HQA-2001 A0文件与资料管理作业程序 - 图文

惠 旭 包 装 HUIXU PACKING

文件类别 程序文件 序号 核准： 审核： 制定： 发行： 版 次 文件与资料管理控制程序 修改内容 文件编号: HQA-2001 PAGE 1 / 7 REV A0 修订日期 制/修订者 惠 旭 包 装 HUIXU PACKING

文件类别 程序文件 一、目的： 文件与资料管理控制程序 文件编号: HQA-2001 PAGE 2 / 7 REV A0 对本公司管理体系运行中使用的文件与资料进行控制，使体系运行中所使用的文件与资料均能获得有效的最新文件，并被正确使用，以作为对客户提出品质保证的书面资料及内部管理落实完整的依据。 二、适用范围： 本文件适用于本公司各类管理体系（如ISO9000/QC080000/ISO14000/OHSAS18000/SA8000等）、各种文件与资料的规范与控制。 三、定义： 3.1本公司管理与各体系文件类别如下： 3.1.1一阶文件：手册，公司历史及验证系统条文实际运作的摘要说明，让员工、经营层或利益相关者知道有关公司的管理方向与系统目标方向。涵盖之项目：各项体系之管理手册 3.1.2二阶文件：控制程序，是为实施各体系要素而描述所涉及到的各职能部门的活动 (各项途径和方法)。 3.1.3三阶文件：作业指导书&管理办法及操作规范，公司作业流程(程序)的细节执行办法,内容主要描述如何执行实际产品实现作业的细节,为基层执行人员的工作指导。涵盖之项目:作业指导书、办法、规范、标准等文件。 3.1.4四阶文件：记录表单，包括各种测试记录及审核报告。 3.1.5外来文件类别区分如下： 3.1.5.1行业、国家、国际标准，法律法规。 3.1.5.2.机器设备(包括检测设备)操作说明书，与厂商签订合约等。 3.2本公司文件机密等级类别如下： 3.1.5.3.客户资料：包括客户所提供的工程图面、技术资料、检验标准、合约等。 3.2.1机密文件：具有专利性、独特技术性的资料及特定列管的业务机密文件。以及与经 营管理等相关的机密资料.(包含经营秘密: 公司经营管理、内部方针目标、投资决 策意向、厂区配置等；交易秘密:包括价格、产品服务定价、商业计划书、市场分析、评估书等商业秘密等管理秘密包括:、财务相关数据、人事资料、工资薪酬、物料资料等,技术秘密包括制程技术、专案计划、等资料) 3.2.2一般文件：一般文书及经常性业务往来文书。 四、权责： 4.1文件之核准： 4.1.1 管理手册：总经理。 4.1.2 控制程序及行政类：总经理。 4.1.4 外来文件：管理者代表。 4.2文件之审核： 4.1.3 作业指导书&管理办法(非行政)：管理者代表或部门最高主管。 惠 旭 包 装 HUIXU PACKING

文件类别 程序文件 文件与资料管理控制程序 文件编号: HQA-2001 PAGE 3 / 7 REV A0 4.2.1手册：管理者代表。 4.2.2 控制程序：管理者代表。 4.2.3作业指导书/管理办法：相应责任部门主管或单位主管，有涉及其它部门文件需会签至其它相关部门. 4.2.4外来文件：相应责任部门主管或单位主管，有涉及其它部门文件需会签至其它相关部门. 4.3文件之制订：相关之单位。 4.4文件之修订：涉及之相关之单位。 4.5文件之分发、回收、销毁及管制：文管中心 4.6记录表单：制订、审核、核准同附属文件审核，核准权限一致。 五、作业内容： 5.1文件编码原则： 5.1.1 公司品质手册文件编号为HQ00；环安卫手册编号HE00；社会责任手册：HSA00 5.1.2 公司二三阶文件编号为 H口 口 -口 口口口 - 口口 版次从A0-A9后可升版为B0，（A-Z）。 三码代表流水号 001~999 2:表示公司二阶文件，3:表示公司三阶文件 “A”表示管理部， “S”表示销售部，“M”表示运营资材，“P”表示运营生产，“Q”表示品质部，“E”表示运营工程 “Q”表示品质环保,“E”表示EHS环安卫,“S”表示SA8000 , “C”表示公司内部文件 如：HQA-2001-A3表示品质体系，管理部程序文件，流水号为001，版本为A3， HSQ-3005-B0 表示社会责任体系，为品质部三阶文件，流水号为005，版本为B0 5.1.3 公司四阶文件编号为：二阶或三阶文件编号后加F口口： H口口-口口口口 - F口口-口口 版次从A0-A9后可升版为B0，（A-Z）。 “F”表示表单，其余两码表示此份文件的表单流水码 同:5.1.2公司二，三阶文件编号 5.1.4流水号由文件管制中心统一编号，所有公司文件、表单等资料，由文管中心统一发放文件编号不得重复。 惠 旭 包 装 HUIXU PACKING

