合同签订程序及审批制度
更新时间:2024-01-08 04:45:01 阅读量: 教育文库 文档下载
合同签订程序及审批规定
为配合公司的业务进程,规范公司合同管理工作,提高合同签订及审批的效率,特制定以下制度:
一、合同谈判、起草(业务经办人)
1. 各部门合同经办人与合同对方就合同意向和内容进行协商; 2. 在合同基本内容没有分歧的情况下初步起草合同; 3. 在本公司有范本合同的情况下,尽量使用范本合同;
4. 为提高合同审批和签订的效率,业务经办人应在合同起草阶
段,与财务部、法律顾问就相关条款进行沟通。如果有需要,应及时向总经理汇报。
二、签约部门审核
合同经办人需填写《对外签约审批表》(附件1)的基本内容,并将填写完的《对外签约审批表》及合同草稿提交部门负责人审批。
三、执行部门审核
合同经办人将经业务负责人签字的《对外签约审批表》及合同草稿提交具体执行部门审批。如签约部门与执行部门为同一部门,则不执行该程序。
四、协作部门审核
合同经办人将经业务负责人、执行部门签字的《对外签约审
批表》及合同草稿提交具体需要协作的部门审批。如无需其他部门配合,则不执行该程序。
五、财务部门审核
合同经办人将经业务负责人、执行部门、协作部门签字的《对外签约审批表》及合同草稿提交财务部门负责人审批。
六、法律部门审核
1. 合同经办人将经业务负责人、财务负责人审批签字的《对外
签约审批表》交公司法律顾问,同时将合同草稿的电子文本发送到律师的信箱里,并在邮件中注明本人姓名、所属部门以及联系方式(座机号和手机号)。
2. 法律顾问对合同条款进行审核,如有需要进行修改。
3. 法律顾问将审核并修改完毕的合同文本发送给相关的合同经
办人确认。
七、合同确认(业务经办人)
1. 合同经办人负责将经修改过的合同文本以传真或邮件方式发
送给合同对方确认。
2. 合同经办人应保证经过各部门相关负责人业务审核与法律部
门法律审核的合同文本不得随意修改。
3. 如合同对方坚持要对合同做修改,业务经办人应明确了解对
方的修改意见,并书面(发邮件)通知业务部门负责人和财务部门负责和律师,从业务和财务、法律三方面确认是否能够修改,以及如何进行修改。
七、合同签署及存档
1. 经合同对方确认完毕后,律师顾问在《对外签约审批表》上
签字。
2. 合同经办人将合同文本连同各部门负责人签完字的《对外签
约审批表》交给总经理审批签署,并交由财务部合同管理人完成盖章手续。如果属于需要特别批准的事项还应取得董事会的特别批准。
3. 合同签字盖章之后,合同经办人将合同交给合同对方签字盖
章。合同经办人将合同原件及《对外签约审批表》一起交由财务部合同管理人存档,业务经办人留存合同复印件。
八、合同查询
1.合同签字文本:合同经办人应保存自己经手签订的合同复印
件,必要时可到财务部合同管理人查询。
2.合同最终稿电子文本:合同经办人应保存自己经手签订的合
同最终稿电子文本,也可在必要时向法律顾问查询。
九、合同履行(合同经办人)
1、各部门的合同凡涉及付款的,合同经办人应填写相关单据,
附合同复印件,到报财务部申请付款。
2、各部门的合同经办人应保证和监控我方及对方按照约定履行
合同,如我方或对方未按约定履行合同,应及时将有关情况告知财务部及法律顾问。
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