复旦大学管理学课件 - -第五章控制 - 图文

控制

第五章一、课程内容精讲

1. 控制的含义：

–是监视组织各方面的活动，保证组织计划和实际运行状况动态适应的管理职能。

–计划和控制密不可分，计划越是明确、全面和完整，控制的效果越好；

–控制工作越是科学、有效，计划越容易得到实施。

狭义的控制：按照计划标准衡量计划完成情况，针对出现的偏差采取纠正措施。

–广义的控制：还包括在必要时修改计划标准，以使计划更适合于实际情况。

?2.管理控制的目标和特点：

–在现代管理活动中，管理控制的目标主要有两个：–1）限制偏差的累积：

?一般来说，工作中出现偏差是不可避免的。但小的偏差失误在较长时间里会积累放大并最终对计划的正常实施造成威胁。因此有效的管理控制系统应当能够及时地获取偏差信息，及时采取有效矫正措施。

–2）适应环境的变化：

?制定出目标到目标实现前，总是需要相当一段时间。在这段时间，组织内部的条件和外部环境可能会发生一些变化。需要构建有效的控制系统，帮助管理人员预测和把握内外环境的变化，并对由此带来的机会和威胁作出正确、有力的反应。

?3.管理控制的特点:

–1）目的性：

?管理控制无论是着眼于纠正执行中的偏差还是适应环境的变化，都是紧紧围绕组织目标的；

–2）整体性：–包括两层意思：

?一是从控制的主体看，完成计划和实现目标是组织全体成员的职责，

?二是从控制的对象看，管理控制覆盖组织活动的各个方面；

–3）动态性：

?组织不是静态的，决定了控制标准和方法不可能固定不变，应动态，以提高适应性及灵活性；

–4）人性：

?管理控制本质上是由人来执行而且主要是对人的行为的控制。

4. 管理控制的基本类型：

根据控制信息获取的方式与时点不同将管理控制划分为前馈控制、现场控制和反馈控制。

输入转换过程输出前馈控制预防可能出现的问题现场控制及时纠正工作中出现的问题反馈控制纠正已经出现的问题

?1）前馈控制（预先控制）：

?在工作正式开始前对工作中可能产生的偏差进行预测和估计并采取防范措施，（如规章制度的制定）。

–优点：

?①可防患于未然；

?②针对计划行动所依赖的条件进行控制，不针对具体人员，易于被员工接受并付诸实施。

–缺点：

?①需要及时和准确信息；

?②要求管理人员能充分了解前馈控制因素与计划工作的影响关系。

?2）现场控制（同步或同期控制）：

–工作进行中所实施的控制（如管理者亲临现场），主要有监督和指导两项职能：

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①监督：

按预定标准检查工作；②指导：

针对工作中出现的问题，根据自己经验指导下属改进工作，或与下属共同商讨矫正偏差的措施。

–优点：

?有指导职能，有助于提高工作人员的工作能力及自我控制能力；

–缺点：

?①受管理者时间、精力、业务水平的制约；?②现场控制的应用范围较窄；

?③容易在控制者和被控制者之间形成对立情绪。

–

?3）反馈控制（事后控制）：

–在工作结束或行为发生之后进行的控制（不合格产品进行修理），注意力集中于工作或行为结果上，纠正今后活动。是实际管理工作中最常用的控制类型。–优点：

?①在周期性重复活动中，可以避免下次活动发生类似问题?②消除偏差对后续活动过程的影响?③可以提供员工奖惩的依据。

–最大弊端：

?实施矫正措施前，偏差、损失已产生。

产品规划与设计加工制造成品控制工作目标管理日常工作管理危机管理员工个人发展方向职业训练事中控制三种控制方式应用对象

机会教育时间

事后控制事前控制?5.管理控制的过程与要素?管理控制的三步骤：

–1）制定控制目标，建立控制标准：

?是控制工作得以开展的前提，是检查和衡量实际工作的依据和尺度；

–2）衡量实际工作，获取偏差信息：

?偏差信息是实际工作情况或结果与控制标准要求偏离的信息。

?了解和掌握偏差信息，是控制工作的重要环节；信息是控制的前提和基础。

–3）分析偏差原因，采取矫正措施：

?控制措施、对策、办法的提出必须建立在对偏差原因进行正确分析的基础上。

?控制工作的三项基本要素：

?控制标准、?偏差信息、?矫正措施

6工作继续进行无3衡量实际工作4实际结果与标准比较5是否有偏差有7分析差异原因2建立工作标准10修改标准不可控8因素是否可控1计划目标任务9采取矫正措施可控?6.控制标准的实质和要求：