文件类别 程序文件 文件与资料管理控制程序 文件编号: HQA-2001 PAGE 4 / 7 REV A0 5.1.5版次 ：0-9表示，A0代表新版本制定发行。文件修改时，版次予以更新，文件版次从A0-A9后可升版为B0，字母由A-Z。 5.1.6页次：A/B A表示该页之页次，B表示总页数(不含封面及有关附件)。 5.2文件制作格式(仅适用于二级文件)： 5.2.1 二级文件制作： 5.2.1.1 封面（附件一） 5.2.1.2 文件正文书写内容及格式（附件二），其内容视需要可包含下列各项： 5.2.1.3目的：重点说明编拟该控制程序意图与目的。 5.2.1.4适用范围：摘要说明该控制程序适用的部门人员或质量活动。 5.2.1.5定义：有关的质量术语、重点名词的解释说明。 5.2.1.6权责：相关部门应执行事项的重点说明。 5.2.1.7作业内容：说明作业的流程、参与作业的人员及工作范围。其内容应描述为达 成目的的每一详细步骤，包含人、机、物料、法、环境等项目。 5.2.1.8参考文件：详细说明与该控制程序内容有关的文件名称及编号。 5.2.1.9记录表单：详列该作业程序中所提及的表单或资料名称并随附于后。 5.2.2 三级文件制作： 5.2.2.1封面：文件封面同（附件一）二阶文件即文件抬头为“惠旭包装”；其它参照5.2 5.2.2.2 文件正文：书写内容及格式同二级文件，也可依实际需要进行调整，但文件需 体现公司名称，文件编号，版本，页次等。 5.3文件制订、修订、废止作业： 5.3.1 一、二、阶文件的制订作业： 管理者代表视需要安排适当部门或专人负责制订，由作业部门填写“文件作业申请单”签核后交由文管中心依文件编码系统予以编号，再将制订之文件呈签核流程核准后，将电子档及核准之文本档交文管中心统一保管发行。 5.3.2文件的修订作业： 各项文件在实际作业中若有不适合现状时，由申请修改部门填写“文件作业申请单”提出修订需求，并详细列明相关原因及欲修改之页次或条文内容，经核准后向文管中索要需修订文件的电子档，修改后依4.1及4.2的规定审核及核准后，将修改电子档及核准的文本档交文管中心保管发行. 5.3.3一、二阶文件的废止作业： 文件废止时，由使用单位提出申请，填写“文件作业申请单”，审核及核准权限同4.1及4.2制作修改的签核规定，后交文管中心统一办理废止作业。一项文件废止后其文件编号不可再重复使用. 5.3.4 三阶，四文件的制订、修订、废止作业 三阶文件的制订、修订、废止由责任单位进行，若为修订作业先向文管中心申请需修改之文件的电子档，修订人提出“文件作业申请单”，后依4.1及4.2的规定审核 惠 旭 包 装 HUIXU PACKING

文件类别 程序文件 文件与资料管理控制程序 文件编号: HQA-2001 PAGE 5 / 7 REV A0 及核准后，核准后交文管中心予以发行。四阶表单制订、修改、作废同其所属之文件的权责进行，表单格式可视作业实际需要制订，但表单需体现公司名称，文件编号，版本等。电子档及核准之文本档交文管中心统一保管发行。 5.3.5 文件的修订内容需以红色(电子版)及斜体字体标识，以区别旧版内容，文件上只标识出最近一次的修订内容，其它修订记录在文件发行作业申请单及文件履历上体现。 5.4文件分发、回收作业： 5.4.1所有文件经核准之后，交文管中心统一管理。文管中心接到经核准的文件之后，方可发放；公司文件发放采用电脑系统发放与书面发放两者相结合发放方式。有发行文本档需对文本进行回收，并作登记，共享电子档需及时更版本；其中电子版的发行路径为：\\\\dateserver\\惠旭公共盘\\体系文件。 5.4.2公司的程序文件、手册及表单原则上采用电子档系统发放（扫描签核档成PDF档），文管中心将其只读共享，然后以公告形式通知各部门的查询路径，其它单位若有需要书面档可向文管中心申请。文管中心除文件原件外应保持一份书面形式的程序文件质量手册和表单,以便公司停电或电脑系统故障时查阅，任何非法复制或不在规定路径的文件均视为无效文件。 5.5.书面形式发放的文件,需以“文件管制汇总表”列帐，存档。其它单位若有需要可向文管中心申请“文件管制汇总表”。 5.6分发件之封面及各页均须在右下角加盖蓝色“文件发行章”。其附件之记录表单同文件一 样加盖“文件发行章”。发行时，需要接收单位在“文件分发、回收记录表”上签收。 5.7修订及废止完成后，文管中心人员应及时更新共享之电子档文件，书面发放的文件由文 管中心依分发记录，回收旧版不适用之文件。回收时应注意数量及内容之完整性。如为 了法律规定或工作需要欲作为参考资料时可不予收回，但必须在文件的每一页(包括封 面)上加盖“仅供参考”章。 5.8 所有发行文件禁止私自复制、打印，若因工作或保管不善造成丢失、损坏而需要补发时，可填写“文件作业申请单”经权责主管核准后，由文管中心予以增发或补发。 5.9 针对共用之文件若签核涉及单位较多可在“文件作业申请单”中会签单位处签核。 5.10文件的保存、销毁作业： 5.10.1经核准发行的各阶文件之原稿，由文管中心列帐保管。 5.10.2 因修订或废止而予以回收后的文件，需要在每一页上加盖文件“作废”章，予以 适当形式的销毁。文管中心所保管旧版原稿，需要加盖“旧版”章，并另册管理。 5.10.3 文件的旧版可再作为便纸使用，但应有明确的作废标识。 5.11.文件档案管理： 5.11.1 除文件管制中心得依规定影印适当份数发行外，其它任何单位不得影印任何正式文件。若因工作需要增发文件份数时，可填写“文件作业申请单”。经权责主管核准后，由文管中心予以增发。

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/xyzf.html