行政部岗位责任制

行政部岗位责任制、工作标准、流程、管理办法

? 行政部岗位责任制： 一．行政前台的岗位职责：

1、配合行政主管的领导，按规定的程序与标准处理日常工作。

2、负责来访客人、客户的登记、茶水接待、引见，对无关人员应给予阻挡并通报部门主管。 3、熟练掌握公司的主营业务及其相关产品知识，能够回答客人提出的一般性问题，提供常规的非保密信息。

4、负责电话、邮件、信函、快递的收转发，相关单据的保存工作。 5、公司相关工作信息的记录、整理、归档。

6、负责公司文件、通知的分发、张贴，公司相关制度的执行和监督。

7、配合公司各部门完成部分文件的编辑、打印、复印、扫描等文字类工作。

8、负责管理公司办公用品的采购、入库、入库登记、领用登记等及办公设备的清洁保养。 9、维护前台区域内的清洁，进行该区域内的日常维护和保养。

10、执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总，外出登记、假条收集等，督促员工执行公司的相关要求。

11、根据现有的编制及业务发展需求，协调、统计各部门的招聘需求，及时查看招聘网站的新简历更新，电话预约面试者。

12、负责办理员工入职手续，负责人事档案的采集、试用期合同的签订。 13、接听客户咨询电话，做电话记录供市场部做后续的跟进。

14、负责各类办公用品保管，每月清点，年终盘存统计，做到入库有验收、出库有手 续，保证帐实相符。

15、新入职员工门禁指纹序号记录，新入职员工资料录入电脑。

16、负责公司办公场所的室内外绿化、盆景状况的检查监督，保证舒适良好的工作氛围。

二．行政主管岗位职责：

1、协助行政部总监完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作。

2、协助审核、修订公司各项管理规章制度，进行日常行政工作的组织与管理。 3、各项规章制度监督与执行。

4、参与公司绩效管理、考勤等奖惩办法的执行。

5、协助行政部总监进行内务、安全管理，为其他部门提供及时有效的行政服务。 6、会务安排：做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作。

7、做好材料收集、档案管理、文书起草、公文制定、文件收发等工作。 8、负责公司招聘、面试事务。

9、协助行政部总监做好公司各部门之间的协调工作。 10、负责传达公司的有关会议通知和决定。 11、负责人事档案管理。 12、做好固定资产的登记，办公用品的购置，物业费、车位费缴交，办公设备维修等项工作。 13、负责安排、检查、落实重大事项和大型活动。 14、来访客户食宿安排。

15、出差人员车票、机票预订。 三．行政总监岗位职责：.........

? 工作标准、流程、管理办法 一．招聘流程：

发布各岗位招聘信息→每日查看更新的简历并筛选出符合的简历→电话预约安排面试（上午9:30-11:30 下午13:30-15:30）→发送主管面试人员简历→面试者先填写应聘申请表→部门主管面试（财务需要总经理亲自面试）（面试评价表给到部门主管对面试者各方面打分）→面试成功人员的简历入档→电话通知应聘合格人员入职

二．入职离职手续办理流程：

? 入职流程：填写并提交入职相关资料→安排工位→领取办公用品/工牌→员工手册领取

并详阅→岗前培训→入职工作

1.入职材料如下：

①员工基本信息登记表1份。 ②电子版员工花名册填写。

③试用期合同一式两份，公司存档1份，个人留底1份。 ④身份证正反面复印件1份。 ⑤1寸近期免冠彩照2张

⑥本人银行卡复印件1份，填写具体支行信息，抄写1遍卡号，并在上面写上“本人同意将每月工资打到此卡上”，再签名。

⑦学历学位证书复印件，以及简历中涉及的相关获奖、培训的证明资料 ⑧居住证复印件1份

⑨退工单（上海）/原单位离职证明原件1份 ⑩员工手册（公司发）

2.向行政部申请工牌、办公用品，并签字确认。 3.由行政部统一进行岗前培训，具体内容如下：

1).公司办公制度（包括日常规范、考勤制度、会议制度、财务制度、入职部门办公规范） 2)员工手册 3)岗位职责

4.由部门主管培训，内容自定； 5.入职工作。

? 离职流程：填写《离职申请单》→整理好客户资料及未了事务清单提交部门主管→填写

《离职员工办公用品交接清单》交接办公用品到行政部→财务部公司结算→离职单据交由总经理签字确认→离职完成

1.离职须知

①试用期员工离职需提前3天告知，正式员工辞职需提前1个月告知主管部门领导及行政部，否则不予以办理。 ②离职手续如下：

1)从行政部领取员工《离职申请单》，按照表格填写个人资料；

2)准备好个人客户资料及未了事宜清单，交给部门主管，并由主管签字确认；

3)填写《离职员工办公用品交接清单》，提交工牌/办公用品，由行政部签字确认；

4)到财务部结算当月工资，由财务签字确认； 5)交由总经理处，签字确认。

2.离职当月工资发放，按照正常时间发放，即次月10号正常在职员工工资一起发放；

3.对于没有提前一月告知就擅自离岗者,公司有权追究其扰乱公司正常运转秩序的责任，扣发、不发其离职工资，情节严重者申请司法机关介入处理。公司辞退者除外。

三．办公用品管理：

? 采购流程：填写采购清单提交财务/总经理确认→填写付款单→购买→发票整理提交财

务

? 入库流程：打印办公用品采购清单→办公用品到货验收（拆包验货、清点数量，物品没

有破损或者缺失才可签字收货，才可让派送员离开；注意检查内、外包装是否含有发票！）→采购清单上已收到的物品须打勾标记（备注栏备注有无发票，没有发票的需要催促商家补寄或给予电子发票）→电脑入库表录入存档。 ? 备注：每月清点办公用品，数量较少以及需要购买的用品要提前记录统计好交由行政主

管进行统一采购。

? 办公用品领用：填写办公用品领用表

? 重要文件管理：

1.电脑需要设置个人密码，不得泄露与他人，午休以及离坐需要做好及时锁屏幕，除主要领导人可告知密码，自行打印，其他人必须征求行政主管意见。

2.公司重要机密文件锁在储物柜中，需查阅必须征求行政主管意见。

四．前台电话接听要求：

1.语言需要亲切流利，以显示我们的专业，仔细聆听客户的需求。

2.明确客户是要做代理还是商家，然后给客户全方面的正确解答，有意向代理或有这方面疑问等问题，可以给到市场部主管陈总的电话，或者记录下来电者电话给到相关部门进行回电，3. 需要举行会议、培训方面的问题交给教育部王总。

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