–1）标准是一种作为规范而建立起来的测量标尺或尺度。控制标准是控制目标的表现形式，是测定实际工作绩效的基础。

–制定控制标准是控制工作的起点。（计划工作）–2）有效控制标准基本特征（或要求）：

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1）简明性；2）适用性；3）一致性；4）可行性；5）可操作性；6）相对稳定性；7）前瞻性。

7. 制定控制标准的过程和方法：

确定控制对象选择关键控制点制定控制标准?1）确定控制对象：

–通常选择对实现组织目标成果有重大影响的因素进行重点控制，需要考虑的因素主要有：

?①环境特点及其发展趋势?②资源投入?③活动过程。

2）选择关键控制点，考虑：

?①会影响整个工作运行过程的重要操作与事项?②能在重大损失出现之前显示出差异的事项

?③若干能反映组织主要绩效水平的时间与空间分布均衡的控制点，关键控制点的数量应足够。

?3）制定控制标准：

–最为简单的情况是，将计划过程中形成的可考核的目标直接作为控制的标准。但现实中更多的是需要通过一些科学的方法将某一计划目标分解为一系列具体可操作的控制标准。

–控制标准分定量和定性两类：–定量标准便于度量和比较，–主要分为

?实物标准、?价值标准、?时间标准；

–定性标准是难以确定的。

制定控制标准的方法：

统计计算法

经验估计法

工程法

–①统计计算法（统计标准）。

?根据企业的历史数字记录或是对比同类企业的水平，运用统计学方法确定企业经营各方面工作的标准。

?利用统计方法来确定预期结果。数据可能来自本企业和其他企业。

?用历史性统计资料作为某项工作确定标准具有简便易行的好处，但是据此制定的工作标准可能低于同行业的卓越水平，甚至是平均水平；

?因此在根据历史性统计数据制定未来工作标准时，应考虑到行业的平均水平，并研究竞争企业的经验。

–②经验估计法（经验标准）根据经验来建立标准。

?要注意利用各方面的管理人员的知识和经验，科学综合大家的判断，制定出一个相对先进合理的标准。

–③工程方法（工程标准）：

?工程标准是通过对工作情况进行客观的分析，并以准确的技术参数和实测的数据为基础来制定的。

8. 衡量实际工作成绩应注意的几个问题

确定适宜的衡量方式

建立有效的信息反馈系统

通过衡量成绩，检验标准的客观性和有效性

?1）确定适宜的衡量方式：

①衡量的项目：

?是衡量工作中最重要方面。实际衡量应该围绕构成好绩效的重要特征来进行，不能够偏向那些易衡量的项目。

②衡量的方法：

?Ⅰ)个人的亲自观察；Ⅱ)利用报表和报告?Ⅲ)抽样调查；Ⅳ)召开会议。

–在衡量实际工作成绩时必须多种方法结合使用③衡量的频度：

–即衡量实绩的次数或频率，适宜的频度取决于被控制活动的性质、控制活动的要求。④衡量的主体：?谁来衡量？

–2）建立有效的信息反馈系统：

–对信息的要求：–①信息的及时性：

?Ⅰ)信息收集要求及时；

?Ⅱ)信息的加工、检索和传递工作需要及时；

–②信息的可靠性：

?可靠性首先来源于准确，包括收集、传递等环节；

–③信息适用性：

?提供尽量精炼又满足控制要求的全部信息，信息不足和信息过多同样有害。

3）通过衡量成绩，检验标准的客观性和有效性：

–找出是否有标准本身的问题。

–突出重点，强调例外：

?控制要突出重点，管理者不可能面面俱到，要找出和确定最能反映或体现成果的关键因素加以控制。

?控制也应强调例外，管理者将控制重点着重于例外情况，可集中有限精力解决问题。

?例外并不能仅靠偏差数值大小来确定，要考虑客观实际情况。必须与控制关键问题的原则结合起来，注意关键问题上的例外。

––––具有灵活性、及时性、经济性：①灵活性：

?控制系统能适应主客观的变化，持续地发挥作用，与计划一同变动；

②及时性：

?信息收集和传递必须及时，才能及时控制，否则不能起积极作用，反而会带来消极影响。

③坚持适度性，以便提高经济性：

?从经济性角度考虑，控制系统不是越复杂越好，控制力度也不是越大越好。

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–避免目标扭曲：

?在实际工作中，有关人员对手段的关注可能超过对实现组织目标的关注，或者忘记了手段性措施是为实现组织目标服务的，以致出现为遵守规定或完成预算而不顾实际控制效果的刻板、僵硬、扭曲。

