合同签订程序及审批制度

合同签订程序及审批规定

为配合公司的业务进程，规范公司合同管理工作，提高合同签订及审批的效率，特制定以下制度：

一、合同谈判、起草（业务经办人）

1. 各部门合同经办人与合同对方就合同意向和内容进行协商； 2. 在合同基本内容没有分歧的情况下初步起草合同； 3. 在本公司有范本合同的情况下，尽量使用范本合同；

4. 为提高合同审批和签订的效率，业务经办人应在合同起草阶

段，与财务部、法律顾问就相关条款进行沟通。如果有需要，应及时向总经理汇报。

二、签约部门审核

合同经办人需填写《对外签约审批表》(附件1)的基本内容，并将填写完的《对外签约审批表》及合同草稿提交部门负责人审批。

三、执行部门审核

合同经办人将经业务负责人签字的《对外签约审批表》及合同草稿提交具体执行部门审批。如签约部门与执行部门为同一部门，则不执行该程序。

四、协作部门审核

合同经办人将经业务负责人、执行部门签字的《对外签约审

批表》及合同草稿提交具体需要协作的部门审批。如无需其他部门配合，则不执行该程序。

五、财务部门审核

合同经办人将经业务负责人、执行部门、协作部门签字的《对外签约审批表》及合同草稿提交财务部门负责人审批。

六、法律部门审核

1. 合同经办人将经业务负责人、财务负责人审批签字的《对外

签约审批表》交公司法律顾问，同时将合同草稿的电子文本发送到律师的信箱里，并在邮件中注明本人姓名、所属部门以及联系方式（座机号和手机号）。

2. 法律顾问对合同条款进行审核，如有需要进行修改。

3. 法律顾问将审核并修改完毕的合同文本发送给相关的合同经

办人确认。

七、合同确认（业务经办人）

1. 合同经办人负责将经修改过的合同文本以传真或邮件方式发

送给合同对方确认。

2. 合同经办人应保证经过各部门相关负责人业务审核与法律部

门法律审核的合同文本不得随意修改。

3. 如合同对方坚持要对合同做修改，业务经办人应明确了解对

方的修改意见，并书面（发邮件）通知业务部门负责人和财务部门负责和律师，从业务和财务、法律三方面确认是否能够修改，以及如何进行修改。

七、合同签署及存档

1. 经合同对方确认完毕后，律师顾问在《对外签约审批表》上

签字。

2. 合同经办人将合同文本连同各部门负责人签完字的《对外签

约审批表》交给总经理审批签署，并交由财务部合同管理人完成盖章手续。如果属于需要特别批准的事项还应取得董事会的特别批准。

3. 合同签字盖章之后，合同经办人将合同交给合同对方签字盖

章。合同经办人将合同原件及《对外签约审批表》一起交由财务部合同管理人存档，业务经办人留存合同复印件。

八、合同查询

1．合同签字文本：合同经办人应保存自己经手签订的合同复印

件，必要时可到财务部合同管理人查询。

2．合同最终稿电子文本：合同经办人应保存自己经手签订的合

同最终稿电子文本，也可在必要时向法律顾问查询。

九、合同履行（合同经办人）

1、各部门的合同凡涉及付款的，合同经办人应填写相关单据,

附合同复印件，到报财务部申请付款。

2、各部门的合同经办人应保证和监控我方及对方按照约定履行

合同，如我方或对方未按约定履行合同，应及时将有关情况告知财务部及法律顾问。

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