绍信，注明利用者身份及利档案目的、范围，并办理查阅手续，经公司相关上级领导同意后方可查阅，并填写

18

《档案调阅单》、《档案借阅登记表》。

8.1.4 未办理查阅手续和手续不全者，档案室拒绝提供档案查阅。 8.1.5 查阅档案只限在指定地点进行，未经批准不得将案卷带出档案室。 8.1.6 在查阅过程中，应保持档案完整无损，不得擅自涂改、勾划、添字、折角、拆页、撕毁等，对无故损坏者视情节轻重酌情处理。 8.2 档案借阅

8.2.1 档案原则上在档案室进行，阅后立即归还；严格控制外借档案，确因工作需要借出利用的，认真履行借出档案审批手续，必须填写《档案调阅单》、经所在部门负责人批准签字后，交档案室负责人批准签字，方可借出。档案借还情况须在登记《档案借阅登记表》上登记。

8.2.2 非公司人员若需借出档案，必须持所在单位介绍信，注明利用者身份及利用档案目的、范围，并办理借阅手续，经公司相关上级领导同意后方可借出。 8.2.3 档案借出期限一般不超过三天，特殊情况，不能及时归还的，经档案员同意可办理续借手续，并限期归还。

8.2.4 借出后归还的档案，档案管理人员必须当面确认档案完整性后方可入库。发现问题要向借阅人当面提出，查明情况进行记录，并向领导报告。

8.2.5 借出人员须妥善保管好档案，保持档案完整无损，不得遗失、抽换、拆散、涂改、转借，并负有保密的完全责任。对无故损坏者视情节轻重酌情处理。 8.3 档案复印

8.3.1 档案使用人需要摘录或复制档案资料的，须经档案员同意，须经档案

19

人员校对无误后，加盖印章，以资证明。对重要的或密级的档案需要复制时，须经有关单位领导同意。

9、档案鉴定和销毁

9.1 按照档案保管期限的规定，对保管期限已满的各类档案，定期进行鉴定销毁。 9.2 档案鉴定工作，须在鉴定小组组长的主持下，由和档案室人员和相关人员组成鉴定小组。

9.3 鉴定小组根据档案的不同保管期限，定期（2年）对已到保管期限的档案，逐卷（件）进行鉴定，准确判定档案的存、毁，剔除无保存价值的档案，以便销毁。

9.4 各门类档案原则上按照保管期限进行鉴定销毁，如有特殊情况，可适当延长其保管期限。

9.5 销毁档案要有严格的手续，经鉴定，对失去利用价值和保存价值的档案，需要销毁的由鉴定小组提出意见，逐卷（件）填写《档案销毁清册》，经公司领导审批后销毁。未经鉴定任何人不得销毁档案。

9.6 准备销毁的档案材料在未批准前应单独保管。销毁档案必须注意安全保密，销毁时须有两人以上监销，销毁后在销毁清册上签字，并将销毁情况报告。 9.7 已销毁的档案，应在案卷目录上注销。销毁清册列入档案保管，作为档案管理的历史记录备查。

10. 档案管理意外事件处理程序

10.1 档案失盗、借出档案人丢失或损毁档案、潮霉鼠咬损毁档案等均属于档案管理中的意外事件。

20

10.2 处理程序

10.2.1 发生意外事件时，首先应立即将事件情况报告档案室负责人。 10.2.2当发生档案失盗或借出档案人丢失档案事件时，应立即设法追回所失档案。

10.2.3 当发生借出人损毁档案或潮霉鼠咬等损毁档案事件时， 应立即对损毁档案设法进行修补、复原。

10.2.4 若无法追回、修补损失的档案，则应请有关部门协助设法重新补制。 10.2.5 在进行补救工作的同时，对意外事件发生的原因进行调查，追究有关人员的责任。

10.2.6 根据意外事件发生的性质及档案损毁程度，对有关责任人进行行政和经济处罚。

11. 附则

11.1 档案交接登记表 11.2 档案查阅登记表 11.3 档案借阅登记表 11.4 档案销毁清册 11.5档案调阅单

21

档案交接登记表 移交时间： 移交部门： 序号 题名 年度 编号 页数 保管期限 备注 移交人签名： 接收人签名： 档案查阅登记表 序日期 号

档号 题名 查阅部门 查阅人 22

用途 复印份数 归还否 签收人 备注 档案借阅登记表 序日期 号

档号 题名 借阅部门 借阅人 用途 23

复印份数 借出时间 借出时间 签收人 备注 档案销毁清册 批准人： 编制部门： 序题名 号 年度 档号 卷内文件 件数 24

页数 原期限 已保管期限 备注

编制部门负责人： 编制人： 监销人： 25

档案调阅单

调阅部门 调阅档案目的 调阅方式 借出时间 调 案卷目录号 出 文 件 复制张数 部门主管意见 □档案室阅览 □借出 □复制 □其它 年 月 日 文件档号 保管人 档案室领导意见 归还时间 文 件 名 称 年 月 日 归还日期 调阅人 档案调阅单

调阅部门 调阅档案目的 调阅方式 借出时间 调 案卷目录号 出 文 件 复制张数 部门主管意见 □档案室阅览 □借出 □复制 □其它 年 月 日 文件档号 保管人 档案室领导意见 归还时间 文 件 名 称 年 月 日 归还日期 调阅人 26

档案调阅单

调阅部门 调阅档案目的 调阅方式 借出时间 调 案卷目录号 出 文 件 复制张数 部门主管意见 □档案室阅览 □借出 □复制 □其它 年 月 日 文件档号 保管人 档案室领导意见 归还时间 文 件 名 称 年 月 日 归还日期 调阅人 档案调阅单

调阅部门 调阅档案目的 调阅方式 借出时间 调 案卷目录号 出 文 件 复制张数 部门主管意见 □档案室阅览 □借出 □复制 □其它 年 月 日 文件档号 保管人 档案室领导意见 归还时间 文 件 名 称 年 月 日 归还日期 调阅人 26

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/y18a.html