–注重培养组织成员的自我控制能力：

–员工进行自我控制是提高有效性的根本途径。–优点：

?①有助于发挥员工的主动性、积极性和创造性；

?②可以减轻管理人员负担，减少企业控制费用的支出；?③有助于提高控制的及时性和准确性。

–但鼓励和引导员工进行自我控制，并不意味对员工可以放任自流。

–员工的工作目标必须服从于组织的整体目标，并有助于组织整体目标的实现。

?二、主要概念

?１．控制：

–?２．反馈控制：

–?３．前馈控制：

–根据既定的目标与各种标准，监督查计划的执行情况，发现偏差，找出原因，采取措施，进行纠正，并根据已变化的情况对原有的设想、打算进行调整、以确保组织目标的实现。

用系统过去的情况来指导现在和将来的控制方式，它利用受控系统的输出信息来防止已经发生或即将出现的偏差继续发展或今后再度发生。

又可称为指导将来的控制，即不断利用最新的信息进行预测，并把预测的结果同所期望的结果进行比较，再根据比较的结果采取相应的措施来调整投入及实施活动，以达到预期的结果。

?三、知识点小结

–1）企业员工的工作质量和数量是决定经营成果的重要因素，因此，必须使企业员工的活动符合计划和预期的结果的要求。为此，必须建立员工的工作规范，以便对他们的活动进行控制。

–2）良好的控制来源于关键控制点的选择，选择关键控制点的能力也就成为判断管理人员水平的一个标准。

–3）管理控制首先是对人的控制。

–4）组织活动的成果应是需要控制的重点对象。–5）在纠偏过程中，需要纠正的不仅可能是企业的实际活动，也可能是指导这些活动的计划或事先确定的衡量这些活动的标准。

–6）职工进行自我控制是提高控制有效性的根本途径。–7）最佳的控制是防止问题的发生。

?四、简答题：

?1、简述管理的控制职能及其目标。

?答：控制是指监视组织的活动和环境的变化，保证组织计划与实际状况动态适应的管理职能。管理控制的目标主要有两个：

–1）限制偏差的积累。–2）适应环境的变化。（纠偏和调适）

?2、如何正确对待工作中出现的偏差？?答：

–一般来说，工作中出现偏差是不可避免的。但小的偏差和失误并不会立即给组织带来严重的损害，然而在较长的时间里，这些小的差错就会得以积累放大并最终对计划的正常实施造成威胁。因此，要及时获取偏差信息并采取矫正措施，防止“积少成多”的误差积累，影响组织目标的实现。

?3、简述控制的前提条件。

–答：1）要有一个科学的、切实可行的计划。–2）要有专司控制职能的组织机构。–3）要有反馈渠道。

?4、简述控制与计划的关系。

?答：控制与计划既互相区别，又紧密联系。

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1）计划为控制工作提供标准，没有计划，控制也就没有依据。

–2）如果只编制计划，而不对其执行情况进行控制，计划目标就很难得到实现。

?5、简述控制工作的过程和要素。

–答：1）建立控制标准。–2）衡量偏差信息。–3）采取矫正措施。

–控制标准、偏差信息和矫正措施是控制工作的三项基本要素。

?6、简述管理控制的特点。

–答：1）管理控制具有整体性。–2）管理控制具有动态性。–3）管理控制是对人的控制并由人执行控制。–4）管理控制是提高职工工作能力的重要手段。

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?7、简述管理控制整体性特点的含义。

?答：管理控制具有整体性，这包括两层含义：

–1）管理控制是组织全体成员的职责，完成计划是组织全体成员共同的责任，参与控制是全体成员的共同任务。

–2）控制对象是组织的各方面。

?8、简述控制的动态性特点。

–答：组织是动态的，其外部环境及内部条件随时都在发生变化，因此控制标准和方法不可能固定不变。–管理控制应具有动态的特征，这样可以提高控制的适应性和有效性。

?9、简述控制的类型。

–答：根据控制的侧重点不同，可以分为：–前馈控制、现场控制和反馈控制。–其中，反馈控制最为常用。

?10、简述前馈控制的优点及其困难。

–答：前馈控制的优点有：

–1）由于在工作开始之前进行，避免了事后控制对已铸成的差错无能为力的弊端。

–2）由于是在工作开始之前针对某项计划行动所依赖的条件进行控制，不是针对具体人员，因而不易造成对立面的冲突，易于被职工接受并付诸实施。–前馈控制的困难在于：

–需要及时和准确的信息，并要求管理人员充分了解前馈控制因素与计划工作的影响关系。

?11、简述现场控制及其类型。

–答：在工作正在进行的过程中进行控制，叫做现场控制。它有监督和指导两项职能。

–1）监督是指按照预定的标准检查正在进行的工作，以保证目标的实现。

–2）指导是指管理者针对工作中出现的问题，根据自己的经验指导下属改进工作，或与下属共同商讨矫正偏差的措施以便使工作人员能够正确地完成所规定的任务。

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?12、简述现场控制的弊端。

–答：1）容易受到管理者时间、精力、业务水平的制约。–2）应用范围较窄。–3）容易在控制者和被控制者之间形成对立。

?13、简述影响组织目标实现的主要因素。（即：控制的对象）

–答：1）环境特点及其发展趋势–2）资源投入–3）组织活动

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?14、简述制定控制标准的步骤。

–答：1）确立控制对象。–2）选择控制重点。–3）制定控制标准。

?23、调整计划目标或控制标准的原因是什么？

–答：1）计划本身问题：原先的计划或标准制定得不科学，在执行中发现了问题。–2）环境发生变化：由于客观环境发生了预料不到的变化，原来被认为是正确的计划不再适应新形势的需要。

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?24、在纠偏措施的选择和实施过程中要注意哪些问题？

–答：1）使纠偏方案双重优化。–2）充分考虑原先计划实施的影响。–3）注意消除组织成员对纠偏措施的疑虑。

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?25、简述纠偏方案的双重优化。

–答：第一重优化：纠偏的的成本应小于纠偏可能带来的损失。–第二重优化：在第一重优化的基础上，通过对各种纠偏方案的比较，找出其中追加投入最少，成本最小，解决偏差效果最好的方案来组织实施。

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?26、简述有效控制的原则。

–答：1）控制应同计划与组织相适应。–2）控制应该突出重点，强调例外。–3）控制应该具有灵活性、及时性和经济性的特点。–4）控制应该具有客观性、精确性和具体性的特点。–5）控制应该注意培养组织成员的自我控制能力。

?27、控制必须由健全的组织结构来保证的含义是什么？

–答：1）渠道畅通：要能在组织中将反映实际情况和工作状态的信息迅速地上传下达，保证联络渠道的畅通。–2）责权分明：要做到责权分明，使组织结构中的每个部门、每个人都能切实担负起自己的责任。

?28、简述自我控制的优点。

–答：1）有助于发挥职工的主动性、积极性和创造性。–2）有助于减轻管理人员的负担，减少企业控制费用的支出。–3）有助于提高控制的及时性和准确性。

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?29．怎样认识“控制与计划是一对孪生兄弟”？?答：

–题意指计划和控制是同一事物的两个方面。

–只有计划和目标而缺乏控制手段，只能使得人们知道自己作了什么，但无从知晓作的怎样、以及存在那些问题、今后如何改进等。一个有的控制系统可以保证各项行动的完成不偏离组织的既定目标。控制系统越是完善，管理者实现组织的目标约容易。–只有控制而没有目标和计划，这容易导致不知道要控制什么、怎样控制。组织的计划约明确、全面、完善、控制标准约清晰，从而带来更好的控制效果。同时，控制工作越是科学、高效，计划和目标就是约容易得到实施

–计划可以定出来，组织结构可以设计得非常有效，员工的积极性也可以成功地调动起来，但是，在现实中我们发现，这仍然不能保证所有的行动都按计划进行，不能完全保证管理者追求的目标一定可以实现。

–所以，控制是非常重要的，他是管理活动中的终结。

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